祁素秋

◆摘? 要：總承包模式是現(xiàn)代工程建設(shè)中采用的新的建設(shè)模式，在這一模式下，檔案工作者工作更加繁雜，擔(dān)負(fù)多種責(zé)任。如何在新的模式下確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，我們從兩方面入手，采用多種方式，力求全面系統(tǒng)地監(jiān)督與控制檔案資料的形成與收集，從而保證檔案資料能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程全貌，為今后工程運(yùn)行提供可靠的技術(shù)資料。

◆關(guān)鍵詞：總承包;檔案管理

隨著中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新的基建項(xiàng)目也不斷的增多，隨著公司重大工程項(xiàng)目建設(shè)的不斷深入與開展，重大工程檔案資料的收集整理工作也是工程質(zhì)量的重要組成部分。引用總承包管理模式是現(xiàn)代項(xiàng)目管理主流趨勢，總承包模式（Managing Contractor）：是指業(yè)主方委托一個(gè)施工單位或由多個(gè)施工單位組成的施工聯(lián)合體或施工合作體作為施工總包管理單位，業(yè)主方委托其他施工單位作為分包單位進(jìn)行施工。一般情況下，施工總承包管理單位不參與具體工程的施工，但如施工總承包管理單位也想承擔(dān)部分工程的施工，它也可以參加該部分工程的投標(biāo)，通過競爭取得施工任務(wù)。總包模式是我公司采用的新的管理模式，在這一模式下，檔案工作需要適應(yīng)不同的角色，從以前直接參與資料的收集整理工作轉(zhuǎn)換為對資料收集整理工作的監(jiān)督與控制，要如何確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性，是檔案工作者值得思考的新課題。我們力求從檔案的收集工作入手，從檔案資料形成的不同階段入手，全方位地監(jiān)督與控制檔案資料的形成與收集，從而保證所形成的檔案材料能完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映工程的全貌。根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)檔案的管理工作要從以下兩個(gè)方面入手：

一、構(gòu)建管理體系明確職責(zé)，在整理過程中加強(qiáng)溝通與交流

1.檔案部門依據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）及相關(guān)的檔案管理制度對各分包單位進(jìn)行了培訓(xùn)，明確歸檔要求，并根據(jù)國家《檔案工作管理手冊》，及《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》，《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）結(jié)合我公司的實(shí)際情況，編寫了《工程項(xiàng)目組卷歸檔工作暫行辦法》，該辦法明確了總承包單位、建設(shè)單位和各分包單位的職責(zé)劃分，并制定了歸檔材料的整理標(biāo)準(zhǔn)，排列方式等，具有很強(qiáng)的實(shí)用性和可操作性，用以統(tǒng)一檔案資料的收集、整理、組卷及歸檔工作，為檔案的形成、積累、整理工作提供了依據(jù)。

2.從工程最初開始檔案部就建立了檔案管理機(jī)制，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并由分包單位負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理工作，將工程建設(shè)的檔案工作納入各單位各部門的職責(zé)范圍，并制定了考核機(jī)制，要求各單位必須配備專門的檔案技術(shù)人員負(fù)責(zé)工程檔案的收集整理工作。

3.檔案部工作人員加強(qiáng)了與各分包單位的溝通與聯(lián)系，并深入基層做具體的監(jiān)督指導(dǎo)工作，在資料的形成階段便從形成資料的字跡、紙張、簽章等方面加以要求，從而確保了被收集的檔案資料的完整與準(zhǔn)確。在這一項(xiàng)工作中，由于所面對的各承包單位的檔案工作人員的素質(zhì)有所不同，所以對檔案的歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)的理解也不盡相同，針對實(shí)際情況檔案部門進(jìn)行了檔案知識(shí)培訓(xùn)，通過此方式加強(qiáng)了檔案專業(yè)知識(shí)，提高了檔案意識(shí)，確保了檔案材料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。除此之外，檔案人員還與總承包單位及時(shí)溝通，做到統(tǒng)一檔案工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，目標(biāo)一致，對在工作中有分歧及有爭議的問題及時(shí)解決，這樣有助于分包單位檔案工作的順利進(jìn)行，也有助于總承包單位工程檔案向建設(shè)單位移交時(shí)能符合檔案歸檔要求。

