（天津師范大學(xué)管理學(xué)院 天津 300387）

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，人類社會的腳步逐漸邁入了數(shù)字時代。數(shù)字檔案資源建設(shè)逐步成為各級各類檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的一項重要內(nèi)容。相對于傳統(tǒng)的資源建設(shè)而言，數(shù)字檔案資源建設(shè)是檔案館在數(shù)字時代面臨的全新課題。當(dāng)前，在國家規(guī)劃與政策的引導(dǎo)與推動下，各地檔案行政管理部門都把數(shù)字檔案資源建設(shè)納入本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃并積極實施。本文主要針對國家綜合檔案館開展數(shù)字檔案資源建設(shè)已具備的有利條件、障礙與路徑進(jìn)行具體分析，以期為當(dāng)前各級國家綜合檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)實踐提供借鑒。

1 條件分析

1.1 職能拓展

任何組織機(jī)構(gòu)的存在，都是以其擁有一定的功能或職能為基礎(chǔ)的。通過自身職能或功能的發(fā)揮，有所產(chǎn)出以換取存續(xù)所需的資源。因此，綜合檔案館能否存在并得到持續(xù)發(fā)展取決于其是否有所產(chǎn)出，從而獲得足夠的資源支持。對于綜合檔案館而言，其產(chǎn)出就是服務(wù)，具體表現(xiàn)為黨委和政府決策服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，為社會公眾生產(chǎn)生活服務(wù)。是否能夠為各方面提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是綜合檔案館的生命線。進(jìn)入新世紀(jì)以來，在國家治理結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型與社會需求增長的雙重拉動與倒逼之下，我國國家綜合檔案館正在經(jīng)歷一個不斷拓展自身服務(wù)職能，全面提升服務(wù)能力的發(fā)展階段。特別是在機(jī)構(gòu)改革，局館分離的背景下，著力創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量，成為各級國家綜合檔案館開展各項工作的主線。館藏資源是決定檔案館服務(wù)能力大小強(qiáng)弱的基礎(chǔ)性與關(guān)鍵性要素。優(yōu)質(zhì)的資源是綜合檔案館的立身之本與競爭優(yōu)勢，只有擁有優(yōu)質(zhì)的館藏資源，才能夠在此基礎(chǔ)上開展各種不同形式的服務(wù)，不斷提升自身的服務(wù)能力。因此，國家綜合檔案館自身服務(wù)職能的不斷拓展與深化，為數(shù)字檔案資源建設(shè)的推進(jìn)提供了最基本的內(nèi)在動力源泉。

1.2 環(huán)境變化

任何事物與其所處的環(huán)境之間關(guān)系緊密，系統(tǒng)的正常運作與發(fā)展變化都需要與環(huán)境相協(xié)調(diào)，環(huán)境的變化是促進(jìn)系統(tǒng)演化的外部條件。當(dāng)前，國家綜合檔案館正處在一個急劇變化的環(huán)境中：一方面，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算與大數(shù)據(jù)等技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的程度越來越高，深刻地改變著各個行業(yè)、各個領(lǐng)域的運行狀況，也給檔案工作帶來了沖擊與影響，呈現(xiàn)出“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新業(yè)態(tài)?；谶@一背景，綜合檔案館在面臨著新的管理對象所帶來的壓力的同時，又獲得了一個拓展資源廣度的機(jī)遇；既要在處理技術(shù)日新月異而帶來的各種新的問題的同時，又可以充分利用新技術(shù)不斷優(yōu)化和提升服務(wù)水平。另一方面，基于檔案資源價值的多維性，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，社會各界對檔案的需求持續(xù)增長，新的用戶群體與新的用戶需求，對綜合檔案館不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，提升服務(wù)水平施加了壓力。綜合檔案館需要在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、資源建設(shè)與服務(wù)等各個方面予以回應(yīng)。因此，技術(shù)環(huán)境與用戶環(huán)境的變化，為綜合檔案館推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)提供了外部條件。

