魏娟

摘 要：基于教育發(fā)展形勢下，高校人事檔案數(shù)字化管理是一項必然發(fā)展趨勢，而外包服務選擇應用作為高校人事檔案數(shù)字化建設發(fā)展過程的重中之重，是一項關(guān)鍵途徑，能夠幫助高校節(jié)省更多的人力、物力資源，促進高校人事檔案管理工作更好的開展。然而，高校在人事檔案數(shù)字化外包過程中也會面臨著各種風險，會一定程度威脅到本校人事檔案信息的安全保密性。針對于此，高校與企業(yè)需要及時采取相關(guān)風險防范控制措施，不斷提高人事檔案的科學安全管理水平。本文將進一步對高校人事檔案數(shù)字化外包風險與對策展開分析與探討。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案數(shù)字化;外包風險;解決對策

引言

當前是一個數(shù)字信息化時代，高校人事檔案數(shù)字化建設工作發(fā)展要與時俱進，跟上時代前進的腳步。人事檔案數(shù)字化實質(zhì)是指通過將磁盤、光盤等載體存儲的大量檔案信息資源基于壓縮、轉(zhuǎn)換以及掃描等技術(shù)手段加工下形成數(shù)字化信息資源，并安全儲存在一個專業(yè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫中。由于高校本身會受到數(shù)字化信息設備、技術(shù)、專業(yè)人才等方面因素的影響，只能夠科學選擇專業(yè)數(shù)字化外包企業(yè)進行人事檔案數(shù)字化管理，這樣不僅能夠幫助本校節(jié)省更多人力、物力，同時也可以充分發(fā)揮出優(yōu)秀外包企業(yè)的各項專業(yè)資源優(yōu)勢，推動本校人事檔案數(shù)字化建設穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。然而，高校人事檔案數(shù)字化建設選擇外包服務也會面臨著各種風險，需要有針對性地做好風險防范與解決工作，充分保障外包服務過程人事檔案信息的安全可靠性。

一、高校人事檔案數(shù)字化外包

1.高校人事檔案數(shù)字化發(fā)展

檔案數(shù)字化是高校人事檔案工作建設發(fā)展的必然趨勢，是實現(xiàn)高校現(xiàn)代信息化管理的重要手段?；趪艺珜n案數(shù)字化建設的相關(guān)政策制定頒布下，各地區(qū)紛紛積極響應國家政策，開始選擇大力建設本校人事檔案數(shù)字化，高校領(lǐng)導認識到傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時期教育發(fā)展的需求。高校人事檔案的管理科學規(guī)范化、高效化以及服務網(wǎng)絡化將會成為當前高校檔案數(shù)字化管理工作的核心目標，也將是各地區(qū)高校人事檔案管理工作開展的新思路。各大高校根據(jù)自身需求和辦學條件，合理適當加大了對人事檔案信息化建設工作的投資力度，無論是自身引進先進信息化設備與技術(shù)進行檔案的信息化管理，還是通過選擇市場優(yōu)秀外包企業(yè)進行人事檔案數(shù)字化管理，都是當前高校人事檔案數(shù)字化發(fā)展的重要途徑和方式?；跀?shù)字化技術(shù)應用輔助下，人事檔案管理工作變得更加科學高效，能夠方便快捷的查詢、統(tǒng)計相關(guān)信息內(nèi)容，提高對檔案信息的利用效率。

2.高校人事檔案數(shù)字化外包的可行性

高校人事檔案數(shù)字化外包指的是將該項管理業(yè)務外包出去，利用市場專業(yè)人才隊伍承接高校人事檔案數(shù)字化服務，這樣有利于幫助高校降低人事檔案管理綜合成本，并且提高人事檔案的管理質(zhì)量和效率。高校通過將人事檔案進行數(shù)字化外包操作，可以發(fā)揮出“省力、省心、省錢”的重要價值作用。首先，省力主要體現(xiàn)在，高校選擇人事檔案數(shù)字化外部可以降低檔案管理人員的日常工作任務量，集中人手參與數(shù)字化建設工作，避免影響到檔案部門的日常業(yè)務開展;其次，省心主要體現(xiàn)在，檔案數(shù)字化外包服務企業(yè)通常具備了專業(yè)的人才隊伍，有著先進完善的數(shù)字化管理設備與技術(shù)，能夠充分保障高校人事檔案數(shù)字化業(yè)務的開展質(zhì)量;最后，省錢主要體現(xiàn)在，高校無需投入大量資本資金進行購買先進軟硬件設備，無需培養(yǎng)組建大規(guī)模的數(shù)字化專業(yè)管理人才隊伍，從而能夠幫助高校節(jié)省更多不必要的開支，有效防止設備資源與人力資源閑置浪費現(xiàn)象的發(fā)生。

