高曉娟

摘 要：大型工程項(xiàng)目開展中，文件與檔案管理工作重要性不言而喻。首先，本文簡(jiǎn)單對(duì)項(xiàng)目的文件與檔案管理進(jìn)行了闡述，明確其關(guān)系著工程的建設(shè)和發(fā)展。其次，探討開展項(xiàng)目文件與檔案管理的重要性。最后，重點(diǎn)對(duì)大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理思路開展探討，提出了幾點(diǎn)合理化建議，如加強(qiáng)信息化建設(shè)、建立并完善管理制度、加強(qiáng)過程監(jiān)督檢查與指導(dǎo)、做好人才培養(yǎng)工作等，以期提升文件與檔案的管理水平，滿足“質(zhì)量第一、安全第一”的要求，為關(guān)注此類話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：大型工程項(xiàng)目;檔案管理;文件管理;管理制度;管理思路

近年來，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平逐漸呈上升趨勢(shì)，促使大型工程項(xiàng)目與日俱增。相對(duì)而言，此項(xiàng)目不僅投資大，而且還具有系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的特點(diǎn)。在工程開展中，文件與檔案管理貫穿始終，對(duì)建設(shè)成果產(chǎn)生著直接的影響。若是管理不當(dāng)，將會(huì)阻礙大型工程項(xiàng)目順利開展。因此，積極探索行之有效的大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理措施具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理的相關(guān)概述

在大型工程項(xiàng)目開展中，文件與檔案管理是重要的內(nèi)容之一。主要是指建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工階段所形成的具有查閱、保存價(jià)值的歷史記錄，其可以不同形式呈現(xiàn)出來。在大型工程項(xiàng)目中，文件、檔案工作具有種類復(fù)雜、技術(shù)含量高、數(shù)量龐大的特征，可以將項(xiàng)目的文件與檔案列為科學(xué)技術(shù)檔案范疇。大型工程項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案雖然屬于不同的事物，但是二者之間卻存在一定的關(guān)聯(lián)性，工程項(xiàng)目文件實(shí)際上是工程項(xiàng)目檔案的前身。在大型工程項(xiàng)目開展過程中，工程文件應(yīng)運(yùn)而生，隨著工程的發(fā)展，工程文件逐漸趨于完善化。在工程完成之后，會(huì)形成工程項(xiàng)目檔案。

二、大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理的重要意義

工程文件與檔案是大型工程項(xiàng)目中的關(guān)鍵內(nèi)容。國(guó)家對(duì)此也進(jìn)行了相關(guān)說明，要求從立項(xiàng)開始就著手此項(xiàng)工作。在此背景下，大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理受到了關(guān)注和重視，使得此項(xiàng)工作顯得尤為重要。在工程材料方面，通常會(huì)對(duì)材料進(jìn)行檢查，尤其是在施工材料進(jìn)場(chǎng)之前，應(yīng)該嚴(yán)把材料的質(zhì)量關(guān)，并收集相關(guān)的合格證，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行文件與檔案的整合與歸檔，若是后續(xù)施工出現(xiàn)問題，可以通過相關(guān)的檔案，查找或排除相關(guān)因素。另外，竣工階段，對(duì)工程的驗(yàn)收也是需要工程開展進(jìn)程中的文件與檔案的?？梢?，大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理是必要的，屬于重要的資產(chǎn)，不可缺少，也是施工質(zhì)量保障的最有力證明。因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)大型工程項(xiàng)目的文件與檔案的管理，促使其落到實(shí)處。

三、大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理思路分析

1.建立健全大型工程文件與檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。要想促使大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理工作有序進(jìn)行，將其落到實(shí)處，需要立足實(shí)際，制定科學(xué)合理的管理制度，促使實(shí)際管理工作有章可依，避免盲目性，使工程文件與檔案管理制度化、規(guī)范化，全面提升管理水平。加之大型工程項(xiàng)目涉及的文件與檔案眾多，管理難度大，以完善的制度為支持，可避免出現(xiàn)工作上的混亂局面。

