陶榮

（上海環(huán)境保護(hù)有限公司，上海 200235）

A公司作為一家環(huán)保國(guó)企，每年承擔(dān)了20多項(xiàng)市生態(tài)環(huán)境局的科研項(xiàng)目，如何管好用好科研資金，好鋼用在刀刃上，A公司充分分析在科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理上的短板，實(shí)踐出用OA+金蝶云系統(tǒng)核算管理科研經(jīng)費(fèi)的方法。根據(jù)《B市生態(tài)環(huán)境局科研項(xiàng)目管理辦法》，科研項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)根據(jù)課題研究開發(fā)任務(wù)的特點(diǎn)和實(shí)際需要，按照《B市生態(tài)環(huán)境局科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制要求》，遵循政策相符性、目標(biāo)相關(guān)性和經(jīng)濟(jì)合理性的原則，科學(xué)、合理、真實(shí)地編制項(xiàng)目課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算。項(xiàng)目實(shí)行獨(dú)立核算。A公司嚴(yán)格按上述要求開展工作。

一、A公司科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的現(xiàn)狀

（一）項(xiàng)目事前審批階段

1．線下審批效率慢，時(shí)間長(zhǎng)。由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人走立項(xiàng)申請(qǐng)流程，填寫立項(xiàng)審核單，將相關(guān)信息按照審核單的要求填列，并附上合同，逐個(gè)找部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理簽字，最后到綜合辦公室蓋章存檔。有時(shí)碰上領(lǐng)導(dǎo)出差、外出開會(huì)。一次次吃閉門羹。既浪費(fèi)項(xiàng)目組成員的寶貴時(shí)間，又延誤了公司的日常經(jīng)營(yíng)。

2．項(xiàng)目編號(hào)跳號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。合同蓋章后，由合同管理員歸檔并人工賦予項(xiàng)目號(hào)，項(xiàng)目號(hào)共八位數(shù)字，前四位是年份，第五位代表項(xiàng)目類型，后三位表示流水號(hào)。由于合同管理員要負(fù)責(zé)公司所有項(xiàng)目的歸檔和編號(hào)。不可避免地會(huì)發(fā)生疏忽和大意，跳號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象難以避免。

（二）項(xiàng)目事中管理階段

1．核算軟件老舊、功能單一。公司目前使用博科財(cái)務(wù)軟件+Foxpro數(shù)據(jù)庫(kù)軟件兩套系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理，博科財(cái)務(wù)軟件從2010年開始啟用，負(fù)責(zé)出稅務(wù)賬。而科研項(xiàng)目要求有獨(dú)立賬號(hào)，單獨(dú)核算收入和支出，類似管理報(bào)表?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件無(wú)法出具。Foxpro數(shù)據(jù)庫(kù)軟件是20世紀(jì)90年代的一款產(chǎn)品，用來(lái)登記項(xiàng)目的收支流水賬。兩套系統(tǒng)由不同人員獨(dú)立操作，缺乏內(nèi)部稽核，登記收支賬的人員甚至沒(méi)有財(cái)務(wù)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，錯(cuò)記、漏記現(xiàn)象嚴(yán)重，造成項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性無(wú)法得到保證。

2．經(jīng)費(fèi)管理手段落后。根據(jù)經(jīng)費(fèi)管理辦法，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出有明確的預(yù)算項(xiàng)目，且必須按照費(fèi)用預(yù)算數(shù)嚴(yán)格執(zhí)行。一般立項(xiàng)后，會(huì)計(jì)人員會(huì)根據(jù)項(xiàng)目組提供的項(xiàng)目預(yù)算表，手工在Excel中做一份預(yù)算執(zhí)行情況表，按項(xiàng)目編號(hào)和費(fèi)用項(xiàng)目記錄經(jīng)費(fèi)使用情況。從而造成一系列問(wèn)題。

