文/湖南省郴州廣播電視寬帶網(wǎng)絡(luò)中心 劉欣卉

辦公室文書檔案的收集階段，能夠讓所有辦公室工作人員自主提交，或者由檔案收集系統(tǒng)參與工作，而歸檔工作中需要根據(jù)已經(jīng)建成的專業(yè)工作模式和檔案目錄，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案或者電子檔案科學(xué)調(diào)配，由專門建成的檔案存儲空間存儲，以方便后續(xù)信息查找。由于檔案管理工作較為繁瑣，所以當前的工作過程中，會出現(xiàn)檔案遺失或者存儲區(qū)域錯誤的問題。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的要求

（一）人員管理要求。辦公室文書檔案的收集和歸檔工作需要針對所有人員的工作內(nèi)容和工作標準重新限定。一方面，辦公室文職人員要能夠了解各類檔案的專業(yè)性與合理性，將其主動提交給檔案存儲系統(tǒng)；另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的工作人員要了解本身工作的價值，并且主動提高個人素養(yǎng)，包括對計算機操作系統(tǒng)的應(yīng)用素質(zhì)、對于系統(tǒng)的升級和管理素質(zhì)等，所有工作系統(tǒng)的工作素養(yǎng)除了能夠完成本職工作之外，也可以了解其他體系的工作流程。

（二）收集管理要求。收集管理要求能夠了解各類文書檔案的本身工作內(nèi)容和意義，并根據(jù)機關(guān)、企事業(yè)單位或單位當前已經(jīng)建成的管理系統(tǒng)正確存儲。相關(guān)制度中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲方法自然存在差別，同時針對各類檔案的查閱權(quán)限也存在不同，需要在制度建設(shè)中具體說明系統(tǒng)的操作標準，從而讓實際建成的專業(yè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)更好地發(fā)揮作用。另外收集階段不可對已經(jīng)生成的檔案二次處理，所以如何確保檔案的收集精度，成為主要的研究內(nèi)容。

（三）歸檔管理要求。在歸檔管理工作中，要求工作人員深入了解文書檔案的存儲系統(tǒng)，包括紙質(zhì)存儲系統(tǒng)和數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，當前所有的工作部門對于紙質(zhì)存儲系統(tǒng)有更深的了解，并且可以按照已經(jīng)建設(shè)的規(guī)章制度對檔案進行歸納和整理。而對于電子系統(tǒng)，雖然大量的機關(guān)、企事業(yè)單位未能全面建成，但是今后必然會逐漸替代現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案存儲體系，要求所有的檔案工作人員了解電子系統(tǒng)的操作流程和工作模式。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀

（一）管理意識欠缺。管理意識欠缺問題不具有普遍性，但是確實有部分辦公室人員和檔案管理部門人員長期工作中管理意識欠缺，主要表現(xiàn)為，極少數(shù)部門人員或辦公室人員在長期遵守該制度后，逐漸信賴或者依賴工作經(jīng)驗并形成固定思維，對于這類人員，處于管理意識欠缺狀態(tài)，該問題對于檔案管理系統(tǒng)的進一步升級不利。

（二）管理力度不強。目前，辦公室文書檔案的存儲階段和歸檔階段，需要辦公室工作部門和檔案管理系統(tǒng)進行深度關(guān)聯(lián)，第一時間把生成的檔案提交，同時檔案管理部門也要根據(jù)已經(jīng)建立的規(guī)章制度完成任務(wù)。目前的管理力度不強表現(xiàn)為，本質(zhì)上難以全面控制所有部門工作人員的思想，尤其是在人員經(jīng)驗儲備量大幅增加階段，管理部門的工作容易小幅松懈。檔案的精細化管理中，該問題本質(zhì)上不允許發(fā)生，只是在一定程度上難以避免。

（三）監(jiān)管體系缺陷。監(jiān)管體系要能夠分析當前所有工作部門和檔案收集與歸納系統(tǒng)之間的連接方式，并且切實落實檔案管理系統(tǒng)中各類人員的素養(yǎng)考核工作，讓最終建立的綜合性管理制度具有可利用價值。目前的機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，管理系統(tǒng)主要針對某些特定部門，檔案存儲和收集系統(tǒng)監(jiān)管不到位，同時也不注重各部門和檔案管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，自然無法提高收集和存儲檔案的精度。

