文/福建師范大學(xué) 連素清

進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案信息越來越成為高校的寶貴財(cái)富，在高校發(fā)展過程中起著重要作用。但是由于一些傳統(tǒng)觀念的存在，我國高校檔案信息的管理和建設(shè)還比較落后，導(dǎo)致長(zhǎng)期以來檔案信息資源一直沒有得到有效利用。因此，有必要提高檔案信息資源的信息化建設(shè)水平，在高校中更新傳統(tǒng)的檔案信息管理理念，建立健全的檔案信息資源管理制度，嘗試構(gòu)建檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)模式，有效地利用檔案信息。

一、高校檔案信息資源建設(shè)概述

高校檔案信息是高校一項(xiàng)非常重要的信息資源，指的是高校在進(jìn)行教育教學(xué)、科研工作、黨政管理以及高校舉行的其他活動(dòng)中，直接或者間接形成的對(duì)學(xué)生、高校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括但不限于文字、圖像、錄音、視頻等各種形式的資料。高校檔案信息真實(shí)地記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程，客觀地反映著學(xué)校各方面的發(fā)展過程，是學(xué)校各方面工作最真實(shí)最直接的記錄，是學(xué)校資源的重要組成部分。一所學(xué)校如果沒有檔案信息，人們對(duì)其發(fā)展歷程和重大事跡就無從了解，也不利于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，做好高校檔案信息資源建設(shè)工作十分重要。

隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)在人們生產(chǎn)和生活中發(fā)揮出日益顯著的重要作用。而檔案信息作為高校發(fā)展過程中重要的信息資源，對(duì)促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)有重要作用。

（一）高校檔案信息化建設(shè)有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用。通過對(duì)檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)和科學(xué)高效的分類整理，能夠?yàn)楦咝＝處熁蚱渌蒲腥藛T參考和借鑒檔案信息中的科研成果提供便利，由此提高檔案信息資源的利用價(jià)值。

（二）高校檔案信息化建設(shè)有利于促進(jìn)高等教育的進(jìn)一步改革和發(fā)展。近年來，隨著國家教育體制改革的深入，部分高校利用教育改革來建立自身優(yōu)勢(shì)，以吸引優(yōu)質(zhì)生源報(bào)考。高校將檔案資源信息化建設(shè)在一定程度上，降低了高校檔案信息的管理難度，使得檔案信息資源更加優(yōu)化，便于為學(xué)校建設(shè)服務(wù)，也有利于適應(yīng)高等教育的改革和發(fā)展。

（三）信息技術(shù)的發(fā)展為高校檔案資源信息化建設(shè)提供了便利條件。如今高校中，教師和學(xué)生對(duì)于信息資源的需求不斷增加，給學(xué)校的檔案信息管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。而信息技術(shù)的迅速發(fā)展為高校進(jìn)行檔案資源信息化建設(shè)提供了便利的條件和保障。

二、當(dāng)前高校檔案信息資源管理中存在的問題

（一）對(duì)于檔案信息資源的管理工作不夠重視。隨著近年來高校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案信息對(duì)高校發(fā)展的重要作用開始表現(xiàn)出來。由于檔案信息相較于圖書館資源所特有的保密屬性，在我國高校中一直不如圖書館資源使用靈活。正是由于這種對(duì)檔案信息的傳統(tǒng)觀念的存在，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者缺乏對(duì)學(xué)校內(nèi)部檔案信息管理工作的重視，沒有能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案信息對(duì)于高校發(fā)展的重要作用，對(duì)檔案信息資源的利用僅僅停留在滿足校內(nèi)部分單位或者教師的需求上，未能最大程度地發(fā)揮高校檔案信息的利用價(jià)值。

（二）檔案信息資源相關(guān)管理制度不夠完善。由于很多高校檔案意識(shí)比較淡薄，對(duì)于校內(nèi)的檔案信息管理工作不夠重視，再加上學(xué)校對(duì)于檔案信息管理工作的資金和人力投入不足，很多高校的檔案信息資源管理制度仍然比較傳統(tǒng)，并不完善。例如，對(duì)于檔案信息的收藏形式比較單一。目前，很多高校的檔案信息大部分都是紙質(zhì)版資料，其他收藏資料的形式比如圖像、錄音、視頻等形式相對(duì)來說并不多見。另外，高校對(duì)于檔案信息缺乏高效的分類整理。檔案信息內(nèi)容豐富，高校中檔案信息更是包含眾多內(nèi)容，比如教學(xué)檔案、教師人事檔案、學(xué)生檔案、科研檔案等，很多高校目前都缺乏一套分類明確、層次分明的檔案信息管理體系，嚴(yán)重影響了對(duì)于檔案信息的使用。同時(shí)，由于檔案信息內(nèi)容豐富，不同內(nèi)容的重要程度即使用價(jià)值也不一樣。高校很少能夠做到根據(jù)檔案信息價(jià)值的高低而分開收藏，這樣不僅為明晰的檔案管理增加困難，還影響了對(duì)高價(jià)值檔案信息的有效利用。

