南京藝術(shù)學(xué)院黨委辦公室院長(zhǎng)辦公室 范 蕾

在高等教育深化改革并快速發(fā)展的新形勢(shì)下，高校的工作效率和管理水平有了新的目標(biāo)和要求。高校行政辦公室作為高校的綜合協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理黨委和行政的日常工作事務(wù)，其不僅是學(xué)校的對(duì)外窗口，也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門以及師生保持溝通的橋梁和紐帶。行政辦公室的日常工作為辦事、辦文、辦會(huì)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的信息和建議，做好參謀和助手，協(xié)助制定學(xué)校的規(guī)章制度，發(fā)揮聯(lián)系內(nèi)外、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的重要作用。從工作職能的角度來(lái)看，行政辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作顯得尤為重要。

一、高校行政辦公室工作中溝通協(xié)調(diào)的重要性

（一）發(fā)揮“潤(rùn)滑”作用，化解各種矛盾

行政辦公室作為學(xué)校對(duì)內(nèi)、對(duì)外交流的樞紐，處理著紛繁復(fù)雜的事務(wù)，接觸著形形色色的人群，必然會(huì)遇到各種各樣的矛盾。行政辦公室良好的溝通協(xié)調(diào)，有助于處理好學(xué)校與上級(jí)部門、與兄弟院校、與各職能部門、與二級(jí)學(xué)院之間的內(nèi)在聯(lián)系和問(wèn)題矛盾，消除對(duì)學(xué)校發(fā)展帶來(lái)的不利影響。

（二）發(fā)揮“黏合”作用，創(chuàng)造和諧氛圍

行政辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，是各部門之間溝通、交流、協(xié)作的橋梁，促使上下級(jí)之間、平級(jí)之間、師生之間以及不同部門的同事之間的聯(lián)系變得緊密，溝通變得順暢。行政辦公室團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作作風(fēng)、和諧融洽的工作氛圍、凝心聚力的工作狀態(tài)，有助于為廣大師生樹立榜樣，引導(dǎo)大家顧全大局、互幫互助、和諧信賴、你追我趕，營(yíng)造積極向上的校園環(huán)境。因此，通過(guò)組織辦公室人員有效溝通，能夠讓辦公室內(nèi)部人員的分工更加協(xié)調(diào)，保證整個(gè)高校行政辦公室工作統(tǒng)一行動(dòng)，讓人際關(guān)系調(diào)整、環(huán)節(jié)疏通等實(shí)現(xiàn)平衡，從而切實(shí)增強(qiáng)辦公室工作隊(duì)伍的凝聚力。

（三）發(fā)揮“催化”作用，扮演助手和參謀

行政辦公室是校內(nèi)外各種信息的交匯處，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。行政辦公室既要盡心盡力履行職責(zé)，又要注意把握“度”，不越權(quán)又不能不作為。在重大的組織決策問(wèn)題上，要從校內(nèi)外各個(gè)環(huán)節(jié)搜集資料、排查問(wèn)題、掌握情況，盡快整理出有價(jià)值的信息，及時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)掌握最新政策以及師生的需求和思想動(dòng)態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)有針對(duì)性、高效率地做出決策和制定方案。

二、高校行政辦公室工作中溝通協(xié)調(diào)存在的問(wèn)題

（一）溝通手段過(guò)于保守，溝通渠道有待拓寬

在實(shí)際工作中，習(xí)慣以談話、會(huì)議、通知等方式為主，通過(guò)文件傳閱、當(dāng)面談話來(lái)交流信息，多以自上而下的單向溝通等方式處理問(wèn)題，謹(jǐn)小慎微無(wú)法突破陳規(guī)，不能根據(jù)事情本身的性質(zhì)或者輕重緩急，有針對(duì)性、有選擇性地因地制宜選擇適當(dāng)?shù)姆椒ㄩ_展工作。在工作溝通、人際溝通方面，會(huì)出現(xiàn)按照部門的重要性、人員職位的高低順序安排發(fā)言，關(guān)鍵事情領(lǐng)導(dǎo)定調(diào)、下級(jí)響應(yīng)的情況。

