徐慧

摘要：在全球信息技術(shù)不斷發(fā)展及檔案數(shù)字化建設(shè)工作的進(jìn)一步深化的時代背景下，石油企業(yè)檔案管理工作即迎來了新機(jī)遇，也迎來了新挑戰(zhàn)?；诖耍疚膶氖推髽I(yè)數(shù)檔案數(shù)字化管理意義入手，分析檔案數(shù)字化管理對于石油企業(yè)迎接新的時代課題的必然性，并在此基礎(chǔ)上談幾點開展石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理的新思路。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);檔案數(shù)字化;管理思路

一、石油企業(yè)數(shù)檔案數(shù)字化管理意義分析

隨著全球經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，石油等能源需求不斷擴(kuò)大，我國也面臨著石油供不應(yīng)求的現(xiàn)實局面，且石油企業(yè)內(nèi)部一些管理問題逐漸凸顯。而檔案管理作為石油企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證，是對其商標(biāo)權(quán)等無形資產(chǎn)的有力證明，但是面對工作量巨大的檔案管理工作，為提高檔案管理的工作和效率，需要加快企業(yè)自身檔案管理數(shù)字化。利用檔案，規(guī)范石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，并實現(xiàn)維護(hù)自身合法權(quán)益及職工應(yīng)得利益。石油企業(yè)在充分認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化管理重要性基礎(chǔ)上，積極探索行之有效數(shù)字化管理方式，進(jìn)而不斷提升檔案管理工作效率，并最大限度發(fā)揮檔案對石油企業(yè)不斷發(fā)展的應(yīng)有價值。

二、石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必然性分析

石油企業(yè)作為能源保證環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，通過加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，利于更好維護(hù)自身的利益。檔案數(shù)字化管理主要體現(xiàn)為以下幾個方面：一是，保護(hù)檔案的現(xiàn)實需求。檔案能真實反映石油公司發(fā)展?fàn)顩r，但受到檔案材料特質(zhì)、保管條件等方面影響，有些檔案出現(xiàn)紙張變黃、紙張破損等現(xiàn)象。二是，檔案保管載體的轉(zhuǎn)變。受到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)影響，檔案信息實體發(fā)生了巨大變化，如數(shù)字信息記錄載體，而不同載體的保管方式及要求也不盡相同。而電子檔案可以最大限度不受紙質(zhì)載體影響，提高數(shù)字記錄信息可讀性。三是，檔案量增加，保存場所緊張。實施檔案數(shù)字實現(xiàn)以數(shù)字信息形式記載檔案，不僅利于查閱，還能有效解決保存場所緊張的現(xiàn)實問題。四是，檔案信息化建設(shè)符合時代大勢。檔案信息化管理將利于拉近檔案和用戶的距離，實現(xiàn)檔案資源共享。

三、石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理的幾點思考

（一）制定完善的檔案數(shù)字化管理規(guī)劃

鑒于檔案數(shù)字化管理工作的復(fù)雜性，開展該項工作需要結(jié)合石油企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀開展檔案管理工作。對此，需要制定完善的檔案數(shù)字化管理規(guī)劃，統(tǒng)籌部署開展檔案管理工作。盤點館藏是實現(xiàn)石油企業(yè)檔案管理數(shù)字化統(tǒng)籌部署工作的第一步，這需要站在全局角度，部署安排數(shù)字化檔案管理工作。此外，還需進(jìn)行檔案數(shù)字化定位，優(yōu)先考慮“珍貴、重點、利用率高等方面檔案管理數(shù)字化。并對加快歷史檔案的搶救和保護(hù)工作，實現(xiàn)檔案保護(hù)和檔案科學(xué)有效利用奠定基礎(chǔ)。而這些工作的有效開展都需要在統(tǒng)一管理規(guī)劃下進(jìn)行。

（二）加快檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)

為進(jìn)一步規(guī)范檔案數(shù)字化工作，在國家統(tǒng)一規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化下開展檔案數(shù)字化工作。而這也將成為石油企業(yè)數(shù)字檔案信息不斷發(fā)展的基礎(chǔ)。通過加強(qiáng)石油企業(yè)檔案數(shù)字化來更好適應(yīng)新時代檔案信息資源的共享。實現(xiàn)檔案資源共享共用，加快數(shù)字化管理體系建設(shè)具有十分現(xiàn)實的意義。

（三）確保檔案數(shù)字化管理安全性

確保檔案數(shù)字化管理安全是檔案工作開展過程重點開展的工作內(nèi)容之一。常常出現(xiàn)因企業(yè)計算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)存在問題而引發(fā)病毒襲擊檔案系統(tǒng)等現(xiàn)實問題，造成大量電子數(shù)據(jù)受損，也需要各個處檔案室利用備份電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳，但是這不僅增加了檔案人員的工作量，還大大降低了檔案數(shù)字化管理的效率。為保證檔案數(shù)字化工作的安全，對此，需要做好檔案實體管理、信息管理以及數(shù)據(jù)管理等方面。強(qiáng)化對檔案全過程流動監(jiān)控，確保其安全性;做好檔案內(nèi)容的保密工作，重視檔案借閱數(shù)據(jù)匯總及管理，嚴(yán)防檔案內(nèi)容泄密。為加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理可以通過加強(qiáng)數(shù)據(jù)丟失、被盜、消除電磁輻射、病毒侵襲、硬件損壞等管理工作。圖一為數(shù)字化管理安全工作網(wǎng)絡(luò)。

（四）合理的資金投入

石油企業(yè)實現(xiàn)自身檔案數(shù)字化管理，需要大量先進(jìn)的設(shè)備投入，如打印機(jī)、查詢機(jī)、掃描儀（圖二）等設(shè)備。電子檔案受到讀受機(jī)器影響，需要借助計算機(jī)技術(shù)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入等工作。但是計算機(jī)硬件、軟件更新速度快，并且硬盤以及光盤等使用壽命有限，無法永久性保存材料，對此定期需要對檔案信息進(jìn)行復(fù)制或制作。基于此，需要一定資金支持來維護(hù)檔案數(shù)字化工作的開展，去解決一系列派生問題決。

結(jié)束語：

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，石油企業(yè)電子文件數(shù)量越來越多，內(nèi)容越來越復(fù)雜。為更好應(yīng)對知識更新速度，順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展。對此，必須以全新的管理理念，在實踐工作中不斷創(chuàng)新管理模式和工作方法，完善檔案各項管理制度，形成與之相適應(yīng)的檔案安全管理體系，以迎接檔案數(shù)字化管理大變革，進(jìn)而促進(jìn)石油的持續(xù)健康發(fā)展。

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華東油氣分公司勘探開發(fā)研究院