何小琴

摘 要：事業(yè)單位在發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生很多檔案信息，這些信息是單位今后工作及規(guī)劃的重要保障。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位越來越重視檔案管理工作。在工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有必要優(yōu)化管理措施，從而推進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展。各單位應(yīng)注重檔案管理效率，深入研究管理檔案的優(yōu)化措施，有效解決工作中存在的問題，以保障單位檔案管理的順利開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化途徑

事業(yè)單位的檔案管理工作對其發(fā)展來說是非常重要的部分。應(yīng)全面了解檔案管理的發(fā)展情況，進(jìn)一步優(yōu)化管理手段，切實(shí)提高檔案管理的綜合水平，以促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。文中分析了檔案管理的概念與特點(diǎn)，探討了當(dāng)前事業(yè)單位在處理檔案管理工作的不足之處，以此提出了提高單位檔案管理的優(yōu)化措施。

一、檔案管理的概念與特點(diǎn)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，新形勢對事業(yè)單位提出了更高要求。事業(yè)單位面臨著新的挑戰(zhàn)，所以需要對各方面加以改進(jìn)，以促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，檔案管理規(guī)范化程度是衡量單位管理能力的重要指標(biāo)。檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理就是指精細(xì)化管理理念在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用。采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度和工作程序，提高檔案管理能力，以滿足現(xiàn)代化的社會(huì)需要。此外，單位檔案不僅涵蓋關(guān)于社會(huì)服務(wù)的信息數(shù)據(jù)，并且還記錄了職工的基本信息。所以，改進(jìn)各機(jī)構(gòu)單位的檔案管理，不僅可以有效提高檔案工作的效率和質(zhì)量，而且可以為后期管理提供重要的保障。通過加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理，可以更好地發(fā)揮檔案信息的作用，為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供重要依據(jù)。

事業(yè)單位的檔案管理有服務(wù)性和保密性特點(diǎn)。針對事業(yè)單位的服務(wù)性來說，它能為社會(huì)提供查閱檔案信息的服務(wù)，并且有效存儲(chǔ)各行業(yè)的檔案信息。事業(yè)單位通過檔案管理自動(dòng)參與社會(huì)信息市場資源配置，恪守為國家和人民服務(wù)的宗旨。同時(shí)，事業(yè)單位是我國信息管理的重要機(jī)構(gòu)，主要為國家機(jī)關(guān)服務(wù)提供信息依據(jù)，因此所存儲(chǔ)的檔案信息都具有保密性。

二、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的作用

現(xiàn)如今，事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理工作放在首位。事業(yè)單位需要召開檔案專門會(huì)議，把檔案管理的重要性推廣到整個(gè)部門，提高事業(yè)單位全體人員的思想意識，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性?？茖W(xué)運(yùn)用檔案將對單位工作產(chǎn)生直接影響，檔案管理具有較高的專業(yè)性和技術(shù)性，并且對工作人員的技能要求很高。檔案管理的工作人員都是以腦力勞動(dòng)為主，他們應(yīng)該具備專業(yè)的能力來完成檔案管理工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多單位也會(huì)隨著這些進(jìn)步進(jìn)行自身管理的現(xiàn)代化發(fā)展和建設(shè)。在新時(shí)代的全面發(fā)展過程中，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著許多問題?，F(xiàn)代化進(jìn)程正在加快，許多先進(jìn)的科學(xué)和技術(shù)手段正在應(yīng)用于檔案管理工作中，尤其是現(xiàn)代科技管理技術(shù)。因此，工作人員需要提高自身的能力水平，并在工作中不斷優(yōu)化自己，更新工作的基本理念，使自己能夠在第一時(shí)間掌握相關(guān)技能和先進(jìn)知識。

三、當(dāng)前事業(yè)單位在處理檔案管理工作的不足之處

1.管理理念較為落后

目前，有些事業(yè)單位的檔案管理幾乎沒有信息化，仍然采用傳統(tǒng)的手工管理形式。一般工作人員的工作包括檔案資料的收集、分類、整理和存檔。在新時(shí)代發(fā)展背景下，這種落后的檔案管理觀念與社會(huì)發(fā)展的需求極不相符。另外，專門的檔案管理人員觀念薄弱，不能完全落實(shí)當(dāng)前的檔案管理工作，造成工作效率低下，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