（二）工作職責(zé)不夠清晰，人員素質(zhì)有待提高

行政辦公室本身工作多事情雜，只要跟學(xué)校有關(guān)的事都會(huì)找到辦公室牽頭，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)多個(gè)任務(wù)接踵而來(lái)，且都要求盡快完成，工作職責(zé)和內(nèi)容變得模糊不清。辦公室工作人員經(jīng)常是一崗多職、一專多能，加班加點(diǎn)，奔波于各種會(huì)議培訓(xùn)、統(tǒng)計(jì)填表等工作，耗費(fèi)了很多的精力。辦公室工作人員的學(xué)歷層次、學(xué)科系列參差不齊，有的工作人員直接進(jìn)?；蛘邠Q崗就位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)和把握相對(duì)欠缺，理論根基、文字能力、工作技能和專業(yè)素養(yǎng)等方面都有待提高。辦公室人員的工作必須服從領(lǐng)導(dǎo)議程，因此要樹立積極主動(dòng)的工作意識(shí)，明確自身角色定位，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

三、高校行政辦公室工作溝通協(xié)調(diào)的提升策略

（一）把握溝通協(xié)調(diào)的核心，為增強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)奠定基礎(chǔ)

溝通協(xié)調(diào)能夠在一定程度上讓各組織與相關(guān)人員之間的關(guān)系得到平衡、調(diào)整和改善，思想與行為逐步由分散向統(tǒng)一轉(zhuǎn)變，使辦公室組織的整體性功能充分發(fā)揮，可以從以下兩個(gè)方面著手。

1.工作溝通協(xié)調(diào)。首先是“辦事”協(xié)調(diào)。工作人員要從全局考慮，各司其職，各負(fù)其責(zé)，彈性分工、團(tuán)結(jié)協(xié)作、分工不分家，統(tǒng)一思想、密切配合、強(qiáng)化責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，提高工作質(zhì)量和效率，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事。其次是“辦文”協(xié)調(diào)。在撰寫和處理對(duì)內(nèi)、對(duì)外公文時(shí)，要做好政策協(xié)調(diào)，站在全局的角度，掌握各渠道、各時(shí)期政策的相互協(xié)調(diào)，把握意識(shí)形態(tài)，廣泛征求各方面意見，統(tǒng)一扎口，統(tǒng)一貫徹落實(shí)。最后是“辦會(huì)”協(xié)調(diào)。在會(huì)前與相關(guān)部門做好具體的溝通協(xié)商，擬定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容，提前制定方案，審核意識(shí)形態(tài)，落實(shí)細(xì)化分工，提高辦會(huì)的質(zhì)量和效率，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。

2.關(guān)系溝通協(xié)調(diào)。首先是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。不同領(lǐng)導(dǎo)自身的閱歷、經(jīng)驗(yàn)和作風(fēng)不盡相同，這導(dǎo)致他們?cè)谔幚砭唧w問(wèn)題和制定決策時(shí)常常會(huì)出現(xiàn)不同的觀點(diǎn)。這時(shí)便需要行政辦公室及時(shí)進(jìn)行信息溝通，化解矛盾和誤會(huì)，提升班子的凝聚力，促進(jìn)工作順利開展。其次是各部門的溝通協(xié)調(diào)。在工作過(guò)程中，利益關(guān)系很容易引發(fā)各部門之間出現(xiàn)不和諧的現(xiàn)象，所以需要行政辦公室引導(dǎo)大家精誠(chéng)合作，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。最后是內(nèi)外關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。行政辦公室在處理外部關(guān)系時(shí)要積極處理好上下部、橫向部門之間和工作人員之間的矛盾，讓內(nèi)部信息能夠暢通交流，營(yíng)造溫暖和諧、積極向上的工作氛圍。同時(shí)，辦公室工作人員還應(yīng)該在進(jìn)行外部關(guān)系的處理時(shí)將全能型的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橛邢扌?，逐步轉(zhuǎn)變以往無(wú)所不能和無(wú)所不包的傳統(tǒng)習(xí)慣，有效減少高校辦公室上層領(lǐng)導(dǎo)組織的不必要負(fù)擔(dān)，讓高校辦公室工作決策能夠朝著民主化和科學(xué)化的方向發(fā)展。

（二）提升人員的自身素質(zhì)，為增強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)提供堅(jiān)實(shí)保障

