文/陜西安康市漢濱區(qū)檔案史志館 蔡苗苗

在現(xiàn)代化的發(fā)展歷程中，傳統(tǒng)的針對紙質(zhì)檔案的管理在長期的實(shí)踐過程中已經(jīng)讓檔案管理工作人員總結(jié)出一套十分有效的方法，并且對檔案管理的流程也有了極大程度的掌握。第一步，便是對檔案文件的歸檔立卷，通過第一步就可以使得檔案工作與文書實(shí)現(xiàn)完美結(jié)合，在最終形成文件之后由檔案管理工作人員對其進(jìn)行歸檔，這個(gè)周期一般是一年。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，這些紙質(zhì)文件逐漸地被電子信息所替代，直接在磁盤上對電子文件進(jìn)行書寫與修改，在工作人員對其確認(rèn)無誤之后再次對其進(jìn)行整理，可以將其有效地保存在辦公軟件或者辦公信息數(shù)據(jù)之中，方便檔案管理人員對其進(jìn)行查看，這對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理歸檔產(chǎn)生了極大的影響，但是也正因?yàn)槿绱?，有效地減少了檔案管理人員的工作量，并且保證了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

一、自動(dòng)化進(jìn)行檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）有效提高檔案管理水平。有效提高檔案管理水平就在于文檔一體化，這是針對文件與檔案的總體來講的，對文件進(jìn)行從生成到辦理以及最終歸檔的全過程的管理，有效保證文件內(nèi)容與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的準(zhǔn)確無誤?，F(xiàn)代化迅速發(fā)展下在檔案管理中使用了自動(dòng)化技術(shù)，這就為文檔一體化提供了全新的發(fā)展前景，有效地保證了文檔一體化的持續(xù)發(fā)展。在傳統(tǒng)的文件處理階段，其相關(guān)的工作人員僅是通過手工來處理相關(guān)的工作，這種工作方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成了傳統(tǒng)的檔案管理工作的不足。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作，工作量也是極其龐大的，傳統(tǒng)的處理方式僅僅只是通過人為處理，這對于檔案的完整性是一個(gè)極為嚴(yán)峻的考驗(yàn)，不僅需要工作人員足夠認(rèn)真，還考驗(yàn)工作人員的書寫規(guī)范，要求書寫一定要清晰，避免以后再度查看時(shí)出現(xiàn)模糊，這樣不易于查看。現(xiàn)代化發(fā)展的電子信息技術(shù)很容易解決掉這些問題，對于繁瑣數(shù)據(jù)的處理能力是非常有利于進(jìn)行檔案管理工作的。在檔案管理工作利用電子信息技術(shù)以來，檔案管理方面的各項(xiàng)工作都變得有序與便捷，因此，電子信息技術(shù)對于檔案管理的整體工作都是極為有利的。

（二）方便信息交流與共享。傳統(tǒng)的檔案管理工作由人工處理，存在很多的弊端，有更多不可解決的難題，比較直接的一點(diǎn)就是很難從眾多檔案中快捷地找到需要的文檔。而自動(dòng)化管理能很好地幫助檔案管理人員解決掉這一問題，將龐大數(shù)據(jù)存入到數(shù)據(jù)系統(tǒng)之中，從而使得檔案管理的相關(guān)工作人員可以很方便地找到所需文件，這也是自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)帶來的直接的便捷之處?？梢詫⑺璧奈募焖俚卣須w檔，方便滿足檔案隨時(shí)歸檔的要求。在需要快速找到用戶資料的時(shí)候就可以通過系統(tǒng)設(shè)置的快速查找很方便地查找出所需資料。這些在傳統(tǒng)的檔案管理工作中根本是不敢想的，傳統(tǒng)方式中既不能做到快速查詢，更不能做到信息的共享?，F(xiàn)代化發(fā)展中最重要的就是信息的共享，信息一旦出現(xiàn)停滯的情況，就會造成經(jīng)濟(jì)的重大浪費(fèi)。在現(xiàn)代化信息技術(shù)的背景下，可以有效地提高檔案管理工作的效率，即使是出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障的情況也可以實(shí)現(xiàn)信息的查詢，信息技術(shù)最終也在于能有效地保證信息的安全性與可靠性，不受時(shí)間空間的影響。

（三）更為持久地保存檔案。傳統(tǒng)的檔案文件是紙質(zhì)形式的，更是人為進(jìn)行，保存的空間環(huán)境對檔案文件也極有影響，這也需要考慮到紙張的質(zhì)量，對于檔案管理工作人員也是一項(xiàng)嚴(yán)峻的考驗(yàn)，稍有不慎便會造成難以彌補(bǔ)的后果?，F(xiàn)代化發(fā)展形勢下的電子文件保存就不會出現(xiàn)這樣的情況，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展對于檔案文件的保存與管理更為簡單方便，即使有不同的需求也可以很快地得到滿意的結(jié)果，并且在檔案文件的儲存與讀取時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)也更有優(yōu)勢，更好地避免其受到外界環(huán)境的干擾。

