王亞男

[摘 要] 新形勢(shì)下，機(jī)要文書保密管理已成為企業(yè)保密工作的重中之重。怎樣順應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，做好企業(yè)機(jī)要文書保密管理工作，確保企業(yè)信息安全，是擺在企業(yè)面前的重要課題?；诖?，文章分析了新形勢(shì)下企業(yè)機(jī)要文書保密管理的特點(diǎn)與存在的問題，并提出了相應(yīng)的完善策略，希望能為提升企業(yè)機(jī)要文書保密管理工作提供借鑒與參考。

[關(guān)鍵詞] 機(jī)要文書；保密管理；完善

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）07-0038-02

企業(yè)機(jī)要文書涉及范圍廣，涉密等級(jí)高，涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方方面面的重要信息資料[1]。一旦發(fā)生企業(yè)機(jī)要文書泄密事件就會(huì)給國(guó)家和企業(yè)造成難以估量的損失。新形勢(shì)下，信息技術(shù)飛速發(fā)展，企業(yè)辦公自動(dòng)化程度越來越高，這給企業(yè)的機(jī)要文書保密管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)；對(duì)此，企業(yè)要根據(jù)當(dāng)前機(jī)要文書保密管理中存在的問題，采取有效的應(yīng)對(duì)措施，切實(shí)保障企業(yè)信息安全。

一、新形勢(shì)下企業(yè)機(jī)要文書保密管理的特點(diǎn)

（一）保密內(nèi)容豐富

依據(jù)企業(yè)設(shè)立程序、設(shè)立條件與組織結(jié)構(gòu)，可以把企業(yè)分為國(guó)有企業(yè)、集體企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等。不同企業(yè)涉及的保密內(nèi)容有所不同，保密內(nèi)容主要包括國(guó)家秘密與商業(yè)秘密兩種類型[2]。普通企業(yè)以商業(yè)秘密為主，而在國(guó)有大型企業(yè)尤其是軍民融合企業(yè)中，國(guó)家秘密占有較大比重。商業(yè)秘密主要指的是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研及管理中應(yīng)當(dāng)保密的內(nèi)容，其特點(diǎn)是數(shù)量眾多，涉及企業(yè)的方方面面，管理的工作量較大。國(guó)家秘密涉及各級(jí)黨和政府的重大決策事項(xiàng)、國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的各類保密事項(xiàng)等，保密責(zé)任重大，且保密要求相對(duì)較高。

（二）保密要求差異

根據(jù)企業(yè)機(jī)要文書涉密內(nèi)容及涉密類型的不同，需要采取相應(yīng)的保密管理。國(guó)家秘密與商業(yè)秘密的保密管理存在明顯不同：國(guó)家秘密包括絕密、機(jī)密及秘密三個(gè)等級(jí)；國(guó)家秘密的保密管理必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保密法》的要求，明確定密程序、保密措施及泄密責(zé)任；商業(yè)秘密的保密管理主要根據(jù)《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《中華人民共和國(guó)公司法》等相關(guān)法律進(jìn)行分級(jí)管理；相較于國(guó)家秘密的保密要求，商業(yè)秘密除觸及法律的失秘行為外，其他失秘行為多由企業(yè)根據(jù)自己的規(guī)定進(jìn)行處理。

二、新形勢(shì)下企業(yè)機(jī)要文書保密管理存在的問題

（一）泄密風(fēng)險(xiǎn)高

隨著電子科技的快速發(fā)展，OA系統(tǒng)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到企業(yè)日常工作中，在信息時(shí)代，企業(yè)的各項(xiàng)工作都離不開網(wǎng)絡(luò)的支持[3]；企業(yè)機(jī)要文書作為涉密活動(dòng)相對(duì)集中的領(lǐng)域，若判斷不好哪些敏感信息不能通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，則網(wǎng)絡(luò)和手機(jī)等將不可避免地成為泄密的高發(fā)地。

