孫斌

摘 要：外事管理人員在高校中的行為與高校的外部形象有關(guān)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和高等教育體制的改革，高校之間的交流不斷加強(qiáng)，互動活動增多，教育變得越來越國際化，各種體制層出不窮。因此，本文將主要討論大學(xué)的外事管理者必須具備的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識，以期為高校外事管理人員提供些許參考。

關(guān)鍵詞：外事管理人員;專業(yè)素質(zhì);服務(wù)意識;高校國際合作

一、引言

高校的外事部門承擔(dān)著高校國際交流的責(zé)任和義務(wù)，也是高校走出國門的主要渠道，其主要負(fù)責(zé)高校的外賓來訪接待、國際學(xué)術(shù)會議的舉辦、高層次人才的海外訪學(xué)等。從某種程度來講，高校外事管理人員能力關(guān)乎高校能否進(jìn)一步發(fā)展。而如何提高外事管理人員的素質(zhì)和服務(wù)意識，是當(dāng)前應(yīng)該研究的重要課題。

二、高校外事工作的主要內(nèi)容

（一）總體把握外交工作

制定外事工作計(jì)劃和年度外事預(yù)算決算工作;負(fù)責(zé)做好外事協(xié)調(diào)管理工作，如外事活動的準(zhǔn)備工作、背景調(diào)研、活動報(bào)告與歸檔工作;負(fù)責(zé)教職工、各級學(xué)生因公出國（境）年度計(jì)劃的上報(bào)、公務(wù)訪問的具體實(shí)施以及出國（境）情況年度總結(jié);負(fù)責(zé)做好外國引智計(jì)劃的預(yù)報(bào)工作;做好年度國際會議的申報(bào)、實(shí)施及經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算工作;做好專家名譽(yù)學(xué)銜的申報(bào)、審批、遞交及授予等工作;建立健全外事各項(xiàng)規(guī)章制度，外事事務(wù)涉及的對外宣傳材料;負(fù)責(zé)建立外事檔案以及相關(guān)文件的管理工作以及其他日常事務(wù)性工作，包括人事、財(cái)務(wù)、會務(wù)等方面工作[1]。

（二）協(xié)助外籍專家工作

支持輔助學(xué)校聘用外國專家，包括專家來華前及來華后的訪問手續(xù)，協(xié)助外國專家辦理簽證，專家證書和居留許可證的程序，輔助外國專家日常生活的管理，尊重并配合專家適應(yīng)不同國度外交文化、飲食習(xí)慣、差異文化的交流等。外國專家來訪的項(xiàng)目管理工作，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、預(yù)期目標(biāo)以及項(xiàng)目成果、總結(jié)、數(shù)據(jù)歸檔等管理任務(wù)。

（三）管理師生出訪工作

審查和批準(zhǔn)校級間長短期聯(lián)合培養(yǎng)、訪學(xué)交流項(xiàng)目，公示并審批教師、學(xué)生因公出國（境）任務(wù)材料;在出發(fā)前協(xié)助相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)對出訪人員的安全和保密進(jìn)行培訓(xùn);對出國（境）人員的任務(wù)進(jìn)行收集、歸檔，存儲和統(tǒng)計(jì)與出國工作有關(guān)的數(shù)據(jù)以及保密管理。

（四）建立國際交流活動

與外國高校和研究機(jī)構(gòu)合作，建立溝通渠道;為外國專家和學(xué)者到校訪問提供接待服務(wù)，對外事活動計(jì)劃和流程進(jìn)行審查和批準(zhǔn)，制定一對一的接待計(jì)劃、工作計(jì)劃和應(yīng)急計(jì)劃;負(fù)責(zé)必要的外事交流活動宣傳和數(shù)據(jù)歸檔工作，管理國際事務(wù)學(xué)術(shù)會議，包括協(xié)助學(xué)院進(jìn)行申辦，組織籌備和實(shí)施;翻譯對外交流相關(guān)的外部文件（包括合同和合作協(xié)議），解釋學(xué)校的主要外交政策活動;負(fù)責(zé)學(xué)院的中外合作教育項(xiàng)目、聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目的制定以及報(bào)關(guān)工作，組織和實(shí)施（國際）學(xué)生交換工作，以及各教育單位學(xué)生的國際交流工作指南。

