李曉艷

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代為現(xiàn)代檔案資源的管理帶來了新的機(jī)遇，但與此同時也帶來了各類發(fā)展問題。醫(yī)院綜合檔案作為醫(yī)院的主要信息載體，是醫(yī)院不同部門在日常工作當(dāng)中積累并歸檔的檔案總稱，是醫(yī)院重要和關(guān)鍵信息的整合。檔案的齊全和完善程度將直接關(guān)系到醫(yī)院未來的生存與發(fā)展。檔案類型較多，各種文件資料比較復(fù)雜，我們在采取管理工作時也應(yīng)該進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，這不僅是時代發(fā)展的必然趨勢，同時也是我國醫(yī)療體系多元化的必經(jīng)之路。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的綜合檔案管理工作

當(dāng)前的檔案資源主要包括兩個方面的內(nèi)容，一種是原生的電子文件，另一種則是傳統(tǒng)載體的檔案類型。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出，原生性數(shù)字檔案類型開始出現(xiàn)，也讓人們開始意識到數(shù)字檔案可以獨立在實體檔案之外。新時期，我們利用大數(shù)據(jù)匯集成為的龐大信息群體，促成了檔案管理的集中化特點。

1.1 綜合檔案管理

醫(yī)院內(nèi)部的綜合檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理具有幾個方面的個性化特征。一是現(xiàn)代檔案以電子化檔案為主，具備可以復(fù)制和調(diào)整的屬性。原本的紙質(zhì)類型檔案本身就是元件，電子檔案顯然在操作方面更加便捷，無論是對文字進(jìn)行增加、刪除還是修改都比較便捷，也不會因此產(chǎn)生修改痕跡，很容易按照實際需求制定統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)，在短時間內(nèi)大幅地提升學(xué)習(xí)和工作效率。通過網(wǎng)絡(luò)等途徑，電子檔案可以迅速并安全地傳遞給需要的人群，在這一方面比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案便捷很多。綜合檔案管理也對存儲空間進(jìn)行了針對性改進(jìn)，節(jié)約了大量空間。

1.2 醫(yī)院綜合檔案管理的特點

醫(yī)院綜合檔案管理工作具有便捷化、多元化的特點。通過數(shù)據(jù)庫和計算機(jī)技術(shù)把醫(yī)院各個部門的檔案、病案信息進(jìn)行整合處理之后進(jìn)行資源共享，可以讓醫(yī)護(hù)人員利用統(tǒng)一化的搜索平臺，讓工作人員可以隨時借助電腦來獲取他們需要的內(nèi)容。這標(biāo)志著檔案管理正式地進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化時代，大幅地推動了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展[1]。資料收集過程與檔案管理質(zhì)量之間存在著密切聯(lián)系，現(xiàn)代檔案管理的過程是實時開展的，在信息傳輸和應(yīng)用的過程當(dāng)中會采取新的途徑來節(jié)約工作時間和工作效率，最大限度地豐富了檔案收集的內(nèi)容。當(dāng)然在本次研究中我們的研究對象都是電子檔案，傳統(tǒng)檔案的劣勢過多已經(jīng)逐漸地被電子檔案所取代?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)出現(xiàn)后，讓檔案管理在形式上呈現(xiàn)出多元化特點，而互聯(lián)網(wǎng)+的發(fā)展和辦公自動化的普及，檔案不再拘泥于一種傳統(tǒng)的“文字檔案”形式，一些圖片、視頻甚至是聲音資料都可以成為檔案的不同形式。這說明檔案管理所服務(wù)的對象和表現(xiàn)模式發(fā)生了改變，檔案的內(nèi)容得到了更有效的利用，檔案管理事業(yè)也能因此得到穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 現(xiàn)實意義

