梁淑雯

【摘要】醫(yī)院工作涉及眾多環(huán)節(jié)，人事管理是其中一個重要組成部分，而大部分人事管理工作必須以人事檔案為依據開展。衛(wèi)健局負責對衛(wèi)生和健康進行管理和控制，作為公立醫(yī)院行政主管部門，同時也承擔著管理醫(yī)院人事檔案的重要任務。醫(yī)院人事檔案管理具有檔案周期較長、內容及其更新較多等特征，建立健全人事檔案管理制度，并完善對人事檔案的管理，不僅能夠為醫(yī)院人才建設等方面工作提供決策依據，也能夠更好地提升衛(wèi)健局對下屬醫(yī)院的管理和人才資源分配效率。本文首先簡要介紹醫(yī)院人事檔案數字信息化的基本內涵和特征，分析其重要意義及當前醫(yī)院人事檔案數字信息化過程之中面臨的主要問題，并給出相應的對策。

【關鍵詞】數字信息化;醫(yī)院;人事檔案;應用

隨著時代飛速地發(fā)展，數字信息化已經逐漸進入了我們的日常生活之中，5G技術也即將投入商用，許多舊有、傳統(tǒng)的管理模式已經逐步被取代，新的技術、新的模式正在應運而生。然而，無論世界如何變化，健康始終是人們首要關心的問題之一，衛(wèi)健局關系著人民的健康，其工作具有重要的意義，對醫(yī)院人事檔案的管理也是必不可少的內容。所謂醫(yī)院人事檔案的數字信息化，指的是以計算機數字化的技術，對醫(yī)院人事檔案進行管理，旨在通過數據庫和大數據，更好、更便利地幫助查找，并更充分地調用信息。

一、醫(yī)院人事檔案數字信息化的基本內涵和特征

醫(yī)院是人們日常生活之中不可或缺的場所，能夠幫助人們治療疾病、由于我國人口大國的國情及衛(wèi)生資源配置現狀，衛(wèi)生專業(yè)技術人員數量僅次于教師數量，而衛(wèi)建局管理著多家醫(yī)療機構的衛(wèi)生專業(yè)技術人員及行政后勤的人事檔案，由此可見在人事檔案的數量上十分驚人。依靠傳統(tǒng)的人事檔案管理模式既復雜又浪費時間，對于查找信息而言也非常不便利。因此，當前無論是衛(wèi)健局還是醫(yī)院，都迫切地需要找到能夠增強人事檔案管理效果、提高工作效率的方法。將醫(yī)院人事檔案進行數字信息化管理，是一個重要的探索，也是未來人事檔案管理地必然趨勢。

二、醫(yī)院施行數字信息化人事檔案管理的意義

（一）有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率。就當前衛(wèi)健局管理的人事檔案而言，歸檔材料包括10個類別，其中有個人履歷表、年度考核表、學習經歷、入黨申請書、工資表等等，平均每類別達20-30頁。對于人事檔案管理而言，如果單純地依靠紙質文件進行管理，隨著檔案逐漸地增加，儲存和管理的工作量將會變得非常巨大。而且紙質文件在保存上存在期限，并不利于長久地保留，隨著時間的推移，紙質文件可能會褪色變黃，字跡模糊，影響真實性。對醫(yī)院人事檔案進行管理，更多是為了查閱和利用。但如果紙質檔案數量過多，無論是查閱或是復制材料都十分困難，容易對檔案原件材料造成不可逆損害，且對人力成本造成較大的浪費。反之，如果將醫(yī)院人事檔案進行數字信息化管理，則將較好地化解這些問題，大幅度地提升人事檔案管理的效率，將時間和人力成本投入到更多更重要的工作之中。