1.3 理論發(fā)展

20世紀(jì)80年代以來，社會記憶理論成為人文與社會科學(xué)研究中一個新興領(lǐng)域。社會記憶理論為認(rèn)識和研究檔案與檔案管理現(xiàn)象提供了一個全新的視角，啟發(fā)人們對檔案和檔案事業(yè)進(jìn)行新的思考。隨著聯(lián)合國教科文組織倡議并牽頭實施的“世界記憶工程”項目的展開，“記憶”被引入檔案界，成為了檔案學(xué)界的高頻詞。近年來，馮惠玲、丁華東與徐擁軍等學(xué)者在這一領(lǐng)域進(jìn)行了深入探討并頗有建樹，提出了一系列有關(guān)檔案與記憶的觀點，使得檔案記憶理論不斷深化，得以初步確立。在檔案記憶理論的視閾下，檔案是承載與傳遞社會記憶，構(gòu)建身份認(rèn)同的重要工具，參與社會記憶建構(gòu)是綜合檔案館的重要職能?！叭后w記憶構(gòu)成了人類文明延續(xù)和進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)，而檔案館、圖書館和博物館正是這種記憶信息的貯存、管理和傳播的制度化體現(xiàn)?！盵1]這一理論為綜合檔案館開展數(shù)字檔案資源建設(shè)開辟了新的思路。在國家重視文化建設(shè)與發(fā)展，建設(shè)和諧社會的大環(huán)境下，綜合檔案館在非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)、地方歷史文化傳承與發(fā)展和增進(jìn)民族凝聚力與認(rèn)同感等諸多領(lǐng)域都能找到用武之地。將歷史與文化以數(shù)字化方式保存下來并實現(xiàn)廣泛傳播與共享，對于促進(jìn)文化發(fā)展與繁榮，增強(qiáng)文化自信與國家文化軟實力，滿足社會公眾的文化需求有重大意義。因此，檔案記憶理論的提出與發(fā)展，綜合檔案館開展數(shù)字檔案資源建設(shè)提供了必要的理論支持。

2 障礙分析

2.1 檔案開放存在阻力

檔案開放鑒定是開展館藏數(shù)字檔案資源建設(shè)與服務(wù)的基礎(chǔ)性工作。然而，基于多方面的原因，檔案開放鑒定的具體實施有一定的難度，檔案開放存在阻力：一方面，檔案開放鑒定工作機(jī)制不健全。首先，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》的規(guī)定，“誰定密、誰解密”是一條總的原則。綜合檔案館在檔案開放鑒定工作中，實際上沒有單方面解密的權(quán)力，而只能負(fù)責(zé)組織與統(tǒng)籌。檔案的解密工作需要各個立檔單位的密切配合與具體實施，但各相關(guān)單位基于承擔(dān)保密責(zé)任與規(guī)避泄密風(fēng)險的考慮，普遍存在持“寧可少一事，不可多一事”的保守態(tài)度或者“踢皮球”與“冷處理”的現(xiàn)象。此外，由于特殊的政治原因，很多建國初期形成的檔案存在過度定密的問題，而其形成單位早已撤消，按照現(xiàn)行的解密原則，對于這部分“涉密”檔案，因找不到解密的主體而無法解密。其次，由于檔案形成過程的特殊性，很多檔案在內(nèi)容上涉及到個人隱私與商業(yè)秘密，關(guān)系黨和國家的利益，因此，對于非涉密檔案或解密檔案，檔案開放鑒定中還需要對其進(jìn)行劃控處理。當(dāng)前，我國檔案劃控工作的主要依據(jù)是1991年制定的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》。這一文件中列出了20種應(yīng)當(dāng)控制使用的情形，但事實上，這些規(guī)定過于籠統(tǒng)，在實際操作中難以掌握，給檔案劃控工作帶來了一定的難度。隨著當(dāng)前國家對保密的要求越來越嚴(yán)格，檔案劃控工作可能會更加保守?；谝陨显?，當(dāng)前各級國家綜合檔案館幾乎都面臨著到期檔案解密和劃控工作難以推進(jìn)的局面，直接影響到網(wǎng)上開放檔案資源數(shù)量的增長。

