宋謀濤

【摘要】人事檔案記錄著每一位員工的個人經(jīng)歷和工作績效，無論是對員工個人本身，還是對企業(yè)，意義都十分重大。因此，在新時(shí)期，企業(yè)如何做好人事檔案管理工作變得尤為重要。本文簡要敘述人事檔案管理工作中可能遇到的一些問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的解決方案。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;管理;問題

隨著我國各項(xiàng)體制改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。人事檔案是企業(yè)對員工個人的經(jīng)歷、活動、表現(xiàn)等的真實(shí)記載，一個人從小到大的經(jīng)歷都記錄在上面。因此，各用人單位在招收員工的時(shí)候，經(jīng)常將員工個人的人事檔案作為錄取的參考依據(jù)，通過人事檔案上記錄的學(xué)歷、經(jīng)歷及社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力和獎勵、懲罰等綜合情況，來決定是否錄用此人。因此，在新時(shí)期，如何做好人事檔案管理工作，解決人事檔案管理工作中遇到的問題，已經(jīng)成為人們需要關(guān)注的話題。

一、人事檔案管理工作存在的問題

（一）很多企業(yè)沒有意識到人事檔案管理的重要性。當(dāng)前很多人不明白人事檔案有什么用處，對于自己的工作生活有什么幫助。因此，很多人不注重自己的檔案，把檔案放在家中不管，甚至有的人早就丟掉了自己的檔案，然后在就業(yè)時(shí)胡亂填寫資料，導(dǎo)致資料與簡歷中的信息不符?，F(xiàn)如今，有很多企業(yè)存在著類似的現(xiàn)象，未能意識到人事檔案管理工作的重要性，只是認(rèn)為這項(xiàng)工作是一個無關(guān)緊要的事情，往往是應(yīng)付了事。還有一些單位，沒有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，及時(shí)更新企業(yè)人事檔案管理方法，依然使用傳統(tǒng)的管理辦法，沒有引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，從而使企業(yè)的檔案管理遇到問題。另外，一些企業(yè)的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的管理知識，這些都使檔案管理工作的開展受到了抑制。

（二）人事檔案收集的資料真實(shí)性、準(zhǔn)確性不高。我們都知道，人事檔案是很多用人單位招聘員工時(shí)的主要參考依據(jù)，因此，人事檔案中資料的真實(shí)性、可靠性尤為重要。隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的不斷普及，企業(yè)收集的人事資料也往往是真假參半，不能實(shí)現(xiàn)人事檔案的最基本用途。有很多企業(yè)對于人事檔案材料是應(yīng)付上級調(diào)查隨意收集一點(diǎn)，信息量根本不夠。我們都知道，人事檔案是每一位員工都需要建立的，不單單是基層的員工，還包括各個企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)。這樣一來，在進(jìn)行人事檔案管理工作的時(shí)候要做到一視同仁，不能因?yàn)槟承┤耸穷I(lǐng)導(dǎo)而認(rèn)真收集資料，而對于那些普通員工的檔案就應(yīng)付了事，這是極不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。還有一部分人為了好找工作，甚至偽造學(xué)歷，這些都使檔案的真實(shí)性、可靠性降低。究其原因，主要是企業(yè)在收集資料時(shí)沒有做好審查工作。

（三）管理人事檔案的工作人員素質(zhì)較低且缺乏專業(yè)性。如今，有很多企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法，這種傳統(tǒng)的管理辦法不僅需要投入大量的人力，更需要檔案管理工作人員投入大量的精力。這些員工在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，通常會反反復(fù)復(fù)查看資料，這些紙質(zhì)檔案被人反復(fù)拿來拿去，會變得十分脆弱，上面的字也會越來越模糊，紙張也有變黃的現(xiàn)象。這樣一來，就很容易出現(xiàn)信息缺失或者錯漏的現(xiàn)象。當(dāng)然，還有一些企業(yè)的人事檔案管理工作人員缺少專業(yè)知識，對檔案的區(qū)分和管理并不十分了解。這樣一來，非常容易出現(xiàn)人事檔案丟失的現(xiàn)象，或者在調(diào)用人事檔案時(shí)不能及時(shí)找到相應(yīng)的檔案。這些，都會給企業(yè)人員發(fā)展帶來一定的問題。除此之外，也會有這樣一些員工，他們雖然有著很強(qiáng)的專業(yè)知識，但是沒有合格的專業(yè)素質(zhì)，往往為了自身的利益，利用自己工作職位方便，出賣或泄露他人的檔案信息，給當(dāng)事人帶來困擾。

