錢德鳳/鹽城工學院人事處

眾所周知，文件生命周期理論形成于傳統(tǒng)的紙質文件保管時代。電子技術的發(fā)展和電子文件的普及促使文件管理實踐從保管時代進入后保管時代，并形成諸如文件連續(xù)體理論等一系列后保管理論[1]。在此背景下，許多學者認為，形成于保管時代的文件生命周期理論，已經(jīng)不能適應后保管時代電子文件管理需求，將被文件連續(xù)體理論所取代。對此，筆者持不同觀點。筆者結合所在學校鹽城工學院人事檔案管理實踐，梳理了電子文件時代文件生命周期理論面臨的挑戰(zhàn)，從紙質檔案管理和電子檔案管理兩個角度，對后保管時代文件生命周期理論的不可替代性進行了分析。

1 人事檔案管理實踐和文件生命周期理論

人事檔案是一種特殊的檔案，是組織人事部門在組織建設、人事管理、人才服務過程中有意識保留下來的、反映個人情況的歷史記錄，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理實踐是指針對人事檔案開展的收集、整理、審核、保管、統(tǒng)計和利用等活動。

理論來源于實踐。文件生命周期理論形成于20世紀40年代的紙質文檔管理實踐，是檔案學基礎理論之一。其核心思想是根據(jù)價值鑒定情況保存有價值的文件，清理廢棄文件。具體可描述為：文件從其形成到最終銷毀或永久保存，是一個完整的生命過程；這個完整的生命過程依據(jù)文件的價值形態(tài)和作用方式可以劃分為不同的階段；每一階段的文件由于其功用和價值的特點而與特定的保管場所和管理方式之間存在一種內(nèi)在的聯(lián)系[2]。文件生命周期理論認為，從文件到檔案是單一的、線性的運動過程，文件與檔案有明顯的界限，文件價值與保管場所、管理方式存在內(nèi)在聯(lián)系，歸檔是文件轉化為檔案的必要條件。

實踐的發(fā)展離不開理論的指導。以人事檔案管理實踐為例，組織人事部門因業(yè)務活動需要而形成文件，此時文件直接服務于本部門（第一價值占據(jù)主導地位），文件被保存在本部門。隨著業(yè)務活動結束，第一價值逐漸減弱甚至消失，文件被暫時保存在部門內(nèi)的文件中心。當面向其他主體的第二價值開始占據(jù)主導地位時，文件被移交到檔案部門進行保存。由此可見，人事檔案管理實踐和文件生命周期理論所描述的情形基本相符，文件生命周期理論對以紙質文件管理為主的人事檔案管理實踐具有重要指導意義。

2 后保管時代文件生命周期理論面臨的挑戰(zhàn)

特里·庫克說：紙質文件對應的是保管時代，電子文件對應的是后保管時代[3]。換言之，后保管時代就是電子文件管理時代。

隨著電子文件的普及，人們發(fā)現(xiàn)文件運動不再是簡單的線性過程，運動過程可能出現(xiàn)反復，電子文件可能同時處于不同的運動階段，從而提出了“連續(xù)體”概念，并在此基礎上形成了文件連續(xù)體理論。文件連續(xù)體理論主張“文件是往復運動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”，即文件從形成到處置的過程是連續(xù)的，沒有明顯的階段性，文件（檔案）轉化可以發(fā)生在文件運動過程的任一節(jié)點[4]。可見，文件生命周期理論在管理對象、關注焦點和歸檔模式等方面，都受到文件連續(xù)體理論的沖擊。

首先，管理對象。管理對象的不同是保管時代和后保管時代的本質區(qū)別。保管時代以歷史的或現(xiàn)行的紙質文件為管理主體，而形成于后保管時代的文件連續(xù)體理論，研究對象則主要為電子文件。未來，雖然紙質文件仍會長期存在，但電子文件取代紙質文件將成為必然趨勢。因此，管理對象發(fā)生變化，是文件生命周期理論受到?jīng)_擊的最根本原因。

其次，關注焦點。文件生命周期理論的關注焦點是文件自身，考察的是文件實體與文件保管場所以及保管方式的關系。電子文件的特點決定了人們擁有的是海量的、看不見的信息，因此后保管時代的管理對象不再是文件實體，而是一些邏輯關系和虛擬方式[5]。形成于后保管時代的文件連續(xù)體理論的關注焦點也從文件實體轉向了文件形成過程，并且重視文件和文件形成者之間的有機聯(lián)系，強調文件形成機構和管理機構之間的合作。