（三）對(duì)于檔案信息資源使用方式比較單一。檔案信息作為高校重要的信息資源，高效的使用方式是發(fā)揮檔案信息最大價(jià)值的有效手段。目前高校對(duì)于檔案信息的使用主要存在以下問題：1.缺乏與其他資源的聯(lián)合使用。檔案館和圖書館作為高校內(nèi)部?jī)纱笮畔⒅行模瑑?chǔ)存著高校絕大部分信息資源。但是在大多數(shù)高校中，兩者都是分別獨(dú)立的存在，缺乏信息共享和聯(lián)合，這就降低了檔案信息的使用效率。2.由于傳統(tǒng)觀念的影響，相對(duì)于圖書館資源的建設(shè)，大多數(shù)高校中檔案信息的信息化建設(shè)還比較落后。大部分高校的圖書館都建有官方網(wǎng)站，供學(xué)校教師和學(xué)生使用。而檔案館建有網(wǎng)站的高校卻比較少，信息化水平低限制了教師和學(xué)生對(duì)于檔案信息的利用，一定程度上造成了檔案信息資源的浪費(fèi)。

（四）檔案信息管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高。近年來，大部分高校存在著擴(kuò)招現(xiàn)象，學(xué)生數(shù)量的增加使得高校檔案信息管理工作量也相應(yīng)加大。無論是檔案信息的數(shù)量還是難度都給管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。但是由于一些高校對(duì)檔案信息管理工作的不重視，對(duì)檔案信息管理工作的資金和人才投入較少，加上檔案信息管理工作本身人才流動(dòng)性小的特點(diǎn)，使得目前高校檔案管理部門的工作人員較為固定，并且普遍存在年齡較大、女性較多、專業(yè)素質(zhì)不高等問題導(dǎo)致高校檔案信息管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)。

三、檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)模式研究

資源嵌入式整合建設(shè)就是將原本獨(dú)立但有一定共同特點(diǎn)和屬性的內(nèi)容，按照一定的模式和原則整合到一起，形成一個(gè)新的資源結(jié)構(gòu)。經(jīng)過整合之后的信息資源結(jié)構(gòu)更加合理，使用起來更加便利，能夠使得信息資源被使用者更高效地利用，提高信息資源的使用價(jià)值。在信息時(shí)代背景下，通過檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)模式的建立，可以起到“1+1>2”的效果，同時(shí)有效解決高校檔案信息管理工作中存在的問題，提高檔案信息資源的信息化建設(shè)水平。在建設(shè)檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)模式的過程中，具體措施如下：

（一）要重視高校內(nèi)部的檔案信息管理工作。檔案信息作為學(xué)校信息資源的重要組成部分，與圖書館一樣可以為教師和學(xué)生提供信息服務(wù)，同時(shí)也能夠?yàn)樯鐣?huì)和校外人士了解學(xué)校的發(fā)展提供便捷的途徑，有利于提高學(xué)校的影響力。在國家政策的支持下，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者要從思想上認(rèn)知上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念，認(rèn)識(shí)到在信息化背景下，檔案信息資源的重要作用。要在資金方面和人才方面加大投入力度，改進(jìn)以往的檔案信息管理工作，提高檔案信息資源的信息化建設(shè)，以便于更好地為教師和學(xué)生提供信息服務(wù)。

（二）建立完善的檔案信息資源管理制度。健全完善的檔案信息資源管理制度是提供高校檔案信息管理水平和高校利用檔案信息資源的重要制度保障。一方面，高?？梢越梃b其他高校和單位管理檔案信息的制度方法，結(jié)合自己的實(shí)際情況，建立完善的檔案信息資源管理制度；另一方面，為了更加具有針對(duì)性和應(yīng)用性，可以借鑒本校圖書館管理信息資源的制度方法，這樣不僅可以完善檔案信息資源管理制度，也有助于促進(jìn)檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)模式的構(gòu)建。

（三）提高檔案信息管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)。檔案信息管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，是提高檔案信息服務(wù)水平和增加檔案信息管理靈活性，從而提高檔案信息利用價(jià)值的有效手段。隨著檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)模式的構(gòu)建，信息管理中難度的加大對(duì)于管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，再加上信息管理要為教師和學(xué)生提供便利服務(wù)的最終目的，檔案信息管理工作需要更多具備檔案學(xué)知識(shí)、圖書管理知識(shí)、信息技術(shù)知識(shí)以及良好的溝通協(xié)調(diào)能力等的綜合性人才。所以提高檔案信息管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)十分重要。高校一方面可以積極引進(jìn)高素質(zhì)的綜合性人才，另一方面也可以對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)。

四、結(jié)語

檔案信息作為一所高校發(fā)展歷程的記錄者，在某種程度上不僅僅是高校資源的重要組成部分，更是人類和社會(huì)資源的重要內(nèi)容。在信息化時(shí)代，做好檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案信息的管理水平尤為重要。我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案信息對(duì)于高校和社會(huì)的重要作用，積極通過各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，增加檔案信息的生命力，使其發(fā)揮出重要作用。