王蘇醒

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各類信息存儲、分類、歸納的重要手段，其制度的改革和完善對醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用[1]。加強檔案管理的規(guī)范化、程序化，從而促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[2]。文章就如何加強醫(yī)院檔案管理，進一步促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展做出簡要論述。

1 檔案管理的重要性

檔案管理可以為醫(yī)院科學的管理決策提供可靠的依據，檔案管理可以提高醫(yī)院的醫(yī)療質量，促進科學研究的發(fā)展[3]。對檔案進行有效的管理，不僅可以幫助醫(yī)務人員，而且可以幫助他們總結很多工作經驗，提高工作效率[4]。因此，檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性不言而喻，必須引起相關人員的重視。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 意識不強

現階段，由于醫(yī)院管理層缺乏對檔案管理工作重要性的認識，導致醫(yī)院檔案由許多非專業(yè)的人員進行管理，不僅檔案管理意識較弱，沒有形成正確的服務意識，而且檔案管理工作實效較差[5]。他們沒有足夠的耐心和責任心，即使發(fā)現檔案丟失、歸檔不及時、工作拖延有缺陷，也不重視或不及時處理，從而影響檔案管理的質量[6]。

2.2 制度不健全

導致醫(yī)院檔案管理制度不健全的原因眾多，例如醫(yī)院管理層缺乏對檔案工作重要性的認識，檔案管理部門尚未做好檔案管理機制建設工作，導致檔案管理方案、方式等比較落后，管理效率低下[7]。目前，計算機技術在大多數醫(yī)院得到了廣泛的應用。但是，在實際檔案管理工作中，由于工作人員不具備計算機操作的相關知識和技巧，導致檔案計算機管理水平較低[8]。現階段，醫(yī)院檔案依然主要采用人工管理的方式，例如人工采集檔案數據、人工整理檔案、人工儲存等。上述原因導致醫(yī)院檔案管理制度不科學，無法實現醫(yī)院檔案的自動化管理。

2.3 種類較多，不能規(guī)范裝檔

檔案的驗證功能：檔案的全面性、可靠性，直接影響檔案在醫(yī)院中的價值，驗證功能作為其核心功能，其價值更為突出[9]。

2.3.1 會計檔案 醫(yī)院會計檔案主要由會計報表、賬簿等組成，其能夠對醫(yī)院的各項經濟活動、經營狀況等進行反映。會計檔案信息是對醫(yī)院各項經濟活動的記錄，能夠直觀反映財會工作的實際情況，為醫(yī)院財會分析、收支、預算、結算、成本管理等各項工作提供可靠的參考。同時，會計檔案信息也為醫(yī)院經濟活動監(jiān)督、檢查等工作提供數據支持。

2.3.2 醫(yī)學檔案 由醫(yī)學檔案中的文字、圖像和其他文字組成的檔案。醫(yī)學檔案在醫(yī)院檔案中的地位舉足輕重，其既是醫(yī)院各項醫(yī)療工作的數據支持，也是社會各界對醫(yī)院進行監(jiān)督的重要依據。醫(yī)學檔案具有非常高的醫(yī)療價值，能夠為相關病例的治療、研究等提供可靠、有效的數據支持；同時眾多患者可以通過醫(yī)學檔案了解各種醫(yī)療信息，根據自身的癥狀選擇合適的科室和醫(yī)生，同時能夠準確、及時的了解自身的病情，既能夠快速就醫(yī)，又能夠維護自身的利益。從社會角度進行分析，通過醫(yī)學檔案能夠為分析、評價以及解決醫(yī)療糾紛提供數據支持和參考，同時也能夠為醫(yī)療保險的理賠、研判等提供支持?？傊龊冕t(yī)學檔案管理工作，既能夠保證醫(yī)院各項醫(yī)療工作順利進行，又能夠為維護患者權益提供支持。

2.3.3 基本建設檔案 基本建設檔案是醫(yī)院檔案管理的重要內容，其涉及的環(huán)節(jié)眾多，例如醫(yī)院各種建筑的規(guī)劃方案、建設方案、參建單位等檔案資料。通過強化基本建設檔案管理，對醫(yī)院各種基建檔案進行整理和研究，能夠為醫(yī)院規(guī)劃和建設、管理和發(fā)展提供全面、準確的數據信息，不僅可以為醫(yī)院現階段的建設工作提供服務，還能夠為未來的規(guī)劃和發(fā)展提供參考和支持。