（二）有利于促進醫(yī)院內部的信息資源共享。醫(yī)院人事檔案的共享性也十分重要，無論是對內或是對外共享都有著重要意義。傳統(tǒng)的紙質保存方式共享起來較為困難，通常采用郵寄、復印或者是拍照等方式，其效果也并不理想。同時，根據這些方式通常會引發(fā)關于保密性等風險，即使造成重要資料的泄露也較難追責。而如果采用數字信息化來保存人事檔案，則會大幅地降低風險的可能性。首先，基于數字化的優(yōu)勢，醫(yī)院人事檔案的共享將會變得十分便利，只要通過數字平臺就可以很方便地實現共享。其次，數字化可以設立密碼、建立訪問權限，或者僅擇取部分資料進行共享，而其他資料進行保密，由此一來，能夠較大程度地避免因信息泄露造成的風險。同時，醫(yī)院人事檔案的更新換代，相比于傳統(tǒng)紙質檔案而言，通過數字信息化將會更為便利。

三、醫(yī)院人事檔案數字信息化管理中的突出問題

（一）缺乏長遠發(fā)展規(guī)劃。醫(yī)院人事檔案需要保存的時間較長，跨越的周期也較久，因此，需要具有長遠的發(fā)展規(guī)劃，以便為人事檔案的管理和利用提供更多便利。然而，縱觀當前人事檔案管理現狀，結果并不理想，通常在管理上更多關注的是眼前利益，缺乏較為長期且合理的規(guī)劃。由此一來，在近期檔案的查找上會更為快速，而對于時間跨越較久或者較復雜的信息而言，查找和利用將非常困難。而且，一旦人事檔案管理人員出現變動，在人事檔案地查找上將會更加地困難。缺少系統(tǒng)化的管理規(guī)劃，因此查找時較難遵循一定的規(guī)律，對長期的工作發(fā)展而言是較大的障礙。

（二）缺乏建設資金投入。醫(yī)院人事檔案數字信息化，當前缺乏強有力的政策支持，因此，部分醫(yī)院對此的重視程度不夠，醫(yī)院較為普遍地認為相對于醫(yī)院的其他救死扶傷的工作而言，人事檔案管理似乎顯得無足輕重。同時，醫(yī)院人事檔案數字信息化，也需要一定的資金投入和國家制度的支持，而醫(yī)院并不愿意投入過多的資金支持，甚至還會將資金轉用到其他環(huán)節(jié)。因此，當前人事檔案數字信息化，通常只應用于一些規(guī)模較大的醫(yī)院之中，因為這些醫(yī)院實力雄厚，而一些較差的醫(yī)院則省去了這個重要的步驟，反而更不利于人事檔案的管理和工作地開展。對此，人事檔案數字信息化的長遠發(fā)展規(guī)劃，有必要盡快提上日程。

（三）缺乏復合型人才。傳統(tǒng)意義上，人事檔案管理工作通常被認為較為容易，因此，在管理人員的配備上并沒有過高的要求。但隨著網絡的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對復合型人才的要求隨之增高，許多傳統(tǒng)的工作人員，如果不繼續(xù)學習，已經很難適應新時期的工作，甚至無法進行基本計算機操作以及稍微復雜一些的計算機程序。實際上，人事檔案數字信息化，也需要復合型人才的參與，并且對人才開展定期培訓，組織學習交流。然而，當前很多醫(yī)院的人事檔案管理部門較為薄弱，且并未開展培訓，依然處于松散的管理狀態(tài)。甚至有些較大規(guī)模的醫(yī)院，雖然已經投入了數字信息化技術對人事檔案進行管理，卻并未發(fā)揮出應有的作用，形同虛設。與此同時，許多工作人員已經是多年的老員工，他們對信息化的接受程度也較為薄弱，即使是了解之后，也并不能夠徹底地明白其中的含義，也無法專業(yè)地開展工作。