另一方面，檔案開放鑒定工作成本較大。首先，當(dāng)前各級國家綜合檔案館都在推進(jìn)文件級目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實現(xiàn)以一份文件作為一個獨立的檢索對象并提供利用。這就需要開展文件級開放鑒定，除了要審察檔案的全宗、目錄、時間、文種等要素之外，還需要對全文一一進(jìn)行審閱，其中凡是涉及個人隱私、商業(yè)秘密或關(guān)系黨和國家利益的內(nèi)容，都要進(jìn)行相應(yīng)處理。其次，檔案解密工作牽涉到各個檔案形成單位，在此過程中，綜合檔案館需要與之一一溝通、協(xié)商，并辦理相關(guān)的手續(xù)，過程十分繁瑣。再次，對于上網(wǎng)的檔案，綜合檔案館對所有在政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布的檔案目錄和全文必須嚴(yán)格把關(guān)，在完成開放鑒定工作的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行相應(yīng)的審批。因此，檔案開放鑒定工作是一件費時費力的工作，需要大量的時間成本與人力成本投入。

總之，受制于檔案開放鑒定工作機(jī)制不健全，檔案開放鑒定工作成本較高兩個方面的因素，數(shù)字檔案資源建設(shè)與服務(wù)的推進(jìn)也必然會是一個相對緩慢的發(fā)展過程。

2.2 相關(guān)經(jīng)費投入偏少

近幾年來，國家對檔案事業(yè)的重視程度有所提高，但不容否認(rèn)，檔案局館仍然是一個相對邊緣的機(jī)構(gòu)，這在財政投入力度上有所體現(xiàn)。因此，各級國家綜合檔案館在檔案資源建設(shè)上，還普遍面臨著經(jīng)費短缺的問題。以天津市檔案局（館）為例，2014年財政撥款總額為4,218.8萬元，2015年為4,861.8萬元，2016年為5,091.8萬元，2017年5,963.1萬元，縱向來看，財政撥款數(shù)額逐年增加。但按照2017年部門預(yù)算，財政撥款總額為5,963.1萬元，除去社會保障和就業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生和計劃生育兩項支出，用于一般公共服務(wù)支出的金額為5,326.5萬元，而其中4,598.9萬元用于行政運行與一般行政管理事務(wù)，真正用作檔案館與其他檔案事務(wù)的支出僅為436.0萬元。[2]再以北京市檔案局（館）為例，2017年檔案館經(jīng)費預(yù)算總額為5439.404184萬元，而其中用于“檔案數(shù)字化副本與目錄核對經(jīng)費”、“檔案開放鑒定專家經(jīng)費”、“檔案目錄錄入著錄經(jīng)費”、“檔案征集經(jīng)費”與“國家重點檔案（民國時期）文件級目錄著錄”等幾項與檔案資源建設(shè)相關(guān)的經(jīng)費共計為304萬元，占比僅6.4%。[3]然而，數(shù)字檔案資源建設(shè)是一個耗資巨大的系統(tǒng)工程，單純完成檔案數(shù)字化與數(shù)據(jù)化等基礎(chǔ)性工作就需要大量的投入。在當(dāng)前階段，綜合檔案館只可能將有限的經(jīng)費投入到部分相對緊迫的基礎(chǔ)性工作上。這在客觀上對綜合檔案館開展開拓性的數(shù)字檔案資源建設(shè)工作造成了一定的制約。

2.3 資源建設(shè)動力不足

當(dāng)前，數(shù)字檔案資源建設(shè)雖然已經(jīng)成為各級綜合檔案館的一項重要業(yè)務(wù)工作，但還面臨著直接動力不足的問題。主要有兩方面的原因：第一，數(shù)字檔案資源建設(shè)與服務(wù)的績效難于體現(xiàn)與衡量。作為文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，綜合檔案館工作的價值主要體現(xiàn)為社會效益，直接的經(jīng)濟(jì)效益并不明顯，難于直接衡量其績效。數(shù)字檔案資源建設(shè)同樣存在這一問題。除了用數(shù)字資源的數(shù)量、網(wǎng)站訪問量、瀏覽量與查閱量等較為簡單的指標(biāo)來評價其績效之處，對其實際效益則不便衡量，使得數(shù)字檔案資源建設(shè)的效益不能明顯地體現(xiàn)出來。這與數(shù)字檔案資源建設(shè)需要的巨大投入相比，在成本收益上形成較大反差，這就在一定程度上削弱了數(shù)字檔案資源建設(shè)的直接動力。例如，當(dāng)前檔案界對是否需要對館藏傳統(tǒng)載體檔案全部數(shù)字化的做法存在爭議，其中最重要的一個因素就是考慮成本投入與實際收益的不平衡。第二，現(xiàn)行的績效評價體系中缺乏有關(guān)開拓性數(shù)字檔案資源建設(shè)的硬性指標(biāo)。現(xiàn)有的績效評價體系主要涉及一般性數(shù)字檔案資源建設(shè)，但對于開拓性數(shù)字檔案資源建設(shè)，則缺乏硬性的量化指標(biāo)。例如，政府績效評估中對綜合檔案館的業(yè)績衡量中涉及社會滿意度調(diào)查，綜合檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)考評有接待量、活動量、利用量等指標(biāo)，數(shù)字檔案館測評則涉及查找、查到率，政務(wù)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)上的訪問人次，政務(wù)微博粉絲量等。這些指標(biāo)均為輔助性與參考性指標(biāo)，不是硬性指標(biāo)。因此，對于綜合檔案館而言，積極收集社會檔案資源，深度開發(fā)檔案資源，從事開拓性的數(shù)字檔案資源建設(shè)，面向公眾開展服務(wù)，提高社會關(guān)注度，只是“錦上添花”之舉，缺乏相對強(qiáng)勁的動力。