2.3.4 文書檔案 文書檔案管理在我們的生活中無處不在。它不僅見證了一個醫(yī)院的發(fā)展歷程，也見證了國家和社會的發(fā)展。文書檔案記錄著一個單位的事件過程和一個單位的發(fā)展歷史。醫(yī)院的文書檔案包括：重要稿件、人事檔案、行政檔案、活動計劃和記錄、簽訂的各種協(xié)議、上級下發(fā)的文件、各種重要時刻的照片等，檔案大多是紙質的，有錄像、錄音、照片、電子文件等多種記錄。

2.3.5 人事檔案 人事檔案是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，同時也是做好人事管理工作的前提和基礎，為醫(yī)院人力資源管理工作提供了可靠、全面的依據，在醫(yī)院人事管理工作中發(fā)揮著至關重要的作用。醫(yī)院人事檔案管理的內容眾多，例如崗位分配、職位晉升等。通過人事檔案可以初步了解醫(yī)院醫(yī)務人員的基本情況，例如學歷狀況、職稱情況等，通過對上述檔案數據進行全面的分析和研究，能夠為人事管理工作提供可靠的數據支持。通過創(chuàng)建網絡化的人事檔案管理模式，不斷提升人事檔案管理水平，能夠保證人事管理、調度工作的科學性和準確性，能夠為醫(yī)院選聘、培養(yǎng)一批高素質的醫(yī)療人才。創(chuàng)新人事檔案管理制度的有效措施，針對醫(yī)院在實際的發(fā)展過程中，創(chuàng)新人事檔案管理模式，注重以人為本的管理理念，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

2.3.6 科教檔案 科教檔案能夠為醫(yī)院教學科研、醫(yī)學科研等提供理論依據、實踐經驗，通過創(chuàng)新管理方法，取得更好的效果，不僅有利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，而且有利于充分發(fā)揮醫(yī)生對患者的責任心，從而取得更好的效果。

綜上所述，由于醫(yī)院檔案管理人員意識不強，醫(yī)院管理制度不完善，加上醫(yī)院檔案管理種類多，保存方式的不同，從而增加了歸檔審核的工作量。

3 醫(yī)院檔案管理改革的重要性

3.1 順應時代發(fā)展的要求

在信息化時代背景下，醫(yī)院檔案管理若依然采用傳統(tǒng)的管理理念和模式，勢必會被時代所淘汰[10]。通過做好檔案管理改革工作，逐漸采用信息化管理手段取代傳統(tǒng)手動管理方式，能夠快速理清各種檔案之間的關系，并做好采、編、管、存等工作[11]。由此可見，在信息時代下，大幅度提升醫(yī)院檔案的管理效率，這也符合當下時代的需求。

3.2 推動醫(yī)院自身發(fā)展

目前，我國對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重視程度不斷的提升，并且頒布和制定了眾多推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)綠色、健康發(fā)展的優(yōu)惠政策。但是，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療服務類型不斷增多、檔案數據逐漸增加，如何處理好海量的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，成為困擾檔案管理工作者的難題[12]。通過做好醫(yī)院檔案管理改革，采用多元化的措施和對策對醫(yī)院檔案進行優(yōu)化管理，能夠實現檔案管理效果升級，使其成為推動醫(yī)院自身長足、快速發(fā)展的動力和保障。

4 加強醫(yī)院檔案管理的措施及對策

4.1 增強意識

首先，領導重視是提高醫(yī)院檔案管理水平的前提。要把檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要內容提上重要議事日程。第二，要長期堅持不懈地宣傳教育檔案法。《檔案法》是醫(yī)院檔案管理的法律依據和保障。在檔案工作中，提高全員法律意識，讓醫(yī)院的所有檔案管理工作人員都能夠認識檔案管理的價值和意義，尤其是醫(yī)院的管理層和領導層，需要熟悉檔案法的各項規(guī)定，并充分發(fā)揮自身的模范帶頭作用，所有檔案管理工作人員在領導層和管理層的帶領下主動參與到檔案管理中，認識到自身在檔案管理、保護工作中的義務[13]。這樣能夠從根本上改變檔案管理工作人員的意識，真正的將檔案管理作為影響醫(yī)院各項工作的重要任務，充分發(fā)揮自身主觀能動性，為醫(yī)院建設、發(fā)展提供更加方便、全面的檔案管理服務。