（二）法律法規(guī)滯后

在新形勢(shì)下，企業(yè)要想做好機(jī)要文書的保密管理工作，離不開法律的保駕護(hù)航。依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》的規(guī)定，部分企業(yè)文書等相關(guān)內(nèi)容應(yīng)及時(shí)在網(wǎng)站上進(jìn)行信息公開；但依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》的規(guī)定，多數(shù)機(jī)要文書不可以公開或不能立即公開，如行業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)、涉及安全生產(chǎn)的基礎(chǔ)資料等，兩部法律對(duì)企業(yè)機(jī)要文書保密管理工作的規(guī)定存在一定的沖突。所以國(guó)家對(duì)涉及保密管理的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行修訂刻不容緩。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施缺陷

企業(yè)機(jī)要文書的保存，受溫度、濕度、通風(fēng)及光照等因素的影響，極易發(fā)生損壞。所以國(guó)家明確規(guī)定：企業(yè)要根據(jù)檔案信息化的要求，構(gòu)建并配備可以滿足庫房現(xiàn)代化管理要求的基礎(chǔ)設(shè)施，逐漸實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的電子化、數(shù)字化。但企業(yè)從經(jīng)濟(jì)的角度考慮，往往把有限的資金投入到安全生產(chǎn)及擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)等方面，導(dǎo)致部分企業(yè)的檔案室不符合機(jī)要文書存儲(chǔ)要求，甚至有的企業(yè)辦公室與檔案庫房相互混用，存在極大的安全隱患。

（四）保密意識(shí)淡薄

根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)機(jī)要文書管理部門要配備專職人員來負(fù)責(zé)本企業(yè)的機(jī)要文書管理工作，尤其是機(jī)要文書的保密管理工作。但從實(shí)際情況來看，多數(shù)企業(yè)的機(jī)要文書保密管理人員是兼任或新任，沒有接受過企業(yè)機(jī)要文書有關(guān)保密工作的系統(tǒng)培訓(xùn)、教育，保密意識(shí)淡薄。部分企業(yè)機(jī)要文書保密管理人員甚至利用QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)傳達(dá)企業(yè)內(nèi)部資料、涉密文件，這些行為對(duì)企業(yè)文書管理保密工作構(gòu)成了嚴(yán)重威脅。

三、新形勢(shì)下企業(yè)機(jī)要文書保密管理的完善策略

（一）規(guī)范工作流程

企業(yè)機(jī)要文書涉及大量的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、行業(yè)內(nèi)部資料等重要保密內(nèi)容，應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)。

一是企業(yè)機(jī)要文書的收發(fā)要規(guī)范。企業(yè)機(jī)要文書保密管理人員對(duì)于機(jī)要文書的收發(fā)要嚴(yán)格按涉密文件的收發(fā)流程辦理，避免泄密。在接收涉密文書時(shí)，企業(yè)機(jī)要文書保密管理接收人員要嚴(yán)查信封的密封標(biāo)志、收文單位等信息，待核對(duì)正確后，方可簽收企業(yè)機(jī)要文書，同時(shí)要認(rèn)真檢查涉密文件的完整性等，并登記在專用收文登記簿上。對(duì)于涉密文書的制發(fā)，企業(yè)機(jī)要文書保密管理人員要本著注重實(shí)效、確有必要的原則發(fā)送，同時(shí)嚴(yán)格按機(jī)要文書的審核、簽批、印制、分發(fā)等流程辦理，并核對(duì)機(jī)要文書發(fā)文份數(shù)與發(fā)送單位等信息，避免漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)。

二是企業(yè)機(jī)要文書傳閱要規(guī)范。機(jī)要文書要與普通文書分開登記、傳閱。對(duì)待機(jī)要文書要嚴(yán)格做到上網(wǎng)不保密，保密不上網(wǎng)。同時(shí)企業(yè)機(jī)要文書保密管理人員要對(duì)機(jī)要文書的去向隨時(shí)掌握，若當(dāng)天領(lǐng)導(dǎo)未看完機(jī)要文書，機(jī)要文書保密管理人員必須把機(jī)要文書收回并放入保密柜中保管，待第二天再送領(lǐng)導(dǎo)閱讀。企業(yè)機(jī)要文書的閱讀，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)在辦公室或機(jī)要閱文室閱讀，不得在公共場(chǎng)所或帶離企業(yè)閱讀。機(jī)要文書的傳閱必須采用直傳的方法，切忌橫向傳閱，并不得延誤、長(zhǎng)期私存或積壓涉密文書。

