摘 要：人事檔案作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要信息，通過人事檔案管理工作的開展，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。為了實(shí)現(xiàn)當(dāng)前這一目標(biāo)，需要注重創(chuàng)新其管理模式，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念，促進(jìn)人事檔案管理服務(wù)水平的提高。鑒于此，本文主要對人事檔案管理的重要性、管理特點(diǎn)、管理問題進(jìn)行了全面闡述，重點(diǎn)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作相關(guān)建議展開深入研究，致力于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;重要性;特點(diǎn);相關(guān)建議

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理作為人力資源工作的關(guān)鍵所在，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及科技不斷進(jìn)步，進(jìn)入了嶄新的發(fā)展時(shí)期，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來全新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也為人事檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。在人事檔案管理過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，注重人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，注重信息技術(shù)的有效利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。同時(shí)針對人事檔案管理存在的問題進(jìn)行深入分析，并制定完善的解決對策，確保人事檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)其管理效果的最優(yōu)化。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要部分，人事檔案管理具有一定的重要性。

1.改善人力資源結(jié)構(gòu)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的發(fā)展過程中，通過人事檔案管理工作的有效開展，有助于改善人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)職能、崗位及人才的全面整合，對人力資源進(jìn)行充分利用。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷快速成長，其內(nèi)部人員應(yīng)當(dāng)做出相應(yīng)的調(diào)整，在人員調(diào)動(dòng)的過程中，需要參考人事檔案中的各項(xiàng)信息資料來對其做出全面和準(zhǔn)確的分析和評價(jià)，對工作人員的個(gè)人能力和實(shí)際工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合評定。通過當(dāng)前工作的開展，有助于實(shí)現(xiàn)人力資源合理優(yōu)化配置，為人事檔案管理工作的開展提供了重要保障，進(jìn)而推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提高，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化配置，真正意義上實(shí)現(xiàn)人盡其才。

2.提升人力資源管理效果

針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理而言，除了進(jìn)行人事方面的調(diào)動(dòng)以外，還包括相關(guān)人員的培訓(xùn)，以及專業(yè)考評等;人事檔案主要將機(jī)關(guān)事業(yè)單位所有工作人員的個(gè)人經(jīng)歷、崗位表現(xiàn)及職稱變化等直觀展示出來。人事管理部門可通過這些數(shù)據(jù)資源展開相關(guān)培訓(xùn)工作。與此同時(shí)，通過對目前檔案人事資料的充分利用，為人事考核提供了重要的保障基礎(chǔ)。最終的考核結(jié)果又會(huì)被記錄到人事檔案之中，因此利用好單位內(nèi)部的人事檔案，發(fā)揮其人事信息的支撐作用，都能夠切實(shí)地提高人事管理工作的效率。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

1.真實(shí)性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理有著其自身的特點(diǎn)，具有真實(shí)性的特征。機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員屬于事業(yè)編制，屬于國家工作人員，這對于人事檔案管理有著嚴(yán)格的要求。在人事檔案管理過程中，具備非常嚴(yán)格的信息審查要求，其中機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案所記錄的相關(guān)人員的信息完全真實(shí)，都是經(jīng)過嚴(yán)格的審核程序。人事檔案涉及到諸多方面內(nèi)容，主要包括人員組織關(guān)系、勞動(dòng)福利保障、工資待遇等，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案具有法律效用。除了當(dāng)前這一特點(diǎn)以外，人事檔案管理還具有一定的機(jī)密性，在將檔案資料借閱、修改以及審查的過程中都要執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度。這些都是保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案真實(shí)性的關(guān)鍵所在。

2.專門性

人事檔案關(guān)系到諸多內(nèi)容，關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人事調(diào)動(dòng)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要給予人事檔案管理足夠的重視，維護(hù)好人事檔案的安全性。很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)識到了人事檔案管理的重要性，并且已經(jīng)將其納入到機(jī)關(guān)單位議事日程上，致使其開始注重實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理的目標(biāo)。具體表現(xiàn)為：建立了專門的人事檔案資料室、注重信息化管理目標(biāo)，其主要管理目標(biāo)在于避免各類檔案資料之間出現(xiàn)混亂問題。

3.動(dòng)態(tài)性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，必須始終堅(jiān)持動(dòng)態(tài)性原則。由于內(nèi)部人員有著較強(qiáng)的流動(dòng)性，并且在各個(gè)方面都會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化，相關(guān)管理人員需要實(shí)時(shí)關(guān)注人員的流動(dòng)變化，并且能夠準(zhǔn)確而詳細(xì)的記錄在人事檔案當(dāng)中。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展，其內(nèi)部人員的個(gè)人檔案信息隨之不斷改進(jìn)和完善。鑒于此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合具體實(shí)際情況，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則，隨時(shí)對人事檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和補(bǔ)充。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1.缺乏人事檔案管理意識

