吳佳怡 李芳麗

從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的變革之路——大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新路徑研究

吳佳怡1李芳麗2

（1.中山市人民醫(yī)院，廣東 中山 528400；2.南方醫(yī)科大學(xué)，廣東 廣州 510000）

大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨，包括檔案行業(yè)在內(nèi)的各行各業(yè)出現(xiàn)了革命性變革。論文先綜合分析大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義，從大數(shù)據(jù)技術(shù)引發(fā)檔案管理工作顛覆與對(duì)檔案管理工作重要性進(jìn)行分析。以大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)新變化，從檔案管理工作體系和檔案資源存儲(chǔ)多元化，檔案管理保障工作變化等進(jìn)行探討。讓檔案數(shù)據(jù)管理工作中面臨問(wèn)題與挑戰(zhàn)進(jìn)行綜合性討論，大體量的數(shù)據(jù)為檔案綜合管理面臨挑戰(zhàn)、對(duì)檔案工作者業(yè)務(wù)能力挑戰(zhàn)、檔案館與大數(shù)據(jù)平臺(tái)建構(gòu)的挑戰(zhàn)。

檔案管理工作；大數(shù)據(jù)時(shí)代；數(shù)字化和數(shù)據(jù)化；創(chuàng)新路徑

2016年國(guó)家檔案局印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“制定檔案數(shù)據(jù)開放計(jì)劃”“優(yōu)先發(fā)展與檔案民生保障相關(guān)數(shù)據(jù)的開放?！?017年12月國(guó)家檔案局李明華局長(zhǎng)在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議強(qiáng)調(diào)：“大數(shù)據(jù)時(shí)代下，加強(qiáng)檔案工作快速轉(zhuǎn)型，讓檔案從紙質(zhì)化到電子檔案逐漸轉(zhuǎn)化?！盵1]隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案管理工作從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化方向逐漸轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)型新型數(shù)據(jù)管理工作轉(zhuǎn)型。 

一 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)引發(fā)檔案管理工作顛覆

在當(dāng)前以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)為代表密集型科學(xué)廣受全球歡迎，海量的信息收集，動(dòng)態(tài)信息數(shù)據(jù)匯總從而有效地掌握全世界領(lǐng)域發(fā)展趨勢(shì)，因此全行業(yè)都往大數(shù)據(jù)技術(shù)領(lǐng)域深入研究。2012年瑞士達(dá)沃斯論壇發(fā)布《大數(shù)據(jù)，大影響》，這次報(bào)告將數(shù)據(jù)劃分為一種新型經(jīng)濟(jì)發(fā)展類別，奧巴馬政府集合美國(guó)國(guó)防部、能源部等六個(gè)聯(lián)邦部門，發(fā)布大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計(jì)劃。此次大數(shù)據(jù)計(jì)劃特別是讓美國(guó)檔案文件部署，最終讓檔案部門的數(shù)據(jù)上升到戰(zhàn)略層面。[2]

大數(shù)據(jù)作為一種數(shù)據(jù)管理的理念和方式，用云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)等新信息技術(shù)發(fā)展，這是整個(gè)社會(huì)產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)產(chǎn)生的結(jié)果。其本質(zhì)上大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)管理者與使用者借助新興信息技術(shù)下，基于處理產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)的需求，從而提出有效的策略。而大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的影響可謂大勢(shì)所趨?；ヂ?lián)網(wǎng)中數(shù)據(jù)交疊與傳遞，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中會(huì)留下印記，各類文字、音頻、圖片用結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化進(jìn)行采集、處理、傳播效率對(duì)比以前都大幅度提高。根據(jù)檔案行業(yè)資深需求及時(shí)獲取有效信息。數(shù)字化檔案采取為0和1二進(jìn)制的存儲(chǔ)，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄成電子形式，但是這種簡(jiǎn)單檔案管理工作下檔案信息存儲(chǔ)只是簡(jiǎn)單“死”檔案的信息，這無(wú)法使用大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。如何讓從數(shù)字化檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)下大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作管理，對(duì)相關(guān)的數(shù)字化檔案進(jìn)數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別、分類。[3]

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作重要性

第一，大數(shù)據(jù)有利于檔案管理工作效率提升。在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下檔案管理工作變得有效，實(shí)現(xiàn)信息共享化，讓用戶在使用中更快查詢自己需要，將其作為重要的參考依據(jù)。同時(shí)，檔案管理的權(quán)限得到進(jìn)一步拓展，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶最大開放。

第二，大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案管理工作分析能力提升。在檔案管理工作融入大數(shù)據(jù)技術(shù)可以讓數(shù)據(jù)應(yīng)用自動(dòng)分析，從而有效縮短用戶搜尋資料的時(shí)間，找到自己有用的信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案自動(dòng)搜尋功能大大提高，從而有利于服務(wù)用戶，從而快速適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化。