（三）項(xiàng)目資金與預(yù)算控制難

會(huì)計(jì)人員根據(jù)報(bào)銷單上的信息，需要審核費(fèi)用項(xiàng)目預(yù)算數(shù)和項(xiàng)目資金結(jié)余數(shù)。在Excel中一個(gè)項(xiàng)目對(duì)照一個(gè)表格查找費(fèi)用項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)和剩余數(shù)。再到Foxfro數(shù)據(jù)庫(kù)中查找項(xiàng)目資金結(jié)余數(shù)。每個(gè)月有10來(lái)個(gè)科研項(xiàng)目，一個(gè)項(xiàng)目11個(gè)費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目，反復(fù)切換軟件界面、工作簿界面。一邊審核一邊記錄，時(shí)常發(fā)生差錯(cuò)，返工情況嚴(yán)重。

（四）預(yù)算經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)口徑不規(guī)范

由于報(bào)銷人是手工填寫紙質(zhì)報(bào)銷單，并且非財(cái)務(wù)人員，填寫報(bào)銷單時(shí)一般只寫報(bào)銷事由，在填寫“費(fèi)用項(xiàng)目”時(shí)，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，比如“差旅費(fèi)”，有的同志會(huì)完全規(guī)范的填寫，有的人會(huì)寫“交通費(fèi)”“辦事車費(fèi)”，有些人就空著不填。再比如“燃料動(dòng)力費(fèi)”，項(xiàng)目組成員普遍將車輛加油費(fèi)發(fā)票報(bào)銷在此項(xiàng)目下，表面上看似正確。但是根據(jù)管理辦法的解釋，“燃料動(dòng)力費(fèi)”是指在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中直接使用的相關(guān)儀器設(shè)備、科學(xué)裝置等運(yùn)行發(fā)生的水、電、氣、燃料消耗費(fèi)用等，差之毫厘謬以千里。造成日后項(xiàng)目組與財(cái)務(wù)部核對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算與實(shí)際使用時(shí)發(fā)生差異。互相推諉，扯皮。

（五）項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)階段

財(cái)務(wù)賬表整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力。根據(jù)管理辦法的要求，科研項(xiàng)目結(jié)題前必須經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)。注冊(cè)會(huì)計(jì)師要求提供該項(xiàng)目周期內(nèi)所有的現(xiàn)金流水賬、各預(yù)算項(xiàng)目費(fèi)用明細(xì)賬等資料。由于財(cái)務(wù)軟件沒(méi)有將項(xiàng)目編號(hào)作為輔助核算內(nèi)容。造成無(wú)法直接從財(cái)務(wù)軟件中獲取。只能手工查找編制。另外由于收支明細(xì)是在Foxpro數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且數(shù)據(jù)輸入不規(guī)范，不能與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接對(duì)應(yīng)，造成事務(wù)所不認(rèn)可費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。拖延了結(jié)題的進(jìn)度。對(duì)未來(lái)繼續(xù)承接科研項(xiàng)目造成不利影響。

二、OA+金蝶云方案目的與實(shí)施

（一）方案設(shè)計(jì)目的

第一，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。將科研項(xiàng)目的審批事項(xiàng)全部置于OA系統(tǒng)中進(jìn)行。第二，大幅度提高核算質(zhì)量、避免重復(fù)勞動(dòng)。將博科財(cái)務(wù)軟件與Foxpro數(shù)據(jù)庫(kù)合二為一。利用金蝶云軟件的BOS平臺(tái)，開發(fā)自定義報(bào)表，滿足科研項(xiàng)目個(gè)性化財(cái)務(wù)核算需求。第三，建立適合公司的業(yè)財(cái)信息共享模式。在OA系統(tǒng)中完成簽字審核工作，將財(cái)務(wù)需要的數(shù)據(jù)傳輸?shù)浇鸬葡到y(tǒng)后，通過(guò)云計(jì)算再次返回OA。實(shí)現(xiàn)信息共享，提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，更好地為科研項(xiàng)目服務(wù)。

（二）方案實(shí)施

實(shí)施計(jì)劃共8個(gè)月，分三個(gè)階段：第一步、各系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行3個(gè)月；第二步、協(xié)調(diào)OA公司與金蝶公司技術(shù)人員進(jìn)行軟件的二次開發(fā)工作，開放各自軟件接口、確定傳輸字段、讀取方式、聯(lián)合調(diào)試等工作；第三步、實(shí)現(xiàn)OA+金蝶云對(duì)接運(yùn)行。