3 路徑分析

3.1 爭取支持

按照現(xiàn)行的體制，我國國家綜合檔案館雖然屬于文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，但在機(jī)構(gòu)序列上列為黨委直屬機(jī)構(gòu)?；谔厥獾捏w制，綜合檔案館不可避免地具有政治性強(qiáng)的特性。此外，黨和政府在一定階段的戰(zhàn)略、方針、政策以及工作著力點是財政投入的基本指向。因此，服務(wù)于黨和政府方針政策的實施，是綜合檔案館履行職能的重要取向，也才能夠獲得更多的支持與投入。此外，在我國，為黨和政府服務(wù)，實際上也是基于維護(hù)國家整體利益的需要，也是間接服務(wù)于社會，服務(wù)于公眾。因此，綜合檔案館在開展數(shù)字檔案資源建設(shè)的過程中，需要基于自身的權(quán)利、責(zé)任清單與職能定位開展工作，將其與大政方針相結(jié)合，圍繞大局與中心工作做文章，從而獲得更多的支持。例如，綜合檔案館可以在愛國主義教育、保護(hù)與傳承歷史文化、文化建設(shè)、促進(jìn)社會和諧、服務(wù)民生等方面，巧妙尋求與數(shù)字檔案資源建設(shè)的切入點與結(jié)合點。這樣既易于出成績，出亮點，產(chǎn)生社會影響力，提高社會關(guān)注度，也有利于獲得政策與財力上的支持與投入。當(dāng)前，部分地方國家綜合檔案館已經(jīng)在方面有所實踐。例如，湖南省檔案館主動服務(wù)洞庭湖生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。2011年，浙江省檔案局圍繞《中共浙江省委關(guān)于認(rèn)真貫徹黨的十七屆六中全會精神大力推進(jìn)文化強(qiáng)省建設(shè)的決定》提出的“大力推進(jìn)文化強(qiáng)省建設(shè)”的戰(zhàn)略，出臺了《浙江省檔案局關(guān)于大力推進(jìn)檔案文化建設(shè)的意見》，全面實施“浙江記憶工程”，實施“浙江名人”、“浙江方言”、“浙江名鎮(zhèn)（村）”、“記憶浙江”、“浙江之最”、“浙江老照片”、“浙江檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程”、“家庭檔案”與“家譜族譜”等重點項目，致力于全方位、立體化保護(hù)浙江省域、地區(qū)、城市、鄉(xiāng)村與人民群眾生活五個方面的歷史記憶。

3.2 需求拉動

公眾的需求是檔案資源建設(shè)與服務(wù)的根本動力，是引發(fā)檔案資源建設(shè)與服務(wù)的動力源。只有存在公眾對檔案的需求，檔案資源建設(shè)與服務(wù)才存在意義。[4]因此，滿足各方面的需求也是綜合檔案館開展數(shù)字檔案資源建設(shè)的最終目的。只有真正貼近需求的數(shù)字檔案資源建設(shè)才有生命力與持久性，也才能提升數(shù)字檔案資源服務(wù)的質(zhì)量水平。長期以來，各級國家綜合檔案館的館藏資源建設(shè)主要是一種被動接收的模式，對于所保存的檔案資源是否能夠滿足各方面的需求實際上缺乏比較準(zhǔn)確的把握。然而，基于提升服務(wù)質(zhì)量的導(dǎo)向，數(shù)字檔案資源建設(shè)需要更強(qiáng)的指向性與目的性。亦即采取“不是建設(shè)好資源去找用戶，而是根據(jù)用戶需求來開展資源建設(shè)”的建設(shè)思路。因此，綜合檔案館需要把握各個方面對檔案資源的剛性需求與迫切需求，針對性地開展數(shù)字檔案資源建設(shè)。

