韓基秋

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，信息技術(shù)的迅速發(fā)展為社會各行各業(yè)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，會計(jì)行業(yè)深入到行業(yè)內(nèi)部管理，在信息化環(huán)境下會計(jì)檔案管理也有了新轉(zhuǎn)變。本文就會計(jì)檔案管理在信息化環(huán)境下的新特點(diǎn)進(jìn)行分析，為其如何改進(jìn)提出可行性策略。

關(guān)鍵詞：信息化;會計(jì)檔案管理;新特點(diǎn);改進(jìn)策略

中圖分類號：G270.7;F810.6文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-9129（2020）03-0085-01

Abstract：Sincethebeginningofthe21stcentury，therapiddevelopmentofinformationtechnologyhaslaidthefoundationforthedevelopmentofallwalksoflifeinthesociety.Theaccountingindustryhaspenetratedintotheinternalmanagementoftheindustry，andtherehavebeennewchangesinthemanagementofaccountingfilesundertheinformationenvironment.Thisarticleanalyzesthenewcharacteristicsofaccountingfilemanagementintheinformationenvironment，andproposesafeasiblestrategyforhowtoimproveit.

Keywords：informatization;accountingfilemanagement;newfeatures;improvementstrategies

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)、管理軟件在財(cái)務(wù)管理應(yīng)用范圍明顯加大，對會計(jì)檔案管理工作提出更高要求。因此，為推動信息化環(huán)境下會計(jì)檔案管理進(jìn)程，優(yōu)化會計(jì)檔案管理是行業(yè)面臨的新難題，這就需要把握會計(jì)檔案的特點(diǎn)，針對會計(jì)檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行深入分析，為提高單位檔案管理工作找到新出路。

1信息化環(huán)境下會計(jì)檔案管理的弊端

1.1傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理方式不適應(yīng)信息化發(fā)展需求。會計(jì)檔案管理是為了記錄會計(jì)人員從事會計(jì)工作和工作軌跡的文件，依照《會計(jì)信息化管理辦法》，作為識別和考察會計(jì)人員素質(zhì)的憑證。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)檔案管理在歷史發(fā)展進(jìn)程中弊端凸現(xiàn)，表現(xiàn)最明顯的是管理方式陳舊。盡管社會各行各業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到會計(jì)的重要性，在信息化建設(shè)和會計(jì)檔案實(shí)行信息化管理的不斷發(fā)展，強(qiáng)化會計(jì)檔案管理，但是現(xiàn)在對信息化會計(jì)檔案的基本要求并未提及信息化，原有的管理方式無法適應(yīng)檔案管理要求，不利于檔案管理安全防范。

1.2會計(jì)檔案管理信息化程度不高。目前，會計(jì)檔案信息化管理需要在一定的系統(tǒng)內(nèi)才得以實(shí)現(xiàn)，目前許多企業(yè)都沒有將會計(jì)軟件引入管理中，或者是會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)無法很好保存會計(jì)檔案管理，使得會計(jì)檔案不能相互調(diào)用。有的行業(yè)對會計(jì)檔案管理的保存期限作了規(guī)定，受保存期限制，無法按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施會計(jì)檔案信息化管理。

1.3信息化會計(jì)檔案的安全性不高。會計(jì)信息化檔案管理安全性是重中之重，將信息化技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)檔案管理中，是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，將會計(jì)檔案數(shù)字化處理后，錄入計(jì)算機(jī)會計(jì)檔案管理軟件中，可以使會計(jì)檔案的調(diào)度不再完全依賴于手工的查賬，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐下直接查詢會計(jì)檔案信息，通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料。然而，受信息化技術(shù)的負(fù)面影響，會計(jì)檔案管理的安全性始終無法保證，尤其是一些無法提供保密功能的檔案管理軟件，在使用時(shí)無法保證會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。

2信息化環(huán)境下會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

2.1會計(jì)檔案信息全面數(shù)字化。目前，我國各行各業(yè)檔案管理方式都開始引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為檔案管理工作提供了技術(shù)支撐，同時(shí)，檔案載體形態(tài)也向多樣化發(fā)展，會計(jì)檔案信息日常查詢、統(tǒng)計(jì)分析和制作報(bào)表也得到極大推動。這是會計(jì)檔案信息全面數(shù)字化的表現(xiàn)，它為會計(jì)檔案儲存、更新都帶來了較大的便利。

