李芳

摘 要：在全球一體化進(jìn)程中，漢語的作用顯得尤為重要。在對(duì)漢語的迫切需求下，來中國學(xué)習(xí)就是多國留學(xué)生的第一選擇。留學(xué)生在申請(qǐng)來華學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的個(gè)人檔案是學(xué)生個(gè)人必備的重要依據(jù)，也對(duì)來華留學(xué)工作有著良好的促進(jìn)作用。筆者在整理留學(xué)生檔案過程中，發(fā)現(xiàn)有些檔案存在著歸屬不定、尋找困難等多方面的問題，屬于“疑難雜癥”系列。針對(duì)這些問題檔案如何來管理，有著推動(dòng)檔案工作進(jìn)步的現(xiàn)實(shí)意義。本文將在此方面作出相應(yīng)的建議和處理方略。

關(guān)鍵詞：留學(xué)生;疑難;檔案;整理

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 15-0-02

中國在世界的地位日益重要，來學(xué)習(xí)漢語的留學(xué)生每年也在與日俱增。據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)，2018年共有來自196個(gè)國家和地區(qū)49萬余名各類外國留學(xué)人員在全國31個(gè)省（區(qū)、市）的1004所高等院校學(xué)習(xí)，比2017年增加了3，013人，增長比例為0.62%（以上數(shù)據(jù)均不含港、澳、臺(tái)地區(qū)）。按洲別統(tǒng)計(jì)：亞洲學(xué)生總數(shù)為295，043人，占59.95%;非洲學(xué)生總數(shù)為81，562人，占16.57%;歐洲學(xué)生總數(shù)為73，618人，占14.96%;美洲學(xué)生總數(shù)為35，733人，占7.26%;大洋洲學(xué)生總數(shù)為6，229人，占1.27%。

來華留學(xué)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，我國已是亞洲最大留學(xué)目的國。隨著 “一帶一路”沿線國家的合作與交流，留學(xué)生數(shù)量會(huì)持久不斷地增長。在留學(xué)生來華學(xué)習(xí)同時(shí)，幾十萬人人手一份的檔案材料也是數(shù)量巨大。每份留學(xué)生檔案應(yīng)當(dāng)涵蓋大致如下的材料：入學(xué)申請(qǐng)表、護(hù)照復(fù)印件、簡歷、畢業(yè)證書、成績證明、推薦信、語言水平證明、健康證明、經(jīng)濟(jì)證明、獲獎(jiǎng)證書、住宿登記、請(qǐng)假休學(xué)結(jié)業(yè)表等各類文件材料。一個(gè)留學(xué)生的檔案袋內(nèi)容豐富到可以裝下幾個(gè)中國學(xué)生的材料。同時(shí)留學(xué)生來自不同的國家區(qū)域，個(gè)體留學(xué)生在檔案收整范疇內(nèi)容，收整對(duì)象提供文檔積極性方面存在一定的差異性，這都需要在充分了解不同留學(xué)生特征特點(diǎn)的前提下有針對(duì)性的開展工作整理，如果沒有好的方法則會(huì)事倍功半。筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)留學(xué)生檔案收整過程中存在著一些不容忽視的問題，情況各異，歸納如下。

一、留學(xué)生檔案收整過程中存在的問題

（一）辦妥入學(xué)手續(xù)卻沒到校報(bào)到的學(xué)生

留學(xué)生不同于中國學(xué)生，他們的來華申請(qǐng)手續(xù)較復(fù)雜，申請(qǐng)周期長。一般學(xué)生要至少提前四個(gè)月提交相關(guān)申請(qǐng)材料，相較與以往的紙質(zhì)化的繁復(fù)，現(xiàn)代系統(tǒng)的無紙化操作讓身在萬里外的留學(xué)生可以輕松在線申請(qǐng)并提交個(gè)人材料，學(xué)校收到審批合格后要報(bào)批幾個(gè)省級(jí)主管部門，一切無誤方能通知學(xué)生發(fā)錄取書等材料去使館辦理來華手續(xù)，辦畢后持有效簽證入境。而手握錄取通知書后，極少數(shù)學(xué)生會(huì)因情況有變而放棄入學(xué)。但經(jīng)過觀察對(duì)比，每學(xué)期均會(huì)有不同比例的未報(bào)到生出現(xiàn)。此類學(xué)生需要確認(rèn)其不到校的原因，多數(shù)是經(jīng)濟(jì)原因或家人健康問題導(dǎo)致不能到校（南亞醫(yī)學(xué)類學(xué)生比例較大，學(xué)習(xí)年限長經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)重，再加之整體經(jīng)濟(jì)水平受限所致），極個(gè)別學(xué)生存在簽證問題。在確認(rèn)學(xué)生不能到校后可將其檔案暫存，待年度整理檔案時(shí)一并轉(zhuǎn)入檔案館集中存放。

（二）預(yù)科學(xué)生的歸屬問題

有的院校在短期語言生和學(xué)歷生中間會(huì)有一個(gè)針對(duì)學(xué)歷生進(jìn)階的預(yù)科生設(shè)置，這類學(xué)生檔案的歸類不能歸在語言生，也不能算作學(xué)歷學(xué)生，在其未過渡到學(xué)歷生前建議以單獨(dú)存放的形式，便于查詢。待此類學(xué)生完成預(yù)科階段學(xué)習(xí)，順利通過學(xué)歷生的入學(xué)考試、面試后再將其轉(zhuǎn)為相對(duì)應(yīng)的學(xué)歷層次存放較為適宜。彼時(shí)其類別可整體劃一消除，以騰空用于存放別類檔案之地。

