[摘 要]文章分析了高校干部人事檔案專項審核工作中常見的問題和難點，結(jié)合相關(guān)工作實際，提出了包括重視人事檔案工作、創(chuàng)新管理體制和完善專職隊伍建設(shè)保障等方面的建議，為后續(xù)進行的階段性高校干部人事檔案專項審核工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]高校;人事檔案;專項審核

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-7656（2020）04-0087-03

引言

中央組織部從2014年起，先后在全國范圍內(nèi)分級、分批次開展了以“三齡兩歷一身份”（即干部的年齡、工齡、黨齡，以及學歷、工作經(jīng)歷和干部身份）為重點的干部人事檔案專項審核工作。筆者以近年來高校干部人事檔案工作經(jīng)歷并總結(jié)前一階段專項審核工作為基礎(chǔ)，為新時期正在開展的階段性高校干部人事檔案專項審核工作提出一些見解，也為后續(xù)開展干部人事檔案的相關(guān)工作提供參考。

一、新時代干部人事檔案專項審核的要求

中共中央辦公廳于2018年11月印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》（下稱《條例》）是從嚴治黨大環(huán)境下黨中央關(guān)于新時期干部人事檔案管理的工作總基調(diào)和總導(dǎo)向，《條例》指出，干部人事檔案是“反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料”，是“教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分”[1]。

二、干部人事檔案專項審核中的問題分析

（一）檔案材料不完整，部分重要材料丟失

1.缺少由個人形成的檔案材料

在干部人事檔案中，有一部分檔案材料是由個人直接形成的。這部分材料由個人交給所在單位或其所屬的人事管轄單位的組織人事部門，由組織人事部門鑒定處理后，按照人事檔案分類歸入其干部人事檔案。這部分材料包括畢業(yè)證和學位證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、重要的學術(shù)科研成果材料、重要的個人信息更改材料等。由于個人的人事檔案意識不是很強，對哪些材料需要歸檔不是很清楚，容易造成缺失的情況。

2.缺少由個人所在機構(gòu)形成的材料

干部人事檔案的十大類中，檔案材料更多的是由個人所在單位或機構(gòu)在日常工作中產(chǎn)生的、反映干部本人基本情況的各種類型的檔案信息。由于高校組織人事部門“人少事多”是工作常態(tài)，參與人事檔案工作的人員往往身兼數(shù)職，難以實現(xiàn)專人管檔，所以在平時對個人檔案材料形成后的歸檔工作中，常常無法全面地對個人檔案進行缺失判斷，以致在專項審核中常發(fā)現(xiàn)以下幾種缺失材料的情況。

（1）年度考核表缺失。有的新進職工以往工作單位缺乏年度考核材料，有的老職工歷史考核表缺失。（2）學歷、學位材料不齊全。有的教師因原畢業(yè)院校管理不善導(dǎo)致畢業(yè)生學籍檔案不齊全，如較常見的缺少授予學位的決定;有的教師在全日制畢業(yè)后沒有及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞以致多年后學籍檔案材料分散丟失。（3）評聘專業(yè)技術(shù)及職稱材料不完整。如有的教師聘專業(yè)技術(shù)崗位材料缺乏連續(xù)性，有的教師評職稱的關(guān)鍵評審表材料缺失。（4）黨團材料丟失或不完整。表現(xiàn)為缺少入黨志愿書、入團申請書等重要材料。（5）工資、合同材料缺失。主要表現(xiàn)在年代越久遠的工資合同等材料缺失越多。（6）干部任免材料缺失或不齊全。主要表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)干部年代較為久遠的任職經(jīng)歷缺乏連貫的《干部任免審批表》。

（二）檔案原始記錄有偏差，記載信息前后記載不一致

存在檔案信息前后記載不一致的情況，該現(xiàn)象的成因比較復(fù)雜，既有主觀上的由于填寫不認真等原因造成的非刻意記載偏差，又有歷史原因造成的非主觀上的信息記載不一致。在人事檔案專項審核中，原始記錄出現(xiàn)上述不一致的情況集中體現(xiàn)在“三齡”（即年齡、工齡、黨齡）上。