最后，歸檔模式。傳統(tǒng)的紙質文件管理采用文件歸檔模式，即將辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理后移交檔案部門保存，直接受文件生命周期理論的影響，本質是強調將文件實體移交檔案部門。而文件連續(xù)體理論指導下的電子文件歸檔則采用“檔案化”模式[6]，主張實施文檔一體化，本質是強調檔案部門介入電子文件形成的全過程，從源頭上對電子文件進行管控。

3 后保管時代文件生命周期理論的不可替代性

以弗蘭克·阿普沃德為代表的后現(xiàn)代主義認為，文件生命周期理論所描述的實踐情形不再是實踐的主流模式，終將讓位于文件連續(xù)體理論[7]。筆者認為，雖然在后保管時代文件生命周期理論受到了來自文件連續(xù)體理論的諸多挑戰(zhàn)，但是文件生命周期理論是對文件運動規(guī)律的第一次概括，相較于文件連續(xù)體理論，更具有普適性。另外，文件連續(xù)體理論在形成時間上晚于文件生命周期理論，它是建立在文件生命周期理論基礎之上的，是對文件生命周期理論的繼承與發(fā)展[8]。因此，在后保管時代，文件生命周期理論仍具有旺盛的生命力，具有不可替代性。

這里，筆者結合我校人事檔案管理實踐，從紙質人事檔案管理和電子人事檔案管理兩個角度來討論文件生命周期理論的不可替代性。

3.1 紙質人事檔案管理

以工資變動材料歸檔為例。工資變動材料是指反映職工歷年歷次工資變動情況的材料，與年度考核、職稱晉升、職務提拔、崗位變動等緊密相關，是人事檔案的重要組成部分。一部完整的工資變動史就是一部完整的職工成長史。

我校的工資變動材料主要來源于勞資部門的工資管理系統(tǒng)（ZWH系統(tǒng)），該系統(tǒng)是一個集信息采集、數(shù)據(jù)核算、工資發(fā)放及報表生成等功能于一體的單機系統(tǒng)。首先，勞資部門在收到教職工年度考核結果、職稱晉升、職務提拔或崗位變動的文件后，利用ZWH系統(tǒng)生成新的工資數(shù)據(jù)并形成反映工資變動情況的報表文件，此時報表文件處于現(xiàn)行使用階段，直接服務于勞資部門兌現(xiàn)教職工的工資待遇（第一價值），并且由勞資部門直接保管。當待遇兌現(xiàn)完成，為了便于年終核算或統(tǒng)計，報表文件對勞資部門仍然存在使用價值，被暫時保存在文件柜中，以便于隨時查閱。次年，隨著報表文件第一價值的消失，勞資部門將其移交檔案部門，檔案部門通過價值鑒定，將有保存價值（第二價值）的報表文件進行整理歸檔，形成工資檔案，以供將來查詢利用。

聯(lián)系文件生命周期理論，紙質形態(tài)的工資變動文件從其形成到最終銷毀或永久保存到人事檔案中，是一個完整的生命過程；在這個過程中，價值形態(tài)的變化是工資變動材料從文件轉化為檔案的根本原因，并伴隨著保管方式及保管場所的變化而發(fā)生變化。因此，我們說紙質人事檔案管理過程完全符合文件生命周期理論所描述的文件運動過程，文件生命周期理論對現(xiàn)行的紙質人事檔案管理實踐具有重要指導意義。

3.2 電子人事檔案管理

以干部人事檔案專項審核為例。干部人事檔案專項審核，是指針對現(xiàn)有人事檔案中的“三齡兩歷一身份”所開展的審核工作。我?，F(xiàn)有在職教職工1600多人，涉及管理人員、專業(yè)技術人員和工勤人員，審核工作量大且復雜。為提高審核工作的效率和質量，我們在審核傳統(tǒng)紙質人事檔案的基礎上，借助干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，實施人事檔案電子化審核。在文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論的雙重指導下，檔案工作者既是文件的形成者，又是文件的保管者，利用管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)文件與檔案一體化，形成了《干部人事檔案專項審核情況登記表》《干部人事檔案專項審核認定表》《干部（職工）基本信息審核表》等一系列電子人事檔案。