2.2會計(jì)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)增大。數(shù)字化檔案信息化管理一方面加快信息資源共享，而另一方面又極其容易被篡改、破壞和泄密，無論是將會計(jì)檔案存儲在電腦硬盤還是其他介質(zhì)，都不免有被病毒感染的可能性，一旦感染上病毒，信息化檔案管理就會失去信任。在信息化環(huán)境下，會計(jì)檔案信息處于高度集中的狀態(tài)下，這對不法人員來說是盜竊信息的最佳途徑，為其惡意篡改檔案信息提供了便利。

3信息化環(huán)境下會計(jì)檔案管理的新途徑

3.1增強(qiáng)會計(jì)檔案管理的集成化和安全性。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)檔案管理也改變了傳統(tǒng)的管理模式。首先，信息化手段的運(yùn)用為檔案管理提供新途徑的同時(shí)，它充分利用信息技術(shù)的高效、快捷手段，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、迅速。其次，會計(jì)行業(yè)人員眾多，涉及的檔案信息也非常龐雜，在進(jìn)行會計(jì)檔案管理過程中，為了避免因人工參與造成檔案信息的丟失和泄密，則需要重視檔案管理的信息化應(yīng)用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版，存儲在相關(guān)管理軟件系統(tǒng)中，既可以提高檔案管理安全性，又可以加大會計(jì)檔案管理的集成化。

3.2完善信息化環(huán)境下會計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度。第一，建立信息化會計(jì)檔案的歸檔、保管制度。這就需要相關(guān)人員開發(fā)會計(jì)信息化系統(tǒng)，采用全套文檔資料及軟件程序進(jìn)行會計(jì)信息檔案的記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬一并錄入管理，按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求嚴(yán)格執(zhí)行。第二，完善信息化會計(jì)檔案保管制度，按照國際檔案的標(biāo)準(zhǔn)，選擇高質(zhì)量的保存介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并要做好防壓、防塵.防光、防蝕工作。

3.3建立電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)防范體系。為了確保會計(jì)檔案信息的安全性，可以通過設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，建立電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)防范體系。首先，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患，加強(qiáng)會計(jì)檔案文件信息的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，保證文件信息的私密性和安全性。其次，做好會計(jì)檔案信息管理的監(jiān)控環(huán)節(jié)，這也是為了確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會計(jì)電子檔案的真實(shí)原始性。作為會計(jì)檔案管理人員，必須提高檔案管理安全認(rèn)識，關(guān)注流程管理的科學(xué)性，在實(shí)施檔案管理時(shí)，建立會計(jì)電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心，利用信息化手段梳理、提煉岀機(jī)構(gòu)文件，實(shí)施電子檔案的統(tǒng)一管理。

3.4強(qiáng)化會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。雖然說信息化技術(shù)是可以推進(jìn)檔案管理高效發(fā)展的方式，但歸根結(jié)底都是人在主導(dǎo)檔案管理工作。因而，在會計(jì)信息化檔案管理中，重視檔案管理人員的專業(yè)性和管理素質(zhì)非常重要。通過多種方式指導(dǎo)學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)管理人員的文字能力、綜合分析能力、計(jì)算機(jī)知識、信息管理技術(shù)能力，加強(qiáng)信息化管理效率，將信息化檔案管理從“封閉性”轉(zhuǎn)為“開放型”，為會計(jì)檔案管理提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的管理。

現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展為社會各行業(yè)發(fā)展提供便利，及時(shí)、準(zhǔn)確的會計(jì)信息始終與發(fā)展決策密切相關(guān)。隨著會計(jì)檔案的內(nèi)容范圍、承載形式等的變化，必須要完善信息化環(huán)境下會計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度，才能確保會計(jì)檔案管理的真實(shí)性、有效性和準(zhǔn)確性。多方面探索會計(jì)檔案管理的新方法、新途徑，對增強(qiáng)會計(jì)檔案管理的安全性具有深遠(yuǎn)而持久的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉丹.淺談會計(jì)電算化檔案管理的工作特點(diǎn)及要求[J].黑龍江檔案，2017（3）：58-58.