摘 要：勞動人事爭議仲裁檔案真實記錄仲裁活動的歷史信息，做好該檔案的管理工作不但可以有效解決勞動人事糾紛問題，還可以為仲裁工作開展提供具有查考利用價值的信息。然而，從當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展新形勢看，勞動人事爭議仲裁檔案管理工作面對新的考驗。基于此，本文簡單介紹勞動人事爭議仲裁檔案管理工作內(nèi)容，結(jié)合該類檔案管理工作實踐，詳細闡述該檔案管理發(fā)揮的重要性作用，針對新形勢下仲裁檔案管理現(xiàn)狀，提出具有前瞻性的發(fā)展對策，為勞動人事爭議仲裁檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：勞動人事爭議;仲裁檔案;檔案管理;新形勢;發(fā)展

我國是人口大國，面對當(dāng)前日益發(fā)展的經(jīng)濟形態(tài)，仲裁業(yè)務(wù)檔案越來越多。勞動人事仲裁部門按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔仲裁檔案，并將其作為人事仲裁及勞動糾紛的重要依據(jù)。從當(dāng)前的發(fā)展形勢看，由于勞動人事爭議仲裁檔案數(shù)量增多，加上檔案管理工作十分復(fù)雜，導(dǎo)致仲裁檔案管理工作問題凸顯，直接影響仲裁業(yè)務(wù)檔案的保存與利用。為了進一步規(guī)范與加強仲裁檔案管理，在新形勢發(fā)展背景下，加強勞動人事爭議仲裁檔案管理工作十分重要，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)引起重視。

一、勞動人事爭議仲裁檔案的特點

1.仲裁檔案產(chǎn)生于仲裁權(quán)

關(guān)于仲裁檔案，只有仲裁委員會才具備產(chǎn)生、收集、立卷及保存仲裁檔案的法定資格與必要條件，而其他的機關(guān)、團體及個人沒有這種權(quán)利、資格及條件。公民、法人及其他組織以參與仲裁活動所形成的自己保存的仲裁機構(gòu)文書材料，也可稱為仲裁檔案，但不在此研究范疇之內(nèi)。

2.仲裁檔案是具體案件仲裁活動的原始信息記錄

關(guān)于仲裁檔案的形成，需要具體個案仲裁活動原始信息的記錄，該仲裁案件一般都有一定的處理程序，即申請、受理及開庭、裁決等，仲裁活動開展的過程，就是仲裁活動原始信息產(chǎn)生與記錄的一個過程，而之后所編寫、添加、修改的內(nèi)容，都不是原始信息記錄的內(nèi)容。比如，案例匯編、仲裁文書匯編等，都不能轉(zhuǎn)化為仲裁檔案內(nèi)容。此外，一些違法、虛假的仲裁活動原始信息記錄內(nèi)容，都不能轉(zhuǎn)化為仲裁檔案。

3.仲裁檔案具有查考利用價值

仲裁活動的原始信息記錄內(nèi)容是否可以轉(zhuǎn)化為仲裁檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)，在于其有沒有查考利用價值，并非所有仲裁活動記錄的原始性信息都有價值。比如，裁員辦案日記、未成形也未報批的各類文書草稿等，雖然這些內(nèi)容記錄著仲裁活動的原始信息，但并不具備查考利用價值，相應(yīng)的也不會轉(zhuǎn)化為仲裁檔案的內(nèi)容。

4.仲裁檔案是經(jīng)過立卷歸檔保存的仲裁活動的原始信息記錄

仲裁活動中的原始信息記錄有機組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，形成仲裁檔案，其與仲裁活動過程原始信息記錄有一定差異性，其具有查考利用價值，所發(fā)揮的作用與立卷歸檔前后不同。其中，一個案件活動的原始信息記錄只有仲裁文書材料，而一旦立卷入庫之后需要集中管理，則成為國家檔案的組成部分。該檔案按期歸檔，真實記錄仲裁活動，確保了案卷的完整性與質(zhì)量。

二、勞動人事爭議仲裁檔案管理的重要性

勞動人事爭議仲裁檔案真實記錄仲裁活動的歷史信息，這些“原始信息記錄”就其物質(zhì)形態(tài)而言是廣義的，主要包括仲裁委員會制作并使用的具有法律效力或法律意義的仲裁文書材料，當(dāng)事人和其他仲裁參與人制作或提供的各種具有法律意義的申請書、答辯書、證據(jù)材料（包括實物）。從載體的形式上看，仲裁檔案可以是文字材料，也可以是影像資料等?；诋?dāng)前仲裁工作實際情況，關(guān)于勞動人事爭議仲裁檔案管理的重要性作用可以體現(xiàn)以下幾點。