4.2 創(chuàng)新理念

管理理念水平高低，直接影響檔案管理質量，做好管理理念創(chuàng)新，已經成為互聯網時代的必然需求[14]。因此，檔案管理工作人員需要不斷對理念進行創(chuàng)新，以創(chuàng)新的思維和意識對檔案進行管理。在檔案管理實踐過程中，既需要秉承先進的理念，還需要與檔案管理實踐相結合，這樣才能從根本上提升檔案管理實效[15]。檔案管理工作人員需要摒棄傳統(tǒng)的封閉理念，因為傳統(tǒng)的“要、等”觀念缺乏主觀能動性，導致檔案管理實效較低。因此，需要實現從傳統(tǒng)封閉理念向創(chuàng)新、開發(fā)思想的轉型，實現主動管理，主動創(chuàng)新思維、主動更新理念、主動拓展業(yè)務，積極的研究醫(yī)院建設的未來發(fā)展方向，和醫(yī)院中心工作人員做好溝通，對檔案管理流程、方案、步驟等進行調整，主動為醫(yī)院中心工作提供便利、多元的檔案服務，這樣既能夠凸顯檔案管理的價值，還能夠提升醫(yī)院中心工作實效，顯著提升檔案管理的實際效益。

4.3 提升素質

檔案管理隊伍人員素質水平的高低，不僅影響檔案管理質量，還關系到醫(yī)院各項工作的有序進行[16]。因此，檔案管理工作人員需要不斷的更新和拓展自己的知識儲備，尤其是在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的背景下，各種新的理念、知識、技術等逐漸得到推廣和應用，檔案數據的種類、數量在不斷的增多，如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理知識和方式，已經無法滿足醫(yī)院檔案管理工作的實際需求[17]。因此，需要創(chuàng)建一支綜合素養(yǎng)水平高、知識理論豐富、實踐經驗豐富的檔案管理人才隊伍，在醫(yī)院檔案工作實踐中，以豐富的知識積累、嫻熟的檔案管理技能、創(chuàng)新的意識、嚴謹的態(tài)度、敬業(yè)的精神等，提升檔案管理效率。此外，為了提升檔案管理人員整體水平，需要創(chuàng)建以人為本的培訓計劃，對醫(yī)院所有檔案管理工作人員進行有計劃、有方案的培訓管理，這樣能夠不斷的完善檔案管理工作人員的知識系統(tǒng)，尤其是實踐操作培訓，能夠幫助醫(yī)院檔案管理人員掌握檔案管理的各種技巧、注意事項等。

4.4 完善機制

管理機制的創(chuàng)建，是保證醫(yī)院檔案管理水平的重要前提和保障。因此，醫(yī)院需要根據自身的實際情況，創(chuàng)建系統(tǒng)、完善的檔案管理機制[18]。為了保障檔案管理機制的順利實施，需要創(chuàng)建檔案管理人員網絡，該網絡由醫(yī)院領導、院主任、專職檔案管理工作人員、兼職檔案管理工作人員組成，由院領導和院主任對檔案管理工作進行監(jiān)督和管理，由專職和兼職檔案管理工作人員進行檔案管理操作，各項分工明確，機制健全，保障檔案管理工作順利、高效進行。此外，需要創(chuàng)建科學的檔案管理體系，該管理體系涉及的內容眾多，包括檔案管理工作的各項內容，例如檔案采集、管理、編目、分類、儲存、總結、檢索、借閱等，其中檔案信息采集是基礎和起點，因為醫(yī)院科室眾多、醫(yī)生和患者類型眾多，并且具有比較強的專業(yè)性，在進行檔案信息采集時，需要根據醫(yī)院科室、醫(yī)生、患者等的特點，做好針對性的采集，保證所有檔案信息的真實性、準確性以及完整性，并做好仔細的甄別和分類，進行合理的歸類和良好的保存。為了保證檔案信息的安全性和可靠性，還需要做好檔案的備份工作，尤其是重要檔案數據，既能夠方便查找，又能夠提升檔案數據安全[19]。

