黃麗萍

摘 要：本文通過對(duì)高職院?；n案的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的闡述，結(jié)合當(dāng)前管理過程中出現(xiàn)的不足之處，探討科學(xué)的解決問題對(duì)策，推動(dòng)基建檔案工作效果的優(yōu)化，為基建項(xiàng)目建設(shè)和后期運(yùn)行維護(hù)的高效開展提供有效支持，為教學(xué)工作的順利開展提供基礎(chǔ)支持。

關(guān)鍵詞：高職院校;基建檔案;管理;問題;對(duì)策

基建檔案是基建項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)的關(guān)鍵憑證，對(duì)院校教科研活動(dòng)的正常推進(jìn)具有關(guān)鍵作用。高職院校作為技能人才培養(yǎng)的主要渠道，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)的要求較高，需要相關(guān)的專業(yè)設(shè)施對(duì)相關(guān)教學(xué)和技能實(shí)踐活動(dòng)提供支持。檔案資料作為相關(guān)項(xiàng)目高效運(yùn)行的關(guān)鍵憑證，對(duì)學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。

一、高職院?；n案的特點(diǎn)

基建檔案資料是對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)推進(jìn)過程中形成的相關(guān)數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)全面的收集和整理，形成專業(yè)的資料形式，為相關(guān)活動(dòng)的高效推進(jìn)提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。基建檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、使用和維護(hù)中的相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)和文件資料進(jìn)行精確的管理，從而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的憑證效果。高職院校的基建檔案管理工作中具有較強(qiáng)的特殊性，基建項(xiàng)目需要與教科研工作進(jìn)行高效結(jié)合，使基建項(xiàng)目能夠充分體現(xiàn)專業(yè)教育效果，需要管理部門能夠充分結(jié)合教學(xué)實(shí)際，進(jìn)行相關(guān)資料信息的全面收集。

二、高職院?；n案管理存在的問題

1.對(duì)基建檔案管理工作缺乏有效的重視

學(xué)校管理機(jī)構(gòu)對(duì)基建檔案缺乏有效的重視，并不能充分了解到檔案管理的重要作用，缺乏相應(yīng)的支持和投入，使得相關(guān)的資料數(shù)據(jù)得不到全面的收集和科學(xué)的分析，無法形成準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，不能對(duì)相關(guān)決策的制定和推進(jìn)形成有效的參考效果。同時(shí)，基建檔案管理涉及到學(xué)校管理運(yùn)行和基建項(xiàng)目推進(jìn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要相關(guān)職能部門嚴(yán)格遵守相關(guān)的檔案管理規(guī)范，對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的收集整理。由于學(xué)校整體對(duì)基建檔案的重視程度較低，使得各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)不能得到有效的支持，檔案收集和整理過程較為混亂，嚴(yán)重影響資料的真實(shí)安全。隨著教育改革的深入推進(jìn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為主的資料呈現(xiàn)形式已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)的需求，特別是相關(guān)設(shè)計(jì)、施工技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，較為落后的管理思路已經(jīng)不能保持較好的管理效果，需要檔案管理部門能夠充分結(jié)合學(xué)校基建活動(dòng)的實(shí)際情況，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理思想和技術(shù)手段，提升基建檔案管理水平。

2.基建檔案管理制度不夠完善

基建檔案管理對(duì)基建項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和施工具有較強(qiáng)的參考作用，為基建管理的高效開展提供有效的支持，但是其涉及到項(xiàng)目建設(shè)和使用維護(hù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)制定，以保證相關(guān)工作能夠符合項(xiàng)目建設(shè)運(yùn)行的實(shí)際需求。在當(dāng)前的管理活動(dòng)中，具體的工作流程無法得到有效的規(guī)范，不能形成針對(duì)性的工作標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有的檔案管理制度不能結(jié)合實(shí)際的基建工作需求進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整，不能形成較好的管理效果。同時(shí)缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制，無法做到對(duì)管理流程的全面監(jiān)管，使得管理過程中存在的問題不能得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，不能保證相關(guān)活動(dòng)能夠按照制度規(guī)章進(jìn)行執(zhí)行。

