黎明曉

摘 要：在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理信息化的應(yīng)用給企事業(yè)單位提高工作效率、提升經(jīng)濟(jì)效益帶來了全新、便捷、高效的資料查閱方式;但在部分欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案管理主要還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，嚴(yán)重阻礙地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。作者就目前欠發(fā)達(dá)地區(qū)各企事業(yè)單位在檔案管理信息化管理方面存在的問題、推行檔案信息化管理的必要性、如何推行檔案信息化管理進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化管理;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.131

在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息檔案為各企事業(yè)單位提高工作效率、提升經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮了關(guān)鍵的借鑒和參考作用，如何將電子信息化應(yīng)用到檔案管理工作中成為單位努力的發(fā)展方向。北上廣深等國內(nèi)發(fā)達(dá)地區(qū)很早以前已經(jīng)推行檔案信息化管理，先進(jìn)的檔案管理模式為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)快速發(fā)產(chǎn)生強(qiáng)大的推動(dòng)作用，取得了顯著的效果。但在國內(nèi)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，特別是中西部三四線城市，檔案管理還是以傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案管理模式為主，給各行業(yè)發(fā)展經(jīng)濟(jì)、人民群眾發(fā)展生產(chǎn)查閱檔案資料帶來了諸多不便。故而，創(chuàng)新檔案管理模式，加快推行檔案信息化管理，為企事業(yè)單位開展工作和發(fā)展經(jīng)濟(jì)提供便捷高效的檔案查詢服務(wù)，讓信息檔案為地方經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展發(fā)揮錯(cuò)鑒核心推動(dòng)作用，擺在廣大欠發(fā)達(dá)地區(qū)企事業(yè)單位面前急需考慮的問題。

1 欠發(fā)達(dá)地區(qū)企事業(yè)單位目前檔案管理現(xiàn)狀

1.1 對檔案信息化管理認(rèn)識不夠

檔案信息化管理是指以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃、行業(yè)分析、工作方案、人事信息、文件通知、考錄招聘等原始資料為對象，以歸類管理工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，以信息化管理系統(tǒng)為平臺，按照信息社會(huì)和國家檔案行政管理部門的要求，將上述原始資料進(jìn)行收集、整理、保管、開發(fā)和共享利用的信息化管理過程。隨著電子信息化手段在各行業(yè)領(lǐng)域的逐漸普及，檔案信息化管理對各企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展、工作推動(dòng)的借鑒參考促進(jìn)作用日益凸顯，在企事業(yè)單位推行檔案信息化管理形勢已不可逆轉(zhuǎn)。但面對新形勢下時(shí)代發(fā)展需求，各企事業(yè)單位對此一知半解，缺泛檔案信息化管理意識，發(fā)展思維未能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，導(dǎo)致單位重要資料依然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料存檔推放為主。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理模式落后

目前，欠發(fā)達(dá)地區(qū)信息檔案采用信息化管理、科學(xué)規(guī)類、快速查閱等手段還比較滯后，各企事業(yè)單位檔案管理方式主要以紙質(zhì)材料為主體、人工管理為手段，沒有專門管理人員，沒有專門存放檔案地方，沒有專門除濕調(diào)溫設(shè)備，沒有專業(yè)除蟲手段等等，導(dǎo)致整個(gè)單位檔案資料管理混亂無章、管理模式落后、查詢效率低下，檔案發(fā)揮促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、工作作用不明顯。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下

在部分企事業(yè)單位，并沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，更沒有專門的檔案管理人員，大部分單位檔案管理工作由辦公室或者人事部兼顧，在這種工作職責(zé)不清、管理人員不明確的情況下，每當(dāng)辦公室人員流動(dòng)更換，便出現(xiàn)檔案管理交接脫節(jié)現(xiàn)象，非常容易導(dǎo)致檔案資料破損、遺失、丟失情況發(fā)生，造成永久無法查閱補(bǔ)救問題，給單位和企業(yè)造成不可估量的損失。

2 欠發(fā)達(dá)地區(qū)推行檔案信息化管理的必要性

當(dāng)前，在電子大數(shù)據(jù)信息發(fā)展時(shí)代，企事業(yè)單位檔案管理水平的高低直接影響到單位對歷史材料和檔案資源有效利用率，推行檔案信息化管理，不僅可以及時(shí)對最新檔案資料進(jìn)行整理、歸類記載，同時(shí)還可以對過去的檔案資料進(jìn)行長久有效的保管，實(shí)現(xiàn)最新檔案資源和過去歷史材料的快速分享和查詢，有效杜絕因人工查閱與原始檔案物理接觸產(chǎn)生的破損、蟲害等現(xiàn)象，為企事業(yè)單位、社會(huì)個(gè)體開展工作、發(fā)展生產(chǎn)提供高效便捷的查閱服務(wù)。

