徐葉

摘要：加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作作為近年來檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是在信息時(shí)代提升檔案服務(wù)水平的必經(jīng)之路。當(dāng)前，我國(guó)檔案信息化建設(shè)與服務(wù)工作呈飛躍式發(fā)展：數(shù)字檔案館建設(shè)成效顯著，檔案信息化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)充實(shí)，為檔案服務(wù)工作奠定了基礎(chǔ);但也存在檔案在線服務(wù)能力薄弱、檔案共享利用平臺(tái)建設(shè)不足等問題。本文結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的時(shí)代背景，提出提升檔案信息化建設(shè)及服務(wù)工作的新路徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案服務(wù);檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)

一、引言

2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議通過了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱新《檔案法》），檔案信息化建設(shè)作為新增內(nèi)容列為第五章，對(duì)各級(jí)人民政府、檔案館、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等主體均提出了檔案信息化建設(shè)的新要求，涵蓋了檔案數(shù)字資源的保存與利用、電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案的效力、檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)等內(nèi)容。新《檔案法》的修訂為各級(jí)檔案部門深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供了基本方向，同時(shí)也為檔案工作者提高檔案信息化素養(yǎng)、提升檔案信息化建設(shè)履職能力提出了更高的要求。關(guān)于檔案信息化建設(shè)，在全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中多次提及，2000年12月，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中最早提出“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)”的奮斗目標(biāo);現(xiàn)如今，國(guó)家正在制定“十四五”規(guī)劃的關(guān)鍵時(shí)期，檔案信息化建設(shè)也將作為重點(diǎn)內(nèi)容列入檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。在國(guó)家加大力度推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的新形勢(shì)下，加快檔案信息化建設(shè)、提高檔案服務(wù)水平將是全國(guó)未來很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)檔案工作的重點(diǎn)。

二、檔案信息化建設(shè)及服務(wù)工作現(xiàn)狀

2002年，國(guó)家檔案局印發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)作出了明確規(guī)范與要求。近年來，基于《實(shí)施綱要》，各級(jí)各類檔案館積極投入到檔案信息化建設(shè)與服務(wù)工作中。

（一）示范引領(lǐng)：數(shù)字檔案館建設(shè)成效顯著

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，國(guó)家注重加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)頂層設(shè)計(jì)。2006年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，在總體目標(biāo)和主要任務(wù)中均提及要推進(jìn)“電子文件中心和數(shù)字檔案館”的建設(shè);2011年，《檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》發(fā)布，要“加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)”;2016年，《檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中，“持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)”仍為全國(guó)檔案工作主要任務(wù)之一，并明確提出“至2020年，全國(guó)地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館要全部建成數(shù)字檔案館”。此外，國(guó)家檔案局還印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)各地區(qū)、各部門開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作具有指導(dǎo)意義。2015年，青島市數(shù)字檔案館順利通過國(guó)家檔案局測(cè)試，成為首家“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”，以數(shù)字檔案館為基石，拓展檔案信息館際共享、社會(huì)共享等功能[1]，開創(chuàng)了電子文件歸檔、檔案數(shù)字資源在線服務(wù)的典范;2017年、2018年、2019年，國(guó)家檔案局分別批復(fù)6家[2]、4家[3]、7家[4] “全國(guó)示范數(shù)字檔案館”;2020年，鄭州輕工業(yè)大學(xué)等4家單位被認(rèn)定為“全國(guó)示范數(shù)字檔案室” [5]。全國(guó)示范數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)各具特色與優(yōu)勢(shì)，建立數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)設(shè)施、注重檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)開發(fā)與保護(hù)、大力推進(jìn)檔案數(shù)字化工作、突出檔案資源特色、加強(qiáng)館際合作等，為各地區(qū)開展數(shù)字檔案館建設(shè)拓展了新的方法和思路。截至2019年底，通過省級(jí)及以上檔案行政管理部門認(rèn)證的數(shù)字檔案館325個(gè)[6]。

