陳紅艷

摘要：隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)各個(gè)行業(yè)都開(kāi)始利用信息化來(lái)幫助自身工作效率的提升，從而不斷地提升綜合實(shí)力。檔案管理作為各個(gè)單位和企業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，必須要依托時(shí)代技術(shù)的不斷應(yīng)用提高工作質(zhì)量，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;現(xiàn)代化;途徑

引言

在我國(guó)各個(gè)單位的發(fā)展中，檔案管理一直都存在，這是對(duì)于各個(gè)單位員工管理的重要一部分工作，能夠保障各個(gè)單位員工的穩(wěn)定性。但是在傳統(tǒng)的檔案管理中，大部分的工作都是人為手動(dòng)來(lái)完成，管理效率相對(duì)比較低。尤其是對(duì)于員工檔案的管理手段不足，對(duì)于檔案的整理和分析不深入，導(dǎo)致不能有效的通過(guò)有效的管理管理來(lái)促進(jìn)各個(gè)單位人才的發(fā)展和穩(wěn)定，從而對(duì)各個(gè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展造成不良的影響。在當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展中，各個(gè)單位開(kāi)始逐漸的重視檔案管理工作，開(kāi)始進(jìn)一步細(xì)化各個(gè)單位的檔案管理，通過(guò)多種手段不斷發(fā)揮檔案管理的作用，激發(fā)各個(gè)單位發(fā)展活力。在具體的管理中，各個(gè)單位要充分意識(shí)到檔案管理在人力資源工作中的巨大作用，規(guī)范檔案管理行為，提升檔案的利用效率。

一、當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）各個(gè)單位對(duì)于檔案的重視程度不足

在當(dāng)前的檔案管理工作中，各個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這方面工作的認(rèn)識(shí)還不全面，對(duì)于檔案管理工作的重視程度還不足，認(rèn)為各個(gè)單位的檔案管理只是檔案管理的一小部分，并沒(méi)有必要花時(shí)間保證其質(zhì)量，這就導(dǎo)致各個(gè)單位的檔案管理工作進(jìn)展緩慢，不能為各個(gè)單位的人才選用和結(jié)構(gòu)調(diào)整提供具體的依據(jù)。一方面，部分各個(gè)單位在檔案管理工作中的流程不規(guī)范，對(duì)于人員之間在檔案管理中的管理職責(zé)并沒(méi)有進(jìn)行具體的分工，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量下降;另一方面，由于分管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得在這方面投入的管理資金不足，無(wú)法有效的調(diào)動(dòng)工作者的積極性，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量下降。

（二）管理手段相對(duì)落后

在傳統(tǒng)的檔案管理中，對(duì)于檔案的排查和信息的統(tǒng)計(jì)大部分都依靠工作人員手工記錄，管理設(shè)施相對(duì)落后，信息化技術(shù)的使用也不足[1]。一方面降低了各個(gè)單位檔案管理的效率。另一方面，也增加了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)的概率，不利于各個(gè)單位的發(fā)展。在檔案管理中，由于其系統(tǒng)的功能較少，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和記錄，導(dǎo)致各個(gè)單位在進(jìn)行信息利用時(shí)無(wú)法對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的分析加工，使得最終呈現(xiàn)的可用結(jié)果較少;同時(shí)，在一些數(shù)字化的管理和使用中，由于部分各個(gè)單位使用的是紙質(zhì)化的檔案管理和儲(chǔ)存方式，這樣就會(huì)導(dǎo)致工作人員在記性檔案管理的過(guò)程中不小心損壞檔案，導(dǎo)致其數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者信息無(wú)法辨認(rèn)，增加了管理的風(fēng)險(xiǎn)，降低了管理的效率。