（四）更為快速地傳輸。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員在處理檔案文件時(shí)由于疏忽很容易造成檔案文件的丟失，并且傳統(tǒng)的檔案在傳輸時(shí)更多的是依賴于郵政體系，不僅需要很長的時(shí)間，在空間上也有著嚴(yán)重的局限性，并且在傳輸過程中也有可能會出現(xiàn)丟失的情況，這對于檔案管理工作人員來說也是不得不考慮的一個(gè)難題。計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案文件的傳輸改變?yōu)槔镁W(wǎng)絡(luò)以電子形式傳輸，不僅可以保證檔案文件的安全性，更使文件的傳輸時(shí)間得以大大減少。

二、電子文檔存在的問題

其一，不能夠完全保證電子文檔的保密性。電子文檔相較于紙質(zhì)形式的一個(gè)重要區(qū)別在于修改之后可以不留下任何痕跡，雖然現(xiàn)在已經(jīng)陸續(xù)有了防止在源文件中修改的新型技術(shù)，但一是這種技術(shù)還沒有得到完全的普及，另外則是這種技術(shù)還存在著很多弊端，不能完全地控制文件中出現(xiàn)的安全隱患，因此，不能完全保證電子文檔的保密性與真實(shí)性。紙質(zhì)形式的文檔在修改之后會存在一定的痕跡，這就可以很好地辨別文檔是否出現(xiàn)過修改的情況，而電子文檔沒有明顯的字跡差異與痕跡，無法進(jìn)行明顯辨別。

其二，在檔案管理工作中，對于相關(guān)的工作人員有著一定的要求。現(xiàn)代化的檔案管理工作中，不僅要求工作人員需要清楚地了解傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，還要對計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的了解，能熟練地掌握計(jì)算機(jī)的操作，這就對檔案管理的工作人員提出了非常高的要求。

三、應(yīng)對措施

首先，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要對計(jì)算機(jī)所使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效安全的網(wǎng)絡(luò)隔離，借助這樣的方式有效地保證計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的完全保密與經(jīng)濟(jì)最大化。對檔案管理所使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離的第一步就需要先將其使用的計(jì)算機(jī)IP地址進(jìn)行屏蔽，然后對科學(xué)的安全的網(wǎng)絡(luò)連接進(jìn)行管理，當(dāng)然，也可以利用計(jì)算機(jī)的防火墻對其進(jìn)行隔離。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展會讓人們更加重視檔案的安全性，這類事故往往出現(xiàn)在檔案以電子形式存放于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中，以電子形式保存時(shí)偶爾會出現(xiàn)丟失的情況，破壞了檔案的完整性，要避免因?yàn)楹诳凸艋蛘卟《厩忠u而造成的檔案的安全性得不到保障的情況。電子檔案在保存的過程中要對其加入權(quán)限，這樣可以高度有效地保證電子檔案的安全性。確保電子檔案的安全性就成為現(xiàn)代保存檔案的關(guān)鍵，需要擁有高超的計(jì)算機(jī)技術(shù)對其進(jìn)行加密，完善電子檔案的保存系統(tǒng)。

其次，現(xiàn)代電子檔案在保存時(shí)也需要檔案管理工作人員的維護(hù)，這就需要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。現(xiàn)代化技術(shù)可以有效地保證硬件設(shè)備的完整性，但是硬件設(shè)備的完整并不能說明全部，檔案管理工作人員的素質(zhì)也需要得到有效保證，其需要在掌握硬件設(shè)備的同時(shí)提升自身的業(yè)務(wù)水平。在現(xiàn)代化的辦公環(huán)境下，檔案的完整性與安全性不僅需要技術(shù)人員與檔案管理工作人員的默契配合，還需提高這兩者的整體素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)這一理想目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)，要求相關(guān)人員都能按照標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范自身的行為，確保檔案管理的完整性與安全性。檔案管理工作人員在不斷提高自身業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，還需要更快地了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能夠在管理工作中更好地提出有效的意見與建議，這些的前提是提高檔案管理相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。

最后，檔案管理工作人員要充分地完成檔案的整理歸檔。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案都屬于紙質(zhì)文件的形式，檔案管理工作人員需對這些紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔整理，并且工作人員基本是根據(jù)自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)和自己對于檔案的理解對其進(jìn)行歸檔整理，在這個(gè)過程中缺乏對檔案進(jìn)行整理歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理人員離職或者退休時(shí)，新加入檔案管理的工作人員并不清楚之前的檔案存放情況，對于之后的檔案管理工作開展是極為不利的，工作的質(zhì)量也存在著極大的差異。在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行歸檔整理時(shí)，檔案的歸檔整理不僅需要將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行整理，同時(shí)還要將電子形式的檔案進(jìn)行整理歸檔，這就相當(dāng)于有了雙重的標(biāo)準(zhǔn)與保證，在以電子形式保存檔案時(shí)，需要對電子檔案進(jìn)行登記、編號、掃描以及上網(wǎng)等諸多手續(xù)，并且這些手續(xù)都會對電子檔案起到一定的保護(hù)作用，使檔案的管理更加完善，保證了檔案的安全性與完整性。檔案管理工作人員也按照這些統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行操作，即使有工作人員退休，新加入的成員也會快速地融入檔案管理的工作中去，實(shí)現(xiàn)完美傳承。

四、結(jié)語

總之，在現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展的形勢下，檔案管理工作要充分結(jié)合現(xiàn)代化發(fā)展的新理念與新技術(shù)，利用新技術(shù)對檔案進(jìn)行整理歸檔，可以使檔案管理工作提高效率的同時(shí)，兼具科學(xué)性與安全性。