2.工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低

由于事業(yè)單位缺乏對檔案管理的重視，也沒有對其工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行調(diào)查，這導(dǎo)致許多管理人員缺乏專業(yè)能力。因?yàn)闄n案的專業(yè)部分需要嚴(yán)格調(diào)查和考證，如果不是技術(shù)人員很難有效解決問題，所以管理人員的專業(yè)素質(zhì)是非常重要的因素。另外，很多檔案工作者并不太熟練計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，他們還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，這樣不僅會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，還會(huì)引發(fā)檔案丟損的情況。目前，有些事業(yè)單位沒有完善的檔案管理體系，并且管理者對檔案工作也不夠重視。在具體工作中往往只做表面功夫，使得工作中出現(xiàn)問題時(shí)很難得到及時(shí)有效的解決。

3.檔案管理工作得不到重視

檔案管理在事業(yè)單位中很容易被忽視。由于對檔案管理工作沒有被充分關(guān)注，工作人員對單位的工作缺乏認(rèn)真態(tài)度。大多數(shù)工作人員認(rèn)為，檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展沒有直接關(guān)系，認(rèn)為這項(xiàng)工作不重要。在檔案管理方面沒有得到有效控制，因此沒有人對有關(guān)檔案進(jìn)行分類和匯總。事業(yè)單位在調(diào)用相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)無法快速準(zhǔn)確地找到所需的數(shù)據(jù)，還可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。如果相應(yīng)的檔案工作沒有得到嚴(yán)格管理，這將導(dǎo)致事業(yè)單位工作的總質(zhì)量下降，甚至還會(huì)對其可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生重大影響。

4.檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施較為滯后

有些事業(yè)單位重視增加生產(chǎn)設(shè)施的投資以確保產(chǎn)品質(zhì)量和效率，可是缺乏對辦公設(shè)施的資金支持，造成檔案管理設(shè)備落后。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)改變傳統(tǒng)的管理模式，并逐步利用現(xiàn)代管理手段來進(jìn)行管控，使檔案管理工作規(guī)范化。然而，目前的事業(yè)單位還沒有對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。只有少數(shù)單位是利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)施來提高管理成效，而較多的單位仍然采用傳統(tǒng)低效的管理形式，從而妨礙了單位的發(fā)展。目前，信息更新非常迅速，只有以最快的速度掌握信息，才能促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此，事業(yè)單位在信息資源上投入時(shí)間和成本，才能更好地利用信息創(chuàng)造財(cái)富。

5.檔案資料信息更新慢

目前大多數(shù)單位的檔案管理工作存在信息資源更新緩慢的問題。隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對檔案管理方面有著更高需求，所以事業(yè)單位檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，提高其信息的更新速度，不然會(huì)影響后期信息的利用率。在事業(yè)單位中信息技術(shù)沒有廣泛應(yīng)用于檔案管理，進(jìn)而影響了管理的效率進(jìn)度。并且有些部門對檔案文件的監(jiān)管力度不夠，使得在檔案管理中信息技術(shù)沒有得到充分利用。此外，目前檔案中所載資料更新速度很慢，并且相關(guān)部門之間沒有進(jìn)行有效溝通，信息共享流通不足。因此，許多重要的信息無法及時(shí)地進(jìn)行收集和整理，從而很難確保檔案信息的真實(shí)性。

6.檔案管理體系不完善

目前，有些事業(yè)單位缺乏健全的檔案管理制度，并且在構(gòu)建體系中存在一些問題，因?yàn)檫@些原因使得當(dāng)前制度很難達(dá)到單位檔案管理的要求。在這種情況下，檔案管理人員不能按規(guī)定工作，對整個(gè)檔案管理造成了負(fù)面影響。此外，因?yàn)闄n案管理制度有缺陷，目前的管理人員在工作中不能按照相關(guān)規(guī)定對收集到的資料進(jìn)行歸檔和保存，在整理檔案的過程中也沒有按照規(guī)定放置檔案，導(dǎo)致日常檔案管理的混亂。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑

1.強(qiáng)化人們對檔案管理的思想意識

管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，構(gòu)建完善的管理體系，確保這項(xiàng)工作的高效性。相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格遵守現(xiàn)行規(guī)則，以提高檔案管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)管理人員需要高度重視優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，完善規(guī)章制度和體系，以確保檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。在這個(gè)過程中應(yīng)注意加強(qiáng)責(zé)任感，使用獎(jiǎng)懲機(jī)制獎(jiǎng)勤罰懶，懲罰那些不認(rèn)真的職工，確保檔案管理者都能以良好的態(tài)度對待檔案管理，進(jìn)一步保障管理工作的高效性。同時(shí)，相關(guān)單位要結(jié)合有關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)和本單位實(shí)際情況，制定更加合理的檔案管理制度。在現(xiàn)有法律法規(guī)的基礎(chǔ)上完善相關(guān)體系，進(jìn)一步探索適合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理形式。

2.加強(qiáng)檔案管理理念的創(chuàng)新

首先，樹立為公眾服務(wù)的管理理念。檔案管理兼具檔案的咨詢、檢索和開發(fā)等。因此，管理人員需要樹立為公眾服務(wù)的意識，并在提高管理效率的前提下管理好檔案信息。其次，樹立為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的理念。單位領(lǐng)導(dǎo)需要一定數(shù)量的檔案作為制定發(fā)展計(jì)劃的支撐。因此，工作人員需要提高服務(wù)意識，為管理層做好服務(wù)準(zhǔn)備工作，并確保存檔信息的完整性和真實(shí)性。最后，樹立服務(wù)社會(huì)的理念?，F(xiàn)今，各部門單位正從指導(dǎo)型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)型期和轉(zhuǎn)型后的發(fā)展更加離不開檔案信息的服務(wù)功能，以促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

3.建立完善的事業(yè)單位檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)是為內(nèi)部檔案的利用提供便利，為單位建設(shè)進(jìn)行服務(wù)。建立科學(xué)的檔案管理制度是檔案管理順利發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，在檔案管理方面應(yīng)優(yōu)先考慮建立科學(xué)的管理制度，以確保檔案工作的規(guī)范化。首先，通過運(yùn)用科學(xué)的手段及時(shí)發(fā)現(xiàn)單位檔案管理中的問題，了解檔案管理的實(shí)際情況。在制定管理制度時(shí)，應(yīng)充分征求檔案工作者的意見，并確保管理制度得到有效實(shí)施。通過分析檔案管理人員的建議，結(jié)合本單位管理工作的實(shí)際情況，做好相應(yīng)的制度。其次，將檔案管理制度能夠落實(shí)到個(gè)人，并對管理人員的行為進(jìn)行有效管控。在鼓勵(lì)管理人員以身作則，遵守管理規(guī)則的同時(shí)，鼓勵(lì)其他工作人員遵守規(guī)則。最后，單位內(nèi)部相關(guān)部門要用制度完善配套措施，在實(shí)踐中檢驗(yàn)檔案規(guī)章制度的合理性，為制度的實(shí)施提供條件，確保檔案能夠在不喪失保密性的情況下開發(fā)利用。

4.優(yōu)化檔案管理手段

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該改變之前的管理方法，進(jìn)一步加強(qiáng)管理效力。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是當(dāng)今檔案管理的重要工具，同時(shí)還是當(dāng)今社會(huì)環(huán)境下所有工作領(lǐng)域的主導(dǎo)技術(shù)。檔案管理中信息技術(shù)的引入是事業(yè)單位發(fā)展的重要手段。因此，管理人員應(yīng)該創(chuàng)建適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)庫，將全部紙質(zhì)文檔內(nèi)容存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)里，然后根據(jù)規(guī)則要求進(jìn)行整理和匯總，要保證信息資料的完整性。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化除了可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者尋找他們需要的檔案數(shù)據(jù)。而且有助獲授權(quán)的用戶從終端機(jī)搜尋及下載所需的檔案資料，從而大大提高檔案資料的使用價(jià)值。

5.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作者要有責(zé)任意識，認(rèn)真的態(tài)度是做好檔案工作的先決條件。檔案工作者還要有與其管理職能相適應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)。首先，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。對于檔案管理，管理者需要檔案管理的基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識。通過參加檔案職業(yè)培訓(xùn)使檔案工作者了解和深化檔案管理知識，并在實(shí)踐中有效利用這些理念。檔案的收集和分類需要有效利用檔案管理的基本知識。只有具備足夠的檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理等專業(yè)知識，才能熟練地完成檔案管理工作。其次，要注重加強(qiáng)職業(yè)道德，確保優(yōu)秀的職業(yè)能力和高度的道德感。在實(shí)踐中，加強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)可以激發(fā)職工工作的積極性，并且良好的激勵(lì)措施可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展和不斷進(jìn)步。最后，應(yīng)建立檔案管理審查制度，以確保檔案工作者的態(tài)度不會(huì)隨著時(shí)間的推移而放松。因此，檔案管理者只有不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理水平，才能適應(yīng)發(fā)展需要，才能在競爭中脫穎而出。