第三，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠保護(hù)檔案信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，各個(gè)檔案館的檔案資源能夠得到有效的整合，從而形成網(wǎng)絡(luò)虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)，技術(shù)還能保證檔案安全，保證一些檔案數(shù)據(jù)信息不對(duì)外泄露。

二 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與問(wèn)題

（一）大體量的數(shù)據(jù)為檔案綜合管理面臨挑戰(zhàn)

1.檔案讀取帶來(lái)的挑戰(zhàn)。近些年來(lái)檔案從傳統(tǒng)數(shù)字化檔案走向數(shù)據(jù)化檔案必然面臨檔案數(shù)據(jù)庫(kù)“膨脹”，隨著檔案管理信息化加強(qiáng)，檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)空間還是較為嚴(yán)峻。傳統(tǒng)檔案館不能一味通過(guò)擴(kuò)大機(jī)房蓋樓解決檔案?jìng)浞莸膯?wèn)題，需要不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)，降低成本，這也成為檔案管理工作中巨大挑戰(zhàn)。同時(shí)檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生、傳播、存取、包含與歸檔等方面安全問(wèn)題也逐漸受到廣泛關(guān)注，因此檔案部門與大數(shù)據(jù)信息研究部門聯(lián)系加強(qiáng)，促使檔案管理者工作能力作出相關(guān)調(diào)整。

2.檔案管理鑒定工作面臨挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案鑒定和技術(shù)鑒定借助檔案人員一件一卷去看，到了數(shù)據(jù)化時(shí)代，更加注重以信息技術(shù)，同一份檔案有可能在系統(tǒng)中形成諸多版本，如何去判定哪一份檔案是最原始的那版，需要信息技術(shù)加以鑒定。檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性保密性與也是檔案工作重要的一部分，融入信息簽名技術(shù)，從而讓檔案在讀取的情況下不被篡改和不被抵賴?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下對(duì)于檔案管理安全提出嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，存儲(chǔ)環(huán)境是否有黑客侵?jǐn)_、病毒攻擊，傳統(tǒng)檔案鑒定程序已經(jīng)被新的技術(shù)所取代，用一種“全數(shù)據(jù)”思維加以信息數(shù)據(jù)分析處理。[4]

（二）對(duì)檔案工作者業(yè)務(wù)能力挑戰(zhàn)

檔案管理者在大眾眼中是一項(xiàng)依靠手動(dòng)技術(shù)含量低的紙質(zhì)檔案保管工作，但隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案工作角色定位逐漸多樣化，它會(huì)變成數(shù)據(jù)專家，網(wǎng)絡(luò)程序員與數(shù)據(jù)項(xiàng)目管理者，隨之檔案的業(yè)務(wù)也發(fā)生巨大變化。為了適應(yīng)當(dāng)下無(wú)紙質(zhì)業(yè)務(wù)化辦公和檔案信息化趨勢(shì)，應(yīng)該采用多項(xiàng)工作機(jī)制，成為一種當(dāng)前檔案大數(shù)據(jù)化的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，以云計(jì)算，虛擬計(jì)算，分布式數(shù)據(jù)等為代表迅速卷入各行各業(yè)，現(xiàn)代化的檔案館不僅對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案收集與保留管理提出要求，還需要檔案管理工作人員具備一定信息素養(yǎng)。因此檔案工作者人員加大信息技術(shù)的培訓(xùn)，將各行各業(yè)放置檔案信息管理平臺(tái)。檔案工作人員需要相關(guān)管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)接口的對(duì)接，還要精通業(yè)務(wù)，加強(qiáng)溝通能力，組織協(xié)調(diào)能力。[5]

（三）檔案館與大數(shù)據(jù)平臺(tái)建構(gòu)的挑戰(zhàn)

檔案大數(shù)據(jù)是對(duì)檔案部門和大數(shù)據(jù)平臺(tái)融合的一個(gè)極大挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案“數(shù)據(jù)化”最終理想目標(biāo)是將當(dāng)下檔案部門和大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行有效融合，但是協(xié)調(diào)個(gè)人、企業(yè)與機(jī)構(gòu)協(xié)同，一般檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)大致分為基礎(chǔ)層、管理層、分析層和應(yīng)用層，同時(shí)還要兼顧檔案管理工作中收集、整理、堅(jiān)定等八項(xiàng)基本工作與在平臺(tái)建構(gòu)過(guò)程對(duì)接的問(wèn)題。同時(shí)外部環(huán)境巨大變化，檔案館作為服務(wù)社會(huì)科學(xué)文化機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)海量相關(guān)數(shù)據(jù)，還面臨管理方式發(fā)生變化、人才欠缺，社會(huì)意識(shí)落后等都是檔案開發(fā)與利用的面臨問(wèn)題。因此還需要借助外部平臺(tái)和機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)，讓檔案館真正融入外部信息化環(huán)境，這就需要盤活相關(guān)外部平臺(tái)，共同建構(gòu)信息化時(shí)代下檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。

