摘 要：信息文化視角是將文化要素納入信息化研究的重要視角，在國際各領(lǐng)域信息化實(shí)踐中產(chǎn)生了廣泛影響。文章基于對(duì)信息文化研究視角的闡釋和對(duì)其在文件管理領(lǐng)域的應(yīng)用分析，反思了我國文件管理信息化實(shí)踐中存在的問題：缺乏對(duì)信息文化要素的洞察、對(duì)文件管理的價(jià)值認(rèn)知不足、文件管理人員的信息化素養(yǎng)有待提升、信息治理思維有限和數(shù)字信任不足。進(jìn)而探索性地提出了優(yōu)化策略：運(yùn)用整體性方法開展文件管理信息化實(shí)踐，優(yōu)化信息文化環(huán)境；提升信息化素養(yǎng)和能力，塑造數(shù)字信任；采取循序漸進(jìn)的信息化實(shí)施策略，促進(jìn)信息技術(shù)的成功實(shí)施。

關(guān)鍵詞：信息文化；文件管理信息化；信息治理；整體性方法；反思性實(shí)踐

分類號(hào)：G271

Research on the Problems and Approaches of Recordkeeping Informatization in China from the Perspective of Information Culture

Wang Ning

（School of Information Resource Management of Renmin University of China，Beijing 100872）

Abstract：The perspective of Information Culture is a significant perspective to integrate cultural elements into the study of informationization， which has had a great impact in various fields in the world. Based on the interpretation of information culture research perspective and analysis on its application in the field of recordkeeping， this paper reflects on the problems existing in the practice of recordkeeping informatization in China： the lack of insight into the elements of information culture， the low value cognition to recordkeeping， the lack of recordkeeping information literacy， the limitation on the information governance thinking and the lack of trust on digital records management. Then the optimization strategy is put forward： using the holistic approach to carry out recordkeeping informatization practice and optimizing information culture environment； improving information literacy and building digital trust； adopting step by step implementation strategy to promote the successful implementation of information technology.

Keywords：Information Culture； Recordkeeping Informationization； Information Governance； Holistic Approach； Reflective Practice

1 引 言

信息文化（Information Culture）研究視角是上世紀(jì)末國際信息學(xué)和信息技術(shù)科學(xué)領(lǐng)域興起的文化研究視角，其闡釋了信息文化概念、文化與信息技術(shù)之間的相互作用關(guān)系以及信息文化的構(gòu)成要素等核心問題，為各行業(yè)在充分考慮文化要素的背景下開展信息化實(shí)踐提供了理論參考。國外檔案學(xué)者已將信息文化視角引入檔案學(xué)領(lǐng)域，提出了基于信息文化視角開展文件管理實(shí)踐評(píng)估和優(yōu)化的思路，但我國檔案學(xué)界對(duì)該視角的關(guān)注幾乎為零。在文件管理信息化實(shí)踐活動(dòng)中，“人”是最核心的驅(qū)動(dòng)要素，可實(shí)踐者往往極易受到技術(shù)中心主義導(dǎo)向的影響，而忽略了實(shí)踐者的價(jià)值認(rèn)知、信息素養(yǎng)、人際關(guān)系、信任狀況等文化因素的作用，導(dǎo)致信息化實(shí)踐過程中出現(xiàn)文化與信息技術(shù)的沖突，阻礙了信息化效能的實(shí)現(xiàn)。基于以上問題，筆者嘗試引入信息文化視角的研究經(jīng)驗(yàn)，并基于大文件觀的立場分析我國文件管理信息化實(shí)踐中存在的現(xiàn)實(shí)問題，探索優(yōu)化我國文件管理信息化實(shí)踐的思路。