（四）人員主觀能動性不足。人員的主觀能動性包括對于檔案管理系統(tǒng)操作水平提高的主動性、各工作部門中人員的交流主動性、工作方法升級和思路優(yōu)化的主動性等，要求所有的工作內(nèi)容管理項目都能夠更好地和辦公室人員的工作系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。主觀能動性不足的問題成因有兩個：一是在長期的工作中，檔案管理工作本身提出的要求較高，處于高壓心理狀態(tài)會讓人員產(chǎn)生更高的疲勞感，從而降低了工作效率，體現(xiàn)在工作完成方面則是主觀能動性不足。二是機關(guān)、企事業(yè)單位更重視經(jīng)濟建設(shè)、黨委建設(shè)、意識形態(tài)建設(shè)，由于不重視檔案系統(tǒng)發(fā)展，向其中傾斜的資源相對較少，會降低人員主觀能動性。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理體系的整改方法

（一）管理意識轉(zhuǎn)變。管理意識的升級需要讓機關(guān)、企事業(yè)單位中的所有部門都能夠意識到檔案管理工作的重要性，另外對于檔案管理部門中的人員本身來說，要能夠升級管理理念。機關(guān)、企事業(yè)單位可以在召開各類會議時，讓各部門領(lǐng)導(dǎo)通過對當前檔案上傳工作的反思，研究是否能夠讓所有工作人員在第一時間核實并提交已經(jīng)生成的文書檔案，當發(fā)現(xiàn)工作中存在問題時，則需要通過建立專業(yè)的規(guī)章制度和管理體系，讓各部門領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)具體工作意見，通過這一限定性的管理方法可以讓工作人員的管理意識提升。對于檔案的專業(yè)管理部門，需要建立兩條工作路徑：其一是進一步完善自檢、自查制度，可以在每批次的檔案獲取、分析和入庫時，建成至少兩人工作小組，共同獲得各項信息并形成手續(xù)，比如入庫紙質(zhì)檔案的標號、分類號、存儲時間等信息輸入計算機系統(tǒng)過程，讓一人輸入，而另一名成員觀察輸入的信息準確度。其二是削弱受個人經(jīng)驗帶來的限制性思維影響，采取的方法除了讓人員參與考評，對于建成的自檢、自查小組人員定期或不定期替換，且可以通過激勵制度讓人員以閱讀、學(xué)習(xí)的方法了解檔案管理技術(shù)的新型方法。

（二）管理力度加強。管理力度的加強主要是通過對于獎懲制度的建設(shè)和專業(yè)化考核方法的應(yīng)用，讓所有的工作人員根據(jù)已經(jīng)建立的新型工作方案辦公，其中辦公室工作人員生成的所有文書檔案，需要在自我檢查并確認無誤之后，應(yīng)用已經(jīng)建成的信息化系統(tǒng)主動提交給檔案管理部門，同時在其中說明是否需要形成紙質(zhì)檔案并存儲，當發(fā)現(xiàn)某人員在實際工作中未能按照規(guī)章制度完成任務(wù)，或者檔案信息和數(shù)據(jù)的類型處理未達到標準時，則需要按照相關(guān)規(guī)章制度對其懲罰，嚴重時可以在單位內(nèi)部通報，讓辦公室文職人員更好地了解相關(guān)工作制度。另外機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部已經(jīng)建成了專業(yè)程度更高的內(nèi)部管理制度，所以在實際的工作中，要分析現(xiàn)有管理制度中涉及檔案管理方面的條款，考慮到目前的檔案管理體系人員個人素質(zhì)以及可以勝任工作內(nèi)容，則后續(xù)的主要條款是讓辦公室文職人員了解檔案管理系統(tǒng)的運行模式、工作內(nèi)容和工作任務(wù)，最終形成各個部門的融合工作體系。

