王鋒

[摘 要] 隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等新興技術(shù)不斷涌現(xiàn)，這些技術(shù)的出現(xiàn)和運(yùn)用正在改善人們的工作、生活方式。計(jì)算機(jī)技術(shù)在工業(yè)生產(chǎn)中提高了工作效率并節(jié)約了生產(chǎn)成本;網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在日常生活中拉近了人與人之間溝通的距離;大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)發(fā)展中改變了傳統(tǒng)管理和交易方式，為企業(yè)帶來(lái)了更大的經(jīng)濟(jì)效益。隨著智慧醫(yī)療的不斷發(fā)展，國(guó)家也提出了建設(shè)“智慧醫(yī)院”，指明了醫(yī)院在信息化時(shí)代中的發(fā)展方向。當(dāng)前，醫(yī)院一線部門等都融入了計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)。為了提升整體的服務(wù)水平，醫(yī)院檔案管理也同樣需要加入計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，提高醫(yī)院內(nèi)的檔案電子信息化，提升檔案管理能力。

[關(guān)鍵詞] “智慧醫(yī)院”;檔案管理;信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-1722（2021）18-0073-03

近些年來(lái)，國(guó)家不斷推進(jìn)醫(yī)療方面的改革，“智慧醫(yī)院”概念的提出，是為了將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、智能計(jì)算機(jī)技術(shù)和人工智能技術(shù)等融入醫(yī)療服務(wù)中?！爸腔坩t(yī)院”對(duì)于醫(yī)院的整體服務(wù)水平提高具有積極作用。國(guó)家也非常重視醫(yī)療行業(yè)的改革，通過(guò)政策扶持建設(shè)“智慧醫(yī)院”項(xiàng)目，將醫(yī)院內(nèi)的各個(gè)部門和設(shè)施進(jìn)行電子化[1]。如今，醫(yī)院的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)使用頻率不斷提升，檔案管理通過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的信息電子化，一方面可以提高檔案管理的質(zhì)量，另一方面可以提升醫(yī)院整體工作效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得醫(yī)院需要重視檔案數(shù)字的化管理，以保證醫(yī)院在數(shù)字化時(shí)代下的高效順暢發(fā)展。

一、“智慧醫(yī)院”建設(shè)思路下的檔案管理現(xiàn)狀

“智慧醫(yī)院”是醫(yī)院的信息化建設(shè)，是基于移動(dòng)終端設(shè)備的在線醫(yī)院，是醫(yī)院數(shù)字化的體現(xiàn)?！爸腔坩t(yī)院”對(duì)于醫(yī)生而言是可以隨時(shí)隨地獲取患者的就診信息，提高醫(yī)生的工作效率，提高對(duì)患者的管理質(zhì)量;對(duì)于患者而言，能夠更便捷地進(jìn)行掛號(hào)、支付、預(yù)約等，節(jié)省了患者時(shí)間;對(duì)于醫(yī)院而言，能夠?yàn)榛颊咛峁└玫姆?wù)，提高患者的就醫(yī)滿意度[2]。

在醫(yī)院的行政管理中，各個(gè)醫(yī)院都在推進(jìn)管理的科學(xué)和規(guī)范化，檔案的信息化是電子公文、行政文書等內(nèi)容有效區(qū)別于其他電子文檔，同時(shí)可以避免繼續(xù)采用紙質(zhì)文件進(jìn)行驗(yàn)證的煩瑣，提高電子檔案作為獨(dú)立的存在的行政作用和價(jià)值。傳統(tǒng)的資料審批和單據(jù)都是通過(guò)紙質(zhì)材料進(jìn)行處理，耗費(fèi)的時(shí)間較多，且效率較低?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等將辦公網(wǎng)絡(luò)連接在一起，大大提升了辦公效率[3]。

（一）文件采集

傳統(tǒng)的文件采集工作是固定時(shí)間，集中批量地進(jìn)行收集和整理，通過(guò)“智慧醫(yī)院”的建設(shè)，可以依靠云系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集，并且能夠做到實(shí)時(shí)采集、存儲(chǔ)、歸檔。這種自動(dòng)采集方式提高了數(shù)據(jù)收集的效率和實(shí)效性。

（二）文件歸檔

檔案文件的歸檔工作是將數(shù)據(jù)進(jìn)行摘取、輸入數(shù)據(jù)庫(kù)等操作，檔案管理部門需要對(duì)各個(gè)歸檔部門的使用權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，管理員需要根據(jù)不同部門的職能作用，設(shè)置不同的歸檔權(quán)限，同時(shí)需要將用戶的使用及需求進(jìn)行分類，控制用戶權(quán)限。當(dāng)用戶需要訪問(wèn)數(shù)據(jù)時(shí)，可通過(guò)身份驗(yàn)證完成數(shù)據(jù)的輸入和訪問(wèn)。