2 信息文化研究視角及其在文件管理領(lǐng)域的應(yīng)用

國外信息文化（Information Culture）研究始于20世紀(jì)后期，主要?jiǎng)右蚴俏鞣絿以谛畔⒒瘜?shí)踐項(xiàng)目中出現(xiàn)信息系統(tǒng)應(yīng)用失敗的問題，引起了學(xué)者們對(duì)信息文化的關(guān)注。一系列研究表明，國家文化、組織文化、職業(yè)文化等不同類型文化均在信息化實(shí)踐中發(fā)揮著重要作用，是信息技術(shù)項(xiàng)目實(shí)踐在特定環(huán)境中能否成功實(shí)施的關(guān)鍵影響因素。[1][2]權(quán)力距離、不確定性規(guī)避、個(gè)人主義/集體主義、男性化/女性化等國家文化因素對(duì)信息技術(shù)產(chǎn)品的使用差異具有顯著影響。[3]在組織層面，組織的集體文化特征、員工對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)知和使用習(xí)慣、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力以及人際之間的信任度等都會(huì)影響到信息技術(shù)實(shí)施的效果。[4]基于此，國外學(xué)者主張將實(shí)踐主體對(duì)信息管理的價(jià)值觀、態(tài)度、規(guī)范和行為實(shí)踐等文化要素納入信息管理環(huán)境進(jìn)行認(rèn)識(shí)。[5][6]我國學(xué)者對(duì)信息文化也開展了相關(guān)研究，如早期盧泰宏就提出了“信息文化”是“一種技術(shù)文化”的概念。[7]但是與國外研究的關(guān)注視角不同，我國學(xué)者對(duì)“信息文化”概念進(jìn)行了更為抽象的邏輯闡釋，如將信息文化界定為“信息社會(huì)的物質(zhì)文化、精神文化和制度文化”，[8]或者將其視為“企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體等內(nèi)部單位在信息技術(shù)影響下所形成的新的單位文化”。[9]總體上，國內(nèi)研究主要將“信息文化”視為一種信息社會(huì)發(fā)展的文化形態(tài)來認(rèn)識(shí)，對(duì)于信息技術(shù)、信息管理和文化環(huán)境之間的互動(dòng)關(guān)系研究較少。本文主要采鑒國際領(lǐng)域的信息文化（Information Culture）研究視角來分析我國文件管理信息化實(shí)踐。

在信息文化研究的影響下，部分檔案學(xué)者系統(tǒng)分析了文件管理領(lǐng)域存在的挑戰(zhàn)，并提出基于信息文化背景的文件管理實(shí)踐考察思路。例如，McLeod等認(rèn)為“在文件管理實(shí)踐中，文件檔案專業(yè)人士既是問題的一部分，也是解決方案的一部分”[10]Foscarini和Oliver指出在缺乏文化調(diào)查和對(duì)“人”的問題重視的情況下，存在國際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范失靈、文件管理系統(tǒng)無效、理論模型不適用等問題。[11]在此基礎(chǔ)上，兩位學(xué)者制定了涵蓋文件價(jià)值認(rèn)知、信息偏好、信息技術(shù)基礎(chǔ)環(huán)境、信息管理能力、對(duì)組織環(huán)境文件管理需求的認(rèn)知、信息治理和信任等多重要素在內(nèi)的三層金字塔模型-信息文化框架ICF（Information Culture Framework，如圖1所示），提供了組織視角下評(píng)估文件管理實(shí)踐的信息文化問題的框架。[12]Sv rd對(duì)比利時(shí)三個(gè)城市的政府機(jī)構(gòu)信息文化進(jìn)行了調(diào)查，總結(jié)了信息文化對(duì)公共信息/文件管理方式的影響特征，并強(qiáng)調(diào)電子政務(wù)的發(fā)展需要營造一種有利于創(chuàng)新信息管理方式的信息文化。[13]在我國，連志英曾與國外學(xué)者Oliver合作，以國內(nèi)某一線城市高校圖書館為例，采用ICF框架分析研究了“關(guān)系”“面子”“和諧”“人情”等中國文化要素在組織內(nèi)部信息管理中產(chǎn)生的影響。[14]

國內(nèi)外學(xué)者有關(guān)信息文化和文件管理實(shí)踐的相關(guān)研究成果說明了文化因素在解釋信息化效力方面具有不容忽視的作用，基于以上研究的啟發(fā)和對(duì)我國部分企事業(yè)單位文件管理信息化實(shí)踐情況的調(diào)查，筆者進(jìn)一步反思和分析了我國文件管理信息化實(shí)踐中存在的問題。

3 反思：我國文件管理信息化實(shí)踐的“文化”軟肋

3.1 缺乏對(duì)文件管理實(shí)踐中信息文化要素的洞察

近年來，技術(shù)創(chuàng)新被置于國家信息化發(fā)展議程的首位。2016年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》將“核心關(guān)鍵技術(shù)部分領(lǐng)域達(dá)到國際先進(jìn)水平”作為戰(zhàn)略目標(biāo)，并提出了重點(diǎn)行業(yè)深度應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化技術(shù)的具體目標(biāo)。[16]在國家整體信息化戰(zhàn)略的引領(lǐng)下，檔案行業(yè)也將信息化視為實(shí)踐發(fā)展的首要任務(wù)，推動(dòng)電子文件管理單軌制、建設(shè)數(shù)字檔案館成為檔案從業(yè)人員的核心業(yè)務(wù)，云計(jì)算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等突破性技術(shù)如何在檔案管理實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)賦能應(yīng)用更是成為了研究熱點(diǎn)。但總體而言，國家信息化和檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略的核心在于推進(jìn)信息技術(shù)的創(chuàng)新和實(shí)施、促進(jìn)信息系統(tǒng)的建設(shè)，而較少關(guān)注信息化實(shí)踐中的文化要素。雖然“人才隊(duì)伍建設(shè)”是《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的重要組成部分，但其重點(diǎn)是提升專業(yè)技術(shù)人才的技術(shù)能力方面，而未能充分闡明價(jià)值觀念、信息素養(yǎng)、組織文化環(huán)境等要素的作用，整體上缺乏對(duì)文件管理信息化實(shí)踐中信息文化要素的關(guān)注。

