江群芳

摘 要：隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理是必然發(fā)展趨勢(shì)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，檔案數(shù)字化是一種現(xiàn)代化管理方式，它可以對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)，并提高檔案的利用率。因此，文章重點(diǎn)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的防范措施，以為相關(guān)工作者提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì);檔案;數(shù)字化;加工;管理;風(fēng)險(xiǎn)

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.1 過(guò)程管理風(fēng)險(xiǎn)

1）選擇風(fēng)險(xiǎn)。由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，離不開(kāi)人力和硬件設(shè)備，因此，企業(yè)若是自行對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工管理，則會(huì)導(dǎo)致投入資金較多，多數(shù)企業(yè)一般是通過(guò)招投標(biāo)方式選擇相應(yīng)的數(shù)字化加工企業(yè)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，這要求專(zhuān)業(yè)數(shù)字化加工企業(yè)必須具備較強(qiáng)的實(shí)力、資質(zhì)、專(zhuān)業(yè)人員和設(shè)備等，這些因素將對(duì)檔案數(shù)字化質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。

2）合同風(fēng)險(xiǎn)。在選擇好外委單位后，在簽署合同時(shí)不僅要注意價(jià)格，而且還要審查設(shè)備及服務(wù)質(zhì)量等，如果對(duì)這些細(xì)節(jié)問(wèn)題不重視不注意，可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中出現(xiàn)糾紛，直接對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量造成影響。因此，為規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，有必要在簽訂合同時(shí)進(jìn)行全面考慮，并進(jìn)一步對(duì)質(zhì)量、服務(wù)、保密協(xié)議、評(píng)估方式和違約責(zé)任等條款進(jìn)行細(xì)化。

3）檔案保密風(fēng)險(xiǎn)。一般，企業(yè)的檔案中都會(huì)涉及一些商業(yè)機(jī)密和敏感信息等，因此當(dāng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，如若外委單位員工泄露企業(yè)的商業(yè)秘密，將會(huì)損害企業(yè)的利益，因此，需要制定相應(yīng)的保密制度，并與加工企業(yè)簽訂保密協(xié)議，以防止檔案信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員要嚴(yán)格甄別、篩選機(jī)密文件，如果檔案資料是絕密文件，則可以對(duì)其不進(jìn)行數(shù)字化處理。

4）數(shù)據(jù)掛接風(fēng)險(xiǎn)。由于必須將掃描數(shù)據(jù)正確與紙質(zhì)檔案系統(tǒng)條目進(jìn)行掛接，因此，如果外委企業(yè)缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)、操作不正確或不熟悉企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，則會(huì)出現(xiàn)檔案與紙質(zhì)檔案系統(tǒng)條目不匹配的問(wèn)題，情節(jié)嚴(yán)重還會(huì)損壞企業(yè)的檔案系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，要重視掃描文件的命名規(guī)則，如果規(guī)則不明確，將在掛接目錄時(shí)出現(xiàn)重復(fù)或者混亂問(wèn)題。

5）檔案拆裝損壞風(fēng)險(xiǎn)。由于數(shù)字化掃描需要拆分、重新裝訂、還原已歸檔的紙質(zhì)檔案，在此過(guò)程中，如果加工人員不按規(guī)定操作，將會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案被損壞或者遺失。

1.2 硬件設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)

1）數(shù)字化設(shè)備性能風(fēng)險(xiǎn)。因數(shù)字化設(shè)備的性能會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化加工質(zhì)量造成影響，所以必須對(duì)外委企業(yè)的硬件配置和掃描質(zhì)量等進(jìn)行了解掌握，以最大限度確保硬件設(shè)備和掃描的質(zhì)量。

2）服務(wù)器容量風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案在數(shù)字化后，將生成數(shù)量較多的電子數(shù)據(jù)。企業(yè)在掃描時(shí)，需要評(píng)估當(dāng)前的檔案管理信息系統(tǒng)，并科學(xué)配置服務(wù)器，將存儲(chǔ)容量問(wèn)題考慮在內(nèi)。

3）數(shù)據(jù)庫(kù)安全風(fēng)險(xiǎn)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理后，必須對(duì)檔案管理系統(tǒng)條目進(jìn)行掛接，并頻繁讀取數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)，這將導(dǎo)致服務(wù)器存在安全風(fēng)險(xiǎn)，需要構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，以實(shí)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行

備份。

4）設(shè)備存儲(chǔ)介質(zhì)安全風(fēng)險(xiǎn)。一些數(shù)字化加工設(shè)備由于自身具有存儲(chǔ)功能，在進(jìn)行數(shù)字化加工過(guò)程中和數(shù)字化完成后，應(yīng)將存儲(chǔ)介質(zhì)移交給檔案部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)，以防止員工將其帶出工作場(chǎng)所，導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密外泄，影響企業(yè)的效益。

2 提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理的措施

2.1 對(duì)數(shù)字化加工管理制度進(jìn)行完善

紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工過(guò)程中，會(huì)涉及人員、財(cái)產(chǎn)、安全等各個(gè)方面，因此，應(yīng)構(gòu)建完善的法規(guī)和規(guī)章制度，如“數(shù)字加工處理安全保密管理系統(tǒng)”和“數(shù)字加工處理流程與技術(shù)要求”等。同時(shí)，要加大相應(yīng)的監(jiān)督檢查力度，以確保在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理中有法可依。