3.2.1 一脈相承的兩大理論

文件生命周期理論的理論基礎是“生命周期”，最早由美國學者布魯克斯于1940年提出。結合干部人事檔案專項審核實際，審核工作要求形成的一系列歸檔材料，若采用傳統(tǒng)的紙質文件歸檔模式，文件由組織人事部門形成后移交檔案部門進行歸檔保存，從文件形成到歸檔是一個完整的周期。

電子文件也具有生命周期，只不過從劃分方式上區(qū)別于紙質文件：借鑒了計算機技術中“軟件生命周期”的分法，劃分的著眼點不再是文件本身，而是電子文件管理信息系統(tǒng)；劃分的依據(jù)也不再是文件內(nèi)在價值形態(tài)的變化，而是電子文件管理活動的先后順序。1997年國際檔案理事會電子文件委員會在《電子文件管理指南》中，把電子文件的生命周期劃分為設計、形成和維護三個階段[9]。結合干部人事檔案專項審核實際，我們借助干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，設計《干部人事檔案專項審核認定表》《干部（職工）基本信息審核表》等報表模塊，自動獲取電子信息庫中的基本信息，同時增加專項審核內(nèi)容，從而生成電子審核報表并對其進行后期維護。對照電子文件的生命周期概念，報表的形成過程由設計、形成和維護三個階段組成，也是一個完整的生命周期。另外，文件連續(xù)體理論的理論核心是“連續(xù)體”，指一種從文件形成（包括形成前文件管理系統(tǒng)的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式[10]，定義本身也表明電子文件是一個完整的生命周期。

因此，我們說兩大理論在“生命周期”概念上是一脈相承的[11]，適用于傳統(tǒng)的紙質人事檔案管理的文件生命周期理論，同樣適用于電子人事檔案管理。

3.2.2 被夸大的文件連續(xù)體理論

首先，文件生命周期理論受到文件連續(xù)體理論挑戰(zhàn)的直接原因是：文件生命周期理論難以解釋電子文件的回流或跳躍現(xiàn)象，而文件連續(xù)體理論彌補了這一缺陷。然而事實上，紙質文件同樣存在回流或跳躍現(xiàn)象。以人事檔案中黨員材料歸檔為例，個人加入中國共產(chǎn)黨，需要經(jīng)過積極分子選拔、接收為預備黨員、預備黨員考察通過后轉為正式黨員等一系列過程，而因為這個過程的時間周期較長（至少兩年），甚至涉及人員的部門調動，歸檔材料的形成并不是一蹴而就的，存在回流或跳躍現(xiàn)象。另外，即使電子文件在運動過程中存在回流或跳躍現(xiàn)象，也不能否認從宏觀上看，文件的運動過程仍為一個完整的生命周期。因此，僅僅因為不能很好地解釋電子文件的回流或跳躍現(xiàn)象就全面否定文件生命周期理論，顯然是片面的。

其次，文件生命周期理論是建立在廣義文件（一切信息記錄）基礎之上的，與記載方式無關，與記錄載體也無關，是對一切文件運動規(guī)律的總概括，具有一定橫向的涵蓋面和縱向的理論深度[12]。從橫向角度看，它不僅適用于傳統(tǒng)的紙質文件和電子文件管理，還前瞻性地適用于將來可能出現(xiàn)的任何文件形式，不會因為研究對象形式的變化而發(fā)生變化；從縱向角度看，它剔除了形成機構、業(yè)務行為等實踐因素，理論站位更高，是更通用的指導理論的理論。而文件連續(xù)體理論的主要研究對象是電子文件，研究對象范圍單一，依賴特定的電子文件管理系統(tǒng)，揭示的是電子文件運動過程規(guī)律，反映的是電子文件各階段相互聯(lián)系、相互影響和相互轉化的可能性，具有一定的局限性。所以相對于文件連續(xù)體理論，文件生命周期理論更具“普適性”。主張文件連續(xù)體理論取代文件生命周期理論，實際上是夸大了文件連續(xù)體理論的作用。

綜上所述，無論是對我國傳統(tǒng)的紙質人事檔案管理，還是對未來數(shù)據(jù)化后的電子人事檔案管理，文件生命周期理論都發(fā)揮著重要的指導作用。也許，未來還會出現(xiàn)新的文件類型，但是不論文件以何種形式存在，文件運動規(guī)律應該是客觀的，揭示文件運動規(guī)律的理論也應該是客觀的。