二、如何解決人事檔案管理工作中遇到的問題

（一）提高企業(yè)人事檔案管理意識。一個企業(yè)想要做好人事檔案管理工作，必須要對人事檔案管理工作有一個良好的認(rèn)識，理解人事檔案管理工作對于企業(yè)和個人的重要性。企業(yè)在管理人事檔案的時(shí)候，應(yīng)該單獨(dú)分配專門的管理人員對檔案進(jìn)行管理，切不可為了方便或是節(jié)省資金而讓一人身兼多職。當(dāng)然，各單位也需要結(jié)自身實(shí)際，順應(yīng)現(xiàn)今社會的發(fā)展潮流，為人事檔案管理尋找一種新的方式。各單位必須讓工作人員時(shí)刻牢記干部人事檔案管理的重要性，對人事檔案管理工作的材料收集要仔細(xì)認(rèn)真，對于材料的歸檔要做到心中有數(shù)。當(dāng)然，企業(yè)應(yīng)該注重對人事檔案管理工作人員的培養(yǎng)，組織檔案管理工作人員學(xué)好檔案管理技術(shù)，管理好所有員工的人事檔案。人事檔案管理工作的意義十分重大，不僅各用人單位需要加強(qiáng)重視，各個相關(guān)部門也應(yīng)該給予一定的支持和幫助。從企業(yè)到個人，只有每一個人都正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，才能管理好人事檔案。

（二）對收集的檔案材料進(jìn)行仔細(xì)核查。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及應(yīng)用，各類信息層出不窮。人們可以通過互聯(lián)網(wǎng)收集自己想要的資料，不僅快速方便，而且信息量十分強(qiáng)大。與此同時(shí)，也帶來了一些問題。人事檔案管理人員在收集人事資料的時(shí)候，往往不能辨認(rèn)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，或是并沒有去注意收集的資料是否真實(shí)準(zhǔn)確，就將其記錄在了人事檔案當(dāng)中。對于這類現(xiàn)象，需要企業(yè)有專業(yè)的管檔人員，加大檔案資料收集的工作力度，對收集到的材料要經(jīng)過嚴(yán)格審查，保證檔案材料的規(guī)范性、真實(shí)性、完整性。另外，形成檔案材料的各有關(guān)單位還應(yīng)該和材料收集部門密切溝通，隨時(shí)確保材料信息的真實(shí)性。

（三）加強(qiáng)對人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)。一個專業(yè)的檔案管理人員不但能夠收集整理好企業(yè)所有人員的檔案資料，還能夠及時(shí)地根據(jù)需要找到每一位員工的個人資料。這樣的專業(yè)人士，不僅可以幫助企業(yè)更好地培養(yǎng)人才、了解員工的真實(shí)情況，更能夠提升企業(yè)自身的魅力，吸引更多的人才。因此，企業(yè)需要組織人事管理人員集中學(xué)習(xí)人事檔案管理相關(guān)知識技能，并定期對人事管理人員、聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行專業(yè)知識和檔案管理規(guī)定等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，通過上級主管部門協(xié)調(diào)，讓人事檔案材料歸檔納入各單位干部人事管理工作職責(zé)和考核內(nèi)容，形成良好的制約機(jī)制。

三、結(jié)語

如今，時(shí)代在發(fā)展，社會在進(jìn)步，人事檔案管理工作也進(jìn)入了新的時(shí)期。在這新的社會背景下，人們應(yīng)該對人事檔案管理工作有更新的認(rèn)識和了解。為了企業(yè)更好地發(fā)展，為了員工更好地工作，人事檔案管理工作人員必須做好檔案管理工作，打破傳統(tǒng)的管理方式，結(jié)合新的社會背景，更好地為企業(yè)和個人服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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