1.為案卷查閱、核實案情等提供服務(wù)

勞動人事爭議仲裁檔案在形式上更加規(guī)范。在現(xiàn)實情況中，查閱案件有關(guān)材料是當(dāng)事人及其代理人的法定權(quán)利，有助于保障仲裁活動的順利進行，也有利于樹立仲裁機構(gòu)開放公正的形象。而在原勞動、人事爭議仲裁委員會辦案規(guī)則中規(guī)定，對仲裁結(jié)果不服，到法院起訴或申請執(zhí)行的案件，法院可以借閱仲裁正卷。律師擔(dān)任訴訟代理人的，憑證件可以就地查閱仲裁正卷。值得注意的是案件當(dāng)事人和與當(dāng)事人有利害關(guān)系的單位及個人不得查閱仲裁案卷，仲裁副卷除仲裁機構(gòu)外，一律不準(zhǔn)借調(diào)和查閱。

2.可真實記錄仲裁案件、案情及辦案過程

勞動人事爭議仲裁檔案記錄了勞動者與企業(yè)之間存在爭議的全過程，做好該類檔案的管理工作。仲裁部門可以查閱案卷、審視及還原當(dāng)時的實際辦案情況，使本不穩(wěn)定的權(quán)利義務(wù)狀態(tài)趨于穩(wěn)定，這也是檔案管理的首要作用。另外，仲裁檔案真實記錄了仲裁委員會、當(dāng)事人及其他仲裁參與人的請求時效，通過查閱保管的檔案可以明確知曉當(dāng)事人及其他仲裁參與人是否喪失該權(quán)利。此外，該檔案的管理可真實反映仲裁活動開展的全過程。這是由于檔案記錄辦案的全過程通過仲裁檔案查閱與處理，防止由于年代久遠、證據(jù)不足等情況下當(dāng)事人權(quán)利得不到有效維護的情況。

3.為勞動爭議仲裁調(diào)研工作提供真實可信的資料

勞動人事爭議仲裁檔案就是一個寶貴的資源庫，看似一個個獨立的案件，無論是橫向比較與縱向比較，都可以為區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力的調(diào)研結(jié)果，以便政府可以更好地進行工作布局與謀劃。另外，該類仲裁檔案實行專人統(tǒng)一保管負(fù)責(zé)，原則上該類檔案不外借，且在利用方面需要嚴(yán)格遵守相關(guān)的程序與要求。由此，在利用檔案資料時，可以為勞動爭議仲裁調(diào)研工作提供真實可靠的資料，避免一些資料的缺失，導(dǎo)致相關(guān)調(diào)研工作受到影響。

三、勞動人事爭議仲裁檔案管理現(xiàn)狀

進入信息化時代，勞動人事爭議仲裁檔案管理工作面臨新的問題。結(jié)合該類檔案管理工作實踐，發(fā)現(xiàn)目前的仲裁檔案管理不能滿足時代的發(fā)展需求，甚至在一定程度上阻礙了仲裁檔案管理工作的順利開展，由此需要正視新形勢下勞動人事爭議仲裁檔案管理現(xiàn)狀，為重視與突破該項工作管理創(chuàng)造條件。

1.仲裁檔案管理人員素質(zhì)較低

以目前基層檔案管理機構(gòu)來看，所配備的檔案管理人員數(shù)量不足，一般僅有2～3名。而仲裁檔案管理是一個復(fù)雜性工作，按照我國法律規(guī)定，每1000份檔案需要1名專業(yè)人員管理，而超過15000份檔案則需要增設(shè)1名管理人員。然而，受部門編制、資金等因素影響，現(xiàn)有檔案管理人員有限。如果人員需求過大，會從其他部門抽調(diào)人員兼職，而抽調(diào)的人員專業(yè)素質(zhì)與管理經(jīng)驗不足，導(dǎo)致仲裁管理質(zhì)量受到影響。另外，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對仲裁檔案管理工作的不重視，對管理人員素質(zhì)要求較低及檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)不足，使相應(yīng)的檔案管理局限于形式管理，所配備的管理人員只具備簡單的封裝、記錄及存取工作能力，對檔案的具體功能與管理了解不夠，導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性。