四、醫(yī)院人事檔案數字信息化管理與應用對策

（一）構建電子人事檔案。數字信息化所具備的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的紙質保存方式所無法比擬的。人事檔案數字信息化是循序漸進的，可以從最基礎的步驟開始，將人事檔案逐步地導入到計算機之中，然后進一步地完善細分類，并且與其他計算機或者公司內部進行共享互傳。人事檔案存在較大的變動性，隨著工齡的增長，人事檔案會越來越多，所以，要注重更新的及時性以及更新內容的同步，避免因更新導致多個版本出現使用混淆等情況。實際上，人事檔案電子化已逐漸成為趨勢。例如，2018年開始取消學歷學位紙質鑒定，改為網上查詢和電子認證報告。同年，專業(yè)技術人員職稱評審證書也取消紙質證書，并改為電子證書。根據2020年下發(fā)的《關于開展專業(yè)技術人員職業(yè)資格電子證書試點工作的通知》，專業(yè)技術人員考試取得的資格證書已成為電子證書形式，將逐步代替紙質證書。長遠來說，人事檔案數字信息化是未來趨勢。

（二）建立網絡人事檔案管理?；ヂ摼W數字信息化的優(yōu)勢之一，在于其與內部及外部之間的聯系，這也是其較之于紙質文件的優(yōu)勢所在。因此，在建立人事檔案的時候，有必要將其網絡優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。通常有許多紙質人事檔案需要數字信息化，這需要較多的時間和精力，也有較大的困難性，首先檔案的類別較多，其次每一類的頁數也多，同時每年都有新增加的材料，工齡越長材料就越多，這些都是人事檔案工作之中面臨的挑戰(zhàn)。對此，可以盡可能地區(qū)分出人事檔案的主、次級別，按照重要程度進行精密地細分，按照細分類來逐漸地完善，并逐漸實現電子化轉移。隨著信息技術化的發(fā)展成熟，會有更多便利的技術出現，電子化過程也會變得更為簡單。

（三）完善管理制度建設。對于人事檔案工作的開展，首先要有正確的意識，還要有充分地自覺性，此外，需要國家相關部門制定完善的相關制度，按照制度來行事才能更加地標準化。同時，衛(wèi)健局和醫(yī)院內部也應該建立人事檔案數字信息化管理制度，明確分工，充分地貫徹落實上層領導的指示，切實地制定出符合醫(yī)院實際情況的管理制度，而不是為了應付而制定完全不切實際的制度。每個醫(yī)院存在的問題各不相同，人事檔案情況也復雜多樣，因此，在制定制度之前應該進行科學的分析和調查，然后根據充分的信息資料，制定出詳細的方案。通過數字信息化，可以使人事檔案資料更加安全，同時，在制定制度時應該注意其安全性防范，避免篡改和任意改造等行為出現，切實保證檔案的安全性以及相關人員的信息不被泄露。

（四）提升信息化人事檔案綜合利用率。人事檔案管理的目的，目的是更方便地查閱和借閱，在人事檔案數字信息化的過程之中，有助于更便捷地查找到人事檔案，對此，應該充分地發(fā)揮這一優(yōu)勢，更加積極地調動提升人事檔案的綜合利用率。在人事檔案數字信息化的階段，應該充分地考慮和衡量各種因素，比如在調取上如何能夠更加地科學合理。過去的人事檔案管理，存在著方方面面的問題，隨著信息數字化的逐漸普及，應該盡可能地對之前存在的問題進行修改和完善。在資料的調取上，一方面要充分地保證其安全性，另一方面要盡可能地保證其內容的適配性、相關性和科學性。隨著大數據等技術的出現，之后的管理模式也將會更加多元化，與全省、全國甚至全世界有所關聯。隨著工作的逐漸專業(yè)化，需要更多專業(yè)人才參與進來，并且定期組織培訓和學習，不斷地提升人員的整體素質，使人事檔案管理工作成效更加顯著。

五、結語

對人事檔案進行數字信息化管理，可以很大程度地提升醫(yī)院人事檔案管理的工作效率，也是長期發(fā)展的必然趨勢。對此，要更加合理地分配醫(yī)院人事檔案資源，提高人員的素質，及對資料管理的重視程度。

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