（三）檔案的利用價(jià)值較低

各個(gè)單位的檔案管理對(duì)于各個(gè)單位發(fā)展的作用巨大，做好檔案的管理工作，能夠進(jìn)一步提高各個(gè)單位工作者的服務(wù)能力，從而為各個(gè)單位的發(fā)展提供更多的信息和依據(jù)。作為管理者，必須要懂得合理的利用檔案管理的價(jià)值，為各個(gè)單位的發(fā)展提供動(dòng)力。但是在許多單位的工作中，對(duì)于檔案管理中獲得的信息并沒(méi)有進(jìn)行充分的利用，這就導(dǎo)致檔案管理獲得數(shù)據(jù)不能充分的反映人才的實(shí)際情況，也就無(wú)法進(jìn)行有效的分析，從而為各個(gè)單位發(fā)展提供更多的信息。

二、新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

（一）逐步建立完善檔案管理制度

在檔案管理工作中，要提升工作的質(zhì)量，就必須依靠制度的制約。各個(gè)單位要逐步的建立完善檔案管理制度，建立各個(gè)單位自己的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，從而提升檔案數(shù)據(jù)查詢(xún)和管理的便捷性，提高工作人員的工作效率。在具體的工作中，工作人員要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的整理和匯總。工作人員要及時(shí)的做好各個(gè)單位內(nèi)在編人員和編外人員的管理，對(duì)于各個(gè)單位人才培養(yǎng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了解研究，從而合理的做出安排。在管理的過(guò)程中，還需要對(duì)檔案進(jìn)行一定的排查，對(duì)于一些資料不齊和存在問(wèn)題的檔案要進(jìn)行及時(shí)的解決和處理，檔案管理人員在不斷的實(shí)踐和服務(wù)中要不斷的提升自己的能力，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息的分析和應(yīng)用，在提高工作效率的同時(shí)不斷為各個(gè)單位的發(fā)展提供一定的參考依據(jù)。

（二）完善各個(gè)單位檔案信息管理系統(tǒng)

隨著我國(guó)的信息化和數(shù)字化的不斷發(fā)展，檔案管理工作也迎來(lái)了巨大的機(jī)遇，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，要提升檔案管理的效率和質(zhì)量，就需要建立檔案信息化管理系統(tǒng)。各個(gè)單位要逐漸的建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析，提高信息的利用效率。其次，各個(gè)單位要通過(guò)信息技術(shù)的不斷提升進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，從而加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)單位內(nèi)部的資源共享。最后，各個(gè)單位要通過(guò)信息化的分析加強(qiáng)檔案的真實(shí)性考察，保證檔案的精確性，提升檔案管理的實(shí)際效率[2]。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，提升檔案價(jià)值

現(xiàn)代化的檔案管理最終的目的就是為檔案需求人員創(chuàng)造更多的便利，從而幫助其更加快捷的進(jìn)行檔案內(nèi)容的獲取。在新的形勢(shì)發(fā)展下，檔案管理質(zhì)量要提升，就必須要不斷創(chuàng)新檔案的服務(wù)模式，不斷提升檔案管理的價(jià)值。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要及時(shí)的利用現(xiàn)代化的技術(shù)為檔案需求者提供更好的服務(wù)。比如在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以利用微信等的社交軟件為檔案需求者提供更多的選擇，不斷地拓展信息管理系統(tǒng)的功能。另外，要及時(shí)的為檔案需求者提供檢索的學(xué)習(xí)資料，讓相關(guān)人員在使用的過(guò)程中逐漸的了解檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案管理工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，要不斷地體現(xiàn)檔案的實(shí)際價(jià)值，及時(shí)的對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，制定成電子信息系統(tǒng)能夠識(shí)別的圖片檔案，從而增強(qiáng)檔案的耐儲(chǔ)存性。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在如今的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，只有充分的發(fā)揮人力資源管理的作用，不斷實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的價(jià)值，才能及時(shí)的發(fā)揮事業(yè)單位的優(yōu)勢(shì)，站穩(wěn)腳跟。通過(guò)新的人事檔案管理方式和技術(shù)的出現(xiàn)，事業(yè)單位工作人員的素質(zhì)將會(huì)不斷提升，人事檔案管理的質(zhì)量也將得到進(jìn)一步的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]徐錚.新形勢(shì)背景下檔案管理方面現(xiàn)代化的有效途徑[J].卷宗，2021，9（32）：6.

[2]王中瑞.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用[J].新商務(wù)周刊，2019（21）：71.