□孫 璐

技工院校人力資源管理中學(xué)生檔案管理存在制度不完善、人力不足、信息化建設(shè)落后、價值挖掘不夠等問題，這些影響了學(xué)生檔案的利用效果。根據(jù)實際工作經(jīng)驗，在制定學(xué)生檔案管理制度、明確具體內(nèi)容和責(zé)任分工，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)、提高服務(wù)專業(yè)性和創(chuàng)新性，推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)、提升管理水平，多途徑發(fā)揮學(xué)生檔案利用價值等改進(jìn)方向上提出具體可行措施，以期為技工院校人力資源管理中學(xué)生檔案管理提供參考。

一、引言

隨著國家產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各行各業(yè)對技術(shù)技能人才的需求不斷擴(kuò)大，關(guān)注并推進(jìn)職業(yè)教育發(fā)展迫在眉睫?！秶衣殬I(yè)教育改革實施方案》強(qiáng)調(diào)了職業(yè)教育與普通教育具有同等重要的地位，肯定了職業(yè)教育在為國家建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)人才資源支撐方面的積極作用。技工教育作為職業(yè)教育不可或缺的組成部分，特別是在中央高度重視技能人才隊伍建設(shè)的形勢下，技工院校擔(dān)當(dāng)重任并不斷發(fā)展壯大。新中國成立以來，全國技工院校累計培養(yǎng)數(shù)千萬畢業(yè)生。學(xué)生檔案作為學(xué)生在學(xué)習(xí)成長過程中個人資料等靜態(tài)信息和學(xué)籍異動情況等動態(tài)信息的綜合反映，是最權(quán)威的原始記錄，在學(xué)生就業(yè)、教育教學(xué)改革等方面發(fā)揮積極作用。隨著檔案利用要求的提高，技工院校學(xué)生檔案管理面臨巨大考驗，因此，加強(qiáng)技工院校學(xué)生檔案管理十分必要。

二、技工院校人力資源管理中學(xué)生檔案管理存在問題

（一）學(xué)生檔案管理制度不夠完善

一方面，技工院校學(xué)生檔案內(nèi)容無統(tǒng)一要求，許多技工院校所規(guī)定的歸檔內(nèi)容過于簡單，不能全面反映學(xué)生在校相關(guān)情況，更無法體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)差異。另一方面，沒有明確學(xué)生檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，使得管理工作無章可循，且由于沒有明確的責(zé)任分工、缺少監(jiān)督考核機(jī)制來強(qiáng)化制度執(zhí)行的效力，導(dǎo)致各層級之間相互推諉，無法保證每個環(huán)節(jié)的規(guī)范化操作。

（二）學(xué)生檔案管理人力不足

目前技工院校學(xué)生檔案管理隊伍多由班主任、輔導(dǎo)員、行政人員等非專業(yè)人員兼任，專業(yè)水平和實踐能力的局限使得他們在面對不斷增加的學(xué)生檔案以及日益繁重的管理與利用工作時，顯得力不從心。又因為對學(xué)生檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致工作缺乏主動性和創(chuàng)新性。

（三）信息化建設(shè)落后，學(xué)生檔案管理成效不佳

目前技工院校多未開展學(xué)生檔案數(shù)字化工作，學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)形式存在并提供利用，在保管條件不達(dá)標(biāo)、查閱使用不規(guī)范等情況下，易造成老化磨損。同時，電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐緩慢，主要依靠人工手動方式，導(dǎo)致學(xué)生檔案收集、整理等環(huán)節(jié)工作效率低，檔案利用服務(wù)方式單一。

（四）學(xué)生檔案價值挖掘不夠，利用效果不顯著

檔案利用是檔案管理最主要的環(huán)節(jié)之一，是發(fā)揮檔案價值的重要途徑。技工院校學(xué)生檔案利用意識不強(qiáng)，管理人員對于學(xué)生檔案利用開發(fā)的主動性不夠，致使利用范圍較窄，局限在被動地提供給個人用于職稱評定、落戶等目的，未充分挖掘?qū)W生檔案在建設(shè)高水平職業(yè)院校等方面的價值。

三、技工院校人力資源管理中學(xué)生檔案管理的對策

（一）制定學(xué)生檔案管理制度，明確具體內(nèi)容和責(zé)任分工

制定學(xué)生檔案管理制度是實現(xiàn)學(xué)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的重要保障。這不僅體現(xiàn)了院校對學(xué)生檔案的高度重視，更是院校做好學(xué)生檔案管理工作，更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會的有力宣言。