2.2 加大對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所的管理力度

在對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工時(shí)，應(yīng)在指定的工作場(chǎng)所完成，工作場(chǎng)所應(yīng)達(dá)到國(guó)家的相關(guān)規(guī)定要求，在選擇場(chǎng)地時(shí)，應(yīng)將安全問(wèn)題考慮在內(nèi)，確保選擇的加工場(chǎng)所具備較高的安全、規(guī)范性，加工現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)安裝相應(yīng)的監(jiān)控裝置，以使紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工具備較強(qiáng)的安全性，最大限度保障紙質(zhì)檔案的完整性。

2.3 加大對(duì)數(shù)字化加工設(shè)備管理力度

如果用于數(shù)字化掃描的設(shè)備及其他物件是外委加工單位提供的，則必須保證設(shè)備質(zhì)量達(dá)到檔案數(shù)字化的相關(guān)要求，并由企業(yè)進(jìn)行出入安全管理，未經(jīng)授權(quán)不得將工作設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)私自帶出工作場(chǎng)所進(jìn)行維護(hù)，如需將其帶出加工場(chǎng)所，應(yīng)通過(guò)保密處理并經(jīng)企業(yè)確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)掛接設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，并通過(guò)封閉管理方式管理設(shè)備的輸入和輸出接口，嚴(yán)格禁止將檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)與其他設(shè)備混用。在完成數(shù)字化工作后，應(yīng)將掃描儀自帶硬盤(pán)和存儲(chǔ)介質(zhì)交由企業(yè)統(tǒng)一存儲(chǔ)或銷(xiāo)毀。

2.4 加大數(shù)字化加工過(guò)程管理力度

1）對(duì)檔案的預(yù)處理進(jìn)行規(guī)范，按要求為數(shù)字化檔案辦理交接工作，構(gòu)建統(tǒng)一交接流程，并對(duì)交接過(guò)程進(jìn)行記錄，在交接檔案時(shí)，分別由用戶、外委單位各委派一名員工負(fù)責(zé)移交工作，并由雙方確認(rèn)簽字。2）根據(jù)相關(guān)規(guī)定要求，對(duì)檔案文件目錄的準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)，如有不正確的地方，則應(yīng)根據(jù)檔案實(shí)體修改目錄;同時(shí)，嚴(yán)格按要求對(duì)未標(biāo)頁(yè)碼的檔案進(jìn)行頁(yè)碼標(biāo)注，并區(qū)分各檔案的開(kāi)始和結(jié)束頁(yè)碼等工作。3）根據(jù)檔案掃描要求，按卷進(jìn)行拆分，對(duì)檔案的張數(shù)、頁(yè)碼進(jìn)行清點(diǎn)，并對(duì)金屬裝訂物進(jìn)行去除，整個(gè)過(guò)程要小心謹(jǐn)慎，以免損壞檔案。4）在裝訂時(shí)按原始檔案的裝訂方法和順序，而避免重新打印和整理檔案;在完成掃描后，雙方都應(yīng)對(duì)裝訂完成的檔案進(jìn)行清點(diǎn)確認(rèn)，然后將其原封返回。

2.5 加大數(shù)字化加工質(zhì)量管控力度

要嚴(yán)格檢查質(zhì)量，加大對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制力度。1）保證掃描順序與計(jì)算機(jī)目錄、紙質(zhì)檔案順序一致，不得出現(xiàn)重復(fù)或缺失頁(yè)面，以確保電子檔案的完整性。2）必須保證掃描后電子檔案清晰完整，滿足出版、展覽及其他使用要求。3）保證掃描后的電子檔案頁(yè)碼正確清晰，一般，紙質(zhì)檔案掃描多使用彩色JPG格式文件存儲(chǔ)，要求分辨率高于300 dpi;在掃描時(shí)，如果紙質(zhì)檔案字跡不清、紙張 柔軟，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況選擇合適的掃描分辨率，以確保檔案數(shù)字化后的清晰度。4）優(yōu)化掃描圖像，結(jié)合掃描數(shù)據(jù)的實(shí)際情況合理選擇處理參數(shù)、亮度參數(shù)及對(duì)比度，并優(yōu)化調(diào)整掃描后圖像文件的邊距等，以使數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案完全一樣。5）掃描頁(yè)面大小通常為A4，如果超過(guò)A4格式，則無(wú)法一次完成掃描，需對(duì)其進(jìn)行無(wú)縫拼接處理。

2.6 加大對(duì)數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量管控力度

1）在對(duì)掃描后的影像文件進(jìn)行命名時(shí)，應(yīng)按相關(guān)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求進(jìn)行命名;并參照相關(guān)的數(shù)字檔案建設(shè)指南進(jìn)行目錄制作和掛接工作，并將其存放到檔案管理系統(tǒng)以供相關(guān)人員查閱。2）核對(duì)、驗(yàn)收條目信息、掛接數(shù)據(jù)，使其與原始檔案保持一致，其中要求成品驗(yàn)收準(zhǔn)確率達(dá)到100%，要求電子檔案清晰度要達(dá)到相關(guān)的閱讀規(guī)定要求，且布局需科學(xué)合理、圖文掛接應(yīng)保證100%準(zhǔn)確;要求索引數(shù)據(jù)、掛接準(zhǔn)確率應(yīng)100%正確。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是必然的趨勢(shì)。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，會(huì)存在較多的風(fēng)險(xiǎn)，因此，企業(yè)必須加大對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的管理力度，以確保檔案數(shù)字化加工具備較高的準(zhǔn)確性。

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