（三）文件利用

檔案信息的電子化目的是集中信息資源，提高使用效率和準(zhǔn)確性。檔案信息資源多種多樣，其數(shù)據(jù)內(nèi)容需通過(guò)技術(shù)打通，依據(jù)使用者的需求進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，最大化地為使用者所用。同時(shí)檔案管理部門需要根據(jù)用戶的反饋信息，提供更加高效的交互方式，以滿足用戶及管理者的使用需求，將檔案管理信息數(shù)據(jù)與大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)等技術(shù)進(jìn)行融合，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用和信息資源的最大化利用。

二、“智慧醫(yī)院”建設(shè)思路下檔案管理存在的問(wèn)題

“智慧醫(yī)院”正在不斷推進(jìn)發(fā)展，人們?cè)诰歪t(yī)時(shí)會(huì)通過(guò)移動(dòng)終端與醫(yī)院進(jìn)行交互，交互過(guò)程中將會(huì)產(chǎn)生患者的個(gè)人信息數(shù)據(jù)，如病例信息、就診記錄、檢查信息等內(nèi)容，醫(yī)生給出的指導(dǎo)意見、檢查建議、用藥方法等信息，以及醫(yī)院行政工作中產(chǎn)生的大量檔案信息。以上產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)量，都會(huì)影響醫(yī)院運(yùn)行的整體效率。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息通信技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院工作中，醫(yī)院的檔案管理也進(jìn)入了信息化進(jìn)程。在這個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)了不斷增長(zhǎng)的信息數(shù)據(jù)量，主要形式為文字文檔、電子表格、圖像、視頻等。與傳統(tǒng)的檔案資料相比，電子檔案資料形式更多、數(shù)據(jù)量更大，容易產(chǎn)生更多的檔案管理問(wèn)題。

（一）檔案采集中的問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理采集中，需要以紙張作為載體。檔案信息包含個(gè)人信息等，存放檔案需要一定的空間區(qū)域，即購(gòu)買存放柜、箱等進(jìn)行存儲(chǔ)，而且存儲(chǔ)環(huán)境對(duì)于紙張的保存有一定的影響，并且要注意防蟲、水、火的破壞，需要耗費(fèi)大量的人力和物力。檔案文件搬運(yùn)過(guò)程會(huì)消耗大量人力，同時(shí)搬運(yùn)過(guò)程中容易出現(xiàn)丟失等問(wèn)題[4]。

檔案的電子信息化確實(shí)提高了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性，節(jié)省了很多的存儲(chǔ)空間，以及人力和物力，但由于電子檔案信息包含個(gè)人信息，在采集過(guò)程中就涉及了個(gè)人信息的泄露問(wèn)題，這也是醫(yī)院檔案信息資料不斷增多而導(dǎo)致的重點(diǎn)問(wèn)題。

（二）檔案分類中的問(wèn)題

由于整理紙質(zhì)信息需要人員進(jìn)行篩選、收集等。檔案內(nèi)容可能受到人為因素影響，會(huì)出現(xiàn)信息采集不全的問(wèn)題。并且在分類的過(guò)程中容易發(fā)生看錯(cuò)分類內(nèi)容，這就對(duì)后續(xù)使用帶來(lái)了一定問(wèn)題。

隨著“智慧醫(yī)院”的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案信息大多都是以數(shù)據(jù)和電子信息進(jìn)行保存，相比于傳統(tǒng)的檔案管理，電子文件中同樣有信息無(wú)效性的問(wèn)題，很多信息都是沒有意義的數(shù)據(jù)，檔案信息基數(shù)不斷增多，信息中的無(wú)效信息也相對(duì)增多，在檢索數(shù)據(jù)信息時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)檢索反應(yīng)較慢，甚至無(wú)法響應(yīng)的問(wèn)題。

（三）檔案管理中的問(wèn)題

信息數(shù)據(jù)時(shí)代下，我們對(duì)于檔案的需求也更加不同，檔案的管理是為了能夠使用，通過(guò)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)等對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行再次開發(fā)利用，能夠給個(gè)人用戶提供更有價(jià)值的信息，隨著數(shù)據(jù)的不斷增多，檔案中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不斷增多，也為數(shù)據(jù)資源的管理帶來(lái)了問(wèn)題。例如，大量數(shù)據(jù)內(nèi)，如何選擇出有聯(lián)系的信息，如何處理非結(jié)構(gòu)化信息，進(jìn)而能夠減低工作人員的工作量。