首先，需要根據(jù)工程特點(diǎn)與要求，制定與自身發(fā)展相適應(yīng)的工程項(xiàng)目文件、檔案管理細(xì)則，以此為依據(jù)，對(duì)管理工作中遇到的問題進(jìn)行及時(shí)解決，最大限度降低不良影響，優(yōu)化管理質(zhì)量。

其次，在新環(huán)境下，要想從根本上提升管理水平，需要建立三級(jí)管理模式，三級(jí)主要是指施工單位、監(jiān)理、設(shè)代，加大管理力度。同時(shí)，還需要將文件、檔案管理和大型工程建設(shè)有機(jī)融合起來，在此基礎(chǔ)上，建立科學(xué)的制度機(jī)制，從不同方面出發(fā)，對(duì)相關(guān)人員做出明確的規(guī)定。為了減少推諉責(zé)任現(xiàn)象發(fā)生，還需要建立責(zé)任制度，明晰文件、檔案形成主體和參建各方職責(zé)，將具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，以對(duì)其起到良好的約束作用，促使其自覺規(guī)范自身行為，將更多的精力投入到本職工作中。在健全責(zé)任機(jī)制的運(yùn)行中，一旦出現(xiàn)問題，也可在第一時(shí)間找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，查明原因，以最快的速度解決問題，降低影響，減少不必要的損失。在實(shí)際管理中，應(yīng)該嚴(yán)格遵守“誰生產(chǎn)誰歸檔”的原則，杜絕包辦事件出現(xiàn)。

再次，在制度制定和優(yōu)化方面應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合新形勢(shì)、新要求，對(duì)以往文件、檔案管理制度中不合理之處進(jìn)行改進(jìn)。根據(jù)新規(guī)范，對(duì)以往管理制度進(jìn)行補(bǔ)充。在制度的完善中，需要注重落實(shí)各方檢查職能，建立科學(xué)的審核機(jī)制，以保障大型工程項(xiàng)目文件檔案的真實(shí)性、全面性，減少漏洞，避免出現(xiàn)不必要的問題。另外，由于當(dāng)前對(duì)大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理要求越來越高，所以還需要制定文件材料規(guī)定范圍標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，給具體的管理工作開展提供重要的依據(jù)，促使此項(xiàng)工作能夠保質(zhì)保量的完成。

最后，需要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。在大型工程項(xiàng)目與檔案管理中，良好的獎(jiǎng)懲機(jī)制，能夠充分調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的積極性、主動(dòng)性，激發(fā)其工作熱情，對(duì)增強(qiáng)管理成效具有重要意義。在實(shí)際管理過程中，針對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異，獲得卓越成績(jī)的人員，應(yīng)該給予其物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，以促使其全身新的投入到工作中，不斷進(jìn)行自我完善和提升，進(jìn)而可促使其在實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí)，為企業(yè)發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)，早日實(shí)現(xiàn)預(yù)期文件、檔案管理目標(biāo)。針對(duì)于工作怠慢，差錯(cuò)頻頻的人員，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，以提高其重視度，認(rèn)真工作，降低大型工程項(xiàng)目文件、檔案管理問題出現(xiàn)的概率。

2.加強(qiáng)過程監(jiān)督檢查與指導(dǎo)

現(xiàn)階段，大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理工作呈現(xiàn)了復(fù)雜性，在管理過程中，存在多種不穩(wěn)定性因素，并且工作繁雜，加大了出錯(cuò)的可能性。為了提升大型工程項(xiàng)目文件、檔案管理效率和質(zhì)量，需要做好相關(guān)監(jiān)管工作，實(shí)現(xiàn)全過程的監(jiān)督指導(dǎo)。

其一，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，解決文件、檔案收集難的問題。這就需要相關(guān)建設(shè)單位主動(dòng)承擔(dān)起自身的職責(zé)，強(qiáng)化與監(jiān)理單位的溝通和交流，并建立聯(lián)合關(guān)系，提高對(duì)監(jiān)督檢查的重視度，結(jié)合文件、檔案管理辦法的相關(guān)要求，有針對(duì)性、目的性的開展監(jiān)督檢測(cè)工作。強(qiáng)化對(duì)各參加單位檔案收集，并實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)督，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，提出整改意見，促使之后的管理工作順利進(jìn)行，使文件、檔案管理獲得新發(fā)展，滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