從綜合檔案管理的現(xiàn)實作用來看，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的綜合檔案管理對于提升醫(yī)院內(nèi)部診療水平意義顯著。醫(yī)學(xué)領(lǐng)域存在的治療不足和過度治療現(xiàn)象普遍存在，在不同的醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中也會采取不同的處理措施，患者的治療效果和花費也存在差異。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的支持之下，我們可以直接利用患者的電子檔案作為參考對象，對患者的實際狀態(tài)、體征數(shù)據(jù)和前期治療資料等進(jìn)行綜合系統(tǒng)分析，并且將分析結(jié)果進(jìn)行整合，幫助醫(yī)生在臨床診療的過程中選擇最佳和最合理的方案，以此而減少出現(xiàn)的負(fù)面效應(yīng)[2]。無論是哪個醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中電腦系統(tǒng)都可以為醫(yī)護(hù)人員提供不同的參考措施。

在對患者進(jìn)行治療和護(hù)理管理的環(huán)節(jié)，也可以進(jìn)行檔案信息的數(shù)據(jù)分析。傳統(tǒng)檔案管理要面對大量的紙質(zhì)文件與信息，醫(yī)院內(nèi)部很難獲得準(zhǔn)確而有效的內(nèi)部數(shù)據(jù)用于評估工作。但綜合檔案管理理念之下，電子文檔變得越來越規(guī)范化，可以快速定位需要的信息范圍然后獲取結(jié)果，對全局運行狀態(tài)展開合理分析[3]。這種做法也轉(zhuǎn)變了醫(yī)院對于案例跟蹤過程的單一性，保障分析結(jié)果的準(zhǔn)確程度。例如醫(yī)院內(nèi)部可以對日常運行過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)和臨床診療過程進(jìn)行內(nèi)容獲取，將其進(jìn)行整合后再存檔，醫(yī)院在科室管理方面也會更加有效[4]。

值得一提的是，在一些科研工作上，綜合檔案管理也能起到良好的促進(jìn)作用。借助檔案內(nèi)容，可以對某些疾病的具體特征進(jìn)行分析，并將其與醫(yī)療研究過程當(dāng)中涉及到的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，從而得出相關(guān)性結(jié)論。顯然這種結(jié)論在促進(jìn)科研成果的集成化方面效果突出，為技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的過程提供理論依據(jù)，為一些疑難雜癥提供更加穩(wěn)定而效果突出的治療方案。以藥品研究為例，一項藥物從開始研發(fā)直到最終問世投入臨床應(yīng)用，需要經(jīng)過漫長的實驗過程，單純借助人為獲取的數(shù)據(jù)顯然會有誤差的風(fēng)險存在[5]。因此，借助電子文檔的統(tǒng)一報表形式，可以有效規(guī)避風(fēng)險，為患者提供更加合適的藥物提供科學(xué)而合理的診療方案，按照患者的個體情況采取個性化應(yīng)對措施[6]。

2 當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理當(dāng)中存在的問題

任何醫(yī)院在經(jīng)營的過程當(dāng)中都需要提升信息管理和信息處理水平，利用專業(yè)的系統(tǒng)和運營體系來促進(jìn)信息化建設(shè)工作。隨著信息化建設(shè)工作的深入，信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，功能性也得到了拓展，逐漸在“互聯(lián)網(wǎng)+”的支持下朝著自動化和智能化的方向而發(fā)展。因此，檔案管理框架體系在醫(yī)院運營建設(shè)過程中扮演著非常重要的角色，國家在這一方面也投入了大量工作[7]。例如2010年開始衛(wèi)生部門開始進(jìn)行電子病歷的試點工作，并取得了良好的成果，醫(yī)院內(nèi)部的其它檔案資料也發(fā)生了改變。盡管當(dāng)前對于傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的管理已經(jīng)具備了比較完善而成熟的管理制度，各個醫(yī)院也配備了專門的方案用于存儲關(guān)鍵資料，安排了專門的人員負(fù)責(zé)此類工作，特別是一些涉密或是涉及到技術(shù)的文件資料[8]。不過對于電子檔案的綜合管理工作而言，無論是在權(quán)責(zé)還是在管理體系上都存在著一些缺陷，這將直接影響到科室工作能否順利開展[9]。