1.明確學(xué)生檔案歸檔范圍。學(xué)生檔案應(yīng)包括個人信息類、在校情況類、特長優(yōu)勢類內(nèi)容。其中，個人信息類、在校情況類材料是常規(guī)記錄，不能完整反映出個體綜合素質(zhì)差異。教育部提出要進(jìn)一步完善“文化素質(zhì)+職業(yè)技能”的評價方式，職業(yè)技能等級證書、體現(xiàn)專業(yè)知識水平的各類實踐成果、技能大賽獲獎材料等特長優(yōu)勢類內(nèi)容能對綜合素質(zhì)評價起到補(bǔ)充說明的作用。因此，技工院校學(xué)生檔案一定要保證特長優(yōu)勢類內(nèi)容的收集。同時，為了更好地發(fā)揮學(xué)生檔案價值，要緊緊圍繞企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)來調(diào)整完善檔案內(nèi)容。

2.明確學(xué)生檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)的責(zé)任分工，進(jìn)行分階段、分責(zé)任的管理。不同層級的明確分工既有利于細(xì)化整個管理流程，又能形成相互監(jiān)督機(jī)制，確保實現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的規(guī)范化。技工院校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)利用搭建好的學(xué)生管理信息系統(tǒng)，由校級學(xué)生檔案管理員、系部學(xué)生檔案管理員、系部輔導(dǎo)員、班主任四個層級協(xié)力完成。班主任具有調(diào)用不同職能部門提供的本班學(xué)生歸檔材料的權(quán)限，建立學(xué)生初始檔案并做好日常收集。系部輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)督促做好檔案收集工作，并完成移交檔案的審核，二次保證歸檔材料的真實性和規(guī)范化。系部學(xué)生檔案管理員負(fù)責(zé)傳達(dá)學(xué)院關(guān)于學(xué)生檔案工作的各項事宜，與系部輔導(dǎo)員做好檔案交接。校級學(xué)生檔案管理員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的統(tǒng)籌管理，完成畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、保管，并做好畢業(yè)生查檔、調(diào)檔等利用工作。學(xué)生檔案管理制度的制定只是開始，需要根據(jù)現(xiàn)實情況對如何建立完善的監(jiān)督考核機(jī)制來強(qiáng)化制度執(zhí)行的效力進(jìn)行進(jìn)一步探討。

（二）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)，提高服務(wù)的專業(yè)性和創(chuàng)新性

隨著學(xué)生檔案意義日益凸顯，這對承擔(dān)學(xué)生檔案管理工作的人員提出了更高的要求，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)刻不容緩。專業(yè)的學(xué)生檔案管理員具有更高的政治責(zé)任感、更強(qiáng)的檔案意識、更系統(tǒng)的專業(yè)知識儲備，保證他們的履職能力和服務(wù)水平，實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的專業(yè)化管理。技工院校應(yīng)多組織相應(yīng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)來提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、激發(fā)他們的服務(wù)創(chuàng)新熱情。江蘇省檔案局搭建的遠(yuǎn)程教育平臺為檔案管理人員提供了崗位培訓(xùn)課程和繼續(xù)教育課程學(xué)習(xí)的機(jī)會，技工院?？梢猿浞掷眠@一優(yōu)質(zhì)平臺，切實豐富檔案管理人員的知識儲備。此外，技工院?？梢越柚鷦趧咏逃龑嵺`來豐富學(xué)生的職業(yè)體驗并緩解檔案管理的壓力，學(xué)生采用自愿報名形式加入到檔案管理小隊，參與到學(xué)生檔案管理的勞動體驗中。

（三）推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)，提升管理水平

學(xué)生檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)雖然花費(fèi)大量人力物力，管理效果卻受到局限。學(xué)生檔案信息化建設(shè)可以通過學(xué)生檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化三方面來實現(xiàn)學(xué)生檔案管理環(huán)節(jié)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而提升管理水平。

1.建立專項資金來推動學(xué)生檔案管理工作的開展，包括紙質(zhì)檔案管理和信息化建設(shè)。首先，提供符合標(biāo)準(zhǔn)的庫房、設(shè)備、軟件等必要的物力保障。其次，實現(xiàn)學(xué)生檔案的安全管理，確保檔案庫房安全、實體安全、信息安全、設(shè)備安全。技工院校應(yīng)主動發(fā)現(xiàn)并及時消除威脅學(xué)生檔案安全的因素，發(fā)動學(xué)生檔案管理員制定風(fēng)險防控表，以此作為應(yīng)對各種風(fēng)險的行動指南，筑牢學(xué)生檔案安全管理的防線。

2.存量數(shù)字化。在開展信息化建設(shè)之前，未轉(zhuǎn)遞的技工院校往屆生檔案多以紙質(zhì)形式留存在學(xué)院檔案庫房，對已存在的紙質(zhì)學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，通過現(xiàn)代化的檔案軟件，可以讓查檔、閱檔過程更為簡便，也減少對原始檔案的損耗。檔案數(shù)字化對人力、技術(shù)設(shè)備、場地有一定要求，技工院校學(xué)生檔案管理部門在不具備基本條件的情況下，學(xué)生檔案數(shù)字化外包不失為一種替代性途徑。

