張慧凝

1 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司原有OA 辦公自動化平臺是2014 年開始使用的，近幾年隨著公司業(yè)務(wù)的變更、拓展及大數(shù)據(jù)分析、手機(jī)端辦公等新興辦公方式的出現(xiàn)，需要對原有OA 辦公自動化平臺進(jìn)行升級。升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)是多種信息及業(yè)務(wù)系統(tǒng)為一體，是智能化決策型的辦公自動化系統(tǒng)。根據(jù)沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司的需求，升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是既能完成公司內(nèi)部辦文辦事流程信息化管理，體現(xiàn)信息流和知識資源完美的結(jié)合與傳輸①，又能完成內(nèi)部文檔共享的信息化管理；實(shí)現(xiàn)使用中的權(quán)限和版本控制；實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部庫房、固資管理等工作的信息化管理；實(shí)現(xiàn)安卓和蘋果手機(jī)、Pad 客戶端的移動辦公；集成公司現(xiàn)有企業(yè)統(tǒng)一通訊平臺、郵件系統(tǒng)、短信平臺和各應(yīng)用系統(tǒng)等相關(guān)應(yīng)用。

2 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施

2.1 流程協(xié)同

作為組織級的應(yīng)用軟件，業(yè)務(wù)協(xié)同平臺應(yīng)該是面向全員的，因而需要對組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行很好地描述，同時也要能夠適應(yīng)組織機(jī)構(gòu)的變化。因?yàn)榻M織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)方向、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和流程是很難變化的。所以組織機(jī)構(gòu)中的崗位、職級、部門具有穩(wěn)定性，但同時又會整體式的遷移，故而需要對這些變化能夠適應(yīng)。對流程的描述和協(xié)同就要考慮到多個組織維度的描述和協(xié)同，同時也要考慮通過角色對流程中的相關(guān)崗位人員進(jìn)行協(xié)同，而不是指定某一個或某幾個固定人員。

以沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司工程技術(shù)中心為例，在組織機(jī)構(gòu)圖中，工程技術(shù)中心的上級部門是設(shè)計(jì)院，下級組分為軟件技術(shù)組、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)組、工程技術(shù)組、圖書館、文檔組等。OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)中的圖書管理模塊和易耗品管理模塊都與圖書館和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)組相關(guān)人員有關(guān)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時，我們就考慮到了在這兩個工作流程中分別設(shè)置了圖書管理員和計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備管理員這兩個角色，而不是將具體的流程崗位信息綁定到人。這樣就可以確保人員的更替、崗位的變動對系統(tǒng)的流程協(xié)同不會有任何影響。

2.2 人員協(xié)同

人員工作的協(xié)同，不僅僅只是以往的在單一流程中的多人協(xié)作，而是體現(xiàn)在信息化事務(wù)中業(yè)務(wù)工作的各個方面，包括多種通道的人員工作方式及多維空間的辦公協(xié)同等[1]。例如建立多種通道的人員溝通方式：業(yè)務(wù)人員可以通過公文、信息發(fā)布、即時通訊、電子郵件等方式進(jìn)行信息的傳遞和溝通，并通過各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的集成實(shí)現(xiàn)工作的無縫鏈接。多維空間是業(yè)務(wù)工作人員不只是在電腦旁邊才能進(jìn)行工作，而是可以利用多種智能終端，通過手機(jī)、Pad 登錄移動辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在不同地點(diǎn)仍然可以有效完成工作。

2.3 流程和管理設(shè)計(jì)

流程和表單管理是OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心功能，是支撐協(xié)同系統(tǒng)前端應(yīng)用的支柱，也是本次系統(tǒng)升級的重中之重。流程和表單管理主要包括對流程表單模板進(jìn)行維護(hù)、對公文實(shí)例進(jìn)行管理、對公文鎖進(jìn)行控制和其它輔助功能等。

1）業(yè)務(wù)種類管理。業(yè)務(wù)種類是對流程和表單進(jìn)行分組的一種定義，包括了種類名稱、種類描述等。業(yè)務(wù)種類管理是對業(yè)務(wù)種類的信息進(jìn)行有效管理。比如發(fā)文和收文屬于公文處理業(yè)務(wù)。沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)種類包括公文處理、日常辦公、財(cái)務(wù)審批、辦公用品、資產(chǎn)申購及驗(yàn)收、圖書、標(biāo)準(zhǔn)、期刊申購、會議管理業(yè)務(wù)、車輛管理業(yè)務(wù)等。

2）工作流管理。沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)提供流程的催辦、撤回、跳轉(zhuǎn)、退回等功能，為管理員提供了圖形化的流程自定義功能，所見即所得，不用更改程序就可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理過程的更改；同時在客戶端界面增加實(shí)時流程監(jiān)控功能，方便使用者實(shí)時了解流程的審批及流轉(zhuǎn)情況。

3）表單模板管理。表單是實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的入口，是信息采集、申報(bào)、流轉(zhuǎn)和監(jiān)控所需要的，將業(yè)務(wù)過程中紙質(zhì)文件上的數(shù)據(jù)表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)中，并對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的控制[2]。沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了方便、靈活的應(yīng)用表單設(shè)計(jì)工具，除傳統(tǒng)的表單元素外，還支持多種特殊控件，如手寫簽名、電子公章等。我們在設(shè)計(jì)時引入了版本控制的理念，對表單模板進(jìn)行了版本控制。這些版本被分為歷史版本、修改版本和發(fā)布版本三種。一開始建立表單模板的時候有一個修改版本，修改版本發(fā)布后得到一個新的發(fā)布版本，當(dāng)再次發(fā)布時，舊的發(fā)布版本變成歷史版本。