借助于需求拉動開展數(shù)字檔案資源建設(shè)，主要有兩個方面的實際意義：一方面，針對某種特定需求開展數(shù)字檔案資源建設(shè)能夠在短期內(nèi)產(chǎn)生比較明顯的效應(yīng)，提升關(guān)注度，從而形成良性循環(huán)。以天津市檔案館為例，近年來，天津市檔案館重點圍繞天津近代史料進(jìn)行整理與數(shù)字化，并提供在線利用，同時著力針對急需保護(hù)與留下來的歷史文化進(jìn)行數(shù)字檔案資源建設(shè)，如開展天津方言語音建檔工程，與民間組織合作開展天津城市記憶保護(hù)工程等，產(chǎn)生了良好的社會反響，大大改善了檔案館的社會形象，為檔案館進(jìn)一步拓寬數(shù)字檔案資源建設(shè)的廣度與深度創(chuàng)造了良好的條件。另一方面可以提高投入產(chǎn)出比，節(jié)約成本，避免資源浪費。比如將館藏傳統(tǒng)檔案全盤數(shù)字化的做法就違背了“需求拉動”的原則，效益相對低下。理性的選擇應(yīng)該是將部分急需搶救性保護(hù)的歷史檔案、早期的音像檔案、照片檔案等進(jìn)行數(shù)字化，或者集中對某些社會需求量大、利用頻率較高的檔案分專題進(jìn)行轉(zhuǎn)化。

3.3 循序漸進(jìn)

如前所述，當(dāng)前，數(shù)字檔案資源建設(shè)還存在諸多制約因素，這就決定了數(shù)字檔案資源建設(shè)是一個長期系統(tǒng)工程，數(shù)字檔案資源服務(wù)質(zhì)量的提升也需要一個逐步提升的過程。西方發(fā)達(dá)國家在數(shù)字檔案資源建設(shè)方面取得的成果，可以作為參照與借鑒，但是鑒于國內(nèi)外在歷史、體制等各個方面都存在差異，必須立足當(dāng)前國內(nèi)的客觀實際情況，相對理性地開展數(shù)字檔案資源建設(shè)，不能采用“大跨步”式的做法，而適宜于選用漸進(jìn)式的發(fā)展路徑。從宏觀層面來看，當(dāng)前我國檔案事業(yè)發(fā)展不平衡的問題仍比較突出，東部發(fā)達(dá)地區(qū)與中西部地區(qū)之間，同一個省份的不同區(qū)域之間的國家綜合檔案館在軟硬件方面都存在較大的差異，部分地方綜合檔案館工作基礎(chǔ)極其薄弱。因此，在數(shù)字檔案資源建設(shè)上，一方面不能提“一刀切”的要求，需要差異化發(fā)展，部分基礎(chǔ)條件相對較好的地區(qū)先試先行，在網(wǎng)絡(luò)信息存檔、社會數(shù)字檔案資源采集與檔案資源數(shù)據(jù)化等方面積極探索新思路；另一方面，優(yōu)先做好全國檔案目錄中心、全國開放檔案信息資源共享平臺建設(shè)與重點檔案數(shù)字化等基礎(chǔ)性工作。從微觀層面來看，綜合檔案館在開展數(shù)字檔案資源建設(shè)的過程中，多開展小而專且精的項目，一點一點做，一步一步來。例如，湖南省檔案館利用特色館藏資源，建立了湖南舊政權(quán)檔案、紅色檔案、革命歷史檔案、洞庭湖檔案等10多個專題數(shù)據(jù)庫，益陽市檔案館建立“花鼓戲檔案”專題數(shù)據(jù)庫。循序漸進(jìn)的建設(shè)思路有利于克服數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中的阻力，降低難度。