2.1 安全問題

安全問題是當(dāng)前安全風(fēng)險產(chǎn)生的主要原因。以數(shù)字檔案為例，數(shù)字檔案的安全風(fēng)險主要體現(xiàn)在其高度的共享性帶來的內(nèi)部信息與信息內(nèi)容安全問題。數(shù)字檔案自身的特點及其對信息技術(shù)的高依賴性，使得檔案內(nèi)部的系統(tǒng)安全和計算機(jī)安全非常關(guān)鍵，維持外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全同時也是適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的必然要求。醫(yī)院的數(shù)字檔案資源在平臺、手機(jī)客戶端等方面實現(xiàn)了開放利用，可以讓檔案資源暴露在網(wǎng)絡(luò)開放環(huán)境下，所以也應(yīng)考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的安全威脅。

在大多數(shù)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，一部分網(wǎng)絡(luò)防御系統(tǒng)的功能性受到了影響，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)入侵，會讓一些關(guān)鍵的電子檔案系統(tǒng)直接暴露在入侵者的面前，如果涉及到技術(shù)和精密研究的關(guān)鍵數(shù)據(jù)被惡意篡改，不僅會影響日常工作的展開，還可能會威脅到患者的生命健康安全。醫(yī)院的醫(yī)療系統(tǒng)是很長時間建立起來的綜合體，子系統(tǒng)之間需要進(jìn)行工作協(xié)調(diào)，在缺乏安全管理制度的前提下醫(yī)療機(jī)構(gòu)的安全隱患仍然存在[10]。

2.2 存儲和調(diào)用問題

在檔案存儲和管理方面，文字類檔案缺乏比較規(guī)范化的管理，甚至缺乏可以長期使用的分類辨別方式，一些文字類的文檔在調(diào)用的過程當(dāng)中無法根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢索。在面對某些突發(fā)事件或是非日常類的事件時會出現(xiàn)管理問題。無論是文字，還是不同格式的圖片文件、視頻文件在存檔時都應(yīng)做好規(guī)范化管控，否則必然涉及到某些關(guān)鍵信息的丟失?，F(xiàn)代綜合檔案管理方法是“互聯(lián)網(wǎng)+”下的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理體系之間存在著明顯差異。因為每一個文件都可以被作為單獨管理的個體，在進(jìn)行歸檔和整理時僅僅進(jìn)行拷貝是不夠的，還需要重視文檔價值和內(nèi)容鑒定，提升利用率[11]。

例如在檢索調(diào)用方面，效率較低浪費時間的問題仍然存在，醫(yī)院數(shù)據(jù)庫中的檔案類型與一般單位的檔案資料不同，除了電子文檔之外還會有電子圖書報紙、會議記錄、護(hù)理報告等，這些資料之間可以相互互補起到良好的協(xié)調(diào)作用，因此要關(guān)注所有文件的管理和規(guī)劃。

2.3 冗余數(shù)據(jù)問題

現(xiàn)代醫(yī)院信息化建設(shè)步伐不斷推進(jìn)，各種類型的檔案數(shù)據(jù)庫被構(gòu)建然后投入應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫內(nèi)部也擁有多個方面的信息和文檔，以便于為使用者提供更多有價值的信息。但需要注意的是，這些數(shù)據(jù)內(nèi)容和檔案內(nèi)容并非完全都是有效的，冗余數(shù)據(jù)信息大規(guī)模存在，不僅占據(jù)了大量的存儲空間，還會因此模糊數(shù)據(jù)內(nèi)容，對檢索結(jié)果出現(xiàn)不必要的誤導(dǎo)。無論是語法錯誤、邏輯錯誤還是一些內(nèi)容相同、相似的檔案類型，都會給檔案系統(tǒng)的正常運行帶來風(fēng)險。而一部分?jǐn)?shù)據(jù)很難找到原始存入者，讓一些檔案只能長期存儲在系統(tǒng)內(nèi)部[12]。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的醫(yī)院綜合檔案管理的轉(zhuǎn)變