（五）管理留學(xué)生工作

國際學(xué)生招生工作、國際學(xué)生的教育發(fā)展計(jì)劃的組織和實(shí)施，國際學(xué)生管理和法規(guī)的制定和實(shí)施的監(jiān)督;輔助國際學(xué)生的注冊工作以及國際學(xué)生簽證的完成、體檢、居留和其他任務(wù)，國際學(xué)生的日常生活、管理和完成教育工作，協(xié)調(diào)國際學(xué)生的生活安排，評估和獎學(xué)金分配。

（六）管理港澳臺相關(guān)工作

在香港、澳門和臺灣地區(qū)進(jìn)行交流、參觀、講學(xué)和學(xué)習(xí)邀請和招待會;學(xué)校工作人員前往香港、澳門和臺灣地區(qū)進(jìn)行內(nèi)部審核和批準(zhǔn)工作;用于正式處理支出文件和基金預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表;負(fù)責(zé)出境人員的公示工作，負(fù)責(zé)安全和保密教育，負(fù)責(zé)出國工作以進(jìn)行業(yè)務(wù)和保密管理，匯編，以便整理并提交相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

三、提升高校外事管理人員專業(yè)素質(zhì)的方法

（一）加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)

高校外事管理人員不僅要加強(qiáng)商務(wù)知識，而且要學(xué)習(xí)政治理論，著重提高綜合技能。加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，要為外事管理人員開設(shè)一個(gè)政治學(xué)習(xí)平臺，組織常規(guī)性的學(xué)習(xí)和交流，強(qiáng)調(diào)實(shí)踐與理論的重要性。同時(shí)可以樹立榜樣，讓外事人員從意識形態(tài)層面轉(zhuǎn)變工作觀念，自覺重視思想政治學(xué)習(xí)，領(lǐng)會國家、省部、學(xué)校關(guān)于外事工作的相關(guān)文件精神，提高理論水平，深化服務(wù)意識，積極運(yùn)用思想政治理論促進(jìn)對外政策活動。在實(shí)際的外交活動中，高校的外事管理人員必須始終立場堅(jiān)定，堅(jiān)持自己的原則和準(zhǔn)則，不要被他人左右思想，進(jìn)而影響外交活動。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

外事活動會涉及不同國家的政策法規(guī)，因此要通過各種培訓(xùn)來提高外事管理人員的業(yè)務(wù)能力。要定期舉行外事業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，鼓勵外事管理人員積極參與，豐富外事經(jīng)驗(yàn)。比如，邀請出國管理部門工作人員來學(xué)校開展“加強(qiáng)外事管理工作安全”專題輔導(dǎo)培訓(xùn)，介紹當(dāng)前國際形勢，圍繞外事工作中出國審批、護(hù)照管理、簽證辦理、外事紀(jì)律等方面內(nèi)容，針對學(xué)校因公出國境管理與服務(wù)以及外事安全工作做出具體指導(dǎo)，使高校外事管理者及時(shí)掌握外交活動的過程和最新法規(guī)。此外，高校的外事管理人員必須加強(qiáng)對國際文化的研究，了解不同國家的商務(wù)旅行和簽證程序的規(guī)定，并有條不紊地開展高校的外事活動。

（三）完善外事人員的管理體系

高校要根據(jù)新時(shí)代的發(fā)展變化不斷健全外事人力資源管理體系，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行法規(guī)。此外，為了有效調(diào)動大學(xué)外交管理者的積極性和主動性，提高工作效率，必須建立激勵評級制度，以實(shí)現(xiàn)有序的獎懲。

（四）建立健全考核評價(jià)方法

建立健全的考核評價(jià)方法可從兩方面入手：一是領(lǐng)導(dǎo)評估，二是外事管理團(tuán)隊(duì)之間互相評估。外事管理人員應(yīng)每人配備一本“平時(shí)考核記錄簿”，平時(shí)由其自己填寫，每月、每季度由部門領(lǐng)導(dǎo)作出評定，年底時(shí)再由上級領(lǐng)導(dǎo)作出評定。同時(shí)，將外事管理團(tuán)隊(duì)之間互相評估作為考核評價(jià)的重要補(bǔ)充，組織團(tuán)隊(duì)之間進(jìn)行自我批評和相互批評。在評估過程中，保持透明性和開放性，廣泛參考評估內(nèi)容，最終評定出優(yōu)秀員工并給予相應(yīng)獎勵。對于表現(xiàn)不好的管理人員也要給予批評和懲罰，形成獎罰分明的考核機(jī)制。