三 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新路徑

（一）檔案管理工作中需要樹立“大數(shù)據(jù)思維”

首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)成為一種發(fā)展潮流，當(dāng)檔案化身信息載體，不再是傳統(tǒng)面對(duì)面溝通方式，變得多向、互動(dòng)式、精準(zhǔn)定性模式逐漸取代。這些數(shù)據(jù)需要借助各種信息媒介進(jìn)行分析提供正確的決策，讓檔案管理工作者需要面對(duì)多元化信息資源，既有原生檔案資源，還有各種檔案目錄和檔案索引相關(guān)資源，更有媒體信息、非物質(zhì)文化資源信息等。

其次，要讓檔案管理人員樹立“網(wǎng)絡(luò)為體，創(chuàng)新有用”思想意識(shí)，需要檔案工作人員突破傳統(tǒng)數(shù)據(jù)封閉意識(shí)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)帶來(lái)的工作機(jī)遇，創(chuàng)新現(xiàn)有的工作模式與狀態(tài)。因此需要注重大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息檔案管理工作咨詢服務(wù)工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，作為檔案管理工作人員需要有敏銳數(shù)據(jù)意識(shí)，對(duì)相當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)、背景結(jié)構(gòu)和檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)以及檔案館外部數(shù)據(jù)，政府開放數(shù)據(jù)、大眾社交媒體數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁(yè)歸檔數(shù)據(jù)，智慧城市相關(guān)數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案館、人和物全面感知數(shù)據(jù)等，對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)尋找與數(shù)據(jù)融合產(chǎn)生數(shù)據(jù)價(jià)值增長(zhǎng)的空間，讓檔案管理工作中樹立數(shù)據(jù)意識(shí)，才能真正有意識(shí)去部署檔案館數(shù)據(jù)管理工作的整體格局。[6]

（二）數(shù)據(jù)化與數(shù)據(jù)能力是檔案管理工作的基石

一段時(shí)間內(nèi)，為了響應(yīng)國(guó)家檔案局“存儲(chǔ)數(shù)字化，增加電子化”要求，一些檔案館開始跟風(fēng)般的對(duì)檔案數(shù)字化理論深入研究，但是數(shù)字化僅僅是將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為可讀的圖像文本格式，并沒有進(jìn)一步提升檔案的價(jià)值。但是檔案數(shù)據(jù)化將相關(guān)實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)和用戶使用，處理分析的數(shù)據(jù)化文本。可見數(shù)字化與數(shù)據(jù)化二者存在巨大的差距，信息時(shí)代大量檔案信息與增量電子檔案只能用數(shù)據(jù)化形式存儲(chǔ)起來(lái)，過(guò)去對(duì)檔案存儲(chǔ)就是對(duì)實(shí)體檔案文本數(shù)據(jù)化存入電腦系統(tǒng)，用光學(xué)符號(hào)識(shí)別技術(shù)、語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)、格式轉(zhuǎn)換技術(shù)等將檔案內(nèi)容進(jìn)行有效數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化，并建立相關(guān)一定數(shù)量數(shù)據(jù)庫(kù)，有助于計(jì)算機(jī)設(shè)備的存取、掛接、調(diào)用與分析。從檔案的“數(shù)字化”和“數(shù)據(jù)化”的過(guò)程整體而言就是從檔案數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單運(yùn)用到深刻挖掘深利用，實(shí)現(xiàn)從“價(jià)值挖掘”到數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)變過(guò)程。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案管理的頂層設(shè)計(jì)

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)檔案管理建立數(shù)據(jù)化檔案館（室），而大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)只是依靠數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行收集檔案會(huì)存在收集不規(guī)范、質(zhì)量不高、格式不統(tǒng)一，可識(shí)別性不清等問(wèn)題，同時(shí)還面臨專業(yè)匹配人員沒有根據(jù)當(dāng)前有標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案數(shù)據(jù)管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。[7]加強(qiáng)檔案館云平臺(tái)建設(shè)，圍繞核心存儲(chǔ)系統(tǒng)、訪問(wèn)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析，加強(qiáng)檔案館管理機(jī)制建設(shè)保障數(shù)據(jù)化信息平臺(tái)流動(dòng)性，加強(qiáng)檔案收集、存儲(chǔ)和維系等三維支點(diǎn)共同搭建管理工作結(jié)構(gòu)。其目的解決當(dāng)前檔案資源共享、自動(dòng)化管理、數(shù)據(jù)信息整合從而有效的讓檔案管理成本逐漸降低。因此加強(qiáng)檔案管理工作頂層設(shè)計(jì)，從國(guó)家頂層設(shè)計(jì)方面，從政府、企業(yè)、社區(qū)等針對(duì)不同區(qū)域制定相關(guān)檔案管理制度，能夠讓檔案管理工作統(tǒng)籌不同地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)讓檔案最終實(shí)現(xiàn)共享。