3.1 重視信息安全建設(shè)工作

醫(yī)院內(nèi)部在檔案管理方面應(yīng)該推動技術(shù)進(jìn)步，提升對于安全風(fēng)險的控制和評估能力。管理人員需要規(guī)避的是“風(fēng)險”，而不是規(guī)避信息技術(shù)的有效應(yīng)用。相反，管理人員可以在技術(shù)的支持下加強(qiáng)檔案資源的安全識別工作，以平臺監(jiān)測的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的參考標(biāo)準(zhǔn)，以信息技術(shù)自主研發(fā)過程作為信息技術(shù)的維護(hù)模式，構(gòu)建更加安全和有效的檔案管理體系。在這一方面我們可以參考國內(nèi)外的某些優(yōu)秀案例，如美國建立的公共衛(wèi)生信息溝通系統(tǒng)，涵蓋了全國范圍內(nèi)的醫(yī)院傳染病監(jiān)控報告系統(tǒng)、國家應(yīng)急行動中心的的信息，在發(fā)生重大事件后，醫(yī)院內(nèi)部可以對這些信息進(jìn)行手機(jī)，保障信息的傳輸時間和響應(yīng)效率。而我國江西省檔案館內(nèi)部的集成管理系統(tǒng)，目錄數(shù)據(jù)和實體檔案同步接受機(jī)制已經(jīng)形成，可以對各項活動數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測[13]。總體而言，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代構(gòu)建信息管理平臺并采取安全管理措施非常重要，醫(yī)院人員也應(yīng)具備風(fēng)險意識觀念，讓醫(yī)院綜合檔案管理進(jìn)入數(shù)字化管理的“道路”之內(nèi)。對于一些需要存儲的內(nèi)容，我們應(yīng)關(guān)注信息的存儲要求，保障介質(zhì)的功能發(fā)揮，積極建立入侵檢測防御系統(tǒng)，讓系統(tǒng)平臺可以最大化地發(fā)揮功能。有關(guān)人員也應(yīng)在安全守則的要求下落實各項工作，從根源上減少人為工作失誤產(chǎn)生的可能性，在一些重要事項上進(jìn)行安全規(guī)定[14]。

3.2 文檔的合理調(diào)用和數(shù)據(jù)規(guī)劃

在文檔調(diào)用方面，國家級別的標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)有了電子文件的歸檔和管理規(guī)范，且各個地區(qū)也出臺了一些地方性管理準(zhǔn)則。在今后的工作當(dāng)中我們需進(jìn)一步推進(jìn)實踐工作中的監(jiān)督指導(dǎo)，制定覆蓋檔案資源的形成、歸檔和調(diào)用操作制度，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)手段來實現(xiàn)安全化、技術(shù)化發(fā)展，構(gòu)建一套完善且具有可操作性的數(shù)字檔案資源指導(dǎo)體系。而醫(yī)療行業(yè)也應(yīng)具備整體化的檔案工作意識，加大對于檔案管理工作的力度[15]。醫(yī)療檔案關(guān)系到廣大群眾的切身利益，無論是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是其它工作都應(yīng)該落到實處，逐步完善數(shù)字檔案資源在現(xiàn)代社會的管控。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)療行業(yè)的綜合檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，規(guī)避檔案的管理問題和管理風(fēng)險提升服務(wù)質(zhì)量，合理整合醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)部檔案資源，為患者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)成為了今后的發(fā)展方向。因此，我們也應(yīng)加強(qiáng)對于檔案管理工作的重視程度，在實現(xiàn)資源共享的前提下保障檔案的安全性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”下的檔案資源建設(shè)工作是一項長期的系統(tǒng)化過程，要形成完善的保障機(jī)制，檔案管理部門的實踐研究工作還需要進(jìn)一步深入。