3.增量電子化。加快電子學(xué)生檔案的推廣，利用系統(tǒng)完成學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的各項材料的填寫，為學(xué)生檔案的全過程管理提供便利。以打造“技工院校學(xué)生管理信息系統(tǒng)”為目標(biāo)，在現(xiàn)有功能的基礎(chǔ)上建立學(xué)籍管理、教務(wù)管理、畢業(yè)生管理等模塊，將考評信息、獎懲信息、技能競賽信息、資格證書信息等納入記錄范圍，實現(xiàn)技工院校學(xué)生從注冊到畢業(yè)全過程管理，提升教育治理能力和治理水平。值得注意的是，須在電子文件管理上下功夫，多途徑規(guī)避電子文件管理可能帶來的數(shù)據(jù)丟失、被篡改等風(fēng)險，最大限度地發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢。

4.利用網(wǎng)絡(luò)化。為了提高學(xué)生檔案服務(wù)效率，應(yīng)不斷更新服務(wù)觀念、完善服務(wù)方式，包括到館服務(wù)、信函服務(wù)、電話服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)。例如在學(xué)院微信公眾號增設(shè)學(xué)生檔案利用欄目，明確查檔、調(diào)檔的規(guī)定，并將整理好的畢業(yè)學(xué)生檔案情況發(fā)布到平臺上，供學(xué)生遠(yuǎn)程查詢以提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。此外，對于校企合作單位，可以事先簽訂保密協(xié)議，通過加密方式提供其所需的學(xué)生檔案在線閱覽服務(wù)，以提高用人單位的招聘效率，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)。

（四）多途徑發(fā)揮學(xué)生檔案利用價值

1.豐富檔案宣傳形式。檔案宣傳是檔案管理部門與檔案用戶之間的有效溝通方式，技工院校在學(xué)生檔案宣傳方面，要注重傳統(tǒng)和現(xiàn)代宣傳方式的有效結(jié)合。除了展板、宣傳欄、宣傳手冊等常規(guī)宣傳方式，可以在院校官網(wǎng)和微信公眾號上增設(shè)檔案專欄，介紹學(xué)生檔案的內(nèi)容、利用規(guī)定等，并在國際檔案日、畢業(yè)生招聘會等特殊時期舉辦線上檔案活動，通過平臺舉辦檔案知識小競賽、校友風(fēng)采展等活動，擴(kuò)大檔案宣傳面和影響力。

2.充分發(fā)揮學(xué)生檔案教育功能。在新生入學(xué)教育時開展檔案知識專題講座，提高學(xué)生檔案意識，讓他們了解個人檔案的內(nèi)容，從而促使他們規(guī)范個人言行、提高個人綜合素質(zhì)，進(jìn)而發(fā)揮學(xué)生檔案教育功能。此外，技工院?？梢詫Α霸谛Ｇ闆r類”“特長優(yōu)勢類”內(nèi)容進(jìn)行深度開發(fā)，分在校生和畢業(yè)生兩類評選出不同方面的先進(jìn)典型，如“學(xué)習(xí)標(biāo)兵”“技能標(biāo)兵”“志愿服務(wù)標(biāo)兵”等，以宣傳欄、微信公眾號推送等形式對事跡進(jìn)行宣傳，發(fā)揮其對學(xué)生的正向引導(dǎo)作用，為技工院校建設(shè)文明校園貢獻(xiàn)力量。

3.助力建設(shè)高水平職業(yè)院校。對近年的招生情況、專業(yè)開設(shè)情況、就業(yè)情況等學(xué)生檔案資源進(jìn)行整合與開發(fā)，按照把教育與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展緊密結(jié)合起來，把人才培養(yǎng)與就業(yè)緊密結(jié)合起來的要求，推動技工院校的教育教學(xué)改革。一方面，在進(jìn)一步做強(qiáng)做精優(yōu)勢專業(yè)基礎(chǔ)上，緊跟當(dāng)前產(chǎn)業(yè)發(fā)展和企業(yè)人才需求，遴選認(rèn)定各專業(yè)核心課程，完善核心課程建設(shè)方案和人才培養(yǎng)方案，提高學(xué)生的崗位匹配度。另一方面，選定優(yōu)質(zhì)的定向招聘企業(yè)，通過成立其冠名的教學(xué)分院等形式，創(chuàng)新校企合作模式，深化產(chǎn)教融合，促進(jìn)企業(yè)參與技工院校的招生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置管理、培養(yǎng)方案制訂、質(zhì)量評價等全過程。