（四）管理人員素質(zhì)問(wèn)題

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作需要大量人力和物力，隨著“智慧醫(yī)院”的推行和建設(shè)，檔案管理工作不斷地電子化，通過(guò)計(jì)算機(jī)方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理等工作內(nèi)容，檔案管理工作仍然需要人員進(jìn)行管理，與傳統(tǒng)維護(hù)形式不同，需要管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)安全、環(huán)境安全等內(nèi)容有一定的重視，檔案信息的電子化同樣會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。對(duì)于檔案信息中包含很多個(gè)人資料信息，管理人員的監(jiān)守自盜情況也是一個(gè)重要問(wèn)題，避免數(shù)據(jù)被管理人員竊取、交易等問(wèn)題。

三、“智慧醫(yī)院”建設(shè)思路下檔案管理的措施

醫(yī)院的檔案已經(jīng)從手工文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，醫(yī)院的電子辦公流程已經(jīng)得到了普及，但是各個(gè)科室和業(yè)務(wù)部門沒有檔案收集、保管、處理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)性還有待提高。檔案管理的信息化，通過(guò)對(duì)檔案的獲取、協(xié)調(diào)信息、共享和整理，例如，統(tǒng)一的電子文件業(yè)務(wù)流程，如圖1所示，與此同時(shí)需要加強(qiáng)各個(gè)科室及工作人員之間的交流和協(xié)作，提升醫(yī)院整體效率。

（一）提高采集效率

“智慧醫(yī)院”的建設(shè)目標(biāo)是為了能夠?qū)⑨t(yī)院的工作內(nèi)容實(shí)現(xiàn)在線化處理，提高患者與醫(yī)院的互動(dòng)效率，進(jìn)一步提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量?！爸腔坩t(yī)院”背景下的檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工作，需要長(zhǎng)期的監(jiān)督和管理，相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，新的電子檔案管理形式，必然需要各個(gè)部門的協(xié)調(diào)。為了能夠高效的進(jìn)行信息數(shù)據(jù)采集，首先，提高對(duì)檔案管理工作重視程度，通過(guò)制定相關(guān)管理政策進(jìn)行約束，制定相關(guān)規(guī)章制度，并且檔案管理部門需要對(duì)各個(gè)部門執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，逐步實(shí)現(xiàn)制度化和標(biāo)準(zhǔn)化;其次，建立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案各部門檔案采集工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改善，在必要情況下可以將檔案管理與績(jī)效評(píng)定等進(jìn)行掛鉤，提升檔案管理工作的重視，進(jìn)而提高工作效率;再次，通過(guò)不斷地技術(shù)更新的方式，包括提升硬件、更新軟件系統(tǒng)等，提高設(shè)備方面的效率提升;最后，組建檔案管理系統(tǒng)技術(shù)組，相關(guān)專門維護(hù)硬件及軟甲設(shè)備的專業(yè)人員，進(jìn)行定期和系統(tǒng)的維護(hù)。

圖1 醫(yī)院電子文件業(yè)務(wù)流程圖

（二）完善檔案分類框架

大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷與各個(gè)行業(yè)進(jìn)行融合，相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，在醫(yī)療行業(yè)內(nèi)，尤其是在檔案管理工作結(jié)合并不全面，檔案管理方面數(shù)據(jù)缺失，缺少系統(tǒng)分析。但是數(shù)據(jù)分析和分類對(duì)于檔案管理工作非常重要，“智慧醫(yī)院”建立檔案分析和分類機(jī)制是一種理順管理工作的重要環(huán)節(jié)。

檔案分類步驟是對(duì)信息數(shù)據(jù)的采集、歸檔、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和分類等。醫(yī)院檔案分類主要有對(duì)內(nèi)和對(duì)外兩大類，其中對(duì)外包括人事、技術(shù)、上級(jí)、表格、行政通知、黨務(wù)、共青團(tuán)、工會(huì)和治安保衛(wèi)消防等，對(duì)內(nèi)包括，業(yè)務(wù)、內(nèi)部人事、行政內(nèi)部、醫(yī)藥、技術(shù)、培訓(xùn)、設(shè)備、環(huán)境保護(hù)和影像等。

通過(guò)對(duì)檔案的分類不同，采取不同的管理和共享方式。例如，電子病歷在“智慧醫(yī)院”中起到的作用，部分醫(yī)院已經(jīng)開始使用電子病歷，在病歷的使用中，不同使用人群擁有不同權(quán)限，醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行共享，醫(yī)生可以共同查看病歷結(jié)果，制定治療方案;檔案管理者也可以通過(guò)VPN+防火墻的形式進(jìn)行檔案管理和查看;患者可以通過(guò)自己的唯一身份進(jìn)行驗(yàn)證，查看和管理自己的檔案， 從而提升檔案管理工作的效率。