三是復(fù)制企業(yè)機(jī)要文書要嚴(yán)格按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（簡(jiǎn)稱《保密法》）規(guī)定，涉密文書復(fù)印要嚴(yán)格按程序?qū)徟?，?jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)授權(quán)或批準(zhǔn)后方可復(fù)印，并要在保密復(fù)機(jī)上復(fù)印，由專人負(fù)責(zé)做好登記、復(fù)印、編號(hào)、收回、銷毀等工作。

四是規(guī)范企業(yè)機(jī)要文書傳遞。根據(jù)我國(guó)《保密法》相關(guān)規(guī)定，機(jī)要文書傳遞嚴(yán)禁在不符合保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)上傳輸或采用普通的郵寄業(yè)務(wù)，必須利用專用機(jī)要通信設(shè)備進(jìn)行傳輸或通過郵政的機(jī)要郵寄方式寄遞，并且不得委托無關(guān)人員捎帶機(jī)要文書。

五是企業(yè)機(jī)要文書保管要規(guī)范。對(duì)于處理完畢的機(jī)要文書，企業(yè)機(jī)要文書保密管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)符合存檔要求的機(jī)要文書分類存入保密柜中，并按時(shí)歸檔；對(duì)按要求銷毀的機(jī)要文書要及時(shí)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)銷毀，并留存好銷毀記錄。

（二）健全機(jī)要文書檔案管理制度

良好的管理制度是確保順利開展工作的基礎(chǔ)和前提，同樣地，完善企業(yè)機(jī)要文書檔案保密管理制度也是非常重要的。機(jī)要文書檔案管理工作是機(jī)要文書傳閱工作的后續(xù)環(huán)節(jié)，對(duì)于重要機(jī)要文書的安全保管和反復(fù)利用具有極為重要的作用，所以企業(yè)必須要制定切實(shí)可行的機(jī)要文書檔案管理制度，以確保機(jī)要文書檔案保密效果和相關(guān)資料的有效利用。機(jī)要文書的歸檔、存儲(chǔ)、管理、調(diào)閱都要嚴(yán)格遵守機(jī)要文書檔案管理的相關(guān)流程，全面提高機(jī)要文書檔案的管理質(zhì)量[4]。

（三）加大技術(shù)投入

企業(yè)機(jī)要文書保密管理工作不僅需要高素質(zhì)的專業(yè)人才，還需要先進(jìn)的技術(shù)手段。首先，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)在機(jī)要文書保密管理工作中應(yīng)用力度，引進(jìn)身份認(rèn)證、電子密鑰等先進(jìn)技術(shù)，提高企業(yè)機(jī)要文書保密管理的技術(shù)含量，并要使用正版管理軟件，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)，防范系統(tǒng)的安全漏洞等。同時(shí)，企業(yè)在開展機(jī)要文書保密管理工作中必須使用專用電腦，做到聯(lián)網(wǎng)不涉密，涉密不聯(lián)網(wǎng)。其次，企業(yè)要配備專用庫房進(jìn)行機(jī)要文書檔案管理，在資金許可的情況下可以配備數(shù)字化機(jī)要文書檔案用房，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)機(jī)要文書檔案管理工作的不足，并配齊配全用于調(diào)整溫度、濕度或隔絕有害氣體的儀器、設(shè)備[5]。

（四）加強(qiáng)保密教育

企業(yè)機(jī)要文書工作的性質(zhì)較為特殊，機(jī)要文書保密管理人員既是文書傳遞人員又是保密管理人員，要選拔具有高度責(zé)任心、工作嚴(yán)謹(jǐn)且敏銳性強(qiáng)的人員承擔(dān)機(jī)要文書管理工作。同時(shí)，通過定期開展專業(yè)培訓(xùn)、保密培訓(xùn)、案例警醒等對(duì)企業(yè)機(jī)要文書保密管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)教育、保密教育、相關(guān)法律法規(guī)教育，全面強(qiáng)化其保密意識(shí)，提高其政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)語

企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到機(jī)要文書保密管理工作的重要性，要從源頭上查找機(jī)要文書保密管理存在的問題，并采取有效措施，確保機(jī)要文書安全，維護(hù)國(guó)家、企業(yè)利益，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

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