（三）管理體系健全。管理體系的健全過程，需要面向所有的辦公室工作人員和檔案管理人員，以提高檔案的收集和歸檔質(zhì)量。對于辦公室人員，在檔案的實際提交之前必須落實自我檢查工作，并建立長效追究機制，當發(fā)現(xiàn)某檔案在后續(xù)的分析使用過程中和機關(guān)、企事業(yè)單位的文書資料明顯不同，需要追究該檔案提交者的工作內(nèi)容和職務(wù)性質(zhì)，之后根據(jù)處罰制度進行懲處，提高其工作質(zhì)量。機關(guān)、企事業(yè)單位多采用紙質(zhì)化檔案形式存儲，要求管理體系的健全過程中，所有檔案管理人員根據(jù)現(xiàn)有的排班制度，記錄所有的日常巡檢結(jié)果。另外，一些機關(guān)、企事業(yè)單位也逐漸采用電子管理系統(tǒng)取代紙質(zhì)存儲系統(tǒng)，則需要日常分析電子系統(tǒng)的運行狀態(tài)，防止由于斷電等問題導(dǎo)致資料遺失。需要注意的是，建立的新型管理制度要包括辦公室部門和檔案管理系統(tǒng)的結(jié)合，包括工作路線的建設(shè)、相關(guān)工作體系的鋪排、信息化系統(tǒng)的建設(shè)等，要求最終建立的綜合性管理規(guī)范可以和目前已經(jīng)建立的工作指標進行全面對接，當發(fā)現(xiàn)某人員未按照已經(jīng)建成的工作路徑收集、上傳或歸納檔案時，要研究該行為的應(yīng)用目的和是否具有科學(xué)性，在確定該工作方式會對檔案的存儲質(zhì)量造成負面影響時，需要對其嚴肅處理。

（四）管理組別建設(shè)。管理小組的類型有兩種：一個是現(xiàn)有檔案的綜合性收集和歸納系統(tǒng)，另一個是相關(guān)輔助類設(shè)施的管理小組，在具體的建設(shè)中，可以按照排班制完成各類日常工作任務(wù)。比如在某單位的檔案管理系統(tǒng)升級，為了提高空間的利用率，通過建成的信息化系統(tǒng)完成各類文書檔案的電子存儲，只有一些較為重要的文件才設(shè)置紙質(zhì)檔案備份。其中檔案的收集和歸納人員工作內(nèi)容為：一方面，檢查當前信息化系統(tǒng)中檔案管理模塊的數(shù)據(jù)處理水平和運行質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)無法存儲檔案或者原有存儲數(shù)據(jù)丟失時，要第一時間發(fā)出該信息，由系統(tǒng)的專業(yè)數(shù)據(jù)管理工作組派出人員排除故障，并分析文書檔案的恢復(fù)情況；另一方面，要建成針對電子信息系統(tǒng)的專業(yè)化管理制度，包括日常巡檢機制、信息記錄機制、安全防護系統(tǒng)等，所有項目都要遵循管理制度取得結(jié)果，主動探查當前工作中的問題。

（五）人員主觀能動性提高。人員的主觀能動性提高過程，主要通過獎懲機制的建立，讓所有人員都可以更好地完成工作任務(wù)。比如針對檔案管理系統(tǒng)中的人員，對其懲罰措施是，當發(fā)現(xiàn)獲得的某文書檔案無法存儲，或者數(shù)據(jù)的本身精度不足時，則需要對該檔案備注或者將該問題提交給相關(guān)檔案發(fā)出部門的領(lǐng)導(dǎo)者，完成該工作時，即使后續(xù)檔案處理和應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題也依然對其懲罰，當出現(xiàn)檔案明顯存在問題或者存在工作不對接的問題時，要研究其個人素質(zhì)是否能夠勝任崗位要求，當發(fā)現(xiàn)能夠達到工作目的，但是未能將存在的問題處理或者反饋時，則依然要對其處罰，采用該方法可以讓人員的責(zé)任感逐漸提升。對于獎勵機制，包括檔案的后續(xù)審查工作完成、個人工作素質(zhì)的明確等，可通過建立的考核機制、內(nèi)部檢查機制、后續(xù)分析機制等，研究所有的數(shù)據(jù)類型，當發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的實際工作質(zhì)量和工作素養(yǎng)，已經(jīng)通過了當前制定的綜合性考核，可通過讓其晉升的方法，讓人員更為主動高效地提高個人素養(yǎng)，達到大幅提高工作人員主觀能動性的目的。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案的收集和歸檔工作中，目前存在的主要問題包括工作人員的主觀能動性較低、管理系統(tǒng)不健全、工作人員的管理強度較低等。針對存在各類問題的解決方法包括獎懲機制的合理建設(shè)、專業(yè)化工作管理模式的健全、針對個人素質(zhì)的定期或不定期考核等，讓所有人員都能夠通過對于個人素質(zhì)的提高了解當前存在的工作問題和缺陷，并制定相應(yīng)的改革方案。