2.缺乏規(guī)范化的仲裁檔案管理制度

仲裁檔案管理涉及勞動者與企業(yè)雙方，所要歸檔的材料較多。在進行檔案管理過程中，由于基層檔案管理機構(gòu)缺乏規(guī)范化的管理制度加以約束，導(dǎo)致管理人員工作沒有完整的評價標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)的檔案資料歸類過程中卷內(nèi)目錄、內(nèi)容等與實際文件不相符，造成檔案管理資料收集錯誤、遺失等問題時有發(fā)生。另外，在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，存在檔案管理職責(zé)分工不明的情況，加上實際運行的管理制度比較松散，弱化了管理效能的實現(xiàn)，致使檔案管理效能處于原則性指導(dǎo)，而非強制性約束。如此仲裁檔案管理機制，導(dǎo)致檔案管理具體性操作較差，相應(yīng)的影響了仲裁檔案管理的成效。

3.仲裁檔案管理與利用程度較低

從目前仲裁檔案管理情況看，由于我國是勞動人口大國，相應(yīng)的勞動人事爭議問題較多，所歸檔的仲裁檔案也較多。而現(xiàn)有的檔案庫物理空間有限，雖然相關(guān)檔案管理機構(gòu)按照仲裁檔案的管理條件進行管理，但在現(xiàn)實情況中存在有當(dāng)事人來查閱幾年或者十年前案卷現(xiàn)象，這在一定程度上增加了檔案管理者的工作量。另外，受當(dāng)前信息化技術(shù)影響，仲裁檔案管理正逐步從紙質(zhì)檔案向電子檔案管理模式上邁進，但現(xiàn)有的檔案管理人員素質(zhì)較低，加上老員工信息化水平較低，導(dǎo)致仲裁檔案管理不佳，影響了仲裁檔案的利用率。此外，各縣級基層仲裁檔案管理制度與重視程度不一，導(dǎo)致仲裁檔案作為仲裁案件的證據(jù)資料，更多情況下對其利用只停留在查閱、復(fù)印等基礎(chǔ)功能上，對檔案管理的作用沒有充分發(fā)揮。同時受各地區(qū)信息化技術(shù)發(fā)展水平的影響，各地仲裁檔案機構(gòu)信息無法實現(xiàn)共享，相應(yīng)的多檔案信息的查詢與利用率下降。

4.仲裁檔案管理信息化程度不高

在當(dāng)前發(fā)展背景下，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等在社會各個領(lǐng)域中融入。面對此發(fā)展背景，勞動人事爭議仲裁檔案信息化、數(shù)字化管理建設(shè)十分必要。但從現(xiàn)實情況看，目前基層的勞動人事爭議仲裁檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)不足。在管理過程中還停留在以往的紙質(zhì)檔案管理上，對人工的依賴性較強，案件信息的記錄與查詢等工作都需要人工處理。該檔案管理工作耗時耗力，在一定程度上制約了仲裁檔案管理工作的提高。

四、勞動人事爭議仲裁檔案管理發(fā)展對策

進入21世紀(jì)，勞動人事爭議仲裁檔案管理部門緊隨國家與時代發(fā)展態(tài)勢，提出仲裁檔案電子信息化發(fā)展建議。各個基層仲裁檔案管理機構(gòu)為響應(yīng)國家號召建議，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作實際情況，提出了針對性的前瞻性發(fā)展對策，從而有效提升勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的規(guī)范化。

1.加強與提高仲裁檔案管理人員素質(zhì)

面對當(dāng)前基層仲裁檔案管理機構(gòu)工作人員數(shù)量不足、質(zhì)量不佳情況，通過加強與提高其專業(yè)素質(zhì)水平方法解決。首先，根據(jù)當(dāng)前基層檔案管理數(shù)量及工作量，可通過線上線下招聘方式，擇優(yōu)招錄具有檔案學(xué)專業(yè)理論與知識人才。其次，基層檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對現(xiàn)有檔案管理人員進行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，重點加強對其仲裁檔案相關(guān)專業(yè)知識內(nèi)容培訓(xùn)，并給予培訓(xùn)時間、經(jīng)費等，也可以推選優(yōu)秀管理人員到先進地區(qū)學(xué)習(xí)，開闊眼界與思路，將所學(xué)的信息化管理知識引進來，經(jīng)過與自身機構(gòu)檔案管理相融合，以此符合當(dāng)前仲裁檔案管理要求。