此外，還可經(jīng)常性地開展一系列學(xué)習(xí)活動，培養(yǎng)和激發(fā)高校外事管理人員對高校文化的認(rèn)可，通過多種多樣的方式提升高校外事管理者的精神水平和高校外交官的歸屬感[2]，從而更好地完成外事管理工作。另外，所有高校必須嚴(yán)格遵守“走出去”和“請進(jìn)來”的基本原則，并積極組織外方項(xiàng)目官員在同級公司、機(jī)構(gòu)、高校等開展校際交流活動，拉近每所學(xué)院外方項(xiàng)目官員之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)共同的進(jìn)步目標(biāo)。

四、增強(qiáng)高校外事工作人員服務(wù)意識的途徑

（一）提高防范意識

在活動中要貫穿防范意識主題培訓(xùn)，及時(shí)了解學(xué)習(xí)并合理運(yùn)用新的指導(dǎo)方針，以及不同國家的簽證要求。出行前要組織高校外事管理人員進(jìn)行服務(wù)和口譯培訓(xùn)，提高外事管理人員保護(hù)意識，維護(hù)國家權(quán)益，并保證訪問進(jìn)行順利，盡職盡責(zé)做好服務(wù)和口譯工作。

（二）拓展合作外交活動

高校外事管理者需要非常注重學(xué)校與合作項(xiàng)目之間的合作規(guī)范化，研究學(xué)校管理合作過程中出現(xiàn)的新情況和新問題，積極保護(hù)學(xué)校和學(xué)生的合法權(quán)益。關(guān)于外事接待，盡量保持穩(wěn)定，不要犯錯誤。積極接受外國專家和教授的學(xué)術(shù)訪問，并討論中外聯(lián)合學(xué)校和聯(lián)合科學(xué)研究。目前，高校外事接待工作繁雜，出國留學(xué)人數(shù)逐年增加，所以外事管理人員要統(tǒng)籌負(fù)責(zé)工作，靈活制定準(zhǔn)則，盡量避免差錯，減少工作量，不斷完善外交活動報(bào)告制度，組織做好國際留學(xué)生交流學(xué)習(xí)工作。

（三）認(rèn)真負(fù)責(zé)，耐心解答

大力支持各級出國人員特別是為一線教學(xué)人員提供服務(wù)，提供各種咨詢、審查等服務(wù)，以提高服務(wù)水平和減少糾紛。必須調(diào)查外事工作隱患，并及時(shí)進(jìn)行細(xì)致、認(rèn)真的處理。最近幾年，不斷出臺的新的國家政策對外事工作提出了更高的要求[3]，教師在出國留學(xué)過程中會遇到很多新的問題，如程序復(fù)雜、處理時(shí)間長以及與公共關(guān)系的聯(lián)系不斷增加等。基于此，外事人員需耐心地向教師解釋新政策以及各種批準(zhǔn)程序、時(shí)間限制等，提高教師對外交工作的了解，解決各方之間的沖突。另外，與學(xué)校相關(guān)部門保持聯(lián)系，以幫助加快流程。如果出訪時(shí)間緊迫或遇特殊情況，還應(yīng)積極向高級機(jī)關(guān)報(bào)告并提出申請，并就簽證結(jié)果與大使館或領(lǐng)事館聯(lián)系，以確保教師有時(shí)間出訪。

五、結(jié)語

綜上所述，提高高校外事管理人員的職業(yè)素質(zhì)是一項(xiàng)長期而系統(tǒng)的工程，與我國未來高等教育的國際發(fā)展息息相關(guān)。目前，我國高校外事管理者的各方面素質(zhì)都有待提高，在一定程度上影響了我國高等教育國際化發(fā)展的進(jìn)程，因此高校必須重視。所有高校都應(yīng)該意識到當(dāng)前提高其外交事務(wù)經(jīng)理專業(yè)素質(zhì)的空間，根據(jù)高校未來的國際發(fā)展戰(zhàn)略和外事管理團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況，積極研究相關(guān)培訓(xùn)和教育策略。全面加強(qiáng)思想政治教育，健全競爭性培訓(xùn)體系，改進(jìn)和建立健全的評估方法，不斷創(chuàng)新，提高工作效率，為學(xué)生和教師做好服務(wù)工作。吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，一步步提升，切實(shí)考慮高校的未來發(fā)展?fàn)顩r，從而穩(wěn)步促進(jìn)高校外事管理人員專業(yè)素質(zhì)的全面提高，使國際交流合作工作不斷向好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]付萍.高校外事管理人員能力素質(zhì)及服務(wù)意識研究[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2013（6）：92-93.