（1）出生時間記載不一。主要表現(xiàn)：由于陰陽歷轉(zhuǎn)換，早年形成的材料記載的出生年份一致，但月份會出現(xiàn)前后2個月左右的偏差;由于升學、入職等方面的原因，早年升學材料或者參加工作的材料會出現(xiàn)實際年齡與身份證信息不符的現(xiàn)象等。（2）參加工作時間記錄有偏差。主要表現(xiàn)：由于本人記不清等原因在不同時期填寫的工作時間不一致。（3）入黨時間記錄不一。主要表現(xiàn)：由于個人記不住自己的入黨時間而造成的所填材料與入黨志愿書記載不一致;由于發(fā)展黨員的支部沒注意材料的收集歸檔造成入黨材料丟失，進而造成無法判定黨員的入黨時間。

（三）檔案真實性存疑，材料形成過程不規(guī)范

基于“檔案是原始的歷史記錄”這一人事檔案的本質(zhì)而言，干部人事檔案的真實性貫穿于檔案形成的始終，并且是反映干部真實情況的最重要的特性?，F(xiàn)實中，因不當?shù)美?、材料涂改、馬虎大意等原因造成了檔案的失真，而檔案材料形成過程的不規(guī)范也是造成檔案公信力下降的主要原因。在專項審核工作中，往往能發(fā)現(xiàn)以下檔案失真或材料不規(guī)范的情況。

（1）檔案記錄有涂改。主要表現(xiàn)：由前文所述，由于出于升學、入職等方面的趨利動因，早年升學材料或者參加工作的材料會出現(xiàn)年齡信息的涂改，而這也往往牽出檔案里與此有關(guān)的某些升學和入職材料需要再審核和鑒定。（2）檔案材料不規(guī)范。主要表現(xiàn)：檔案形成載體不符合標準，如沒有按規(guī)定使用紙張;原始記錄檔案信息使用的記錄工具不符合標準，如用于檔案的書寫材料用的是易散墨的圓珠筆而非碳素鋼筆、簽字筆;檔案審批流程不規(guī)范，如干部履歷表需要本人簽字確認的材料缺少簽字手續(xù)、公章使用不規(guī)范等。

三、解決干部人事檔案專項審核問題的建議

（一）重視干部人事檔案工作，提高檔案意識

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，創(chuàng)造有利的工作條件。領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案工作的重視程度往往決定了專項審核工作成效的高低。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認識人事檔案專項審核工作在整個高校工作中對人才選拔、優(yōu)化干部隊伍的重要性，積極為專項審核提供有利的上層決策引導(dǎo)，為培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的高校后備干部、優(yōu)秀教師創(chuàng)造良好的宏觀環(huán)境。

2.管理人員轉(zhuǎn)變觀念，積極引導(dǎo)。一方面，檔案管理人員要重視本職工作，在枯燥的人事檔案中要有耐得住寂寞，守得了“為黨守史、為民服務(wù)”的初心，不僅積極研究工作中的難點問題，更要將專項審核工作與高校其他組織、師資、人才隊伍建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合在一起，助力高校發(fā)展，尤其是為人才選拔、教師隊伍優(yōu)化主動提供第一手人才信息資源。另一方面，還應(yīng)通過多種渠道在教職工中廣泛宣傳人事檔案工作相關(guān)知識，加強他們對自身檔案重要性的認知，讓廣大教職工主動維護自己檔案的完整性、真實性，進而為專項審核工作打下前期基礎(chǔ)。

（二）建立健全人事檔案管理體制，創(chuàng)新管理方法

1.建立干部人事檔案管理制度。組織人事部門不僅要在《條例》的基礎(chǔ)上研究制定適合各高校的人事檔案管理制度，讓專項審核這一人事檔案分支工作能在有制度保障的框架內(nèi)進行，而且要積極研究高校組織人事工作與專項審核的內(nèi)在關(guān)系，充分分析人事檔案信息資源，抓好高校教師隊伍變化研究，逐步建立起以《條例》為基礎(chǔ)的適合各高校人才隊伍建設(shè)的、涵蓋教師檔案整理、利用、轉(zhuǎn)遞、保管、審核認定等方面的制度體系。

2.與時俱進推進人事檔案信息化。這里所說的信息化是指人事檔案的數(shù)字化和人事檔案利用方式的信息化。信息化在人事檔案管理領(lǐng)域發(fā)揮著巨大的作用。在專項審核中，將人事檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體變?yōu)殡娮虞d體、利用的方式由手工翻閱到計算機查檔，不僅能有效解決由于時間推移、日常保管不善等原因?qū)е碌臋n案失真、材料不完整的問題，而且能在組織人事部門人手少、時間緊、任務(wù)重的條件下提高專項審核的工作效率。從長遠來看，這不僅是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，更是符合現(xiàn)代高校教育領(lǐng)域中各項工作力求技術(shù)化、信息化、便捷化的發(fā)展特點。但需要指出的是，“將干部人事檔案管理推上規(guī)范化、信息化進程更是一個長期、系統(tǒng)的工程”[2]，如何推進人事檔案信息化是高校在人事檔案工作上的另一個研究重點，這涉及到安全、系統(tǒng)、投入等復(fù)雜問題，在以信息化促進專項審核的開展方面，相關(guān)部門還需作更多考慮。