二、嚴(yán)把各階段資料的完整性和準(zhǔn)確性

針對項(xiàng)目建設(shè)的不同階段所形成的文件材料，按階段，按進(jìn)度地進(jìn)行收集、整理，檔案人員全程跟進(jìn)，確保工程資料的完整與系統(tǒng)。一項(xiàng)完整的工程項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖，項(xiàng)目監(jiān)理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件及項(xiàng)目其它文件。這些文件的形成，與工程項(xiàng)目的進(jìn)程密不可分。因此，我們可以依據(jù)總承包項(xiàng)目的具體特點(diǎn)和進(jìn)度計(jì)劃來對這些文件加以控制，明確各階段需要收集、整理哪些資料，點(diǎn)滴不漏，并采用一定的監(jiān)控方式，做到從檔案管理的角度確保工程資料的系統(tǒng)、完整與準(zhǔn)確。

1.工程前期

在這一階段，建設(shè)單位作為投資方，在工程項(xiàng)目委托總承包前，已經(jīng)開展了前期準(zhǔn)備工作，形成如立項(xiàng)，資金籌措等前期文件，還包括相關(guān)工程選址文件，項(xiàng)目審批文件，合同及各種往來函件等，以及初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件、設(shè)計(jì)評價(jià)、鑒定及審批文件等，在這些文件形成的過程中，經(jīng)營計(jì)劃，技術(shù)質(zhì)量，財(cái)務(wù)管理等相關(guān)部門會(huì)與工程總承包發(fā)生工作關(guān)系，他們了解文件的形成過程，因此這些文件也應(yīng)由相關(guān)部門依照檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔。

2.項(xiàng)目文件

這個(gè)階段主要為項(xiàng)目開始所產(chǎn)生總包對分包招投標(biāo)、合同、協(xié)議書、合同執(zhí)行、合同變更、項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)成立，項(xiàng)目各項(xiàng)管理制度、投資、進(jìn)度、安全等文件，這些文件的收集和整理主要依靠于總包，總包因?qū)Π催M(jìn)度和本質(zhì)特征收集完成、確保資料的完整性。案卷質(zhì)量的由檔案部對總包進(jìn)行審查，整改后要形成閉環(huán)，并有記錄。

3.施工階段

這個(gè)階段實(shí)行“誰施工，誰負(fù)責(zé)”。資料包括開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、施工計(jì)劃、 施工招投標(biāo)文件、中標(biāo)文件、施工分包合同、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、工程用工審批文件、圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工組織設(shè)計(jì)、施工定位測量復(fù)核記錄，設(shè)計(jì)變更、工程檢查記錄、施工日記、大事記，事故處理報(bào)告、合同執(zhí)行過程來往文件等。分包單位對整理的檔案由總承包單位審查，整改后要形成閉環(huán)，并有記錄。

4.監(jiān)理文件

包括監(jiān)理大綱、規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則，開工令、停工令，監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、年報(bào)、列會(huì)，旁站記錄，監(jiān)理總結(jié)等監(jiān)理文件，由監(jiān)理單位對其檔案收集、整理歸檔，監(jiān)理檔案案卷質(zhì)量由總承包單位審查，整改后要形成閉環(huán)，并有記錄。

5.竣工項(xiàng)目文件

竣工驗(yàn)收文件，包括工作總結(jié)評估報(bào)告，竣工驗(yàn)收大綱、各個(gè)專項(xiàng)驗(yàn)收及批復(fù)文件，決算審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)收意見、項(xiàng)目后評價(jià)意見等文件資料，這一部分資料由檔案部門組織收集、整理、歸檔，利用自查和互查的辦法，保證案卷質(zhì)量，自查和互查也要有記錄。

總結(jié)以上工作方法，我們在項(xiàng)目總包管理模式下檔案管理取得了預(yù)期的效果，總包模式下的檔案管理還有許多方法，在今后的工作中值得我們探索于挖掘。

參考文獻(xiàn)

[1]固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理手冊.2017版.