二、高校人事檔案數(shù)字化外包風險

1.檔案安全風險

高校人事檔案數(shù)字化外包的安全風險主要分為兩部分內(nèi)容，一部分是檔案信息安全，另一部分檔案實體安全。前者檔案信息安全，由于高校人事檔案信息會涉及到個人信息，具有較強的個人隱私保密性。因此，在檔案信息數(shù)字化加工處理過程中，倘若相關(guān)工作人員為了謀取不良利益而隨意進行檔案信息的拷貝下載、翻閱拍照等操作，或者對于檔案信息的安全儲存不到位，導致檔案信息遭到網(wǎng)絡病毒的侵害，這些都會造成高校人事檔案信息的泄露破壞，致使高校人事檔案數(shù)字化面臨安全風險;后者檔案實體安全，與其他類型檔案管理相比較，高校人事檔案數(shù)字化會涉及到對各項材料的優(yōu)化整理、查缺補漏等復雜操作流程，需要經(jīng)過較多工作人員的頻繁操作，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了疏漏操作和監(jiān)督管理不力，都會可能發(fā)生高校人事檔案實體資料丟失或者破壞等問題，最終會影響到高校人事檔案實體的安全性。

2.檔案質(zhì)量風險

高校人事檔案數(shù)字化外包的質(zhì)量風險主要體現(xiàn)為以下幾方面內(nèi)容：（1）人事檔案資料優(yōu)化整理不夠?qū)I(yè)規(guī)范。由于人事檔案資料信息內(nèi)容較為繁雜，倘若相關(guān)工作人員操作不夠規(guī)范，就會導致人事檔案分類編碼不準確、編碼潦草模糊、金屬物未完全剔除、裝訂不正確、不規(guī)范等問題，影響到檔案數(shù)字化的管理質(zhì)量;（2）人事檔案資料信息掃描質(zhì)量差。在檔案圖像信息處理中，會容易出現(xiàn)漏掃、掃描質(zhì)量不高、對各類檔案材料分辨率一刀切的問題，這些都會影響到高校人事檔案數(shù)字化成果的高效利用工作;（3）人事檔案材料信息圖像處理不到位。工作人員對檔案信息圖像的裁剪、去污、糾偏以及色彩明暗調(diào)整處理不當?shù)忍幚韱栴}，都會影響到高校對檔案數(shù)字化信息的應用質(zhì)量。在人事檔案數(shù)字化管理工作中，對于檔案的日?？茖W分類整理、圖像掃描、處理等，需要相關(guān)工作人員具備扎實的專業(yè)能力與良好的綜合素質(zhì)，能夠履行好自身崗位職責。然而，由于市場外包服務企業(yè)屬于一種勞動密集型企業(yè)，員工實際專業(yè)水平有著參差不齊的特點，存在部分人事檔案數(shù)字化管理人員對規(guī)劃操作流程不熟悉，從而容易造成檔案管理質(zhì)量風險問題的出現(xiàn)。

3.檔案進度風險

在高校人事檔案數(shù)字化外包服務過程中，其需要高校提供一定的經(jīng)費支持，倘若該項目在規(guī)定時間有效完成，就會影響到高校經(jīng)費預算的執(zhí)行以及后期經(jīng)費的申請，從而阻礙到高校人事檔案數(shù)字化成果的科學有效利用。按照預先設定好的項目完成時間與質(zhì)量要求進行數(shù)字化掃描處理，是市場外包企業(yè)的工作基本要求。高校人事檔案數(shù)字化進度風險主要包括了兩方面內(nèi)容：（1）進度安排設置不夠合理，會存在著前松后緊的情況，這樣就會讓檔案管理部門后續(xù)的抽檢與驗收操作變得極為被動;（2）高校人事檔案數(shù)字化選擇的外包服務企業(yè)從檔案資料整理、掃描處理以及掛接等操作，分別是由不同工作人員展開流水作業(yè)的，倘若無法科學嚴格控制好工作進度與數(shù)量，就會導致在外包服務合同期滿后，產(chǎn)生大量的半成品。

