劉幽燕

摘 要：分析總結(jié)機(jī)關(guān)文書檔案管理流程并提出建議

關(guān)鍵詞：文書;檔案;管理;整理;歸檔

機(jī)關(guān)文書檔案工作是各機(jī)關(guān)事業(yè)單位基礎(chǔ)工作中的一項(xiàng)不可缺少的重要內(nèi)容。機(jī)關(guān)文書檔案是行政機(jī)關(guān)在行政事務(wù)管理活動中產(chǎn)生的，它記錄了一個行政機(jī)關(guān)所從事的各類管理活動，能夠客觀地反映一個行政機(jī)關(guān)黨組織、行政實(shí)施的過程，也是工作業(yè)績和管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，能為今后拓展業(yè)務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。文書檔案的管理，涉及檔案收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等銜接有序的過程，現(xiàn)結(jié)合筆者工作實(shí)際，對如何做好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作做出幾點(diǎn)建議：

1 設(shè)立檔案管理部門并強(qiáng)化檔案部門的職能

各單位對檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，應(yīng)設(shè)立專門的檔案部門，并強(qiáng)化檔案部門的職能，比如：將檔案部門歸入單位辦公室管理，這樣更有利于相關(guān)政策、制度、規(guī)定的制定與執(zhí)行，檔案相關(guān)的硬件設(shè)備與場所也能及時落實(shí)到位。只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，強(qiáng)化檔案部門的職能，檔案管理工作才能規(guī)范有序的進(jìn)行下去，并為單位的持續(xù)發(fā)展提供有力的依據(jù)與保障。

2 制定、完善相關(guān)規(guī)章制度、管理辦法

單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況并結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)，制定適合本單位的《機(jī)關(guān)歸檔文件收集與整理細(xì)則》及《檔案管理辦法》，可規(guī)范文書檔案的整理、歸檔和管理流程。單位里的機(jī)關(guān)部門，收集整理文件材料的工作一般都由部門文書來完成的，而部門文書大都非檔案專職人員，且經(jīng)常更換，在歸檔時，往往不知從何下手，此時就可參照整理細(xì)則進(jìn)行文件的收集、整理和歸檔;而單位辦公室和檔案管理部門可根據(jù)管理辦法對本單位檔案進(jìn)行有效和規(guī)范的管理。

3 制定檔案分類方案

“機(jī)關(guān)檔案應(yīng)按照其內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案，分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動”，單位應(yīng)結(jié)合部門機(jī)構(gòu)職能，來編制本單位檔案的分類方案。分類方案的編制既要系統(tǒng)全面，又要能隨著時間的推移、部門的更改能擴(kuò)充、伸展。分類方案是具體指導(dǎo)全宗內(nèi)檔案歸類和系統(tǒng)化整理的大綱，是一種比較具體的立卷規(guī)則，是搞好文書立卷工作的基礎(chǔ)，并且有助于新手及早熟悉檔案業(yè)務(wù)，有利于機(jī)關(guān)檔案工作的條理化和規(guī)范化，是文書立卷的指導(dǎo)文件。

2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，它以簡化整理，深化檢索為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法進(jìn)行了改革，取消案卷整理，代之以件為單位新型的整理方法。分類方案也應(yīng)參照簡化立卷的宗旨來進(jìn)行文書檔案的分類與編制檔號，根據(jù)本單位實(shí)際情況編制好分類體系。

4 制定《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

單位可根據(jù)2006年國家檔案局8號令精神，制定或完善本單位的《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍與保管期限表》（以下簡稱《表》）。此《表》是文件歸檔和檔案鑒定工作的重要依據(jù)，是歸檔和鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)，它的質(zhì)量高低直接關(guān)系到歸檔文件的完整程度。有些單位可能早已制定，但是隨著單位里各部門組織機(jī)構(gòu)及職能的變動情況，可能很多原有的文書歸檔范圍與保管期限已不能涵蓋所有應(yīng)歸檔文件材料，為確保文件的完整準(zhǔn)確歸檔，這時就需要及時修訂原《表》。建議調(diào)整與新增的機(jī)關(guān)各部門，應(yīng)根據(jù)工作職責(zé)擬定部門產(chǎn)生的文件材料內(nèi)容，檔案部門羅列整理后與單位辦公室商議，劃分歸檔范圍與保管期限，修訂完善原《表》。

