何召臣

摘要：“十四五”期間，對企業(yè)檔案工作數(shù)字化管理要求是全流程、全范圍、全方位，特點是電子文件要全歸檔、資源要全數(shù)字化。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠使檔案工作具有更強(qiáng)地支撐能力，有力應(yīng)對資源空間的挑戰(zhàn)、服務(wù)能力的挑戰(zhàn)和工作效率的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，部分煙草企業(yè)的檔案資料大多采用傳統(tǒng)的模式，使用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室中，并隨之衍生出一系列問題和潛在隱患。通過將企業(yè)檔案數(shù)字化管理，能夠有效地提高檔案信息處理時效性，極大地促進(jìn)企業(yè)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、智能化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理轉(zhuǎn)型;數(shù)字化管理;智能化

1 研究背景與現(xiàn)狀

1.1 研究背景

檔案是企業(yè)重要資源，具有不可再生性、稀缺性和唯一性。一旦損毀，將會造成不可估量的損失。檔案管理數(shù)字化是信息時代的必然要求?！笆奈濉逼陂g，對企業(yè)檔案工作數(shù)字化管理要求是全流程、全范圍、全方位，特點是電子文件要全歸檔、資源要全數(shù)字化。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠使檔案工作具有更強(qiáng)地支撐能力，有力應(yīng)對資源空間的挑戰(zhàn)、服務(wù)能力的挑戰(zhàn)和工作效率的挑戰(zhàn)。因此，推進(jìn)存量傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是企業(yè)檔案管理工作“十四五”時期的重點任務(wù)。

1.2 現(xiàn)狀

檔案是指對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料。為了充分發(fā)揮檔案資源的價值，必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題。但是，長期以來，我們的檔案資料大多采用傳統(tǒng)的模式，使用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室中，并隨之衍生出一系列問題和潛在隱患。一是存在損毀的隱患。因火災(zāi)、蟲蛀、受潮霉變、年久風(fēng)化等因素造成紙質(zhì)檔案在保管過程中發(fā)生不同程度、不可逆轉(zhuǎn)地?fù)p毀。二是耗費(fèi)大量空間資源。目前，紙質(zhì)文檔一般存儲在檔案室里，對存儲空間的要求較高，維護(hù)、使用起來也不方便。在對重要檔案的備份管理時，需要耗費(fèi)大量的人力物力，也容易造成檔案的篡改、損壞或遺失。三是檢索不便。檔案數(shù)據(jù)作為一種原始信息記錄，在未經(jīng)整理的情況下難以被有效利用。同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索難度較高，為實現(xiàn)檔案資源高效、合理利用帶來較大難度。

在信息化背景下，多家檔案部門都對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行了有益探索。其中國家電網(wǎng)有限公司“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”融合項目、中山市檔案局?jǐn)?shù)字化檔案室建設(shè)、杭州信用檔案模式都做出了一定成效，取得了良好的社會效果。

2 主要做法

2.1 檔案數(shù)字化管理定義

檔案數(shù)字化管理，就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式，將信息存儲到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便、安全等功效。

2.2 擬開展的工作內(nèi)容

首先，對企業(yè)全部檔案按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編碼、蓋章、制作目錄、裝訂、裝盒。其次，對文書檔案和業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。最后，將處理完成的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入本單位軟件數(shù)據(jù)庫內(nèi)并完成數(shù)據(jù)掛接。

3 操作步驟

3.1 數(shù)字化加工基本流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：借卷登記、順卷檢查、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、對應(yīng)檢查、數(shù)據(jù)合并（格式轉(zhuǎn)換）、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、光盤刻錄等內(nèi)容。根據(jù)實際需要，如檔案數(shù)量較大，可采用服務(wù)外包的形式完成檔案數(shù)字化加工。

3.2 關(guān)鍵節(jié)點操作要求

（1）檔案整理、順卷檢查。對已歸檔文件進(jìn)行檢查完善，查漏補(bǔ)缺，對早先流水號編制不規(guī)范之處進(jìn)行調(diào)整，使之符合檔案管理系統(tǒng)目錄建庫的要求。同時將檔案目錄錄入響應(yīng)檔案管理系統(tǒng)中，建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫。整理過程中區(qū)分掃描件與非掃描件，對特殊處理頁面做出標(biāo)示，登記在冊，便于控制掃描質(zhì)量。

（2）檔案掃描。掃描過程主要包括五個步驟：借卷，拆卷，掃描，合卷訂卷，還卷。

借卷：按實際數(shù)量填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方負(fù)責(zé)人員簽字。拆卷：拆除裝訂物，按順序排列整齊。掃描：紙質(zhì)檔案掃描可采用黑白二值圖像和彩色圖像兩種方式。頁面為單色文字的紙質(zhì)檔案，采用黑白二值圖像掃描;頁面為多色文字圖像的檔案文件，可采用彩色圖像掃描。合卷訂卷：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。還卷：歸還檔案，填寫交接單。

（3）圖像處理。圖像處理主要包括糾偏、去污、拼接三個內(nèi)容。糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正。去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。拼接：為保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，對幅面分離的圖像進(jìn)行拼接。

（4）數(shù)據(jù)質(zhì)檢。數(shù)據(jù)質(zhì)檢主要包括以下四個方面內(nèi)容：

對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，重新掃描。發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，及時進(jìn)行調(diào)整。

3.3 注意事項

在提高檔案資源管理和利用效率的同時，應(yīng)加強(qiáng)對檔案資源的保密和安全管理，避免因數(shù)據(jù)泄露而造成經(jīng)濟(jì)損失。應(yīng)對檔案管理建立安全識別體系和逐級審批機(jī)制，嚴(yán)格做到涉密信息不聯(lián)網(wǎng)，對非涉密信息應(yīng)設(shè)置查閱權(quán)限，嚴(yán)格遵守審批程序，保障檔案資源安全。

4 啟示

信息化背景下，改革傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為時代的主流。通過推動檔案數(shù)字化管理，能夠較好地實現(xiàn)存儲、使用數(shù)據(jù)信息智能化，極大地促進(jìn)了企業(yè)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、智能化發(fā)展。

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