2.建立健全仲裁檔案管理制度

建立健全仲裁檔案管理制度不但可以提高仲裁檔案管理的質(zhì)量與效率，還可以為檔案的實施提供依據(jù)與剛性文件。以目前的管理情況看，仲裁檔案管理制度主要包括立卷歸檔、查閱管理及保密管理等內(nèi)容。其中，立卷歸檔主要是指仲裁案件結(jié)案后，仲裁委員會將一切仲裁文書與其他材料進行整理并組成案卷，之后交與案卷管理機構(gòu)歸檔保存。在此過程中工作由書記員完成，在收集整理中要按照順序排，裝訂成冊，逐頁編碼，全卷編目。待立卷符合相關(guān)要求后移交給本仲裁機構(gòu)檔案管理部門歸檔。在歸檔過程中主要包括案卷材料的收集、案卷材料的整理及立卷歸檔三個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)按照相關(guān)要求嚴(yán)格執(zhí)行。仲裁檔案查閱制度建立，要求對不需要保密的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)允許當(dāng)事人及其代理人查閱、復(fù)印，大大方便了當(dāng)事人取證。關(guān)于仲裁檔案的保密管理，仲裁機構(gòu)應(yīng)該按照相關(guān)要求特別注意做好保密工作。以上制度的建立與完善使仲裁檔案管理人員可以遵照章程加強工作，約束以往工作中出現(xiàn)的問題，有效推動仲裁檔案管理工作有序開展。

3.提高仲裁檔案管理水平與利用率

首先，規(guī)范仲裁檔案資料的收集，明確其收集范圍、歸檔主體及時間等，確保仲裁檔案“應(yīng)檔盡檔”。在收集歸檔資料時管理人員需初步審核，做到仲裁檔案內(nèi)容與形式的完整性。其次，嚴(yán)格按照要求規(guī)范仲裁檔案管理，實行“正副卷”分類管理，做到仲裁檔案分類準(zhǔn)確、審查規(guī)范等，確保仲裁檔案的安全。同時，在分類管理中，按照檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)進行裝訂，確保仲裁檔案的實用性。最后，實行區(qū)域幫扶與均衡發(fā)展戰(zhàn)略，平衡區(qū)域發(fā)展過程中仲裁檔案管理的不均衡性，充分發(fā)揮較快區(qū)域的引領(lǐng)示范作用，推動促進發(fā)展速度慢區(qū)域，打破區(qū)域間檔案管理的局限性，使檔案管理工作進一步加強。只有這樣，在面對信息化發(fā)展環(huán)境的今天，才可實現(xiàn)檔案信息資源的共享性、交互性，以此提高檔案資源的利用率。

4.推進仲裁檔案管理信息化工作

面對當(dāng)前發(fā)展新形勢，推進勞動人事爭議仲裁檔案工作信息化管理十分重要。首先，基層檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人要重視仲裁檔案信息化工作，以響應(yīng)國家信息化檔案建設(shè)要求，通過引進仲裁檔案管理信息化設(shè)備與系統(tǒng)軟件，為檔案資料信息化管理提供基礎(chǔ)性的保障條件。其次，提高檔案管理人員信息化管理水平，將計算機應(yīng)用軟件系統(tǒng)引入到仲裁文件資料中，及時轉(zhuǎn)變檔案文件為數(shù)據(jù)庫存儲資料。同時，開發(fā)薪資檔案信息化，方便上級部門與紀(jì)檢監(jiān)察部門實施監(jiān)督，實現(xiàn)實時仲裁檔案工作信息化管理。最后，引入第三方公司加入檔案管理中，協(xié)助做好仲裁檔案管理數(shù)字化工作，將以往紙質(zhì)仲裁檔案進行數(shù)字化掃描，通過在信息化系統(tǒng)平臺中獲得相關(guān)信息，建立信息化數(shù)據(jù)庫，做好數(shù)字信息的銜接。此外，積極建立仲裁檔案目錄與數(shù)據(jù)庫，提高仲裁檔案信息化水平，為仲裁檔案利用提供高質(zhì)量、高效率服務(wù)。

五、結(jié)語

綜上所述，勞動人事爭議仲裁檔案管理是行政事業(yè)單位工作內(nèi)容的重要組成部分，面對當(dāng)前新形勢發(fā)展背景，需要改變以往的工作管理模式，以信息化發(fā)展模式解決仲裁檔案管理工作中效力不足問題。只有這樣，在以后的工作中我們才能發(fā)揮自身的管理優(yōu)勢，改進其中存在的不足，爭取以最大努力將勞動人事爭議仲裁檔案管理工作水平提高到更高的水準(zhǔn)，以此實現(xiàn)勞動人事爭議仲裁檔案信息化管理，同時為當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟發(fā)展提供更好服務(wù)。

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（作者單位：寧夏回族自治區(qū)平羅縣勞動人事爭議仲裁院）

作者簡介：賀莉（1975-），女，漢族，寧夏平羅人，本科，館員，研究方向：檔案的管理與利用。