3.2 對(duì)文件管理的價(jià)值認(rèn)知不足

隨著國家信息化進(jìn)程的推進(jìn)，信息資源被視為國家和組織發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。文件是國家信息資源的重要構(gòu)成部分，但是從我國文件管理的信息化實(shí)踐現(xiàn)狀來看，社會(huì)尚未給予其足夠的重視。

首先，文件資源在國家信息資源建設(shè)和數(shù)據(jù)發(fā)展規(guī)劃中的參與度有限，無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。例如，隨著國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的推進(jìn)，全國各地政府紛紛建立數(shù)據(jù)管理局、數(shù)據(jù)管理中心等部門管理各類數(shù)據(jù)和信息，與檔案部門管理的電子文件存在交叉。各類數(shù)據(jù)管理部門與檔案部門之間缺乏必要的協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，割裂了檔案事業(yè)與大數(shù)據(jù)事業(yè)發(fā)展應(yīng)有的聯(lián)系，導(dǎo)致檔案資源和其他政務(wù)信息資源之間形成“信息孤島”。[17]

其次，組織層面對(duì)文件信息的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，尚未形成普遍尊重文件管理的組織文化氛圍。良好的業(yè)務(wù)文件管理對(duì)于提升工作透明度、發(fā)揮憑證作用、支持組織決策、滿足業(yè)務(wù)流程合規(guī)性具有十分重要的意義。然而筆者通過對(duì)部分企事業(yè)單位的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，組織機(jī)構(gòu)中非檔案部門的業(yè)務(wù)人員對(duì)于組織開展文件管理活動(dòng)（包括規(guī)范化的文件生成、文件組織、文件歸檔和檔案管理等）的意義和規(guī)范缺乏理解，甚至將文件管理視為工作負(fù)擔(dān)。多數(shù)單位檔案部門對(duì)文件管理工作的宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn)主要局限于部門內(nèi)的工作人員和業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員，未能延伸到作為文件生成者的其他業(yè)務(wù)部門人員群體。此外，多數(shù)組織機(jī)構(gòu)的文件歸檔范圍仍只涵蓋了傳統(tǒng)載體文件和非結(jié)構(gòu)化電子文件，而并未囊括其他業(yè)務(wù)環(huán)境下形成的具有憑證價(jià)值的信息，對(duì)于生成了大量結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏管控意識(shí)。[18]

3.3 文件管理人員的信息化素養(yǎng)有待提升

我國經(jīng)過多年探索，在宏觀層面形成了指導(dǎo)電子文件管理的國家戰(zhàn)略、法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，然而，“完美解決方案”的存在并不一定能確保文件管理的成功，有力的人員保障也是必要的支撐條件，然而我國文件管理信息化實(shí)踐仍普遍存在文件管理人員信息化素養(yǎng)不足的問題。數(shù)字環(huán)境下電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性和安全性的保障離不開各類型的文件管理系統(tǒng)，需要管理人員根據(jù)文件管理需求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的變化及時(shí)維護(hù)和更新系統(tǒng)功能，并基于系統(tǒng)所存儲(chǔ)和管理的文件信息為用戶提供有效的查閱和利用服務(wù)，這就要求從業(yè)人員必須具備良好的信息化素養(yǎng)。雖然檔案行業(yè)已開始重視并引進(jìn)具有信息技術(shù)學(xué)科等工學(xué)背景的人員參與信息化建設(shè)，但是當(dāng)前文件管理從業(yè)者中文史類教育背景的從業(yè)人員比例仍遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于工學(xué)背景人員。[19]且檔案工作人員的文化修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力參差不齊，一些工作人員無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。[20]對(duì)于基層組織機(jī)構(gòu)和檔案館而言，除了信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后之外，信息化專業(yè)人才的缺乏也是使其信息化實(shí)踐發(fā)展緩慢的關(guān)鍵原因。雖然國家、地方層面均制定了一系列文件管理標(biāo)準(zhǔn)，但仍有不少文件管理人員并不知道如何才能獲取、應(yīng)用這些規(guī)范性文件，“完美解決方案”與具體落地效果之間存在巨大鴻溝。