首先，檔案信息化管理可以提高歷史檔案和材料資源的利用率。通過檔案信息化管理系統(tǒng)，可以不受時(shí)間空間限制，根據(jù)檔案的年度、類型、科目輸入索引查找，隨時(shí)能快速查閱到所需的以往歷史檔案資料，根據(jù)需求導(dǎo)出打印紙質(zhì)資料用于借鑒參考。

其次，檔案信息化管理可以杜絕蟲害和破損現(xiàn)象發(fā)生。通過將檔案信息化處理，及時(shí)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化分類、歸檔處理，存儲到專門的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，更好地保證檔案信息的完整性、科學(xué)性瑟原始性，有效減少檔案工作人員的重復(fù)工作量，避免了紙質(zhì)檔案必須歸檔后才能查閱的缺陷，有效杜絕因人工查閱與原始檔案物理接觸可能產(chǎn)生的破損、蟲害等現(xiàn)象。

最后，檔案信息化管理可以有效提高檔案存儲的安全性。在檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，為了預(yù)防網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)泄露機(jī)密文件現(xiàn)象發(fā)生，設(shè)計(jì)人員已經(jīng)充分考慮到在日后檔案管理工作的安全性，采取多種安全措施設(shè)計(jì)好系統(tǒng)的訪問權(quán)限、身份識別和加密設(shè)置等，同時(shí)采用物理或者信息化手段將防火墻設(shè)置于系統(tǒng)中，有效阻攔非法、惡性攻擊訪問，多措并舉加大對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中檔案信息的保護(hù)力度，從而提升檔案管理的安全性。

3 欠發(fā)達(dá)地區(qū)推行檔案信息化管理的策略

3.1 增強(qiáng)創(chuàng)新意識

各企事業(yè)單位要主動(dòng)聯(lián)系檔案管理部門，組織本單位干部職工、從業(yè)人員定期參加檔案管理部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，全面增強(qiáng)檔案信息化管理的創(chuàng)新意識和認(rèn)知程度，從而激發(fā)全體干部職工對檔案信息化管理的認(rèn)同感，達(dá)到在內(nèi)部促使企事業(yè)單位檔案管理模式業(yè)務(wù)革新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率質(zhì)量提升，提高企事業(yè)單位各項(xiàng)工作效率，增強(qiáng)社會(huì)競爭力的良好效果。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

企事業(yè)單位要切實(shí)加強(qiáng)做好檔案信息化管理從業(yè)人員的培養(yǎng)，確保有專業(yè)部門、專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)據(jù)庫的日常管理;要主動(dòng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)匕l(fā)改及信息產(chǎn)業(yè)部門的業(yè)務(wù)溝通銜接，主動(dòng)邀請信息產(chǎn)業(yè)部門的業(yè)務(wù)骨干到本企業(yè)、本單位開展檔案信息化管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，現(xiàn)場示范講解檔案信息化數(shù)據(jù)庫的檔案整理、檔案分類、目錄編寫、程序編制、日常維護(hù)、日常殺毒等等基礎(chǔ)知識，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)和水平，有效提升本企業(yè)本單位檔案信息化管理質(zhì)量，確保檔案管理信息化發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮出最大化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 推行信息化建設(shè)

收集整理并科學(xué)規(guī)類檔案資料內(nèi)容數(shù)據(jù)，加大檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和應(yīng)用軟件開發(fā)投入，推行企事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)平臺建設(shè)，規(guī)范統(tǒng)一檔案信息化管理系統(tǒng)平臺軟硬件型號、規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，杜絕檔案信息管理系統(tǒng)軟硬件無法兼容、搜索數(shù)據(jù)無法識別等現(xiàn)象發(fā)生，探索檔案實(shí)體管理與信息化系統(tǒng)管理兼容相結(jié)合的路子，全面提升檔案管理工作規(guī)范化和信息化水平，推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展，為企事業(yè)單位科學(xué)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)提效提供精確、完整、科學(xué)的檔案資料保障。

4 結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新檔案管理模式，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，推行檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平，利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，為企事業(yè)單位及社會(huì)個(gè)體提供高效便捷的信息查詢服務(wù)，將對各企事業(yè)單位提高工作效率、提升經(jīng)濟(jì)效益起著舉足輕重的推動(dòng)作用，有效促進(jìn)欠發(fā)達(dá)地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提質(zhì)增效。

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