（四）注重檔案數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)

首先，在檔案數(shù)據(jù)量增加與管理難度加大時(shí)無(wú)疑讓檔案管理工作人員造成一定心理壓力，檔案管理工作人員不能固步自封，積極學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)知識(shí)和相關(guān)技術(shù)。尤其是檔案管理工作人員不擅長(zhǎng)數(shù)據(jù)技術(shù)方面而產(chǎn)生自怨自艾，應(yīng)該清楚認(rèn)清相關(guān)檔案數(shù)據(jù)管理核心力和自身檔案數(shù)據(jù)技術(shù)方面不足，積極尋求數(shù)據(jù)專家、信息技術(shù)人員的幫助。

其次，需要加強(qiáng)檔案管理工作人員信息系統(tǒng)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能儲(chǔ)備，如相關(guān)信息自動(dòng)檢索，元數(shù)據(jù)標(biāo)引與數(shù)字檔案著錄，逐漸適應(yīng)當(dāng)下檔案數(shù)據(jù)化管理工作。檔案數(shù)據(jù)工作人員還需要加入檔案信息化平臺(tái)建設(shè)、維護(hù)與運(yùn)行等新鮮業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，跳脫出自身傳統(tǒng)技能圈子，推動(dòng)自身檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合化，能力素質(zhì)多樣化。

最后，相關(guān)部門要注意培養(yǎng)檔案數(shù)據(jù)化人才精細(xì)化與培養(yǎng)制度準(zhǔn)入，檔案管理工作被稱為“千手觀音”，而大數(shù)據(jù)下檔案管理工作人員要成為程序員、數(shù)據(jù)專家、活動(dòng)家，因此在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)注重人才能力差異化，讓各個(gè)檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在合適檔案管理數(shù)據(jù)工作人員。同時(shí)檔案管理數(shù)據(jù)化工作人才需要制定職業(yè)準(zhǔn)入制度，如對(duì)元數(shù)據(jù)標(biāo)引和檔案數(shù)據(jù)信息著錄有著明確的標(biāo)準(zhǔn)。[8]

結(jié) 語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨，對(duì)檔案管理工作可以來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇也可為挑戰(zhàn)，檔案管理工作需要抓住這一發(fā)展機(jī)遇。同時(shí)明確即將到來(lái)的挑戰(zhàn)，不斷完善大數(shù)據(jù)技術(shù)，讓檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下獲得發(fā)展的突破，不斷挖掘檔案信息資源蘊(yùn)含的寶藏，從而進(jìn)行合理有效地開發(fā)。

[1]李明華.在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的工作報(bào)告[N].中國(guó)檔案報(bào),2019-04-12.

[2]楊旭,湯海京,丁剛毅.數(shù)據(jù)科學(xué)導(dǎo)論[M].北京:北京理工大學(xué)出版社,2017:96.

[3]李明娟.從“數(shù)字化”走向“數(shù)據(jù)化”——大數(shù)據(jù)下檔案管理工作發(fā)展道路[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(6).

[4]王萍,陳思,李俊蓉.實(shí)施數(shù)字簽名技術(shù)的文件、檔案安全性[J].檔案學(xué)研究,2010(3):63-65.

[5]陳雪燕,于英香.從檔案管理走向檔案數(shù)據(jù)管理:大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理范式轉(zhuǎn)型[J].山西檔案,2019(5).

[6]武云.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].檔案與建設(shè),2015(1).

[7]呂立新.組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案數(shù)據(jù)采集問(wèn)題與對(duì)策[J].陜西檔案,2010(2):31-32.

[8]洪澤文.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的變革及要求[J].山西檔案, 2018(2).

G271

A

1673-2219（2021）02-0124-03

2020－11－05

吳佳怡（1982－），女，河北石家莊人，中山市人民醫(yī)院館員，碩士，研究方向?yàn)榭蒲袡n案管理。李芳麗（1981－），女，廣東汕頭人，南方醫(yī)科大學(xué)館員，研究方向?yàn)榭蒲袡n案管理。

（責(zé)任編校：張京華）