賈旭

摘 要：辦公室作為企事業(yè)單位的核心管理部門，其主要承擔(dān)著溝通、協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理以及監(jiān)督等多項(xiàng)職責(zé)，高效有序的工作節(jié)奏和質(zhì)量對(duì)于工作各項(xiàng)工作的開展起到?jīng)Q定性作用。與此同時(shí)，新形勢(shì)下辦公室業(yè)務(wù)也發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)行政管理工作方法弊端日益凸顯，問題嚴(yán)峻。由此，本文首先介紹了辦公室業(yè)務(wù)的重要性，現(xiàn)有的問題，而后從細(xì)化崗位職責(zé)、提升人員素質(zhì)、深化團(tuán)隊(duì)協(xié)作、搭建高校文化等四個(gè)方面開展辦公室行政管理工作優(yōu)化策略提供了新思考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);辦公室;行政管理;工作方法

1 辦公室管理工作的重要性分析

辦公室工作作為一個(gè)單位的窗口，不僅是聯(lián)系高校上下部門工作的紐帶和橋梁，同時(shí)對(duì)于輔助政務(wù)、服務(wù)于決策起到了至關(guān)重要的作用。管理大師德魯克說過，作為一個(gè)優(yōu)秀的管理者就必須卓有成效。辦公室只有高效運(yùn)作了才能對(duì)整個(gè)公司起到示范和引領(lǐng)作用。隨著整個(gè)社會(huì)工作節(jié)奏的加速，高校教書育人也需提倡高效，新形勢(shì)下各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求普遍增高，工作節(jié)奏越來越快，一個(gè)科學(xué)、高效、會(huì)管理的系統(tǒng)會(huì)讓整個(gè)單位都煥發(fā)生機(jī)，推動(dòng)各項(xiàng)工作邁向新臺(tái)階。

2 當(dāng)前辦公室管理方面存在的若干問題

2.1 制度建設(shè)不夠健全，缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性

一是內(nèi)容更新速度慢，無法滿足日子更新的問題需求，存在船大難掉頭的難題?，F(xiàn)有的規(guī)章制度很多是延續(xù)了數(shù)十年的老政策，無法應(yīng)對(duì)新的領(lǐng)域和問題。很多規(guī)定制定的時(shí)候還沒有移動(dòng)客戶端、沒有發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、沒有健全的OA管理系統(tǒng)，因此舊瓶無法滿足新酒的需求?，F(xiàn)在的實(shí)際問題和原有法規(guī)存在巨大差異，會(huì)造成無規(guī)定可依、無章程可參考。目標(biāo)不明確，管理手段和方式方法月存在欠缺。

二是部分管理制度和規(guī)程的相關(guān)內(nèi)容與實(shí)際工作存在偏差，考核指標(biāo)與基層實(shí)際脫鉤現(xiàn)象嚴(yán)重。由于缺乏基層調(diào)研或者調(diào)研流于形式，在制度的制定過程中往往只是管理層單純的主觀意志決定考核的明細(xì)或者指標(biāo)，而一旦制定了的制度很難自下而上進(jìn)行更正，于是產(chǎn)生了明知不可行還要進(jìn)行上報(bào)、匯報(bào)。不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間，而且對(duì)于立德樹人、育人為本的高校也產(chǎn)生了潛在的沖擊，長(zhǎng)此以往不利于形成上傳下達(dá)的高效運(yùn)行模式。

三是上級(jí)檢查巡查過多，嚴(yán)重干擾基層主業(yè)工作。受限于各類的考核、評(píng)比、同業(yè)對(duì)標(biāo)、班組對(duì)標(biāo)等五花八門的考核與檢查，使得基層人員工作負(fù)重過多，有的檢查是為了檢查而檢查，更是缺乏必要性，因此對(duì)正常工作造成嚴(yán)重干擾。

2.2 執(zhí)行力不高，缺少高效的協(xié)同配合意識(shí)

目前的辦公模式一般是根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行人員因崗定人，這種強(qiáng)化了崗位分工的模式雖然可以使得每個(gè)崗位都有各自的職責(zé)，職權(quán)明確，但是與此同時(shí)存在的弊端也較明顯，對(duì)于一些崗位職責(zé)中未明確劃分的事項(xiàng)導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員互相推諉，很多時(shí)候需要領(lǐng)導(dǎo)親自督辦和協(xié)調(diào)才能推動(dòng)下去。對(duì)于這些灰色地帶的職責(zé)分工不明確，且沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，極易產(chǎn)生職員之間發(fā)生矛盾，不利于團(tuán)隊(duì)合作。

2.3 部分人員素質(zhì)偏低，管理和技術(shù)本領(lǐng)不足

當(dāng)前部分辦公室人員年齡偏大，由于資歷較老一直崗位無法變動(dòng)，這種能上不能下、缺乏人員迭代更新的情況往往存在部分行政事業(yè)單位內(nèi)部，不適應(yīng)新型的管理模式，同時(shí)對(duì)于新鮮事物接受能力較弱，新工具的應(yīng)用也出現(xiàn)落伍。另一部分新人存在業(yè)務(wù)水平較低，雖然接受新事物能力較好，但是工作不夠踏實(shí)認(rèn)真，責(zé)任心較弱，這就導(dǎo)致一些核心工作容易發(fā)生系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，處理不好往往對(duì)單位造成重大負(fù)面影響。同時(shí)對(duì)于一些青年骨干需要負(fù)責(zé)大部分的工作，在干好本職工作的同時(shí)還有負(fù)責(zé)方方面面的突發(fā)事件、臨時(shí)檢查，導(dǎo)致加班加點(diǎn)司空見慣，但是相關(guān)的激勵(lì)措施未能跟上，長(zhǎng)此以往不利于形成良性循環(huán)。