（三）提升檔案管理水平

個(gè)人用戶在通過(guò)“智慧醫(yī)院”平臺(tái)進(jìn)行信息存儲(chǔ)和使用過(guò)程中，需求不斷提高，不僅僅要使用數(shù)據(jù)和文件內(nèi)容，更想要獲得數(shù)據(jù)和文件后面包含的內(nèi)容，檔案提供的內(nèi)容應(yīng)該提供更多相關(guān)信息內(nèi)容，展示更多的有關(guān)檔案中內(nèi)容的擴(kuò)展信息，在大量數(shù)據(jù)中找到有用的信息提供給個(gè)人用戶，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理和提取工作，明顯不能滿足人們的需求。

檔案信息的管理工作中重要的一環(huán)就是安全問(wèn)題，一方面是數(shù)據(jù)的物理安全，另一方面是數(shù)據(jù)的內(nèi)容邏輯安全。檔案信息的安全，必須嚴(yán)格把控風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源。首先，在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境中，需要保證檔案信息的可識(shí)別和處理性;其次，需要將醫(yī)院的舊檔案管理系統(tǒng)遷移到新的醫(yī)院管理系統(tǒng)中，控制好檔案信息過(guò)渡過(guò)程中的準(zhǔn)確性等;最后，需要通過(guò)不同的權(quán)限等級(jí)和加密方式進(jìn)行管理，例如，檔案信息中的所有數(shù)據(jù)都是存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶需要使用數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，應(yīng)用程式與數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行連接，需要進(jìn)行身份的認(rèn)證，每個(gè)用戶都有不同的賬戶和密碼，只有通過(guò)自己特定的賬戶和密碼才能通過(guò)安全認(rèn)證，訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，沒有通過(guò)安全認(rèn)證的用戶，無(wú)法訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，以保證數(shù)據(jù)安全。個(gè)人信息數(shù)據(jù)都存在于數(shù)據(jù)檔案中，數(shù)據(jù)檔案的存儲(chǔ)安全非常重要，如果數(shù)據(jù)內(nèi)容等被其他人竊取，就會(huì)危及個(gè)人或公共利益，通過(guò)數(shù)字簽名、檔案信息加密等方式，保證信息的傳輸、使用過(guò)程中的安全。所以，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理的收集和整理的同時(shí)，更加需要注重檔案管理的安全問(wèn)題，需要為檔案管理設(shè)定安全路徑，以免數(shù)據(jù)被盜取利用。

（四）組建專業(yè)的人才管理隊(duì)伍

隨著“智慧醫(yī)院”的檔案管理的數(shù)字化，檔案資源與醫(yī)院的醫(yī)療、科研等業(yè)務(wù)內(nèi)容聯(lián)系緊密。檔案管理也作為醫(yī)院中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，醫(yī)院的檔案管理人員是檔案管理工作的主體，全面執(zhí)行檔案管理工作，管理人員起著監(jiān)督、決策等重要作用。因此，首先需要管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案內(nèi)容對(duì)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)能夠帶來(lái)的巨大利益，提升管理人員的基礎(chǔ)技術(shù)能力、專業(yè)能力，提高管理人員素質(zhì)，主動(dòng)參與檔案管理工作，提升管理人員的責(zé)任心。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，隨著檔案管理的電子化，需要具有計(jì)算機(jī)方面技術(shù)和檔案管理能力，工作方式的轉(zhuǎn)變，同時(shí)傳統(tǒng)檔案管理人員的整體專業(yè)能力不足的情況，就需要對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和提升。因此，培訓(xùn)檔案管理人員時(shí)，一方面培養(yǎng)他們專業(yè)素養(yǎng)和檔案管理知識(shí)，另一方面需要培訓(xùn)他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高多方面能力和素養(yǎng)，才能加快檔案管理電子化的腳步。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷放發(fā)展進(jìn)步，“智慧醫(yī)院”的建設(shè)不斷推進(jìn)，全國(guó)醫(yī)院都需要進(jìn)行改革進(jìn)步，與此同時(shí)傳統(tǒng)的檔案管理方法不能再滿足“智慧醫(yī)院”的運(yùn)營(yíng)，檔案管理的電子化勢(shì)在必行，本文主要通過(guò)對(duì)當(dāng)前“智慧醫(yī)院”中檔案管理發(fā)展情況，并以當(dāng)前存在的問(wèn)題為切入點(diǎn)，提出了解決問(wèn)題的具體內(nèi)容，希望可以為“智慧醫(yī)院”建設(shè)下的檔案管理工作提供部分參考內(nèi)容，為“智慧醫(yī)院”建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

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