劉 丹

(長江職業(yè)學(xué)院，武漢 430074)

隨著我國高等教育事業(yè)快速發(fā)展，國家出臺相關(guān)政策大力扶持高職院校培養(yǎng)適應(yīng)新時代的各類人才，也加大了擴招力度。為滿足學(xué)校未來的發(fā)展需求，高職院校規(guī)模不斷擴大。此外，一些高職院校與其它中職等院校進行合并與重組，紛紛采取擴建、改建和開發(fā)建設(shè)新校區(qū)，使高職院校基建工程建設(shè)處在飛速發(fā)展之中，產(chǎn)生了大量基建檔案，這對高校檔案管理工作提出了更高的要求。在高校發(fā)展事業(yè)中，基建檔案將為學(xué)校提供重要的基礎(chǔ)資料，基建檔案管理工作也須跟上形勢，加強學(xué)?；窘ㄔO(shè)，做好基建檔案管理工作。

一、基建檔案的價值與特點

基建檔案是高校檔案的組成部分之一，是高校進行整體建設(shè)和規(guī)劃的重要組成部分，是指高校在基建項目建設(shè)過程中形成的具有利用和保存價值的各種文件、圖紙、圖表以及聲像載體等材料。由項目前期準(zhǔn)備階段工作(包含項目可行性分析、項目立項、審批等)、施工、監(jiān)理和竣工驗收等四個方面階段組成，它不僅是學(xué)校建設(shè)過程中的真實記錄，更是為學(xué)校未來的發(fā)展進行維修與擴建改造提供重要的基礎(chǔ)和參考依據(jù)，也是高校基本建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的根本保證。

在實際工作中，高?；椖繜o論何種規(guī)模，都具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性和周期長等特點。在收集與整理過程中，每個項目都必須要形成完整的檔案資料，且每個項目的審批手續(xù)所涉及單位較多，這對高?；n案管理提出了更高的要求，科學(xué)、有效、規(guī)范地做好基建檔案工作，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。

其特點表現(xiàn)為階段性；每個基建項目都要從項目前期準(zhǔn)備工作開始，包含從項目提出、立項、審批，到施工、監(jiān)理、驗收，在不同的階段將會產(chǎn)生不同的檔案。具有廣泛性特點；基建檔案不同于其它類別檔案，每個基建項目從項目前期工作到竣工驗收，每個項目流程(審批、勘察設(shè)計、施工材料等)所產(chǎn)生的檔案都需要涉及到相關(guān)政府部門、設(shè)計部門以及施工監(jiān)理等多個單位的協(xié)調(diào)與配合。擁有系統(tǒng)性特點；高校基建檔案要圍繞每一個項目前期到竣工驗收后各項環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的具有保存價值的文件或圖紙記錄, 項目的完整性、系統(tǒng)性和成套性將決定每一個基建項目檔案的質(zhì)量。具備專業(yè)性特點；基建檔案相比較其它類別檔案，其專業(yè)性強，涉及到設(shè)計、 勘探、 施工、安裝以及消防等多種專業(yè)內(nèi)容, 也是今后學(xué)校維修、改造和提供法律維權(quán)的唯一依據(jù)。還有龐大性特點；每個基建項目都會產(chǎn)生系統(tǒng)和成套性的檔案，所含文件、圖紙、圖表、聲像以及原始性記錄都會相當(dāng)?shù)姆倍?，檔案構(gòu)成復(fù)雜，且由于基建項目規(guī)模大、涉及參與單位多和專業(yè)廣等原因，基建檔案的量遠(yuǎn)超其他檔案。除此之外，還具有實用性和滯后性特點；在學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施中，水電、管道維修、消防改造、樓房維修、校園改建、擴建以及在基建工程以及質(zhì)量事故糾紛中基建檔案都會起到重要作用。按照基建項目管理要求，基建項目竣工驗收后應(yīng)當(dāng)在三個月內(nèi)整理歸檔交給學(xué)校檔案室，但由于在實施基建項目過程中，所涉及其它需要完善的材料有些是由校外參與或?qū)徟鷨挝惶峁?，整個基建項目從立項到竣工階段環(huán)節(jié)多，導(dǎo)致周期較長，需要經(jīng)過整理和審核全部文檔材料后才能移交歸檔。

二、基建檔案管理問題分析

隨著高職院校基建項目的不斷擴大，但基建檔案管理并未及時同步前進，檔案質(zhì)量未能得到有效的保障，從而影響學(xué)校建設(shè)發(fā)展工作。

(一)檔案管理意識較為淡薄

近幾年，為滿足學(xué)校未來建設(shè)發(fā)展，大部分高職院校都在開發(fā)建設(shè)新校區(qū)，擴建和改建原有校園，為盡快完善學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施，滿足學(xué)生住宿、教學(xué)與實訓(xùn)需求，大部分基建部門的重心放在保障工程質(zhì)量與搶工期的工作上，易導(dǎo)致基建檔案管理意識缺失，重視不夠，存在著“重工程建設(shè)、輕檔案整理”的現(xiàn)象，基建部門檔案管理人員由于多是兼職，人員配備不足，業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致基建檔案零散和無序，嚴(yán)重影響后期基建檔案整理工作。