3 提高管理效率的對(duì)策思考

3.1 與時(shí)俱進(jìn)完善工作制度，利用有效工具優(yōu)化管理流程

好的事業(yè)單位不是用人去管人而是依靠制度去約束人。好的制度規(guī)定的設(shè)立可以避免出現(xiàn)要事無人處理、急事無人督辦的局面。在制度設(shè)定中，一是對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行全面的梳理，對(duì)于一些不適應(yīng)單位發(fā)展以及過時(shí)的制度要及時(shí)清理，并更新新的規(guī)定，不能產(chǎn)生制度的空缺。二是要結(jié)合本單位實(shí)際情況采用問卷調(diào)查、專家評(píng)價(jià)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研等多渠道定性定量制定科學(xué)、全面、高效的規(guī)章制度，堅(jiān)決杜絕照搬別的單位的相關(guān)制度來管理本單位的事項(xiàng)。三是采用新型工具，結(jié)合自身規(guī)模、組織、文化等特點(diǎn)綜合維度進(jìn)行考量，保持著對(duì)新型事物的機(jī)敏性和各項(xiàng)工具的敏感性，實(shí)現(xiàn)“工具+管理”的雙重合力。

設(shè)置合理的計(jì)劃和安排，凸出主要事件。做到工作任務(wù)有清單、員工工作有日志。按照四級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)將問題進(jìn)行細(xì)分，對(duì)大事小事、臨時(shí)性、緊迫性事物進(jìn)行科學(xué)歸類劃分，分清主次，有條不紊進(jìn)行工作派發(fā)。堅(jiān)決做到三個(gè)不讓：不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)在自己身上耽誤;不讓學(xué)校推動(dòng)的工作在自己手上延遲;不讓學(xué)校形象在自己身上受損。

3.2 提升管理人員素質(zhì)，做技術(shù)+管理復(fù)合型人才

辦公室作為單位核心部門，對(duì)于職員的入口要嚴(yán)格把關(guān)，必須滿足一定的基層工作經(jīng)驗(yàn)，通過嚴(yán)格的筆試、面試加綜合考核才能勝任某崗位，同時(shí)要對(duì)于每個(gè)崗位進(jìn)行勝任力模型的搭建，確保為部門從源頭上找到合適的人選。對(duì)于競(jìng)聘人員要具備一定的基層經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)決杜絕管理人員同業(yè)務(wù)脫鉤，這樣制定出來的制度才能接地氣，更好的服務(wù)于單位其他科室和部門。

堅(jiān)持不斷學(xué)習(xí)充電，學(xué)習(xí)新知識(shí)，不守舊，敢于突破自我。只有自己有一桶水，才能交給別人一碗水，學(xué)習(xí)工作化，工作學(xué)習(xí)化，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)。對(duì)于已有員工要進(jìn)行年度合規(guī)培訓(xùn)，增加主業(yè)人員業(yè)務(wù)本領(lǐng)和技術(shù)水平，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行輪崗和部門交換，了解基層和其他部門的主要業(yè)務(wù)，做到辦公室人人站立來能說，坐下來能寫，擼起袖子能作業(yè)的復(fù)合型人才。

建立科學(xué)的薪酬制度套改，做到管理人員能上能下，工資能漲能降，提高績(jī)效工資比重，提升整體工作效率。

3.3 搭建高校文化，做好服務(wù)型管理部門

一個(gè)高效的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該具備服務(wù)型、敏捷性、協(xié)同性、科學(xué)性的高校文化特征。

作為核心管理科室，要擺正自身地位，做服務(wù)型辦公室，切勿加重基層負(fù)擔(dān)，影響基層正常工作。一是不要安排過多無用的會(huì)議。加強(qiáng)過程管理和監(jiān)察，開短會(huì)，抓好關(guān)鍵人員和關(guān)鍵事項(xiàng)，不要?jiǎng)虞m開全體人員大會(huì)。讓關(guān)愛和尊重融入每一項(xiàng)工作中。二是要合理利用時(shí)間，做精簡(jiǎn)高效的工作，切實(shí)避免迎接檢查而耗時(shí)耗力做無用功?？茖W(xué)管理好時(shí)間。卓有成效的管理者懂都能用最大程度的用好自己的時(shí)間。三是各業(yè)務(wù)人員要相互理解，協(xié)同配合。對(duì)于自身工作要分清輕重緩急，合理安排時(shí)間，對(duì)于一些突發(fā)事項(xiàng)的處理要本著“責(zé)任止于此”態(tài)度，形成合力解決問題而非推諉問題。

4 結(jié)束語

作為具有參謀助手、綜合服務(wù)和統(tǒng)籌保障等多重作用的核心管理部門，辦公室行政管理效率的提升可以有效做好上傳下達(dá)的紐帶作用，本文從問題出發(fā)，就提高管理效率，適應(yīng)新背景、新態(tài)勢(shì)，順應(yīng)高校發(fā)展階段提出新思考，通過持續(xù)學(xué)習(xí)增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力以及自我意識(shí)，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，不斷優(yōu)化工作方法，提升工作效率，對(duì)于高校行政管理方面起到一定推動(dòng)作用。

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