5 在OA系統(tǒng)里完成文件的分類、歸檔

在如今網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的大環(huán)境下，為了提高辦公自動化、實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，單位可根據(jù)實(shí)際需求，購買或開發(fā)適合本單位使用的辦公自動化OA系統(tǒng)，來完成單位日常的文件收、發(fā)文等公文管理。在開發(fā)、完善OA系統(tǒng)時，可把文件的分類、歸檔穿插到文件形成、傳遞、完結(jié)的各環(huán)節(jié)，各部門文書可通過在文件收、發(fā)文傳遞，最后辦結(jié)歸檔時做的系列操作，來自動完成文件的保管期限、部門分類及歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)的整個流程，這樣歸檔工作在日常的公文辦理時就已完成了，方便快捷，做到了文件的及時在線歸檔，減輕了工作量。

6 制定相關(guān)考核機(jī)制

單位各部門負(fù)責(zé)人往往對檔案的及時整理歸檔認(rèn)識不足，如果制定相關(guān)機(jī)制來進(jìn)行定期考核，跟年度績效掛鉤，比如把各部門文書檔案的歸檔工作納入每年的績效考核指標(biāo)中，則能督促各部門檔案的收集、整理與歸檔，并及時移交單位檔案部門。檔案部門可引導(dǎo)各部門文書根據(jù)單位制定的《機(jī)關(guān)歸檔文件收集與整理細(xì)則》來收集整理文件，根據(jù)《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍與保管期限表》來確定文件的歸檔范圍與保管期限，編寫規(guī)范的歸檔文件目錄與移交清單，經(jīng)檔案部門檢查核對后辦理歸檔文件移交。檔案部門在整個過程中，應(yīng)積極引導(dǎo)、答疑與督促，讓各部門每年的文書檔案歸檔工作融入日常工作中，形成規(guī)范的管理流程。

7 加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理人員的知識水平和工作水平直接影響著檔案管理的水平，目前各單位配備的專職檔案人員數(shù)量有限，單位內(nèi)各部門的文書檔案的收集歸檔又大多是部門文書完成的，要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，除了加強(qiáng)專職檔案人員的培訓(xùn)，組織檔案人員報(bào)名參加檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)班，提高他們的專業(yè)技能水平與政治素養(yǎng)，還應(yīng)對各部門的文書人員加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，定期開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班，或通過網(wǎng)上繼續(xù)教育培訓(xùn)等多種途徑提高文書人員的業(yè)務(wù)水平和實(shí)踐能力，從而使文書、檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)不斷提高。建議單位不但應(yīng)注重檔案人才的培養(yǎng)，而且還應(yīng)穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，避免檔案專業(yè)人才的換崗、流失，獎罰有度，留住有技術(shù)有經(jīng)驗(yàn)的檔案專業(yè)人員。

8 檔案規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)評估

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，應(yīng)樹立文書工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把好文書工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)。同時在管理上可通過申請檔案規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)評估來促進(jìn)本單位檔案管理的水平，通過評估標(biāo)準(zhǔn)來推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作，優(yōu)化文書檔案管理工作的流程，從檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)各方面工作進(jìn)行全方位的規(guī)范化管理，從而使單位的文書檔案管理工作步上一個新臺階，更加科學(xué)化、合理化。

9 結(jié)語

文書檔案只是各類檔案中的一種，做好文書檔案的管理工作，強(qiáng)化檔案管理職責(zé)，不斷地更新檔案管理理念，是奠定單位持續(xù)健康發(fā)展、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，對提升各單位市場經(jīng)濟(jì)競爭力具有重要意義。牢固樹立檔案服務(wù)意識，不斷提高管理水平和歸檔文件質(zhì)量，讓檔案人更好地為本單位的經(jīng)營發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力！