采取針對(duì)性的措施，提高工作人員的理論水平和決策能力，提升工作人員的思想素質(zhì)和綜合水平。

1.強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)。加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)大家通過(guò)各種方式學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和辦公軟件，提高工作人員政治素養(yǎng)、管理能力、寫作水平、計(jì)算機(jī)操作技能、人際關(guān)系處理能力等專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能；建立培訓(xùn)體系，通過(guò)崗前培訓(xùn)、專題座談、經(jīng)驗(yàn)分享、校際交流等形式，吸取他人經(jīng)驗(yàn)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高個(gè)人素質(zhì)和工作效率。

2.創(chuàng)新觀念拓展思路。創(chuàng)新是辦公室工作開展的重要?jiǎng)恿υ慈?，因此工作人員應(yīng)打破傳統(tǒng)的思維模式，積極放手去干，比如創(chuàng)新工作方法，真正落實(shí)OA 辦公系統(tǒng)，使得內(nèi)部通知公告、規(guī)章制度等能第一時(shí)間傳達(dá)到每一位師生；實(shí)現(xiàn)工作流程全面電子化流轉(zhuǎn)，發(fā)揮信息共享功能，協(xié)調(diào)各部門同時(shí)處理事情，提高工作效率；培養(yǎng)一專多能的復(fù)合型人才，做好人才培養(yǎng)的梯隊(duì)建設(shè)。

3.創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。加強(qiáng)辦公室硬件條件和軟件條件的建設(shè)，一方面要在辦公條件方面給予保障，辦公室工作強(qiáng)度高、壓力大，寬松舒適的辦公環(huán)境可以使人身心放松，提高工作效率。另一方面是軟環(huán)境的營(yíng)造，同事之間要團(tuán)結(jié)協(xié)作、心齊氣順，領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)辦公室工作人員的辛勤付出及時(shí)予以肯定，對(duì)于吃苦耐勞、能力突出的人員予以培養(yǎng)和提拔，這樣更有利于充分調(diào)動(dòng)大家的工作積極性。

（三）建立良好的人際關(guān)系，為做好溝通協(xié)調(diào)工作創(chuàng)造良好的條件

高校行政辦公室工作具有繁、雜、難的特點(diǎn)，為了能夠更好地處理工作過(guò)程中的矛盾，辦公室工作人員需構(gòu)建起良好的人際關(guān)系，這樣通過(guò)在整個(gè)組織中建立起左右逢源的人際關(guān)系，保持上下暢通，則能夠?yàn)樽龊脺贤▍f(xié)調(diào)工作創(chuàng)造良好的條件。首先，采取感情聯(lián)絡(luò)法。在人際溝通協(xié)調(diào)工作的開展過(guò)程中，感情投資是非常重要的潤(rùn)滑劑，而且只有掌握了良好的感情投資技巧，才能夠更好地開展溝通協(xié)調(diào)工作。通常感情投入較其他方法更能讓工作人員相互理解和信任，這樣創(chuàng)設(shè)良好的人際關(guān)系則能夠讓辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作更加順利地開展。其次，把握最佳的溝通協(xié)調(diào)時(shí)機(jī)。作為高校辦公室工作人員，應(yīng)該學(xué)會(huì)在無(wú)機(jī)時(shí)尋機(jī)、弱機(jī)時(shí)強(qiáng)機(jī)、有機(jī)時(shí)乘機(jī)，通常得先機(jī)之利的工作人員應(yīng)該切忌忘記“見而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時(shí)，易失者機(jī)，迅而行之速哉！”。這樣通過(guò)準(zhǔn)確把握溝通協(xié)調(diào)的時(shí)機(jī)，及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，便能夠更加順利地開展高校辦公室工作。

總之，高校行政辦公室工作中的溝通協(xié)調(diào)工作做得如何，直接影響到學(xué)校整體工作的質(zhì)量和效率，影響到團(tuán)結(jié)融洽的校園氛圍。在工作開展中會(huì)遇到各種問(wèn)題，需要采取各種措施，創(chuàng)新工作方法，以保證辦公室工作中的溝通協(xié)調(diào)處于良性互動(dòng)的發(fā)展。