3.日常管理和審核管理常態(tài)化。這需要“加強干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)，嚴把質(zhì)量關(guān)”[3]。一是嚴格把好人事檔案收集關(guān)，對收集的材料不規(guī)范、手續(xù)不完備、不具備歸檔條件的檔案材料要及時處理完畢才能歸檔。二是嚴格把好審核認定關(guān)，在審核工作中發(fā)現(xiàn)的涉嫌“三齡兩例一身份”真實性存疑的，要按照有關(guān)規(guī)定立即全面查核，作出科學研判和認定。三是嚴格把好內(nèi)容管理關(guān)，要注意收集新時期高校師資隊伍、干部人才隊伍建設(shè)中形成的教師培養(yǎng)、第一書記脫貧攻堅、干部監(jiān)督機構(gòu)工作材料和巡視巡查等方面的材料，完善和豐富人事檔案內(nèi)容。四是要嚴格做好人事檔案專項審核的常態(tài)化管理工作，要以正在開展的階段性專項審核工作為契機，積極推進相關(guān)工作，為高校日常干部提拔、人才選任、公開招聘等工作中的檔案審核累積經(jīng)驗，做到人事檔案專項審核的常態(tài)化管理。

（三）建立專職專業(yè)化工作隊伍，健全相關(guān)保障措施

1.提升人事檔案管理專員素質(zhì)。人事檔案專項審核順利開展的前提之一是有一支專職管理、專業(yè)水平過關(guān)的工作隊伍。首先，在人員選擇上，應(yīng)注重使用黨性強、紀律性高、有職業(yè)道德素養(yǎng)、具備專業(yè)知識并能吃苦耐勞的黨員干部;其次，在人員配備上，應(yīng)合理安排業(yè)務(wù)，保障專項審核自始至終能專人專做，確保專項審核工作人員隊伍相對穩(wěn)定，進而有序推動工作;再次，在人才培養(yǎng)上，不僅從參加培訓(xùn)、座談、面授等形式多培養(yǎng)干部隊伍，還應(yīng)安排好新老人員的業(yè)務(wù)交接。

2.明確職能分工，多部門協(xié)調(diào)保障。專項審核工作能順利進行的另一個前提是人事檔案日常工作得以有序開展，人事檔案材料齊全完整。人事檔案工作一般由組織人事部門來牽頭主導(dǎo)。從人事檔案形成過程來看，人事檔案工作不僅與個人、組織有關(guān)，涉及面廣，而且往往需要紀檢監(jiān)察部門的監(jiān)督、統(tǒng)戰(zhàn)宣傳部門的宣傳配合等，這就需要建立起一個由組織人事部門牽頭、各有關(guān)部門協(xié)調(diào)配合、明確分工、共抓共建的保障體系，以此來確保人事檔案材料完整、真實、準確，從材料形成到鑒定、歸檔、審核等一系列工作得到切實保障。

四、結(jié)語

干部人事檔案專項審核是我們黨針對新時期檔案事業(yè)發(fā)展的要求而提出的一項重要工作，但因該工作自身專業(yè)性、保密性高，在具體實踐中，往往對于該項工作的研究總結(jié)不多，在學術(shù)界的理論分析也比較少。筆者在此就自身在高校從事的人事檔案專項審核工作的實踐作出經(jīng)驗總結(jié)，探討往后如何更好地進行人事檔案專項審核工作。

[參考文獻]

[1]中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》[EB/OL].（2018-11-28）[2020-05-15]. http： // www.gov.cn/xinwen/2018-11/28/content_ 5344196.htm.

[2]亢云潔，孔愛萍.高校干部人事檔案專項審核工作的啟示[J].蘭州交通大學學報，2019（6）.

[3]王曉雪.從干部人事檔案專項審核視角論新時期干部人事檔案管理[J].蘭臺內(nèi)外，2020（3）.

[作者簡介]謝軍（1986-），女，廣西桂平人，廣西廣播電視大學組織人事處師資科科長，碩士，研究方向：檔案學、電子政務(wù)。

[責任編輯 李培福]