劉航

【摘要】文書檔案管理，主要包括資料收集、整理、保管、檢索、利用等內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，相應(yīng)的管理工作也應(yīng)該變革創(chuàng)新。本文從文書檔案管理職責(zé)和現(xiàn)狀出發(fā)，指出信息時(shí)代文書檔案管理工作面臨的問題和解決對策，闡述了大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理的內(nèi)容和利用途徑，以供參考。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;文書檔案;管理;解決對策;利用途徑

文書檔案，指的是企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、團(tuán)體在行政管理中，產(chǎn)生的通用文書并轉(zhuǎn)化為檔案，包括指示、決定、命令、通知、報(bào)告、批復(fù)、信函、會議記錄、工作計(jì)劃和總結(jié)等。文書檔案的產(chǎn)生、內(nèi)容、形式具有共性，進(jìn)行文書檔案管理能指導(dǎo)行政管理工作，保證機(jī)關(guān)單位健康發(fā)展。筆者結(jié)合實(shí)踐，探討了信息時(shí)代文書檔案管理的問題和解決對策。

一、文書檔案管理職責(zé)和現(xiàn)狀

（一）管理職責(zé)。文書檔案是檔案的一部分，各個(gè)職能部門在工作活動中，形成的文件材料均由檔案室統(tǒng)一管理、統(tǒng)一監(jiān)銷。因此，文書檔案的管理任務(wù)，就是收集各個(gè)職能部門的歸檔文件，按照規(guī)定要求進(jìn)行分類、整理、保管，為相關(guān)活動提供信息。對文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，基本要求如下：（1）貫徹落實(shí)黨和國家的保密保衛(wèi)制度，防止文書檔案失密、泄密;（2）為方便查閱利用，必須編制文書檔案的目錄和索引;（3）文書庫房要防火、防塵、防潮、防盜、防光、防蟲、防鼠，辦公室和庫房分開設(shè)置;（4）定期檢查文書檔案的保管情況，破損變質(zhì)的及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。

（二）管理現(xiàn)狀。1.文書檔案數(shù)量增多。企事業(yè)單位在運(yùn)營管理中，文書檔案數(shù)量不斷增多，尤其是數(shù)字化文書檔案的出現(xiàn)，雖然方便了管理工作，但檔案數(shù)量呈現(xiàn)指數(shù)增長，為管理人員帶來不小壓力。隨著硬件、軟件設(shè)備的使用，管理思想和技術(shù)的更新，傳統(tǒng)的人工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，可對檔案信息高速傳輸、索引、存儲，提高管理效率。2.檔案信息需求量大。對文書檔案進(jìn)行信息化管理，一方面，可以滿足用戶的需求，為部門工作提供支持;另一方面，服務(wù)質(zhì)量提高，能吸引更多的用戶。但是，同時(shí)在線人數(shù)多，文書檔案管理系統(tǒng)容易出現(xiàn)問題，例如因供應(yīng)量不足造成中?，F(xiàn)象。如此一來，會影響用戶體驗(yàn)，輕則失去用戶，重則損壞聲譽(yù)，影響企事業(yè)單位的健康發(fā)展。3.對硬件設(shè)施的要求高。對企事業(yè)單位而言，文書檔案管理部門認(rèn)識到信息建設(shè)的重要性，將硬化設(shè)備的投入和管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)，旨在構(gòu)建出完整快速的互聯(lián)網(wǎng)體系，不斷提高服務(wù)器的功能和承受力，為用戶提供信息共享平臺。例如：有些單位購買穩(wěn)固的硬件設(shè)備，有些企業(yè)著手建立資源數(shù)據(jù)庫，為文書檔案的管理打下堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。

二、信息時(shí)代文書檔案管理工作面臨的問題

（一）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失。檔案資料本身具有實(shí)用性、信息化的特點(diǎn)，管理時(shí)必須按照國家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以保證檔案的準(zhǔn)確性、安全性。然而實(shí)際工作中，文書檔案的管理存在不少問題，例如資料收集不全面、分類不嚴(yán)謹(jǐn)，管理形式比較落后，信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)有差異。這些問題的存在，會影響文書檔案的服務(wù)和資源共享，因此信息化管理的發(fā)展速度緩慢。

