馬晉平

摘 要：機關(guān)檔案工作，應(yīng)緊密結(jié)合經(jīng)濟和社會發(fā)展的客觀要求，著重解決工作實踐中存在的幾個突出問題，保證機關(guān)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;工作;目標(biāo)管理

機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。近幾年推行的機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理活動，有力地促進了機關(guān)檔案管理的規(guī)范化和管理水平的提高。但也存在一些問題和不足。應(yīng)針對實踐中存在的問題，緊密結(jié)合經(jīng)濟和社會發(fā)展的客觀要求，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，積極促進機關(guān)檔案工作的快速發(fā)展。

1 提高基層干部人事檔案管理工作的措施

多數(shù)縣區(qū)堅持以硬件建設(shè)為抓手，以質(zhì)量管理為核心，以優(yōu)化服務(wù)為宗旨，以隊伍建設(shè)為保障，重點加強“三化”建設(shè)，干部檔案管理工作水平得到了有效提升。

1）加強信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的干部檔案管理模式時效性不強，信息更新較慢，在干部提拔調(diào)入、晉升考核、工資核定等實際利用中存在諸多局限，已無法滿足干部管理的要求。為了提高效率，近年來，多數(shù)基層管理檔案單位依托國家公務(wù)員管理信息系統(tǒng)和全省干部人事檔案管理系統(tǒng)兩大平臺，全面搜集和整理全區(qū)干部信息，及時更新和錄入個人經(jīng)歷、學(xué)歷、職務(wù)、工資、考核、獎懲等方面變動情況，確保在第一時間掌握，使信息得以長久保存、多次利用、方便檢索，初步建立起了規(guī)范、完整的干部檔案信息管理系統(tǒng)，為干部人事工作提供全方位、更準(zhǔn)確、更快捷的服務(wù)。

2）加強規(guī)范化建設(shè)。從硬件、軟件及實際操作等方面同時入手，在硬件方面，結(jié)合檔案達標(biāo)驗收活動，調(diào)整辦公用房，實現(xiàn)庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，庫房統(tǒng)一配備專用檔案柜，對檔案分類管理，具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”功能。在軟件方面，注重把好材料關(guān)，提高干部檔案形成質(zhì)量。認真貫徹《關(guān)于進一步加強干部人事檔案管理工作的若干規(guī)定》，對歸檔材料明確劃分，做到材料不符合要求的不歸檔，檔案審核后不合格的不接收。突出甄別整理，抓好干部履歷表、學(xué)籍材料、信息核對表、工資表、任免審批表、考察報告等材料的梳理裝訂，做到內(nèi)容真實、材料完整、手續(xù)齊全、前后統(tǒng)一。

3）加強制度化建設(shè)。將制度建設(shè)貫穿于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，完善檔案收集、鑒別歸檔、查閱借閱等七項制度。堅持以“更強”的執(zhí)行力，彰顯檔案工作的嚴(yán)肅性，堅決落實“五不查閱”，“三不轉(zhuǎn)遞一不出”等要求，嚴(yán)格把好檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)口，加強保密。不僅做好每份檔案整體轉(zhuǎn)移登記工作，還對需要借閱、歸檔、銷毀的每一份表格、材料及時登記入冊。

2 當(dāng)前干部人事檔案管理存在的主要問題

1）檔案管理重視不夠。各管理檔案單位都有檔案保管的義務(wù)和職責(zé)，但實際上許多單位沒有將這項工作高度重視起來，看不到檔案工作的長遠影響和重大意義。認為無足輕重，抓好與抓不好無所謂。對工作要求不嚴(yán)，管理處于松散狀態(tài)，難以保證檔案材料的延續(xù)性和原始性。

2）管理檔案人員配置不足。在縣區(qū)基層管理檔案，組織部門管檔案力量較強，能夠配備專職管檔人員，堅持長效管理。也有一些單位的管檔人員屬于兼職性質(zhì)，只是充當(dāng)了檔案室鑰匙保管員的角色，只能做到擺放、登記檔案，難以定期梳理、打印目錄、裝訂。缺乏必須的人力，導(dǎo)致檔案材料無序放置和長期凌亂，缺失、損壞現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至真假難辨，給干部人事工作帶來巨大隱患。

3）管理檔案人員業(yè)務(wù)水平偏低。檔案管理具有較強的政策性和業(yè)務(wù)性，目前，多數(shù)管理檔案人員是“半路出家”，對檔案管理業(yè)務(wù)了解不深不透，制約了管檔案質(zhì)量的提高，實際操作過程中存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象。也有是因為新老管檔案人員頻繁的更換，沒有后續(xù)培訓(xùn)，致使管檔案人員的工作水平偏低，材料混亂，提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