(二)歸檔范圍不夠完善

基建工程準(zhǔn)備前，大部分高校未明確基建檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和歸口管理部門，項目檔案工作未和項目領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理職責(zé)掛勾，缺乏有效的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督和指導(dǎo)。由于大多數(shù)基建項目總工程師負(fù)責(zé)項目較多，缺乏與檔案管理人員的適時交流，以致基建項目歸檔范圍與實際相脫軌，有些基建檔案的原件在審批過程中被上級有關(guān)單位收回，造成基建檔案的材料收集內(nèi)容不一，嚴(yán)重影響了基建檔案的整理工作。

(三)基建歸檔質(zhì)量較低

由于基建項目檔案涉及范圍廣，參與單位多，專業(yè)性強，基建部門檔案人員和專職檔案人員缺乏溝通，出現(xiàn)歸檔材料不全面和不完整，案卷組卷不合理的現(xiàn)象。有些項目的完整性取決于項目參建單位、上級相關(guān)審批單位和驗收單位，甚至有的參建單位將未經(jīng)整理的文件材料直接移交到學(xué)?；ú块T，未經(jīng)形成單位和監(jiān)理單位審核把關(guān)，缺乏對基建檔案全面的可控性，造成有的案卷中的材料缺乏內(nèi)在聯(lián)系，有的案卷則把有前后關(guān)聯(lián)的資料分別立卷，有的圖紙重復(fù)歸檔，還有的竣工圖紙沒有加蓋單位印章，案卷題名編制過于簡化，不夠具體，圖紙折疊不規(guī)范。甚至還有基建檔案在基建部門領(lǐng)導(dǎo)、工程師和經(jīng)手人員手中，沒有及時將資料移交給檔案管理人員，造成檔案不齊全、不完整和不規(guī)范，直接影響了基建歸檔質(zhì)量,制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

(四)聲像檔案歸檔缺乏與數(shù)字化工作滯后

高?；椖柯曄駲n案是紙制載體檔案的必要補充，包括照片、影像等材料。它也是高?；椖繉嵤┻^程、竣工的證明材料，而大多數(shù)高校歸檔的基建聲像檔案甚少，有的照片檔案缺乏詳細(xì)的描述。

基建檔案在檔案管理中是按“卷”組卷，將有聯(lián)系的材料裝訂成“三孔一線”，雖然避免了檔案在利用中出現(xiàn)遺失的問題，但由于復(fù)雜性及量大，利用圖紙檔案極為不便，在長期利用中提供檔案原件時，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。應(yīng)加強檔案數(shù)字化管理，確保檔案現(xiàn)代化管理質(zhì)量。

三、結(jié)合實際問題，合理提升檔案管理質(zhì)量

(一)加強培訓(xùn)，提高檔案管理意識

高校要從多方面加大全員對“檔案”的重視程度，從檔案的形成者到使用者，將收集與管理好學(xué)校檔案作為每個教職員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)予以重視，任何一項工作的實施與成效，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，自上而下的責(zé)任和義務(wù)，是做好基建檔案工作的基本要素?；n案乃至其它檔案都不僅是專職或部門兼職檔案人員的工作，更需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門負(fù)責(zé)人的支持與參與，在所需的人、財、物和工作環(huán)境上給予檔案工作的大力支持。實行全員參與，學(xué)校職工可以通過檔案業(yè)務(wù)工作會議培訓(xùn)、展覽和國際檔案日等宣傳途徑，宣傳檔案知識，普及檔案的重要性，提升師生對檔案的認(rèn)識。由被動收集檔案轉(zhuǎn)向為主動整理，激發(fā)每個職工的責(zé)任意識，并通過各部門和教職員工借閱檔案，真切體會到“我為檔案，檔案為我”的責(zé)任意識。

(二)建立健全基建檔案管理規(guī)章制度

加強領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)，落實管理責(zé)任。負(fù)責(zé)基建項目總工程師要與檔案管理人員在項目施工前進行溝通，根據(jù)國家和地方的相關(guān)規(guī)范要求，并結(jié)合學(xué)校的實際制定基建檔案歸檔范圍，通過建立相應(yīng)的規(guī)章制度，明確項目領(lǐng)導(dǎo)管理職能，做到責(zé)任到人，落實到人，嚴(yán)格監(jiān)督工程建設(shè)項目所涉及到的勘察設(shè)計、施工與監(jiān)理等參建單位所形成的文件材料及組卷質(zhì)量要求。高校與參建單位簽訂合同時要明確對方提交文件材料內(nèi)容。其次，按照檔案管理要求，高?；n案應(yīng)當(dāng)在項目竣工驗收三個月內(nèi)進行整理移交檔案，由于所涉及范圍廣、參建單位多和周期長等原因，整理移交工作有所推遲，基建部門檔案員要做好各項目的跟蹤工作，避免出現(xiàn)遺漏，保證基建檔案收集齊全。必須做好基建檔案歸檔審查工作，它是保證基建檔案組卷的齊全、完整、準(zhǔn)確和案卷質(zhì)量的重要階段工作。在實際工作中，基建部門應(yīng)嚴(yán)格要求參建單位，將本單位形成的反映與學(xué)?；椖坑嘘P(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的文件材料進行收集、整理與組卷。學(xué)校檔案部門要及時與基建部門檔案人員溝通，承擔(dān)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。落實專門人員，定時或不定時地檢查、指導(dǎo)基建檔案歸檔工作。