6.完善事業(yè)單位檔案的信息化管理

確保檔案信息資源的信息化，不僅是保護(hù)檔案原始資源的重要手段，也是事業(yè)單位發(fā)展檔案信息化的必要條件。目前我國主要通過先進(jìn)的信息化手段管理檔案，其他形式的檔案管理進(jìn)入數(shù)字化信息管理模式，建立相對完善、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫，為人們提供方便優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案管理制度改革的重要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案信息化的建設(shè)可以有效地促進(jìn)檔案制度的建設(shè)。因此，在當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，研究檔案信息化建設(shè)對于檔案管理體制改革具有現(xiàn)實(shí)意義。在檔案的日常管理中，要在信息資源和技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將檔案資源納入信息領(lǐng)域，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)共享實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息利用，提高檔案資源的利用價(jià)值。

7.明確檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的主要工作是對檔案進(jìn)行管理，所以員工的作業(yè)態(tài)度會(huì)影響檔案管理的效果。職工權(quán)責(zé)的模糊會(huì)影響職工的工作態(tài)度和檔案管理的效率。因此，在日常的檔案管理工作中，要明確每個(gè)職工的權(quán)利和責(zé)任，確保職工在完成自己的工作時(shí)都能得到應(yīng)有的權(quán)益，增強(qiáng)每個(gè)職工的責(zé)任感。為了有效收集各方意見，事業(yè)單位可以建立合理的反饋機(jī)制，使之更好地發(fā)揮作用。

8.增加設(shè)施的投入資金，引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備

目前，事業(yè)單位的管理工作越來越復(fù)雜，舊的設(shè)備無法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，并且降低了工作效率。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要有長遠(yuǎn)眼光，加大對辦公設(shè)備的投資，推動(dòng)信息技術(shù)的現(xiàn)代化。通過引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓管理者利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來處理信息，進(jìn)一步提升工作效率。有關(guān)單位檔案管理得難度越來越大，對管理人員提出了更高的要求，所以需要?jiǎng)?chuàng)新管理方法?，F(xiàn)如今，有些事業(yè)單位仍在使用傳統(tǒng)的管理模式，這對檔案管理的有效性起著一定的負(fù)面影響。因此，檔案工作中應(yīng)充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫更應(yīng)在檔案管理中得到更廣泛地應(yīng)用。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息化處理比手工管理的效率更高，更新文件內(nèi)容更快，更能促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

9.完善檔案管理工作中的各項(xiàng)制度

事業(yè)單位要根據(jù)工作的實(shí)際情況，做出適合其發(fā)展的檔案管理制度，并明確提出相關(guān)崗位職責(zé)。有效優(yōu)化檔案管理工作流程，制定強(qiáng)有力的監(jiān)督體系，開展檔案專項(xiàng)審計(jì)監(jiān)督，確保檔案管理順利實(shí)施。此外，有關(guān)部門要完善檔案管理的信息處理系統(tǒng)，建立完善的操作標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建科學(xué)安全的互聯(lián)網(wǎng)信息保護(hù)制度。完善檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)的安全監(jiān)管體系，有效規(guī)范自動(dòng)化操作流程。提高有關(guān)工作的實(shí)施水平，從而保障單位檔案管理的信息安全。

五、結(jié)束語

為了有效解決事業(yè)單位檔案管理中的問題，相關(guān)工作者要更加重視檔案工作。建立健全事業(yè)單位的管理體系，促使檔案管理工作的規(guī)范化。因此，有必要在檔案管理出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)進(jìn)行處理。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的背景下，檔案信息為事業(yè)單位的發(fā)展提供了重要資源。所以，事業(yè)單位必須改變之前的管理思想，貫徹落實(shí)新的管理理念，強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理體制建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：重慶市南川區(qū)林木良種場）