三、高校人事檔案數(shù)字化外包風險應對策略

1.完善前期準備工作

高校在人事檔案數(shù)字化外包風險應對策略上，要認真完善前期準備工作，優(yōu)選市場外包服務企業(yè)。高校人事檔案數(shù)字化通常是由本校檔案管理與外包企業(yè)進行共同實施的，因此外包服務企業(yè)資質(zhì)水平、管理水平以及專業(yè)人才水平會直接影響到高校人事檔案數(shù)字化的建設安全質(zhì)量。高校在選擇合作外包服務企業(yè)時，一是要安排專業(yè)人員深入市場進行調(diào)研分析工作，嚴格審查外包企業(yè)的真實資質(zhì)與背景信息，確保合作的檔案數(shù)字化外包服務公司具備符合本校信息化運營管理要求的資質(zhì)條件，不能存在涉外背景，同時需要具備國家政府相關(guān)機構(gòu)部門提供的秘密載體印制資質(zhì)證書;二是高校還需認真做好招投標前期準備工作，促使能夠選擇與最為合適的外包企業(yè)進行長期合作。高校要充分掌握了解到各家投標外包企業(yè)的實際經(jīng)營管理規(guī)模、實踐工作經(jīng)驗等內(nèi)容。科學結(jié)合本校人事檔案的實際建設發(fā)展情況與未來工作目標，科學合理制定出詳細的數(shù)字化方案，并擬寫出對應的招投標文件，強化對市場的宣傳推廣工作，吸引到更多優(yōu)質(zhì)外部服務企業(yè)進行投標。在外包企業(yè)選擇過程中，高校相關(guān)工作人員要優(yōu)先以外包企業(yè)的實踐項目工作經(jīng)驗與市場口碑作為核心參考依據(jù)。與其他類型檔案不同，高校人事檔案數(shù)字化有著其獨特的管理要求，需要外包企業(yè)具備人事檔案數(shù)字化的業(yè)務開展資質(zhì)，能夠促進該項目順利的實施進行。

2.設防安全保密機制

在高校人事檔案數(shù)字化外包過程中，必須通過科學有效設防安全保密機制，充分保障檔案實體和信息的安全可靠性。安全是高校人事檔案數(shù)字化建設管理的重要環(huán)節(jié)，高校在選擇與某家外包企業(yè)進行合作時，要明確雙方責任，各自強化檔案數(shù)字化管理安全意識。首先，在數(shù)字化加工合同簽訂時，高校檔案管理部門要與數(shù)字化外包企業(yè)有效簽訂安全保密協(xié)議。數(shù)字化外包企業(yè)還需與參與該項目運營操作的工作人員簽訂安全保密協(xié)議，明確各方主體的保密責任和義務。外包企業(yè)必須承擔起對參與檔案數(shù)字化項目人員信息和資質(zhì)的嚴格審查的義務，強化對項目運行人員的專業(yè)培訓教育工作，除了要提高他們的業(yè)務能力，還必須強化他們的安全保密意識;其次，高校檔案管理部門還需與數(shù)字化外包企業(yè)進行緊密合作聯(lián)系，共同去探討制定出專業(yè)完善的人事檔案數(shù)字化安全保密制度，具體包括了人員出入登記制度、檔案出入庫登記制度等，切實落實好各項安全保密管理措施。在人事檔案出入庫時需要逐一清點核對，并進行校方與企業(yè)方工作人員的共同簽字確認，任何一次的人事檔案材料交接都需要展開科學細致的登記操作。工作人員隨身攜帶的移動通訊設備、U盤、硬盤等不能夠帶入到數(shù)字化檔案管理室，要加強現(xiàn)場的有力監(jiān)督管理工作，防止出現(xiàn)各種違規(guī)操作，危害到高校人事檔案資料的安全質(zhì)量。