(三)加強基建檔案歸檔質(zhì)量

檔案管理必須注重完整性，每個基建項目階段都是一環(huán)扣一環(huán)，而每一階段文件大多來自于項目參建單位，由于基建檔案周期長、范圍廣、專業(yè)強且形成材料較為滯后的原因，形成的文件也不同。檔案部門人員不僅要對基建部門檔案人員進行檔案工作指導(dǎo)，基建部門檔案人員也要對參建單位進行文件材料把控。每個項目竣工驗收時要抓住每項材料的細(xì)節(jié)審核，如可行性報告、立項審批、勘察設(shè)計、設(shè)計變更、合同、招投標(biāo)、施工以及竣工圖。要求各參建單位以高度的責(zé)任心對基建檔案進行收集、整理，經(jīng)檔案審查合格，方可進行交接。強化聲像檔案歸檔，包含照片檔案及影像檔案，它是紙制載體檔案的必要補充，對聲像檔案進行規(guī)范整理并與其他基建檔案一起移交才能體現(xiàn)項目的完整性。與此同時，還需注重規(guī)范性，要理清各項目與子項目的關(guān)系，方可進行立卷。合理組卷是基建檔案歸檔的一大難點，要厘清每個項目各環(huán)節(jié)的流程與關(guān)系，按照基建檔案歸檔的內(nèi)容進行收集、核對項目材料后再整理，將每個項目前后有邏輯聯(lián)系及內(nèi)在聯(lián)系的進行初步組卷。[1]

另一方面，要結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案整理。制定基建檔案檔號，基建檔案檔號一般不出現(xiàn)年度，是按照項目的前后聯(lián)系依次排列，由于每一個項目不能完全在一個案卷里體現(xiàn)，所以一般檔號設(shè)置為：全宗號—JJ12—001—0001，解釋為：全宗號，一般是由高校向上級分管檔案行政部門提出申請后獲得。JJ12，是高校自定義基建項目分類代碼，也可以由文字所代替。001，代表第一個項目。0001，代表第一個項目第一組案卷。依次類推，還會出現(xiàn)與第一個項目有前后聯(lián)系的第二組案卷，第三組案卷……，直到出現(xiàn)第二個獨立的項目，檔號為：全宗號—JJ12—002—0001。確定文件材料責(zé)任者，一般是由上級或工程相關(guān)單位給出，有的會由兩個以上單位給出，責(zé)任者至少要寫出兩家責(zé)任單位名稱。撰寫案卷題名，一組案卷里有一個項目的多個材料，那么案卷題名的擬定需要聯(lián)系案卷內(nèi)容，精煉在25個字以內(nèi)標(biāo)注在案卷封面上。備好案卷備考表，每一組案卷里不僅有卷內(nèi)目錄，而且最后還應(yīng)有備考表，它要反映出這組案卷的整理情況。完成裝訂，基建檔案按照組卷順序逐件編制頁碼、蓋檔號章，裝訂成三孔一線。

三要嚴(yán)格查驗基建圖紙、規(guī)范歸檔。基建圖紙量大、類別不一、大小也不相同，分別有水施圖、弱電圖、結(jié)施圖、建施圖和竣工圖等，查驗的重點就是從竣工圖著手?？⒐D是工程建設(shè)項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙，是項目建設(shè)過程和真實記錄，是項目交工驗收、運行維護、改建擴建的重要依據(jù)。同時，也要詳細(xì)核對圖紙的準(zhǔn)確性及竣工章的簽署。[2]

(四)提高基建檔案信息化

高職院校基建圖紙利用相當(dāng)頻繁，紙質(zhì)查閱已經(jīng)不能滿足利用者的需求。為此，對基建檔案進行數(shù)字化、信息化上提出了更高的要求，需要利用現(xiàn)代化設(shè)備進行掃描，與此同時，新建項目也需要嚴(yán)格要求參建單位移交紙質(zhì)文件材料時一并將電子版配套進行移交，規(guī)范了基建檔案整理工作，提升了檔案信息價值。

總之，高校基建檔案管理是一項需要高度責(zé)任心的工作，參與整理的檔案人員要做到細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)格把關(guān)，確保歸檔資料雜而不亂，繁而有序，全面完整，逐步提高高?；n案服務(wù)水平，為學(xué)校建設(shè)發(fā)展服務(wù)。