（三）休學(xué)學(xué)生的處理方法

休學(xué)學(xué)生是因?yàn)樯眢w疾病、參軍服兵役（韓國留學(xué)生休學(xué)以此原因居多）、家庭重大變故而產(chǎn)生的一部分學(xué)生檔案。休學(xué)期內(nèi)的學(xué)生一般為離校一學(xué)期或以上，可將其檔案暫時(shí)隔離出在校生檔案，此類學(xué)生一般會(huì)有預(yù)期回歸學(xué)校的時(shí)間，多數(shù)會(huì)按時(shí)返回繼續(xù)學(xué)業(yè)，如到達(dá)休業(yè)年限規(guī)定時(shí)間不能返回者可先聯(lián)系學(xué)生并延緩保存，如聯(lián)系未果，待一個(gè)學(xué)期未有返校或任何消息再集中轉(zhuǎn)入檔案館存放。

（四）重錯(cuò)名學(xué)生及無名氏的誕生

標(biāo)注留學(xué)生檔案名一般是以生日、姓名、國家為標(biāo)注存放，這樣可以最大限度避免重復(fù)且能快速尋找到目標(biāo)檔案。但留學(xué)生有的姓名由幾部分組成，如印度學(xué)生的名字就是由本人名、父名、姓構(gòu)成，有的是出生地名再加上個(gè)人姓名，由此其名長度可見一斑。為節(jié)省時(shí)間及出于檔案標(biāo)簽長度的考慮，通常只寫其中一段。這樣做個(gè)別難免會(huì)有重名，特別是印度籍學(xué)生這樣的情況較多，出現(xiàn)此情況就需要認(rèn)清生日才便于查找。或有的留學(xué)生檔案名上生日寫錯(cuò)，導(dǎo)致存放有誤，最終查詢會(huì)毫無方向，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而另一種情況是有的檔案始終找不到，最后會(huì)發(fā)現(xiàn)它是處于一種無名的狀態(tài)中，導(dǎo)致這種情況的發(fā)生是由于有的檔案袋年代久遠(yuǎn)，標(biāo)簽的透明夾松動(dòng)，以致名簽掉落，所以會(huì)有前面的被動(dòng)找尋不到檔案的局面發(fā)生。

二、針對(duì)以上問題檔案，采取的措施方法

（一）設(shè)立中轉(zhuǎn)檔案站

問題檔案的產(chǎn)生可能一時(shí)無法徹底解決就先設(shè)立一個(gè)待辦的中轉(zhuǎn)檔案站，將問題檔案集中放到里面。這樣做的目的是讓各種復(fù)雜問題檔案有一個(gè)棲息地，某檔案在相應(yīng)的類別找不到時(shí)可以第一時(shí)間去中轉(zhuǎn)站查詢，這樣可以有效的提高效率，做到有的放矢。如上文提到的第一、三類學(xué)生，在無法確認(rèn)最終歸宿時(shí)可統(tǒng)一放至中轉(zhuǎn)檔案站，分門別類標(biāo)注出來，利于再度查詢。

（二）檔案歸類要科學(xué)細(xì)致

許多檔案的無從找起，歸根到底是分類的問題。在最初設(shè)置類別時(shí)就應(yīng)以學(xué)歷生和非學(xué)歷生為界，學(xué)歷生再詳細(xì)分類，本科生、碩士生、博士生、醫(yī)學(xué)生等，如果有合作的友好院校，每學(xué)期互派學(xué)生，還要再分出一類專門用于交流學(xué)生的檔案，便于快捷查詢。如果非學(xué)歷生在存放空間允許的情況下也可以更細(xì)致地分出各獎(jiǎng)項(xiàng)類學(xué)生（如國家類的獎(jiǎng)學(xué)金、省級(jí)、市級(jí)、校級(jí)等）和以學(xué)習(xí)期限劃分的短期學(xué)生。這樣細(xì)分在最初可能費(fèi)時(shí)耗力，但從長遠(yuǎn)的角度來看，類別越細(xì)致越能節(jié)省查詢時(shí)間，提高工作效率，特別是在忙亂不堪的開學(xué)之初。同時(shí)在用畢歸放檔案時(shí)，短期非學(xué)歷語言生的檔案切忌混入各種學(xué)歷生中，學(xué)歷生層次多樣，這會(huì)導(dǎo)致其石沉大海，大大增加查詢難度，有時(shí)會(huì)為一份檔案焦急萬分，甚至?xí)?duì)目睹此情形的留學(xué)生產(chǎn)生消極的負(fù)面影響，降低其對(duì)來華的期望值。

（三）不同類別檔案可采用不同色別存放

為了區(qū)別不同類別的學(xué)生檔案，可以采用不同顏色的檔案封皮裝入存放，如果封皮數(shù)量有限，亦可采用不同顏色的筆標(biāo)注區(qū)分，每類一種顏色，這樣在拿取查詢時(shí)會(huì)一目了然，便于快速找尋鎖定目標(biāo)。

三、結(jié)語

留學(xué)生檔案的發(fā)展隨著來華學(xué)生數(shù)量的不斷增加也在日益完善和進(jìn)步，但它所面臨的問題和挑戰(zhàn)也是前所未有的。本文所涵蓋的方面僅是其冰山中的一角，只有高效準(zhǔn)確地處理好檔案，讓其運(yùn)轉(zhuǎn)合理得當(dāng)，以更便捷的方式來查詢及保存好各類檔案，才能為留學(xué)生檔案事業(yè)的不斷推進(jìn)添磚加瓦，為來華留學(xué)生事業(yè)的宏圖再添一筆油彩。

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