4）材料移交不規(guī)范。一是上交歸檔材料拖沓現(xiàn)象突出。一些管檔案人員收集材料意識不強，不能及時收集單位人員歸檔材料，不能定期向組織人事部門移交考核、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、入黨、獎懲、工資等材料，有的上交材料內(nèi)容有缺失、信息不真實、前后信息記載不一致。二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。一些基層單位管檔人員離崗或調(diào)動工作時，不按程序辦事，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了交接工作的基本要求。三是檔案交接工作的不嚴(yán)格。按照規(guī)定，檔案的交接要有領(lǐng)導(dǎo)在場監(jiān)交，并署名。而有些單位把檔案交接當(dāng)作事物性的工作，看成是檔案人員之間的事情，領(lǐng)導(dǎo)很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

3 加強干部人事檔案管理的對策與建議

1）健全完善檔案法制建設(shè)。依法治國是社會主義經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的客觀要求，是我國法制建設(shè)的重要內(nèi)容。依法治國必須要求依法治檔。依法治檔是促進機關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的根本動力。由于機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案法制意識有強有弱，機關(guān)檔案工作相差很大，因此，必須從立法的高度去研究、解決機關(guān)檔案工作的動力問題。只有將機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人行為和檔案管理部門行為轉(zhuǎn)化為具有法律強制力的法制行為，才能保證機關(guān)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。健全完善檔案法規(guī)建設(shè)的核心就是將檔案法中的法律責(zé)任真正落實到機關(guān)特定的人群。

2）完善歸檔管理體制和加強檔案干部隊伍建設(shè)。政府機關(guān)機構(gòu)改革和推行公務(wù)員制度是我國政治體制改革的重要內(nèi)容，也是我國政府在新世紀(jì)面臨的首要任務(wù)。機構(gòu)改革涉及所有的國家機關(guān)和事業(yè)單位，其中也包括檔案行政部門自身在內(nèi)，筆者認為在貫徹機構(gòu)、人員精簡的同時，必須注意加強檔案行政管理部門的職能，否則將直接影響我國的檔案事業(yè)。實踐證明，機關(guān)檔案工作之所以能有今天的良好的局面，是與各級檔案行政管理部門的努力分不開。正是由于我們有一大批基層檔案工作人員常年深入到申報達標(biāo)單位進行細致的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，才保證了檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。因此，在機構(gòu)改革中加強檔案管理必須注意處理好以下幾個問題：

（1）在縣級以上人民政府的機構(gòu)改革方案中，應(yīng)該保留檔案行政管理機構(gòu)，加強檔案行政管理職能，確保檔案行政管理職能，確保檔案行政部門對檔案工作的宏觀管理。

（2）在公務(wù)員制度中，要科學(xué)設(shè)置檔案員檔案，理順職務(wù)、職責(zé)、職權(quán)、利益關(guān)系，對優(yōu)秀檔案人員轉(zhuǎn)任和升遷的方向做出具體規(guī)定，要適當(dāng)提高檔案人員的待遇，根據(jù)檔案員崗位工作年限和結(jié)合工作實績，給予一定的崗位津貼和安排非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。對貢獻突出的檔案員要給予一定的文化知識、檔案業(yè)務(wù)知識、本機關(guān)專業(yè)知識及相應(yīng)的現(xiàn)代化管理知識。因此，在推行公務(wù)員制度中，一定要保證把優(yōu)秀人才選拔到檔案工作崗位，形成能留得住人才的良好機制。

（3）加強規(guī)范化建設(shè)。從硬件、軟件及實際操作等方面同時入手，在硬件方面，結(jié)合檔案達標(biāo)驗收活動，調(diào)整辦公用房，實現(xiàn)庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，庫房統(tǒng)一配備專用檔案柜，對檔案分類管理，具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”功能。在軟件方面，注重把好材料關(guān)，提高干部檔案形成質(zhì)量。認真貫徹《關(guān)于進一步加強干部人事檔案管理工作的若干規(guī)定》，對歸檔材料明確劃分，做到材料不符合要求的不歸檔，檔案審核后不合格的不接收。突出甄別整理，抓好干部履歷表、學(xué)籍材料、信息核對表、工資表、任免審核表、考察報告等材料的梳理裝訂，做到內(nèi)容真實、材料完整、手續(xù)齊全、前后統(tǒng)一。

4 認真抓好示范檔案室建設(shè)

隨著我國改革開放和經(jīng)濟建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理的范圍越來越推廣，對檔案工作的質(zhì)量要求越來越高，檔案管理工作人少事多的矛盾將越來越突出，解決好這一矛盾。將檔案管理部門的工作重心從以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詧?zhí)法檢查為主，對檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意義重大。由于不同部門、不同機關(guān)的不同工作職能，機關(guān)檔案的類目也各不相同，特別是文書檔案、專業(yè)檔案的立卷問題較多，筆者認為應(yīng)重點抓好不同部門示范檔案室建設(shè)。