3.基建檔案的利用率

基建檔案在基建工程的建設(shè)和項(xiàng)目管理過程中起到有效的參考作用，能夠作為施工和管理工作開展的重要指導(dǎo)依據(jù)，對(duì)檔案的高效使用能夠?yàn)橄嚓P(guān)基建決策提供有效支持。而當(dāng)前的基建檔案的利用率較低，在相關(guān)基建決策的制定項(xiàng)目推進(jìn)階段，不能對(duì)基建檔案的重要性形成有效的認(rèn)識(shí)，使得基建檔案的效用得不到有效的發(fā)揮，造成相關(guān)基礎(chǔ)投入的提升。管理部門缺乏有效的主動(dòng)意識(shí)和職能，不能為需求者進(jìn)行高質(zhì)量的服務(wù)活動(dòng)，只能進(jìn)行簡單的查詢和調(diào)用，無法充分實(shí)現(xiàn)相關(guān)要求。檔案存儲(chǔ)管理相對(duì)混亂，大量的紙質(zhì)資料極大提升了管理難度，不利于管理效果的提升，無法對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的定位和維護(hù)，制約使用效率的提升。

4.信息化水平不足

隨著信息技術(shù)在高職院校管理運(yùn)行中的高效應(yīng)用，使得大量的數(shù)字化信息數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，檔案管理部門需要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行全面的收集和處理。基建項(xiàng)目規(guī)模和技術(shù)水平的不斷增大，使得以人工收集、整理為主的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足基建項(xiàng)目的實(shí)際需求，需要對(duì)管理模式進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。但是當(dāng)前的基建檔案管理工作信息化程度相對(duì)較低，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對(duì)落后，使得相關(guān)管理工作不能借助信息設(shè)備進(jìn)行執(zhí)行。而網(wǎng)絡(luò)通信體系的架設(shè)存在不足，使得數(shù)字化的資料數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)高速的傳輸和共享，不能保證檔案管理的時(shí)效性。在實(shí)際的管理工作中，仍然存在大量的紙質(zhì)資料，需要進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，提升管理成本，在數(shù)字化載體轉(zhuǎn)變過程中缺乏相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)支持，不能實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的數(shù)字形式呈現(xiàn)。

5.工作人員專業(yè)素養(yǎng)的缺失

基建檔案管理工作的內(nèi)容較為繁瑣，涉及到基建項(xiàng)目建設(shè)、管理和教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要使基建檔案能夠充分滿足教科研工作的實(shí)際需求。這就需要工作人員具有全面的知識(shí)能力，需要對(duì)建筑技能和相關(guān)學(xué)科的實(shí)際教學(xué)情況進(jìn)行全面的了解，做到對(duì)資料信息的及時(shí)復(fù)核和科學(xué)管理。在當(dāng)前的管理活動(dòng)中，工作人員的技術(shù)水平還相對(duì)不足，不能有效掌握相關(guān)的知識(shí)，無法推動(dòng)工作的高效開展。工作人員不具備相應(yīng)的信息技術(shù)能力，嚴(yán)重制約著信息化管理模式的實(shí)現(xiàn)。

三、高職院?；n案管理問題的解決對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理的重視

學(xué)校要提升對(duì)基建檔案的關(guān)注，提供相應(yīng)的支持和投入，實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的高效開展。管理部門要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，正確理解檔案管理的積極效果，提升對(duì)資料數(shù)據(jù)的研究力度，深入挖掘資料價(jià)值，積極引進(jìn)先進(jìn)管理思想和技術(shù)，提升管理水平。管理部門要提升服務(wù)意識(shí)，推動(dòng)檔案利用效率的提升，積極掌握學(xué)校發(fā)展形勢和基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，深入到建設(shè)管理一線，與管理施工人員進(jìn)行積極的溝通交流，準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目進(jìn)度和使用情況，形成科學(xué)的反饋，提升檔案工作效果，為相關(guān)決策的制定和教科研活動(dòng)的開展提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。新時(shí)期，在大數(shù)據(jù)背景下，進(jìn)行基建檔案管理應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，這要求檔案管理人員樹立科學(xué)的信息化理念，制定科學(xué)的檔案信息化管理方法，認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理對(duì)于高職院校發(fā)展的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化的優(yōu)勢，樹立正確的檔案信息化管理理念。高職院校要認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理進(jìn)行檔案信息化管理的重要性，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和軟件提高檔案信息化管理水平。在運(yùn)行檔案管理時(shí)，要注意調(diào)查市場上的需求發(fā)展，對(duì)高職院校的基建檔案資料和管理情況進(jìn)行分析，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率;重視對(duì)職工信息化意識(shí)的培養(yǎng)，能夠認(rèn)可開展的檔案信息化管理方法和措施，能夠配合相關(guān)工作的開展。尤其是檔案管理人員，要樹立信息化工作意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案信息化管理技能的把控。