（二）內(nèi)容充實(shí)：檔案信息化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

隨著檔案信息化工作的開展，有關(guān)其建設(shè)內(nèi)容、規(guī)范的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)逐漸增多。筆者通過檢索國(guó)家檔案局“檔案標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)”中“行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”欄目，與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)16項(xiàng)，從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容來看，主要呈現(xiàn)以下幾方面的特色：一是充分體現(xiàn)時(shí)代需求，如《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》的制定實(shí)施，在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，為政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在全國(guó)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)上辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)過程中形成的電子文件的歸檔工作提供了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;二是涵蓋內(nèi)容廣泛，涵蓋了紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、錄音錄像及照片類電子檔案元數(shù)據(jù)、電子文件歸檔與長(zhǎng)期保存、檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行、檔案移動(dòng)平臺(tái)建設(shè)等方面的內(nèi)容，同時(shí)也反映了檔案信息化工作所包含的豐富內(nèi)容;三是適用性強(qiáng)，國(guó)家檔案館及各地區(qū)檔案館在制定標(biāo)準(zhǔn)過程中充分結(jié)合我國(guó)檔案信息化工作發(fā)展?fàn)顩r開展創(chuàng)新，與相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)開展合作，共同制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

（三）網(wǎng)站建設(shè)：在線資源服務(wù)建設(shè)力度薄弱

建設(shè)檔案信息網(wǎng)站、豐富在線檔案信息資源是當(dāng)前各地區(qū)檔案館加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要途徑。近兩年，為加強(qiáng)檔案網(wǎng)站科學(xué)建設(shè)與規(guī)范管理，國(guó)家檔案局采用科學(xué)方法對(duì)全國(guó)副省級(jí)市以上檔案網(wǎng)站開展年度評(píng)估工作，并形成了相關(guān)評(píng)估報(bào)告。2019年，國(guó)家檔案局對(duì)49個(gè)副省級(jí)市以上檔案網(wǎng)站進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，以資源服務(wù)、業(yè)務(wù)建設(shè)、網(wǎng)站設(shè)計(jì)為一級(jí)指標(biāo)，其中“天津檔案網(wǎng)”“北京市檔案信息網(wǎng)”“福建檔案信息網(wǎng)”綜合排名位列前三。檔案網(wǎng)站資源建設(shè)和在線利用服務(wù)是檔案網(wǎng)站建設(shè)的重要內(nèi)容，但目前我國(guó)檔案網(wǎng)站建設(shè)中，資源服務(wù)建設(shè)能力參差不齊。天津檔案網(wǎng)檔案數(shù)字資源豐富，設(shè)立直接查看原文或預(yù)約功能，基本滿足用戶在線查檔需求;許多較差的網(wǎng)站缺少在線查檔功能，而且檢索入口及檢索條件仍需優(yōu)化。此外，檔案網(wǎng)站還存在現(xiàn)行文件服務(wù)質(zhì)量差距大、網(wǎng)上展覽內(nèi)容和形式單調(diào)、在線預(yù)約查檔不便捷、在線學(xué)習(xí)資源匱乏等問題[7]。

三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與服務(wù)工作的路徑

2018年7月31日，國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)全國(guó)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的指導(dǎo)意見》，以全面實(shí)現(xiàn)全國(guó)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”為基本目標(biāo)[8]?！兑庖姟烦雠_(tái)后，各地積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)跨地區(qū)、跨部門協(xié)同辦理。各級(jí)檔案部門同樣肩負(fù)著為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)“一網(wǎng)通辦”的責(zé)任與目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、提供檔案在線服務(wù)是必經(jīng)之路。

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善檔案信息化規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)體系