3.4 信息治理思維有限

文件是國家信息資源的重要構(gòu)成，也是支持組織業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的信息資產(chǎn)。英國信息與文件管理協(xié)會(huì)（IRMS）、澳大利亞文件管理職業(yè)協(xié)會(huì)（RIMPA）、美國文件管理協(xié)會(huì)（ARMA）等文件管理行業(yè)協(xié)會(huì)均提出了運(yùn)用信息治理的整體性方法管理組織文件資產(chǎn)的理念，倡導(dǎo)將文件置于更廣泛的信息視閾，在整個(gè)組織信息生態(tài)中實(shí)現(xiàn)簡化流程、便于利用、降低成本和確保合規(guī)性的目標(biāo)。雖然國內(nèi)檔案學(xué)者日益重視檔案參與社會(huì)治理、服務(wù)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的研究[21][22]，但仍然缺乏將文件管理置于信息治理的視角下開展管理活動(dòng)的創(chuàng)見?！稒n案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》均要求將檔案信息化納入信息化發(fā)展整體規(guī)劃，但是由于檔案部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等多主體之間存在價(jià)值取向、利益訴求和工作重心的隔閡和沖突[23][24]，多數(shù)組織機(jī)構(gòu)的文件管理信息化工作未能與組織整體信息化發(fā)展保持同步，文件管理信息化水平相對(duì)滯后。

3.5 對(duì)文件管理的數(shù)字信任不足

數(shù)字環(huán)境下，文件管理信息化實(shí)踐順利開展的必要前提是人們對(duì)電子文件和電子文件管理給予充分信任，而這在很大程度尚取決于文件的身份、效力和價(jià)值[25]，目前我國文件管理領(lǐng)域的數(shù)字信任明顯不足。一方面，雖然國家已經(jīng)在法律、政策層面認(rèn)可了電子文件的法律效力，但在現(xiàn)實(shí)工作中文件的跨機(jī)構(gòu)互信仍然是棘手的問題。比如，第三方審計(jì)單位不信任企業(yè)單套制存儲(chǔ)的電子文件，仍要求打印紙質(zhì)版并加蓋行政章，以證明文件的真實(shí)完整有效，導(dǎo)致了管理成本的浪費(fèi)和工作效率的降低。[26]另一方面，雖然許多組織建立了電子文件管理系統(tǒng)，但是應(yīng)用效果不佳，除了管理系統(tǒng)自身可能出現(xiàn)技術(shù)問題之外，工作人員也存在不信任、不支持、不習(xí)慣使用文件管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。例如，在采用云計(jì)算技術(shù)服務(wù)進(jìn)行文件存儲(chǔ)管理工作時(shí)，檔案工作者既不信任云服務(wù)，同時(shí)也不了解云服務(wù)，因而產(chǎn)生了一系列認(rèn)知偏差和盲目擔(dān)憂。[27]

4 進(jìn)路：探索文件管理信息化實(shí)踐的漸進(jìn)性變革

針對(duì)我國文件管理信息化實(shí)踐存在的種種問題，有必要在考察信息文化背景的前提下，采取漸進(jìn)性變革思路，以更好推動(dòng)我國文件管理信息化實(shí)踐的發(fā)展。

4.1 運(yùn)用整體性方法開展文件管理信息化實(shí)踐，優(yōu)化信息文化環(huán)境

基于信息文化視角研究信息化實(shí)踐問題被視為一種整體性方法，需要培養(yǎng)現(xiàn)代信息文化敏感性，伴隨技術(shù)創(chuàng)新，進(jìn)行逐步的制度變革。[28]一方面，要將對(duì)信息文化的分析和優(yōu)化置于文件管理信息化實(shí)踐的重要位置。信息文化是蒙納士大學(xué)文件連續(xù)體研究團(tuán)隊(duì)提出的文件管理信息學(xué)理論三大分析維度之一，[29]與“業(yè)務(wù)流程”和“訪問獲取”并列，且被置于首位。該理論強(qiáng)調(diào)開展文件管理實(shí)踐時(shí)，首先要對(duì)組織機(jī)構(gòu)既有的信息文化進(jìn)行診斷，才能進(jìn)一步將注意力轉(zhuǎn)向?qū)嵤┎呗浴30]在具體實(shí)踐中，可以參考信息文化框架（ICF）提供的文化要素，采用問卷調(diào)查、訪談、人種志觀察、文檔分析、工作日志研究等方法開展信息文化診斷評(píng)估，在此基礎(chǔ)上采取相應(yīng)優(yōu)化策略。此外，還可借鑒國際檔案界開展“檔案宣導(dǎo)”理念，主動(dòng)出擊，通過在機(jī)構(gòu)內(nèi)外部進(jìn)行宣傳、推廣、倡議、游說、溝通，引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視，以便最大程度獲得政策支持，吸引社會(huì)資源。[31]