2.完善基建檔案管理機(jī)制

管理部門要充分結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展和學(xué)校運(yùn)行需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理機(jī)制的科學(xué)完善，對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，對(duì)資料數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)、利用環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，保證相關(guān)管理活動(dòng)能夠嚴(yán)格按照政策制度的規(guī)范進(jìn)行高效執(zhí)行。要落實(shí)責(zé)任機(jī)制，明確權(quán)責(zé)劃分，針對(duì)具體的管理崗位，制定完善的工作制度，對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，保證管理制度的高效落實(shí)。健全監(jiān)管機(jī)制，對(duì)工作中出現(xiàn)的情況進(jìn)行深入分析，找到現(xiàn)狀根源，對(duì)管理制度進(jìn)行針對(duì)性的完善。項(xiàng)目建設(shè)是基建項(xiàng)目的重要環(huán)節(jié)，檔案工作要充分結(jié)合項(xiàng)目管理要求，將項(xiàng)目建設(shè)資料收集整理寫入合同，對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行全面收集和科學(xué)分析，并對(duì)項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，保證檔案工作對(duì)項(xiàng)目建設(shè)管理的高效落實(shí)，推動(dòng)管理體系的高效建設(shè)。高職院校要建立以檔案室為中心，以分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員為骨架的檔案管理體系。要調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，提升崗位責(zé)任意識(shí)，讓管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和價(jià)值，從而可以主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理模式，搭建專業(yè)化的檔案管理組織，加強(qiáng)對(duì)檔案資料收集的重視程度。同時(shí)，可以考慮檔案資料的多樣化特征，思考新的檔案管理模式。管理人員還需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)和流程，關(guān)注檔案信息的動(dòng)態(tài)變化，以滿足各個(gè)部門的需求，進(jìn)一步提升檔案資料的利用率。另外，高職院校還要保證有完善的基建檔案資料，檔案人員需要將對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)的基建檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案形式，將其中存在的大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相關(guān)性研究，對(duì)于其中價(jià)值較高、類型多樣的基建檔案，轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫形式，然后進(jìn)行聚合、分類、分析和處理，檢索數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性，將混雜的檔案信息變?yōu)椤盎畹男畔ⅰ?，?shí)現(xiàn)檔案信息的高效整合、分析應(yīng)用和資源共享。

3.加強(qiáng)管理信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下，直接對(duì)基建檔案進(jìn)行單純的庫藏已無法滿足基建檔案建設(shè)和管理的需求，也難以滿足各部門對(duì)基建檔案資料的不同需求，所以要強(qiáng)化基建檔案的信息化管理。基于此，基建檔案部門要積極利用先進(jìn)的基建檔案管理技術(shù)，如聲像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等建立基建檔案數(shù)據(jù)庫、基建檔案管理系統(tǒng)、基建檔案檢索系統(tǒng)，對(duì)基建檔案進(jìn)行處理，形成不同范圍、不同層次、不同區(qū)域的基建檔案資料，然后經(jīng)過細(xì)化分類、組織、整合等操作，逐漸落實(shí)信息化管理，將對(duì)基建檔案的管理從面向基建檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資源管理，大大提高基建檔案利用率，實(shí)現(xiàn)基建檔案信息的增值。大數(shù)據(jù)的真正價(jià)值在于數(shù)據(jù)分析，如果只收藏?cái)?shù)據(jù)不注重進(jìn)行分析，只是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行初步檢索和簡單統(tǒng)計(jì)處理，就無法體現(xiàn)出數(shù)據(jù)的價(jià)值，也就無法將之轉(zhuǎn)化成有用的數(shù)字化成果。因此，高職院校要注重實(shí)用數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)，對(duì)基建檔案的巨量原始資料進(jìn)行分類整理、綜合挖掘、深度整合和數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)其中隱藏的價(jià)值內(nèi)容，找出數(shù)據(jù)間的潛在聯(lián)系，解除高職院校發(fā)展存在的信息孤島問題，促進(jìn)高職院校內(nèi)部信息的傳遞和共享，展現(xiàn)基建檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。比如，對(duì)用戶信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，可以提取出用戶的具體查閱信息，然后據(jù)此預(yù)測出用戶的需求，針對(duì)其需求提供有針對(duì)性、有層次的個(gè)性化服務(wù)。