（二）軟件不夠透明。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)已經(jīng)走進(jìn)日常生產(chǎn)生活，文書檔案的管理從人工手動模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?、自動化管理模式。對文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)軟件不夠透明：一是和發(fā)達(dá)國家相比，我國的系統(tǒng)軟件有一定差距，和實(shí)際管理需求不匹配。二是軟件的使用不規(guī)范，管理中存在一些漏洞，容易造成信息丟失、泄露。三是企事業(yè)單位為了控制管理成本，軟件長期不更新，影響管理效率和質(zhì)量?？梢?，對軟件進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，不斷更新升級，才能滿足實(shí)際管理需求。

（三）人員素質(zhì)不足。文書檔案的管理，最終落腳點(diǎn)還是管理人員，因此人員素質(zhì)高低直接影響文書檔案的管理成果。文書檔案數(shù)量增多、檔案信息需求量大，導(dǎo)致管理內(nèi)容煩瑣、要求更高，同時(shí)也對管理人員提出了更高的要求。實(shí)際調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)管理人員的素質(zhì)不足，一方面，企事業(yè)單位沒有重點(diǎn)把關(guān)，人才準(zhǔn)入門檻低，甚至聘用一些專業(yè)不對口的人員;另一方面，管理人員自身思想懈怠，沒有積極參與培訓(xùn)，沒有豐富管理知識體系，不適應(yīng)信息時(shí)代下的文書檔案管理需求。

三、文書檔案管理問題的解決對策

（一）嚴(yán)格規(guī)范管理。對文書檔案進(jìn)行管理，首先要有完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系。第一，歸檔。要求文件材料齊全，包括附件內(nèi)容，按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列，去掉廢稿、重復(fù)稿、不重要便條等;一般情況下，文件材料歸檔一份，如果是重要的、頻繁利用的，可根據(jù)部門需要增加歸檔數(shù)量;當(dāng)事人交接檔案時(shí)，進(jìn)行清點(diǎn)核對，雙方簽字或蓋章，不符合歸檔要求的檔案室可以拒收。第二，整理。文書檔案的分類和排列以卷宗為單位，涉密文件單獨(dú)保管;零散文件要仔細(xì)區(qū)分，按照分類立卷;如果文件發(fā)生破損，及時(shí)復(fù)制或修復(fù)。第三，檢查。檔案室內(nèi)設(shè)置登記簿，統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、提出情況，并對檔案的借閱、返還信息進(jìn)行記錄;每年進(jìn)行一次全面檢查，特殊情況及時(shí)檢查，上報(bào)檢查結(jié)果;當(dāng)保管人員調(diào)動時(shí)，需要辦理移交手續(xù)。第四，利用。原則上，文書檔案在閱覽室調(diào)閱，并且提出借閱申請，經(jīng)批準(zhǔn)后才能借出檔案;需要進(jìn)行復(fù)制時(shí)，也要獲得批準(zhǔn)，并說明復(fù)制的單位、日期、份數(shù)、范圍以及用途。

（二）開發(fā)匹配軟件。對文書檔案進(jìn)行信息化管理，應(yīng)該開發(fā)匹配軟件，這是一個(gè)硬性條件。針對目前軟件不夠透明的情況，要求研發(fā)企業(yè)認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，了解管理現(xiàn)狀和存在的問題，結(jié)合文書檔案的特點(diǎn)，對管理軟件進(jìn)行合理設(shè)計(jì)。只有軟件和文書檔案管理工作相匹配，才能提高工作效率、實(shí)現(xiàn)管理的精準(zhǔn)化。另外，從文書檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)和薄弱點(diǎn)出發(fā)，既能節(jié)省人力、物力，減輕管理工作量，又方便開展監(jiān)控工作，加快文書檔案管理的信息化發(fā)展速度。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才。企事業(yè)單位在文書檔案管理中，培養(yǎng)專業(yè)人才，要求具有專業(yè)管理知識，熟練掌握信息技術(shù)，樹立高度責(zé)任心。第一，企事業(yè)單位在人才聘用上，適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻，優(yōu)先選擇有學(xué)歷、有技術(shù)、有經(jīng)驗(yàn)的人才，對文書檔案管理有自己的見解，滿足信息時(shí)代的管理需求。第二，對于在崗人員，企事業(yè)單位應(yīng)該落實(shí)培訓(xùn)機(jī)制，采用多樣化的培訓(xùn)形式，例如專家講座、主題會議、外出進(jìn)修等，不斷學(xué)習(xí)新知識，樹立終身學(xué)習(xí)的理念。第三，完善監(jiān)督考評機(jī)制，對文書檔案管理工作進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督，定期開展績效考評，將考評結(jié)果和薪資待遇、職位晉升相掛鉤，激發(fā)管理人員的積極性。第四，我國文書檔案管理工作剛起步，缺少先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，可以成立專家小組。當(dāng)出現(xiàn)管理人員不能解決的問題時(shí)，專家小組通過探討研究，提供咨詢建議，確保管理工作正常開展。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理的內(nèi)容和利用途徑