在機(jī)關(guān)單位發(fā)展過程中，人事檔案管理發(fā)揮著積極的促進(jìn)作用。從機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前發(fā)展角度來講，人事檔案管理意識較為薄弱，未能夠得到足夠的重視，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往忽視了人事檔案管理的重要性。再加上人事檔案管理內(nèi)容較為復(fù)雜，并且枯燥和乏味，對于管理的責(zé)任意識有著較高的要求。目前現(xiàn)有檔案管理人員，其整體意識不強(qiáng)。鑒于當(dāng)前這些問題的影響下，人事檔案管理工作未能夠得到有效落實(shí)，沒有納入到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常議事日程上，導(dǎo)致人事檔案管理效率偏低，沒有充分發(fā)揮出其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的作用。

2.管理人員缺乏專業(yè)性

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，管理人員作為人事檔案管理的主體，管理人員素質(zhì)的高低，直接影響著人事檔案管理效果。人事檔案管理對于管理人員的專業(yè)能力有著較高的要求。從人事檔案管理現(xiàn)狀來講，人員整體素質(zhì)不高，部分人員缺乏專業(yè)性，并且出現(xiàn)身兼多職的現(xiàn)象，需要在具體工作過程中不斷加以提升。此外，在實(shí)際的管理過程中，相關(guān)管理人員缺乏對人事檔案管理知識的了解，造成檔案管理效率不高，往往存在諸多方面的問題，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位引起足夠的重視。

3.缺乏健全的規(guī)章制度

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，并且開始關(guān)注該方面工作的開展。在人事檔案管理過程中，人事檔案資料利用率不高成為其面臨的主要問題。其中主要體現(xiàn)在：檔案管理不夠科學(xué)、管理目標(biāo)不明確、管理模式陳舊等，針對當(dāng)前這些問題而言，機(jī)關(guān)事業(yè)單位如果不能夠很好的解決該問題，不但難以提高人事檔案管理水平，而且還會(huì)造成管理工作難以進(jìn)行，將會(huì)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展造成較大的影響。

4.人事檔案管理信息化程度不高

在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)意識到信息技術(shù)的重要性，并且能夠運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理模式上的創(chuàng)新發(fā)展。在這種情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)推進(jìn)信息化建設(shè)，用信息管理平臺(tái)來代替當(dāng)前的手工編輯和檢索的方法。但是事實(shí)上并非如此，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，由于缺乏技術(shù)、資金方面的投入，傳統(tǒng)人事檔案管理模式仍然占據(jù)重要的指導(dǎo)作用，導(dǎo)致人事檔案管理方式較為陳舊，無法滿足信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的要求，忽視了人事檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致人事檔案管理效果不理想，難以提升其整體管理質(zhì)量。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作相關(guān)建議

1.加快完善人事檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的發(fā)展過程中，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效果，則需要注重創(chuàng)新人事檔案管理模式，同時(shí)注重信息技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的組織建設(shè)職能。為了保證人事檔案管理工作的順利開展，結(jié)合當(dāng)前管理的需要及基本現(xiàn)狀，注重協(xié)調(diào)相關(guān)崗位職責(zé)，推動(dòng)人事檔案管理制度的制定。實(shí)施統(tǒng)一的管理制度對檔案信息進(jìn)行管理，具體主要體現(xiàn)在：其一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且要制定完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作的開展提供重要保障。要想實(shí)現(xiàn)當(dāng)前目標(biāo)，則需要將信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案信息化管理體系建設(shè)中，為檔案工作的開展提供重要的制度保障;其二，針對數(shù)字化人事檔案管理工作而言，同樣需要注重加強(qiáng)其安全管理方面的內(nèi)容，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要制定完善的檔案管理制度，健全檔案管理機(jī)制。同時(shí)要注重電子檔案管理，重點(diǎn)進(jìn)行檔案信息公開制度建設(shè)，逐漸形成良好的管理制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)約束機(jī)制，以此來保證檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性，全面推動(dòng)人事檔案管理工作的順利開展。

2.提升人事檔案管理人員的素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理過程中，相關(guān)管理人員要意識到人事檔案管理對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的作用。在人事檔案管理過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要意識到人事檔案管理人員的重要性，注重發(fā)揮其主體地位，并且要保證在人事檔案管理過程中得到很好的體現(xiàn)。具體主要體現(xiàn)在：一是在實(shí)際的管理過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可根據(jù)自身的具體情況，定期對人事檔案人員展開培訓(xùn)，其主要培訓(xùn)的內(nèi)容以人事檔案管理知識為主。通過培訓(xùn)教育工作的有效開展，不但能夠增強(qiáng)其整體意識，而且也有助于增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力;二是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)及人員配置的過程中，根據(jù)具體實(shí)際要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核和選拔，通過當(dāng)前工作的有效開展，能夠保證檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)能力符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，以競聘的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)崗位制;三是注重完善考核制度，定期對人事檔案人員進(jìn)行考核，通過考核工作的開展能夠督促人事檔案管理人員注重完善自我。在保證當(dāng)前工作的基礎(chǔ)上，注重完善相關(guān)激勵(lì)制度，采取有效的激勵(lì)措施，針對部分考核成績較為突出者，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能夠激發(fā)他們的整體意識，提高相關(guān)管理人員的專業(yè)