當(dāng)前，國(guó)家正面臨制定“十四五”規(guī)劃的重要時(shí)期?？茖W(xué)謀劃?rùn)n案事業(yè)“十四五”規(guī)劃，確立“十四五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的方向與基本思路，將檔案信息化建設(shè)納入“十四五”規(guī)劃中尤為重要。國(guó)家檔案局前任局長(zhǎng)李明華曾在全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上就推出檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃、檔案信息化作為重點(diǎn)工作做出了明確指示[9]。安徽省、浙江省、甘肅省等多地檔案部門積極開展檔案信息化工作調(diào)研，將其作為下一步工作的重點(diǎn)任務(wù)。為加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善檔案信息化規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，應(yīng)從以下幾方面著手。一是將檔案信息化建設(shè)納入各級(jí)各類檔案館檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃中。在國(guó)家層面，根據(jù)國(guó)家檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，制定國(guó)家檔案信息化建設(shè)的實(shí)施方案，明確工作任務(wù)和目標(biāo)，并逐級(jí)分配至各地區(qū)、各單位。在各地區(qū)層面，根據(jù)國(guó)家總體實(shí)施方案，制定符合自身工作發(fā)展實(shí)際的實(shí)施方案細(xì)則，確保檔案信息化工作真正落地。二是統(tǒng)籌電子政務(wù)服務(wù)平臺(tái)與檔案信息系統(tǒng)間的“無縫銜接”。目前，由于管理系統(tǒng)間不兼容、各部門各自為政等原因，電子政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)難以直接導(dǎo)入檔案信息系統(tǒng)，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。為此，應(yīng)加強(qiáng)與政府部門的合作，采用系統(tǒng)間“無縫銜接”的方式，即通過系統(tǒng)改造等，達(dá)到兩個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的目的，最終使電子政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)按照檔案工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入檔案信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的重要目標(biāo)。三是完善標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。做好檔案信息化建設(shè)工作，必須以統(tǒng)一的電子檔案、電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依托。在國(guó)家層面開展相關(guān)單位電子檔案與電子文件單套制歸檔的試點(diǎn)工作，制定檔案信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范、電子檔案移交接收操作規(guī)程等，為全國(guó)各地區(qū)開展檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、電子文件移交提供依據(jù)。

（二）推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔管理進(jìn)程

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作已經(jīng)成為許多檔案機(jī)構(gòu)近年來工作的重點(diǎn)。從國(guó)家層面來看，2019年全國(guó)各級(jí)館藏檔案數(shù)字化副本1407.8萬GB[10]。雖然紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作取得了顯著進(jìn)展，但與目前我國(guó)檔案總體館藏量相比仍存在很大差異，并且全國(guó)各地區(qū)檔案數(shù)字化進(jìn)展程度不一，許多地區(qū)還處于落后狀態(tài)，與社會(huì)公眾日益增長(zhǎng)的檔案需求相比，數(shù)字化工作仍顯薄弱。在電子文件歸檔管理方面，存在電子文件歸檔認(rèn)識(shí)不足、歸檔方法不科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)不健全等問題，嚴(yán)重影響電子文件歸檔的完整性與規(guī)范性。數(shù)字檔案資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是檔案部門開展服務(wù)工作的基礎(chǔ)，因此做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作與電子文件歸檔工作尤為重要。一是構(gòu)建科學(xué)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化體系：數(shù)字化加工體系應(yīng)具備流程化特點(diǎn)，數(shù)字化存儲(chǔ)體系應(yīng)適應(yīng)不斷更迭的軟硬件環(huán)境，在數(shù)字化過程中充分保證檔案信息的安全等。此外，應(yīng)確保數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化;充分保證檔案原件的安全性，防止在數(shù)字化工作中發(fā)生檔案丟失等情況。二是推動(dòng)電子文件的歸檔接收工作。2016年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，對(duì)電子文件歸檔范圍、收集與整理、編目、元數(shù)據(jù)歸檔格式、檔號(hào)編制要求等做了明確規(guī)定。國(guó)家各級(jí)檔案館應(yīng)按照此規(guī)范，向各機(jī)關(guān)單位明確收集范圍與歸檔時(shí)間，確保各單位電子文件和電子檔案移交進(jìn)館工作的順利開展，為實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)“一網(wǎng)通辦”奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。三是規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作，提升數(shù)字化質(zhì)量。2019年12月，國(guó)家檔案局發(fā)布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》，規(guī)定了檔案 OCR 工作的質(zhì)量要求，應(yīng)在數(shù)字化工作中密切結(jié)合OCR工作，采取先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案 OCR 工作的過程管理和質(zhì)量控制[11]。

（三）建立合作機(jī)制，構(gòu)建檔案資源共享利用平臺(tái)