4）公文實(shí)例管理。公文實(shí)例是表單模板和流程模板綁定在一起的實(shí)例化對象。公文實(shí)例管理是對公文實(shí)例狀態(tài)和流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行有效的控制，對公文實(shí)例狀態(tài)控制主要是對掛起、正常、被終止三個狀態(tài)的切換，另外還提供了刪除公文實(shí)例功能。該功能主要針對管理員開放。例如某一流程審批到中間環(huán)節(jié)時，發(fā)現(xiàn)有錯誤需要修正，使用者可以聯(lián)系管理員對該流程進(jìn)行刪除操作。

5）公文鎖管理。在進(jìn)行公文并聯(lián)審批時，多個用戶同時打開公文并進(jìn)行審批，這個時候系統(tǒng)會出現(xiàn)后面用戶填寫的把前面用戶填寫的意見覆蓋。為了防止上述情況的出現(xiàn)，系統(tǒng)引進(jìn)了公文鎖。公文鎖是鎖定公文，使用戶只有讀的權(quán)限直到公文解鎖。在辦理公文的過程中，如果某個步驟有加鎖的權(quán)限，那么用戶打開公文時系統(tǒng)自動鎖定公文，用戶關(guān)閉公文時系統(tǒng)自動解鎖。

6）權(quán)限管理。在系統(tǒng)開發(fā)時，我們設(shè)計(jì)了一個統(tǒng)一的權(quán)限授權(quán)窗口，對系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一管理。權(quán)限授權(quán)有兩種方式分別是基于功能授權(quán)和基于用戶授權(quán)。基于功能授權(quán)就是以功能點(diǎn)為入口進(jìn)行權(quán)限授權(quán)，基于用戶授權(quán)就以用戶為入口進(jìn)行權(quán)限授權(quán)。沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司定義的安全算法是用戶的身份驗(yàn)證提供密碼認(rèn)證和證書認(rèn)證兩種機(jī)制。同時采用集中授權(quán)與分級授權(quán)相結(jié)合的方式，系統(tǒng)管理員可以統(tǒng)一給應(yīng)用系統(tǒng)用戶授權(quán)，也可以由各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理員進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)授權(quán)管理，以滿足不同規(guī)模、不同應(yīng)用的權(quán)限管理需求。

7）固定資產(chǎn)管理。固定資產(chǎn)管理是本次OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)升級新增加的功能模塊，經(jīng)過詳細(xì)調(diào)研并結(jié)合沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司的情況，我們設(shè)置了兩個分支模塊，分別是中鋁國際沈陽分公司固定資產(chǎn)管理和中鋁國際沈陽院子公司固定資產(chǎn)管理。每一個分支模塊下包括資產(chǎn)分類管理、資產(chǎn)物品管理、資產(chǎn)入庫管理、資產(chǎn)領(lǐng)用管理、資產(chǎn)出庫管理和資產(chǎn)盤點(diǎn)管理。通過這些模塊可以對固定資產(chǎn)進(jìn)行分類、新增、修改、刪除、入庫、出庫、盤點(diǎn)和生成相應(yīng)的報(bào)表等，并能對固定資產(chǎn)卡片進(jìn)行打印，省去了以往手工填寫紙質(zhì)卡片，再通過軟件建立臺賬的麻煩。

8）易耗品管理。易耗品管理也是本次OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)升級新增加的功能模塊，沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司的易耗品分為辦公用品、勞保用品、計(jì)算機(jī)用品三類。根據(jù)庫房工作情況，在系統(tǒng)中設(shè)置了申報(bào)管理、入庫管理、領(lǐng)用申請、出庫管理、登賬管理、盤點(diǎn)管理、報(bào)表展示等。月初科室文書申報(bào)本科室本月所需辦公用品，庫房管理員匯總所有科室的申報(bào)信息后發(fā)送給主管領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購人員進(jìn)行采買，物品到庫房后，庫房管理員對物品進(jìn)行入庫。之后科室文書根據(jù)申報(bào)情況填寫領(lǐng)用申請，庫房管理員收到領(lǐng)用申請后，進(jìn)行物品的出庫及登賬。每個月25 日系統(tǒng)執(zhí)行封賬，管理員進(jìn)行盤點(diǎn)。

3 升級的效果與展望

沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司升級后的OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)除黨政收發(fā)文外，設(shè)計(jì)人員差旅費(fèi)報(bào)銷、圖書管理和借閱、計(jì)算機(jī)設(shè)備動態(tài)管理、固定資產(chǎn)管理、庫房易耗品管理、會議室管理、車輛管理、領(lǐng)導(dǎo)日程管理、設(shè)計(jì)人員出差任務(wù)單等都在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，幫助沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院有限公司提高了全員辦公效率和管理水平，更快、更好地實(shí)現(xiàn)了辦公手段自動化、資源處理信息化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、智能化的辦公自動化建設(shè)目標(biāo)。下一步還應(yīng)考慮同其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合，將OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)打造成公司各應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)一前置界面，為系統(tǒng)集成搭建統(tǒng)一平臺，為用戶提供統(tǒng)一的辦公、業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)分析的統(tǒng)一門戶，為業(yè)務(wù)流程提供支撐和監(jiān)控平臺。

注釋

①沈陽鋁鎂設(shè)計(jì)研究院協(xié)同辦公平臺技術(shù)方案，內(nèi)部資料。