素質(zhì)。

3.創(chuàng)新人事檔案管理工作思路

創(chuàng)新作為企業(yè)生存和發(fā)展的動(dòng)力，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想發(fā)揮出人事檔案管理的作用，就要結(jié)合目前人事檔案管理的要求，注重創(chuàng)新人事檔案管理模式。從傳統(tǒng)人事檔案管理的角度來講，這項(xiàng)工作往往具有一定封閉性，從檔案管理和服務(wù)的角度來講，檔案工作人員往往處于被動(dòng)的狀態(tài)。尤其在新時(shí)期的背景下，人事檔案管理工作較為復(fù)雜化，并且逐漸呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這在無形中增加機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理難度，要想實(shí)現(xiàn)其理想的管理效果，則需要擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行人事檔案管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展，積極探索出全新的管理思路。其中主要體現(xiàn)在：（1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要意識到人事檔案管理的地位及在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用，逐漸提升對人事檔案管理的重視程度，從人、財(cái)、物等方面進(jìn)行大力支持，做好人事檔案管理規(guī)劃工作，將其納入到議事日程上來;（2）設(shè)置專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，并結(jié)合具體分析的結(jié)果，及時(shí)對問題進(jìn)行整改。同時(shí)還需要樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)”的理念，通過發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個(gè)性化需要，打造出新型檔案服務(wù)模式。

4.重視人事檔案基礎(chǔ)建設(shè)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，促進(jìn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，人事檔案管理工作作為其重要的部分，為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效果，滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要，則需要注重加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高其整體服務(wù)水平。鑒于此情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在未來的發(fā)展過程中，需要逐漸加大資金方面的力度，為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供重要的資金保障。提高檔案庫房、管理系統(tǒng)的建設(shè)水平，為檔案庫房配備消毒機(jī)、除濕機(jī)、凈化器、氣體滅火消防器等設(shè)備，并建設(shè)先進(jìn)的滅火控制系統(tǒng)和火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)，改善單位人事檔案管理環(huán)境。此外，在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要意識到數(shù)字技術(shù)等使用，加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，不斷完善人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)計(jì)，做好人事檔案分類整理、鑒別、歸檔和更新效率，以此來保證人事檔案的真實(shí)性。在保證基礎(chǔ)設(shè)施得到完善的前提下，為了保證檔案管理效率的提升，則需要在保證創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)上，將電子人事檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，做好檔案登記、管理、補(bǔ)充與催還工作，提高檔案管理的質(zhì)量。

5.采用現(xiàn)代化信息管理方法

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，針對其落后管理問題，建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位注重運(yùn)用現(xiàn)代信息管理手段開展檔案管理工作。通過現(xiàn)代管理手段的實(shí)施，取代傳統(tǒng)落后的管理模式。在實(shí)際的管理過程中，在進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)時(shí)， 其檔案呈現(xiàn)方式應(yīng)當(dāng)有所創(chuàng)新發(fā)展，強(qiáng)調(diào)數(shù)字化與計(jì)算機(jī)的結(jié)合，為檔案信息的調(diào)取和查閱提供重要的保障。尤其在數(shù)字化背景下，當(dāng)完成信息錄入和保存工作后，還需要重點(diǎn)加強(qiáng)容錯(cuò)與容災(zāi)方面工作的考慮。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要選用三向保存并行的模式，具體主要體現(xiàn)在：一是傳統(tǒng)模式，即以紙質(zhì)資源完成信息的收集和保存;二是信息向，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的錄入和保存。三是移動(dòng)向，在常規(guī)生成數(shù)字化資源后，借助可移動(dòng)的便攜式終端，進(jìn)行資源的存儲(chǔ)，提高人事檔案管理工作的整體效率。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要內(nèi)容，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。這種情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要給予人事檔案管理足夠的重視，注重創(chuàng)新和發(fā)展其管理模式，積極轉(zhuǎn)變管理理念，同時(shí)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，注重創(chuàng)新和改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要注重完善相關(guān)制度，為人事檔案管理工作提供重要的制度保障，提高人事檔案管理的整體水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

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（作者單位：棗莊市人力資源中心）

作者簡介：韓勇（1975—），男 ，漢族， 山東棗莊人，本科，研究方向：檔案管理。