另一方面，要基于信息治理思維，使文件管理的信息化實(shí)踐融入組織整體的信息化框架之中，提升信息管理的質(zhì)效。一是可以充分利用組織在信息化建設(shè)中提供的資源、人力、技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施支持，與其他信息資源開展協(xié)同管理，盡可能簡化信息管理流程、節(jié)省管理成本和提升工作效率。二是可以積極促進(jìn)文件管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的互操作，通過實(shí)現(xiàn)文件資源與其他信息資源的集成、共享和知識(shí)化開發(fā)等方式提供智能化利用服務(wù)，支撐業(yè)務(wù)開展、組織決策并提供社會(huì)服務(wù)，最大程度發(fā)揮文件資源在大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息價(jià)值。

4.2 提升信息化素養(yǎng)和能力，塑造數(shù)字信任

我國文件管理信息化實(shí)踐中所呈現(xiàn)出來的文化軟肋與每一位文件管理從業(yè)者息息相關(guān)。只有從業(yè)人員主動(dòng)變革，才能推動(dòng)文件管理領(lǐng)域信息文化的發(fā)展。Oliver和Foscarini在提出信息文化方法時(shí)，倡導(dǎo)文件檔案從業(yè)人員主動(dòng)開展反思性實(shí)踐，以包容性的態(tài)度接納和擁抱文件管理的問題和多樣性，通過更主動(dòng)地與多方用戶和利益相關(guān)者開展協(xié)作以改善境況。[32]文件管理機(jī)構(gòu)在大數(shù)據(jù)背景下面臨的“孤立”威脅和“數(shù)字資源收集困境”不容忽視，文件管理人員需要客觀認(rèn)識(shí)多層面存在的信任問題，主動(dòng)提升信息化素養(yǎng)和技能。信息時(shí)代，文件資源對(duì)象的不斷演化和信息技術(shù)手段的不斷豐富對(duì)于文件管理人員的能力提出了更高要求，需要其具備對(duì)三態(tài)對(duì)象空間的專業(yè)管理能力，以應(yīng)對(duì)不同態(tài)別、不同管理需求下的實(shí)際情況。[33]檔案工作者從“保管員”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸R(shí)專家”的后保管時(shí)代已然到來，文件管理從業(yè)人員需要轉(zhuǎn)變理念，積極與文件形成者和信息管理領(lǐng)域?qū)＜议_展對(duì)話，全方位提升信息化素養(yǎng)和文件管理能力，樹立專業(yè)權(quán)威，贏取信息時(shí)代的“數(shù)字信任”。

4.3 采取循序漸進(jìn)的實(shí)施策略，促進(jìn)信息技術(shù)的成功實(shí)施

信息技術(shù)是文件管理信息化實(shí)踐順利開展的核心要素，但是信息技術(shù)的實(shí)施不能急于求成，需要在分析、診斷信息文化背景的基礎(chǔ)上，采取循序漸進(jìn)的實(shí)施策略。首先，成功的信息化實(shí)踐需要考慮信息技術(shù)、文件管理和信息文化三要素的合流影響，建立新技術(shù)及后續(xù)開發(fā)實(shí)施指南。組織機(jī)構(gòu)在計(jì)劃、實(shí)施文件管理信息化實(shí)踐之前，應(yīng)分析組織既有的信息文化環(huán)境是否適合開展該計(jì)劃，包括考慮其與組織IT架構(gòu)的適配度、組織成員對(duì)新技術(shù)手段或方案的接受度、文件管理人員的信息化素養(yǎng)和技能水平、組織各部門之間的關(guān)系等，進(jìn)而制定適當(dāng)?shù)男麄鳌⑴嘤?xùn)和項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，盡可能避免出現(xiàn)“盲目穿鞋”和“蹩腳走路”的情況。此外，可以采用局部試點(diǎn)或短期項(xiàng)目測驗(yàn)的形式，逐步實(shí)施變革，不斷改良技術(shù)。局部試點(diǎn)、逐步實(shí)施的策略具有較強(qiáng)的靈活性，能夠降低試錯(cuò)成本，同時(shí)為信息技術(shù)和信息文化的磨合提供時(shí)間和空間，以便從整體上推進(jìn)文件管理信息化實(shí)踐的健康有序發(fā)展。

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