摘要：近些年來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，企業(yè)對(duì)于人才的需求越來(lái)越大，因此人事檔案管理工作成為目前企業(yè)高度關(guān)注的問(wèn)題。人事檔案是將企業(yè)的個(gè)人信息記錄在檔案中，成為企業(yè)重要的文件，人事檔案影響著個(gè)人的求職和企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，基于我國(guó)現(xiàn)階段的人事檔案管理工作來(lái)看，還存在著一些大大小小的問(wèn)題，影響到人事檔案工作的全面性和有效性，因此企業(yè)的人事管理部門需要加強(qiáng)管理力度，優(yōu)化管理機(jī)制，針對(duì)人事檔案管理中的問(wèn)題采取科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)員工;人事檔案管理;有效性探究

人事檔案是人事管理工作中的重要組成部分，企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就需要加強(qiáng)人事管理力度，優(yōu)化人事檔案管理工作。近些年來(lái)，我國(guó)開(kāi)始重視人事檔案管理工作，并制定了一系列的制度和條約，規(guī)范管理工作，但是在具體實(shí)施的過(guò)程中依然存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題逐漸成為了企業(yè)加強(qiáng)人事管理的內(nèi)在動(dòng)力。

一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）不具備良好的檔案收集能力

許多人事檔案管理人員缺乏專業(yè)檔案收集能力，這樣的情況導(dǎo)致企業(yè)的檔案分散，長(zhǎng)期流于個(gè)人或是單位，不能及時(shí)地歸納整理到檔案中，同時(shí)，相關(guān)部門不按照規(guī)定時(shí)間上交檔案，同樣也是導(dǎo)致檔案缺失的重要原因。

（二）管理人員對(duì)于人事檔案管理工作理解不足

在實(shí)際的工作過(guò)程中，許多檔案管理人員，包括領(lǐng)導(dǎo)干部等等，他們?cè)谶M(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)存在著認(rèn)知上的錯(cuò)誤，他們認(rèn)為人事檔案管理工作只需要檔案員負(fù)責(zé)任，引導(dǎo)其他崗位的人員都將完成的工作放在檔案員的身上，檔案文件眾多，檔案員無(wú)法及時(shí)整理收集，導(dǎo)致一些檔案管理工作上的問(wèn)題不能得到快速解決。除此之外，企業(yè)在人事檔案管理工作中沒(méi)有投入足夠的人力、物力、財(cái)力資源，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有力支持，影響著企業(yè)人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（三）管理制度缺乏創(chuàng)新

部分企業(yè)的人事檔案管理部門由于在日常的工作中對(duì)于檔案管理工作缺乏清晰的認(rèn)知，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于人事檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有及時(shí)創(chuàng)新和完善管理制度，落后的檔案管理制度無(wú)法與新時(shí)代的管理要求相適應(yīng)，因此會(huì)引發(fā)一些問(wèn)題。除此之外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)如今已經(jīng)邁進(jìn)了信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與現(xiàn)階段實(shí)行的人事制度存在著脫節(jié)的現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮積極作用。并且，人事檔案由于在日常的工作中沒(méi)有得到重視，導(dǎo)致檔案存放不合理的現(xiàn)象，部分檔案會(huì)出現(xiàn)破損丟失的狀況，還有部分檔案由于存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，字跡開(kāi)始不清晰，內(nèi)容不夠完整。在信息化的時(shí)代，一些企業(yè)仍然采用人工的方式進(jìn)行管理，影響人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（四）管理人員缺乏專業(yè)性

企業(yè)由于不夠重視人事檔案管理工作，安排一些專業(yè)性不強(qiáng)的人員擔(dān)任人事檔案管理人員，還有一些人員身兼數(shù)職，無(wú)法全心投入到管理工作中。部分管理人員沒(méi)有全面地認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作，認(rèn)為這項(xiàng)工作無(wú)需較高的專業(yè)性，對(duì)于自身能力的提升沒(méi)有幫助，因此導(dǎo)致崗位人員的流動(dòng)現(xiàn)象比較嚴(yán)重，不能留住專業(yè)性人才，一定程度上限制了人事檔案管理水平的提升。

二、優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的有效性

（一）提高人事檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)

作為一名專業(yè)的人事檔案管理人員，需要針對(duì)收集到的檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?duì)工作，保證人事檔案的真實(shí)性和全面性，提高檔案整理的有效性為日后的工作提供參考依據(jù)[1]。人事檔案管理人員要對(duì)人事檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，保證管理質(zhì)量，避免在管理工作中疏忽粗心，影響管理工作效果，因此，企業(yè)要加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高人事檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)，引導(dǎo)管理人員在工作中始終秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，防止外部因素的影響。

（二）加強(qiáng)檔案資料收集，整理，核對(duì)的規(guī)范性

企業(yè)要想提高人事檔案管理的工作質(zhì)量，首要條件就是要加強(qiáng)檔案資料收集，整理，核對(duì)的規(guī)范性[2]。管理人員要針對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行全面地核實(shí)工作，保證檔案的手續(xù)齊全，表述精準(zhǔn)無(wú)誤，觀點(diǎn)清晰明確等等，對(duì)于不符合規(guī)范的要及時(shí)退反，給予相關(guān)人員規(guī)定的時(shí)間修正和完善，然后再歸檔。對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料要及時(shí)退還到有關(guān)單位，做到不丟失，不積壓，提高檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的管理能力

激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)下，國(guó)家和社會(huì)對(duì)于人事檔案管理人員提出了更高的要求。首先，人事檔案管理人員必須具備良好的道德修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，擁有較高的思想覺(jué)悟，思想意識(shí)是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)保障[3]。作為管理人員要對(duì)于自己的職業(yè)盡職盡責(zé)，嚴(yán)格保守人事檔案的機(jī)密，在工作中秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具有奉獻(xiàn)精神。其次，人事檔案管理工作人員還要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和嫻熟的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要擁有良好的溝通能力和協(xié)調(diào)組織能力，為人事檔案管理工作貢獻(xiàn)人才力量。特別是現(xiàn)階段，我國(guó)邁進(jìn)了信息化的時(shí)代，許多企業(yè)不再僅僅依靠人工進(jìn)行檔案管理，而是利用信息技術(shù)手段，人事檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，提高自身的操作水平，將自身打造成綜合素質(zhì)良好，專業(yè)能力過(guò)硬且能夠熟練操作計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。

（四）促進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)

如今我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代，信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用于人們生產(chǎn)生活的方方面面。在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)手段，能夠提高人事檔案的真實(shí)性和全面性，在根本上提高工作效率。檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄像機(jī)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)的材料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，提高檔案管理的便捷性和靈活性，同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)，能夠方便人員查閱和核對(duì)，避免檔案材料的丟失和破損，促進(jìn)人事檔案管理工作的有效性。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)越來(lái)越激烈，為了優(yōu)化人才資源的配置，保障人才的管理適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，需要企業(yè)不斷地優(yōu)化人事檔案管理，制定完善的管理制度，提高管理人員專業(yè)能力，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]陳建平.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：163+168.

[3]張夢(mèng)楠.淺談如何做好企業(yè)人事檔案管理工作[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2019（10）：28-28.

作者簡(jiǎn)介：陳聰聰（1987.05-），女，漢族，山東聊城人，本科，從事人力資源服務(wù)和檔案管理工作。