3.注重現(xiàn)場過程控制

高校檔案管理部門與數(shù)字化外包服務企業(yè)，作為兩個相互獨立的實體，它們之間屬于合作關(guān)系，有效簽訂了相關(guān)合同，需要雙方能夠履行好合同義務與責任，共同做好人事檔案數(shù)字化的現(xiàn)場過程控制監(jiān)督管理工作。高校檔案管理部門要堅決履行好第一責任人的職責，專門安排管理人員負責對人事檔案數(shù)字化的過程監(jiān)督管理，充分保障人事檔案數(shù)字化的工作進度、安全保密以及質(zhì)量。正如國家檔案局局長楊冬權(quán)所說：“要做好檔案數(shù)字化全程控制、高度重視檔案數(shù)字化質(zhì)量檢測，強化數(shù)據(jù)的全方位質(zhì)量控制，對全過程展開管理，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量”。因此，高校檔案管理部門要與外包企業(yè)共同做好現(xiàn)場全過程質(zhì)量控制管理，倘若過程管理不到位、流程不合理以及工作人員專業(yè)水平與素質(zhì)偏低，都會影響到高校人事檔案數(shù)字化加工處理與安全儲存的質(zhì)量與進度。安全質(zhì)量是高校人事檔案數(shù)字化加工的第一生產(chǎn)要素，要想做到人事檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量合格，就必須要求高校檔案管理部門與外包企業(yè)在加工過程中認真把關(guān)、深入思考分析解決問題。高校人事檔案數(shù)字化加工處理通常分為“借、拆、掃、掛、裝、還”六個工作環(huán)節(jié)，不同環(huán)節(jié)會有著不同的安全質(zhì)量風險，只有當檔案管理部門與外包企業(yè)共同充分掌握了解到檔案數(shù)字化加工流程中的各個風險點，才能夠科學有效化解人事檔案數(shù)字化的管理安全質(zhì)量問題。高校檔案管理部門要與外包企業(yè)共同組建起領(lǐng)導小組，各自安排專業(yè)人員負責日常過程的監(jiān)督管理工作，構(gòu)建出完善的監(jiān)管機制，并規(guī)范操作流程，從而實現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化加工處理過程的安全順暢，充分保障工作質(zhì)量。

4.開展人員檔案培訓

針對高校人事檔案數(shù)字化項目建設管理工作，必須強化該項目組員的檔案數(shù)字化專業(yè)能力與素養(yǎng)的培訓教育工作，提高項目順利發(fā)展進度與安全質(zhì)量水平。首先，要合理設置項目人員的專業(yè)準入制度。相關(guān)工作人員必須具備先進的人事檔案數(shù)字化意識，能夠熟練掌握運用各項數(shù)字化管理知識和技能。高校需要監(jiān)督外包企業(yè)做好項目負責成員的專業(yè)培訓教育工作，不斷提高他們的業(yè)務能力和素質(zhì)，能夠熟悉各項業(yè)務流程，科學掌握運用數(shù)字化工作業(yè)務技能。外包企業(yè)還需加強對項目成員檔案數(shù)字化加工業(yè)務的綜合考核評價工作，通過采取一系列激勵措施，充分調(diào)動起他們的自主學習與工作積極主動性。然后，高校人事檔案數(shù)字化項目管理組需要優(yōu)化設置人員激勵機制，有效提升優(yōu)秀員工的職業(yè)忠誠度。比如，科學制定員工晉升制度，明確項目普通員工到項目組長、項目負責人晉升的各項必需量化條件與路徑，指導項目組業(yè)務骨干員工進行科學職業(yè)規(guī)劃，幫助他們解決各類生活、工作問題，促使他們能夠提高對企業(yè)的忠誠度與凝聚力，全身心投入到工作中去，從而全面提升高校人事檔案數(shù)字化建設管理水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字信息化時代背景下，高校需要強化對人事檔案數(shù)字化建設工作，幫助本校全面提高人事檔案管理工作質(zhì)量和效率，優(yōu)化配置利用各項檔案資源，推動教育建設穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。高?？梢酝ㄟ^合理選擇市場優(yōu)秀的外包服務公司進行人事檔案數(shù)字化建設運營工作，并結(jié)合人事檔案數(shù)字化外包過程中可能存在的各項風險，及時采取有效解決措施，強化與企業(yè)的合作聯(lián)系，共同履行好各自的職責，規(guī)范人事檔案數(shù)字化加工處理與安全存儲等一系列工作流程，提升人事檔案信息資源的利用效率與安全質(zhì)量服務水平。

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（作者單位：濱州學院人事處）

基金項目：2020年度濱州市社會科學規(guī)劃重點研究課題《高校人事檔案數(shù)字化外包風險與對策研究》（20-SKGH-22）。