4.5 實現醫(yī)院檔案信息化管理

醫(yī)院檔案管理是一項系統(tǒng)、復雜的工作，若采用傳統(tǒng)的管理設備與技術，無法滿足醫(yī)院檔案實際發(fā)展的需求，因此需要采用信息化管理的方式。檔案管理部門需要根據醫(yī)院的實際情況，創(chuàng)建符合檔案管理需求的局域網，引進先進的計算機設備，對醫(yī)院的各種檔案數據進行信息化管理，例如科研檔案、設備檔案、患者檔案、醫(yī)生檔案、圖書檔案等，創(chuàng)建醫(yī)院信息化檔案管理系統(tǒng)和平臺，為實現檔案信息化、自動化管理奠定基礎。信息化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，檔案管理工作人員、醫(yī)生等都可以隨時、隨地通過網絡查閱相關檔案數據，顯著提升檔案利用效率[20]。此外，在保障檔案信息安全性的基礎上，還需要借助計算機技術、網絡技術實現檔案數據的共享，其他醫(yī)院的醫(yī)生、護士以及相關學者、患者等都可以通過該共享平臺，借閱相關檔案信息，實現醫(yī)院檔案數據利用的最大化。以局域網、計算機技術為基礎的信息化檔案平臺，能夠為檔案管理提供開闊、共享、便捷的發(fā)展平臺，能夠實現檔案的電子化管理，可以實現和紙質檔案的協(xié)同管理，并逐漸取代傳統(tǒng)的手工管理方式，檔案信息化管理必然成為一種新的發(fā)展趨勢。

4.6 強化開發(fā)利用

檔案管理的目標是實現檔案資源的最大化利用。因此，檔案管理工作人員需要樹立正確的服務意識，以服務醫(yī)院各項工作為根本目標，對醫(yī)院的所有檔案信息進行全面的采集和管理，以方便、快捷的服務方式，為醫(yī)院中心工作的開展提供準確、全面的檔案資料，例如醫(yī)療診斷、護理工作、公共衛(wèi)生服務活動、義診活動、科研工作、教學工作等。在檔案開發(fā)和利用工作中，還需要做好編研工作，這樣能夠實現檔案編研與醫(yī)院各項工作的密切聯合，例如管理工作、科研工作、醫(yī)療工作等。對檔案信息進行更深入的挖掘和整理，做好不同專題的匯編工作，例如醫(yī)學信息、出版物、醫(yī)療事件等。通過匯編對醫(yī)院各種檔案數據進行全方位、多角度的整理，能夠為醫(yī)院各項工作提供便捷的服務，例如提升醫(yī)療質量、加快醫(yī)院改革發(fā)展等。此外，醫(yī)院檔案管理工作人員需要始終以服務醫(yī)院各項工作為目標，以多樣化的手段和先進的理念，提升檔案開發(fā)和利用水平，逐漸提高醫(yī)院檔案服務水平，為實現醫(yī)院的改革以及快速發(fā)展提供便利和支持。

4.7 強化檔案管理安全保障

按照國家規(guī)定，配備了完善的消防、安保、溫濕度控制、災備備份、應急電源等檔案安全設施和設備，檔案庫房滿足防火、防水、防潮的要求，防蟲、防鼠、防光、防塵、防盜、防毒、防磁，倉庫溫濕度控制符合國家規(guī)定。完善人防、物防、技防、聯防等制度，落實檔案安全制度，嚴防信息丟失、泄密和泄密，對涉密檔案進行數字化保密處理。完善檔案信息數據安全管理機制和電子檔案災備管理，確保檔案信息安全。建立健全檔案安全應急管理制度，制定檔案災害應急預案，定期組織演練和培訓，提高相關責任人按預案處置危機的能力。

5 小結

檔案管理工作不僅能夠為醫(yī)院各項工作方案的制定、管理決策的制定提供依據，還能夠為醫(yī)療、科研、教學等提供指導作用，其重要性不言而喻。尤其是在信息化時代背景下，醫(yī)院檔案的類型、數量等不斷的增加，為了能夠更好地適應新時代的發(fā)展需求，無論是醫(yī)院的領導層和管理層，還是醫(yī)院檔案管理工作者都需要樹立正確的檔案管理意識，以多元、科學的措施解決傳統(tǒng)檔案管理的各種弊病和問題，更好的滿足醫(yī)院檔案管理的實際需求，更好的為醫(yī)院各項工作提供保障。