其二，加強(qiáng)與細(xì)化分包單位的指導(dǎo)和檢查。在大型工程項(xiàng)目中，分包單位是重要的組成部分。因此，要想在整體上增強(qiáng)文件、檔案管理質(zhì)量，需要對(duì)管理意識(shí)薄弱、管理水平低下的分包單位加以重視，在科學(xué)細(xì)化檢查時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)指導(dǎo)，促使相關(guān)文件檔案員業(yè)務(wù)水平提升，推動(dòng)管理工作高效進(jìn)行。在此情況下，還能夠?qū)Ω鞣职鼏挝黄鸬蕉酱僮饔茫蛊淠軌蛲介_展文件收集、檔案管理工作，進(jìn)而可解決文件、檔案收集難的問題。為了達(dá)到此目標(biāo)，需要做到以下幾點(diǎn)：

（1）需要全方位多角度了解項(xiàng)目各分包單位的信息。如檔案聯(lián)系人方式、施工內(nèi)容等，以科學(xué)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，形成項(xiàng)目分包單位檔案管理工作統(tǒng)計(jì)表，為之后匯總工作提供有利條件，進(jìn)而能夠提升大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理的實(shí)效性。

（2）全力以赴做好觀摩學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)各分包單位的有效引導(dǎo)，將其在文件、檔案管理工作中的作用最大化，需要加強(qiáng)對(duì)其培訓(xùn)，派請(qǐng)專業(yè)水平高、經(jīng)驗(yàn)豐富人員對(duì)分包單位文件、檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。一方面，提升其文件、檔案管理知識(shí)量，使其能夠更好勝任此項(xiàng)工作;另一方面，促使其學(xué)習(xí)新理念、新方法，提升管理水平，將文件、檔案管理工作落到實(shí)處。除此之外，觀摩學(xué)習(xí)也是至關(guān)重要的，是拓展文件、檔案管理人員視野、提升其綜合素質(zhì)的重大舉措。例如，可組織分包單位的管理人員到總包單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀摩，使其能夠直觀地了解新時(shí)代的文件、檔案管理形式，掌握更加先進(jìn)、可行的文件整理、檔案組卷等方法。

3.強(qiáng)化人才培養(yǎng)

人是大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理的重要主體，其綜合素質(zhì)與綜合能力與最終管理成效息息相關(guān)。要想滿足新時(shí)期文件、檔案管理需要，加大人才培養(yǎng)力度，應(yīng)注重發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，為相關(guān)的管理工作提供助力。為了打造高質(zhì)量的文件與檔案管理人才，需要幫其樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，強(qiáng)化其學(xué)習(xí)理念，不斷更新其知識(shí)儲(chǔ)備，以促使各環(huán)節(jié)管理工作有序進(jìn)行，提升其業(yè)務(wù)能力。意識(shí)對(duì)人的行為具有指導(dǎo)作用，正確的意識(shí)可促使大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理工程朝著先進(jìn)的方向前進(jìn)，錯(cuò)誤的意識(shí)會(huì)阻礙管理效率提高。因此，在促使文件與檔案管理人員自我完善的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該幫助其形成法律意識(shí)、文件、檔案的管理意識(shí)，強(qiáng)化其責(zé)任感，確保相關(guān)管理人員能夠以良好的姿態(tài)應(yīng)對(duì)管理工作過程中出現(xiàn)的各種問題。

目前，大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理難度不斷加大，容易給管理人員造成嚴(yán)重的心理負(fù)擔(dān)，不利于管理工作的順利進(jìn)行。因此，在對(duì)有關(guān)人員引導(dǎo)的過程中，需要注重心理疏導(dǎo)，強(qiáng)化其對(duì)新形勢(shì)文件與檔案工作的認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)其融入自己的想法，避免管理思想僵化。在具體管理過程中，可促使工作技能與經(jīng)驗(yàn)有機(jī)結(jié)合，實(shí)事求是，具體分析，通過自我反思了解自身優(yōu)勢(shì)和不足之處，進(jìn)而有針對(duì)性的改進(jìn)，以提升綜合素質(zhì)和能力，有效落實(shí)大型工程項(xiàng)目文件和檔案的管理工作?，F(xiàn)階段，信息化建設(shè)逐漸成為工程文件和檔案管理緊迫任務(wù)，因此應(yīng)該注重增強(qiáng)管理人員信息化意識(shí)，使其掌握完善的信息化管理手段，促使文件檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展。