（三）OA系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程

1．新建基礎(chǔ)檔案。建立“員工”“部門”“費(fèi)用科目”“供應(yīng)商庫(kù)”“客戶庫(kù)”“項(xiàng)目庫(kù)”“項(xiàng)目賬號(hào)”等檔案庫(kù)，用于存放相關(guān)信息。

2．新建“立項(xiàng)審核單”流程。將紙質(zhì)表單格式呈現(xiàn)在網(wǎng)頁(yè)上，將線下審批節(jié)點(diǎn)植入系統(tǒng)，申請(qǐng)人點(diǎn)擊提交后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按預(yù)設(shè)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。歸檔后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)賦予一個(gè)八位項(xiàng)目編號(hào)，保存在“項(xiàng)目庫(kù)”中。前四位是年份號(hào)，第五位是項(xiàng)目類型號(hào)，1表示“科研項(xiàng)目”，2表示“工作專項(xiàng)”，最后三位是流水號(hào)。如，科研項(xiàng)目20201001，工作專項(xiàng)20202001。

3．新建“用款計(jì)劃單”。在表單中輸入項(xiàng)目賬號(hào)（同項(xiàng)目編號(hào)）和項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)，根據(jù)費(fèi)用科目填入預(yù)算額，歸檔后，項(xiàng)目賬號(hào)自動(dòng)保存在“項(xiàng)目賬號(hào)”庫(kù)，“費(fèi)用科目”庫(kù)會(huì)生成規(guī)定的費(fèi)用科目和預(yù)算數(shù)。

4．新建報(bào)銷單據(jù)。包括“借款單”“員工報(bào)銷單”“對(duì)公付款單”和“差旅費(fèi)報(bào)銷單”。填報(bào)時(shí)須選擇項(xiàng)目編號(hào)、報(bào)銷賬號(hào)（同項(xiàng)目編號(hào)），選擇費(fèi)用科目，輸入摘要，發(fā)票號(hào)碼、金額等。提交后報(bào)銷單會(huì)根據(jù)單據(jù)種類自動(dòng)編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為：?jiǎn)螕?jù)名稱首字母+年份+流水號(hào)，如員工報(bào)銷單，YGBX-2020-0001。

（四）金蝶云實(shí)施過(guò)程

1．新建會(huì)計(jì)科目表。根據(jù)新準(zhǔn)則要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，建立新科目表。根據(jù)收入類型，在“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”下增設(shè)二級(jí)科目，“主營(yíng)科研收入”“主營(yíng)專項(xiàng)收入”，同時(shí)增加核算維度“項(xiàng)目編號(hào)”“客戶”；在“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”下增設(shè)二級(jí)科目，與收入科目對(duì)應(yīng)，“主營(yíng)科研成本”“主營(yíng)專項(xiàng)成本”，核算維度同收入；在“銷售費(fèi)用”“管理費(fèi)用”所有明細(xì)科目中增設(shè)“項(xiàng)目編號(hào)”核算維度。2．新建“項(xiàng)目賬號(hào)余額表”，根據(jù)已審核的“收款單”“付款單”計(jì)算出項(xiàng)目資金結(jié)余數(shù)并存放。第三、新建“項(xiàng)目臺(tái)賬”用于存放項(xiàng)目編號(hào)等信息，作為核算維度，可按關(guān)鍵字查找財(cái)務(wù)單據(jù)。第四、新建“項(xiàng)目收支明細(xì)表”可直接按照所輸入的項(xiàng)目賬號(hào)和期間，引出收支明細(xì)和余額，表單字段包括“日期”“報(bào)銷單號(hào)”“項(xiàng)目賬號(hào)”“摘要”“費(fèi)用科目”等。第五、新建基礎(chǔ)資料“員工”“部門”“費(fèi)用科目”“供應(yīng)商”“客戶”“項(xiàng)目賬號(hào)”，用于保存從OA同步傳入的數(shù)據(jù)。

（五）二次開發(fā)實(shí)施過(guò)程

1．開放系統(tǒng)接口，設(shè)置觸發(fā)規(guī)則，使OA中的“員工”“部門”“費(fèi)用科目”“供應(yīng)商”“客戶”基礎(chǔ)檔案每5分鐘會(huì)與金蝶云同步一次。保證兩個(gè)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的唯一性。