（一）管理內(nèi)容。1.數(shù)字化管理。傳統(tǒng)文書檔案的載體是紙張，管理時(shí)勞動強(qiáng)度大、任務(wù)繁重，且保管需占用大面積庫房。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，文書檔案的載體是數(shù)字，既可以直接生成數(shù)字檔案，也可以通過掃描紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)制。相比之下，信息化管理能減輕工作量，降低管理成本，方便資料的收集、分類、保管和利用。2.網(wǎng)絡(luò)化管理。數(shù)字化文書檔案，需要集合在網(wǎng)絡(luò)平臺上，實(shí)現(xiàn)資源共享，方便不同類型、不同網(wǎng)絡(luò)范圍的用戶使用。對這些檔案信息處理時(shí)，用戶只需要輸入關(guān)鍵詞，例如名稱、時(shí)間、活動內(nèi)容等，就可以檢索到目標(biāo)文書檔案，提高檢索效率。就目前而言，文書檔案的網(wǎng)絡(luò)功能，包括分類、檢索、借閱、復(fù)制、隔離等。3.安全化管理。文書檔案的信息化管理，也帶來了安全問題，尤其是大數(shù)據(jù)背景下，安全問題更加突出。對此，應(yīng)該采用技術(shù)手段進(jìn)行保密，既要防止人為操作失誤、網(wǎng)絡(luò)故障造成的檔案資料丟失、損毀，又要積極預(yù)防黑客、病毒攻擊，尤其是涉密文書檔案。

（二）利用途徑。1.對檔案深加工。對文書檔案進(jìn)行深加工，能提高數(shù)據(jù)處理能力，為用戶提供更好的服務(wù)。以文書檔案的分類為例，可以按照企事業(yè)單位內(nèi)部文件、對外聯(lián)系文件進(jìn)行劃分，可以按照通知類、記錄類、總結(jié)類進(jìn)行劃分。在網(wǎng)絡(luò)鏈接方面，可以分為城域網(wǎng)鏈接、互聯(lián)網(wǎng)鏈接、專用網(wǎng)鏈接等。2.拓展服務(wù)功能。對企事業(yè)單位而言，文書檔案具有重要價(jià)值，是開展檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，能指導(dǎo)行政管理工作的進(jìn)行。大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)拓展文書檔案的服務(wù)功能，例如：通過網(wǎng)絡(luò)短信、電子郵件，為用戶提供檔案查詢服務(wù);使用網(wǎng)絡(luò)硬盤，為用戶提供檔案遠(yuǎn)程傳送服務(wù);基于局域網(wǎng)下，對某種產(chǎn)品的檔案信息進(jìn)行追蹤等。這些服務(wù)的開展，能優(yōu)化用戶體驗(yàn)，進(jìn)一步提高滿意度。3.不斷擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫。不少企事業(yè)單位利用數(shù)據(jù)庫對文書檔案進(jìn)行信息采集、整理保管、資源共享等。但是，服務(wù)難點(diǎn)在于用戶需求不斷變化，這就要求不斷擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫的容量、兼容性，提高檔案數(shù)據(jù)的讀取速度，減少資源浪費(fèi)。與此同時(shí)，引進(jìn)專業(yè)人才建立專業(yè)的、特色的數(shù)據(jù)庫，為文書檔案的管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。4.更新檔案信息系統(tǒng)。信息技術(shù)快速發(fā)展，硬件軟件均不斷升級，要求企事業(yè)單位在文書檔案的管理上，及時(shí)更新檔案信息系統(tǒng)，滿足用戶的服務(wù)需求，提供優(yōu)質(zhì)的、個(gè)性化的服務(wù)內(nèi)容，改善用戶體驗(yàn)。

五、結(jié)語

綜上所述，文書檔案記錄了企事業(yè)單位的行政管理活動，具有重要的應(yīng)用價(jià)值。分析可知，信息時(shí)代文書檔案管理工作存在一些問題，必須嚴(yán)格規(guī)范管理，開發(fā)匹配軟件、培養(yǎng)專業(yè)人才。本文介紹了大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理的內(nèi)容和利用途徑，希望為實(shí)際管理工作提供借鑒，推動企事業(yè)單位健康發(fā)展。

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