另外，為了培養(yǎng)高質(zhì)量的人才，還應(yīng)當(dāng)注重人才管理體系的完善，重視優(yōu)秀人才的引進(jìn)，適當(dāng)提高招聘門檻，既要求有完善的專業(yè)知識(shí)，又要具有創(chuàng)新思想，具備先進(jìn)管理意識(shí)，掌握科學(xué)化的管理模式，以促使文件與檔案管理隊(duì)伍水平提升，為此項(xiàng)工作的高效完成提供強(qiáng)大的人才支持。

4.積極開展文件檔案管理信息化建設(shè)工作

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。在科技環(huán)境下，信息化技術(shù)日益成熟和完善，運(yùn)用范圍廣泛，并取得了較為理想的應(yīng)用效果。因此，在大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理中，應(yīng)該注重先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的融入，大力推動(dòng)文件與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷提升信息化水平，有效突破傳統(tǒng)模式的束縛，促使管理工作質(zhì)量突飛猛進(jìn)。為此，應(yīng)該對(duì)新時(shí)代發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行了解，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的重視，創(chuàng)新以往的檔案管理思路，將信息化機(jī)制納入到大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理中，促使信息化與文件、檔案管理相結(jié)合，進(jìn)一步強(qiáng)化信息化建設(shè)。具體而言，需要以信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，建立與自身發(fā)展模式相符的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不斷優(yōu)化文件、檔案管理系統(tǒng)，促使各個(gè)軟硬件良好運(yùn)行，進(jìn)而打造全新的大型工程項(xiàng)目文件與檔案觀管理格局。在此模式下，不僅能夠降低相關(guān)工作人員的壓力，減少其工作量，而且還有助于提高文件、檔案管理工作效率和質(zhì)量。

此外，在進(jìn)行相關(guān)操作系統(tǒng)的引入下，應(yīng)該注重?cái)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)良好運(yùn)行創(chuàng)造優(yōu)越的環(huán)境，減少管理問題發(fā)生，確保管理效果。在計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用中，可實(shí)現(xiàn)資源共享，能夠保證文檔信息服務(wù)及時(shí)性。為了提升文件、檔案的社會(huì)價(jià)值，還需要借助相關(guān)的科學(xué)技術(shù)將其變成活的信息，提高相關(guān)資源利用率。

在推進(jìn)工程文件、檔案管理信息化進(jìn)程中，需要注意的是，網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開放性，在一定程度上對(duì)文件與檔案安全造成了威脅，容易造成數(shù)據(jù)丟失、竊取等問題。因此，應(yīng)該不斷完善計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，強(qiáng)化對(duì)文件檔案的保護(hù)，做好相關(guān)的防范工作。為了加快大型工程項(xiàng)目信息化建設(shè)步伐，需要注重相關(guān)系統(tǒng)軟件的開發(fā)。要想確保軟件的可行性，滿足現(xiàn)代文件與檔案的管理需求。相應(yīng)的管理人員需要介入到系統(tǒng)軟件開發(fā)環(huán)節(jié)，以促使軟件功能更加完善和健全，具有優(yōu)越的性能，增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、全面性，真正提升大型工程項(xiàng)目文件與檔案管理的信息化水平。

四、結(jié)束語

總而言之，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，規(guī)模宏大、建設(shè)周期長(zhǎng)、社會(huì)效益高的工程項(xiàng)目逐漸出現(xiàn)在大眾的視野中。要想在整體上提高工程項(xiàng)目建設(shè)成效，需要對(duì)項(xiàng)目文件與檔案管理進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)，明確其重要性，并積極落實(shí)此項(xiàng)工作，既需強(qiáng)化人才培養(yǎng)，發(fā)揮人才作用，又要制定科學(xué)化的管理制度，加大信息化建設(shè)力度，以便提升管理水平，實(shí)現(xiàn)理想的管理效果。

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（作者單位：航天神舟科技發(fā)展有限公司）