2019年末，突如其來的新冠肺炎疫情也讓檔案工作者重新思考利用服務(wù)工作。2020年9月底，國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)政務(wù)服務(wù)“跨省通辦”的指導(dǎo)意見》，推出140項(xiàng)全國(guó)高頻政務(wù)服務(wù)“跨省通辦”事項(xiàng)清單[12]，為檔案服務(wù)工作提出了新的要求。新形勢(shì)背景下，如何讓公眾足不出戶便可檢索、查詢、利用到自己所需的檔案是檔案服務(wù)工作的重點(diǎn)。長(zhǎng)三角三省一市借助政務(wù)服務(wù)平臺(tái)推出“一網(wǎng)通辦”服務(wù)，檔案部門也多措并舉解決信息技術(shù)難題，建立了互聯(lián)互通的檔案服務(wù)平臺(tái)，公眾也可在線查詢各類民生檔案，如知青檔案、婚姻登記檔案、獨(dú)生子女檔案、再生育子女審批檔案等等[13]，充分滿足了三省一市社會(huì)公眾的檔案需求。2018年9月，上海建立了檔案服務(wù)“一網(wǎng)受理、全市通辦、全市共享”的新格局，構(gòu)建了統(tǒng)一的查檔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)跨部門、跨區(qū)域共享[14]。2019年，國(guó)家檔案局啟動(dòng)全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，以搭建盡可能多容納各級(jí)綜合檔案館的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為近期目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的一網(wǎng)查檔為遠(yuǎn)期目標(biāo)，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型升級(jí)[15]。各級(jí)各類檔案館一是要建立合作機(jī)制，推進(jìn)檔案信息資源的互聯(lián)互通，以建設(shè)“數(shù)據(jù)通”“平臺(tái)通”“網(wǎng)絡(luò)通”為目標(biāo)[16]，打破各級(jí)各類檔案館信息交互壁壘的局面，解決目前檔案館藏存在的分散、碎片化的狀態(tài);二是要應(yīng)充分借助信息技術(shù)，依托互聯(lián)網(wǎng)渠道，利用檔案信息網(wǎng)、遠(yuǎn)程便民查檔終端、手機(jī)移動(dòng)查檔終端等，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線利用，解決目前存在的檔案網(wǎng)站中檔案在線查詢是擺設(shè)的尷尬局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]青島市數(shù)字檔案館首家通過“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”測(cè)試[EB/OL]. （2015-06-05）[2020-10-03].http：//www.qingdao.gov.cn/n172/n24624151/n24631595/n24631609/n24631637/150605161323585035.html.

[2]2017年國(guó)家檔案局批復(fù)6家“全國(guó)示范數(shù)字檔案館[EB/OL].（2017-12-04）[2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/201712/d4b5744ec71e4dadb68554b6b8813900.shtml.

[3]2018年國(guó)家檔案局批復(fù)4家“全國(guó)示范數(shù)字檔案館” [EB/OL].（2019-02-12）[2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/201902/ceb1ca6cb11c4ffeb66c56f644566423.shtml.

[4]2019年我國(guó)新增7家全國(guó)示范數(shù)字檔案館[EB/OL].（ 2019-12-23） [2020-10-03].http：//www.xinhuanet.com/2019-12/23/c_1125379339.htm.

[5]機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)取得新進(jìn)展[EB/OL].（ 2020-05-22） [2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/szda/202005/977ab71038e5458daf6bce77a027089e.shtml.

[6][10]2019年度全國(guó)檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要（二）[EB/OL]. （ 2020-09-04） [2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202009/23bee44fdf594f048619334774968c7d.shtml.

[7]2019年度我國(guó)副省級(jí)市以上檔案網(wǎng)站建設(shè)評(píng)估報(bào)告（2020-07-13） [2020-10-03]. [EB/OL]. https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/202007/2f9af1ad0e594dba9d4d82cc9c325028.shtml.

[8]國(guó)務(wù)院關(guān)于加快推進(jìn)全國(guó)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的指導(dǎo)意見[EB/OL]. （2018-07-31） [2020-10-03]. http：//www.gov.cn/zhengce/content/2018-07/31/content_5310797.htm.

[9]蘇向東.李明華：抓好頂層設(shè)計(jì) 科學(xué)規(guī)劃“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展[EB/OL]. （2019-12-23） [2020-10-03].http：//news.china.com.cn/txt/2019-12/23/content_75542540.htm.

[10]丁德勝.《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》解讀[J].中國(guó)檔案，2020（02）：40-41.