2．“立項(xiàng)審核單”審核歸檔后，自動(dòng)發(fā)送表單內(nèi)的“申請(qǐng)日期”“申請(qǐng)人”“項(xiàng)目編號(hào)”“項(xiàng)目名稱”“項(xiàng)目類型”“部門”至金蝶云，存放在金蝶云的“項(xiàng)目臺(tái)賬”。

3．“用款計(jì)劃單”審核歸檔后，生成具體的項(xiàng)目賬號(hào)和費(fèi)用科目并分別存放在“項(xiàng)目賬號(hào)”和“費(fèi)用科目”檔案庫(kù)中，之后同步至金蝶云，費(fèi)用預(yù)算額只存放在OA“費(fèi)用科目”中，在審核報(bào)銷單時(shí)帶出。

4．“借款單”“員工報(bào)銷單”“對(duì)公付款單”“差旅費(fèi)報(bào)銷單”審核通過(guò)后，將相關(guān)字段如，“流程編號(hào)”“報(bào)銷日期”“申請(qǐng)人”“申請(qǐng)部門”“付款單位”“費(fèi)用科目”“摘要”“金額”“稅額”“項(xiàng)目賬號(hào)”發(fā)送至金蝶云，金蝶云中會(huì)對(duì)應(yīng)生成一張應(yīng)付單，應(yīng)付款上的“單據(jù)編號(hào)”同OA的“流程編號(hào)”。

5．金蝶云的“項(xiàng)目賬號(hào)余額表”存放資金余額，金蝶接口開放給OA，由OA自動(dòng)讀取并存放于基礎(chǔ)檔案中。該余額根據(jù)金蝶云中的“收款單”和“付款單”的金額計(jì)算得出。

6．收到項(xiàng)目款項(xiàng)時(shí)做“收款單”，錄入項(xiàng)目賬號(hào)、金額點(diǎn)擊審核后，作為一條記錄統(tǒng)計(jì)進(jìn)“項(xiàng)目收支明細(xì)表”。應(yīng)付款在實(shí)際付款后，下推成付款單，點(diǎn)擊審核后統(tǒng)計(jì)進(jìn)“項(xiàng)目收支明細(xì)表”。

三、OA+金蝶云方案在科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理中的實(shí)施效果

（一）從OA流程管理上提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理

因?yàn)樵贠A中報(bào)銷費(fèi)用，在填制報(bào)銷單時(shí)必須選擇賬號(hào)，否則沒(méi)法提交。所以沒(méi)有做用款計(jì)劃單也就沒(méi)法報(bào)銷，而用款計(jì)劃單既生成賬號(hào)，也同步編制了各費(fèi)用項(xiàng)目的預(yù)算額。從源頭上控制了預(yù)算的發(fā)生。

（二）通過(guò)二次開發(fā)提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理

首先，申請(qǐng)人在報(bào)銷科研經(jīng)費(fèi)時(shí)，項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目賬號(hào)、費(fèi)用科目等只需點(diǎn)擊下拉列表直接選擇即可。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)所選擇的信息，自動(dòng)讀取賬號(hào)余額，計(jì)算費(fèi)用科目的已使用金額和審批中金額。其次，審核時(shí)，報(bào)銷單據(jù)上可以同步顯示項(xiàng)目賬號(hào)余額、已報(bào)銷金額和審批中金額。以及該費(fèi)用科目的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)和審批中金額。審批人可以方便、直觀的計(jì)算出報(bào)銷金額是否超過(guò)賬號(hào)余額或預(yù)算數(shù)，避免了超預(yù)算報(bào)銷和賬戶余額透支的情況。

（三）利用金蝶云軟件功能提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理

依靠金蝶云BOS平臺(tái)開發(fā)的自定義報(bào)表，可以實(shí)時(shí)導(dǎo)出“項(xiàng)目收支明細(xì)表”，為業(yè)務(wù)部門提供準(zhǔn)確的經(jīng)費(fèi)使用情況。另外根據(jù)“項(xiàng)目編號(hào)”核算維度，可以按項(xiàng)目導(dǎo)出費(fèi)用明細(xì)賬，從收付實(shí)現(xiàn)制和權(quán)責(zé)發(fā)生制兩種不同的核算制度上進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。滿足結(jié)題審計(jì)時(shí)所需資料的要求。