4.提升基建檔案利用率

檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案利用思想，提升服務(wù)意識(shí)和水平，積極利用先進(jìn)技術(shù)優(yōu)勢，對(duì)檔案資料進(jìn)行深入的分析，準(zhǔn)確提取其中的價(jià)值信息，形成全面的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的遠(yuǎn)程使用。同時(shí)，對(duì)檢索機(jī)制進(jìn)行科學(xué)完善，為檔案使用者提供有效的便利，結(jié)合其實(shí)際需求進(jìn)行相關(guān)資料的準(zhǔn)確定位，提升服務(wù)質(zhì)量。要加強(qiáng)對(duì)基建檔案的分析和整理，結(jié)合學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，為基建建設(shè)和管理決策提供有效的支持，充分發(fā)揮基建檔案效用，為基建項(xiàng)目的推進(jìn)提供科學(xué)參考。檔案資料的高效運(yùn)用對(duì)基建項(xiàng)目的高效推進(jìn)起到積極作用，為相關(guān)建設(shè)和管理活動(dòng)提供可靠的依據(jù)，需要檔案部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的利用思路，對(duì)利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，要合理利用技術(shù)手段，結(jié)合信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，優(yōu)化檔案利用功能模塊，使相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)職能部門能夠通過系統(tǒng)的訪問實(shí)現(xiàn)對(duì)資料數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程調(diào)用，為基建項(xiàng)目建設(shè)管理提供有效支持。檢索機(jī)制的優(yōu)化是提升檔案利用效率的重要基礎(chǔ)，管理部門要充分結(jié)合學(xué)校管理活動(dòng)和基建項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，對(duì)檢索機(jī)制進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整，對(duì)相關(guān)基建檔案進(jìn)行深入分析，準(zhǔn)確提取其中的關(guān)鍵內(nèi)容，對(duì)檢索關(guān)鍵詞進(jìn)行優(yōu)化，并結(jié)合檔案查閱人員的實(shí)際情況進(jìn)行關(guān)鍵詞的準(zhǔn)確推薦，為檔案查閱活動(dòng)的高效開展提供有效的便利。

5.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理部門要積極引進(jìn)優(yōu)秀檔案管理人才和信息技術(shù)人才，推動(dòng)管理效果的提升，強(qiáng)化管理隊(duì)伍戰(zhàn)斗力。加強(qiáng)對(duì)管理人才的培養(yǎng)力度，推動(dòng)復(fù)合型人才的養(yǎng)成，優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合管理活動(dòng)中存在的具體問題，進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，并對(duì)信息技術(shù)知識(shí)水平進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提升管理人員的技能水平。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式，利用信息技術(shù)手段，建設(shè)培訓(xùn)教育平臺(tái)，使管理人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)活動(dòng)的高效參與，推動(dòng)培訓(xùn)效果的提升。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的思想教育，提升管理人員的思想意識(shí)，對(duì)其思想行為進(jìn)行科學(xué)引導(dǎo)和規(guī)范，使其能夠充分認(rèn)識(shí)到自身崗位工作價(jià)值，將學(xué)校文化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)融入，激發(fā)管理人員的工作熱情。要結(jié)合學(xué)校實(shí)際，有效提升管理人員的福利待遇。完善考評(píng)機(jī)制，對(duì)管理人員的工作能力和思想態(tài)度進(jìn)行公正評(píng)價(jià)，建立完善的職位晉升通道，完善激勵(lì)政策的設(shè)置，提升管理人員的工作積極性和責(zé)任心，提升檔案管理隊(duì)伍戰(zhàn)斗力。

四、結(jié)語

基建檔案管理是高職院校管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)教科研工作的高效開展提供有效保障。檔案管理部門要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，提升服務(wù)意識(shí)，科學(xué)利用信息技術(shù)優(yōu)勢，建設(shè)完善的信息化管理系統(tǒng)，對(duì)管理流程進(jìn)行高效整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理制度的科學(xué)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理活動(dòng)的科學(xué)規(guī)范，保證管理制度的高效落實(shí)，推動(dòng)管理水平的提升。

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（作者單位：廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院）