摘要：市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展改變了圖書館業(yè)務(wù)管理的格局，越來越多的圖書館通過外包編目業(yè)務(wù)提高圖書館的經(jīng)濟效益。在本文中，筆者深入分析了編目業(yè)務(wù)外包的成因與影響，并對外包注意事項、外包實施策略提出了幾點看法，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;編目業(yè)務(wù);外包;實施策略

引言

編制圖書目錄是圖書館的主要工作業(yè)務(wù)之一，是圖書檢索、圖書借閱管理、圖書排架管理的保障。專業(yè)編目人員數(shù)量不夠、編目工作工作量過大，編目時間要求過于嚴格，迫使高校圖書館選擇以外包的模式開展編目工作。外包后的圖書編制目錄工作質(zhì)量受外包商資質(zhì)、外包工作人員專業(yè)素質(zhì)等多方面因素影響。高校圖書館必須要從多角度考慮外包問題，并積極采取針對性的手段對外包業(yè)務(wù)問題進行預(yù)防處理，保證編目業(yè)務(wù)外包能夠正常推進。

1高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包概述

1.1定義

理論上講，外包是指企業(yè)調(diào)動外部的力量與資源幫助企業(yè)完成自身業(yè)務(wù)的一種經(jīng)濟舉措，通過外包能夠進一步提高企業(yè)的經(jīng)營效率，減少企業(yè)的運營成本。編目業(yè)務(wù)外包主要指的是外包商與圖書館之間的一種協(xié)作經(jīng)營模式，一般由外包商負責(zé)館內(nèi)的圖書編制目錄工作、圖書分類加工工作。編目外包具備異地傳輸數(shù)據(jù)的功能，能夠大大提升編目工作效率。

1.2內(nèi)在與外在成因

一方面，我國高等教育院校的年進書量數(shù)目巨大，館內(nèi)工作人員無法在短時間內(nèi)完成書目的編制目錄工作，高校圖書館迫于內(nèi)因必須選擇外包模式。近年來，我國高等院校擴招數(shù)量不斷增加，對圖書的需求量也在不斷上升。然而，在圖書需求量不斷增加的過程中，高校并沒有追加關(guān)于圖書管理費用方面的資金投入，圖書管理人員的工作量不斷增大卻不能收獲相當(dāng)?shù)膱蟪辏瑢?dǎo)致圖書編目工作的矛盾日益突出[1]。另一方面，信息時代下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)迅速發(fā)展，以相關(guān)技術(shù)為基礎(chǔ)的合作編目、聯(lián)機編目技術(shù)逐漸成熟。在市場不斷的發(fā)展過程中，外包商的技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到了一定的高度，也熟悉了有關(guān)編目工作的具體流程。大多數(shù)的外包企業(yè)具備承接各種圖書編制目錄工作的資質(zhì)，也符合高校的合作要求?；谶@一背景，高校更傾向于將項目外包給私人企業(yè)，既減少了校內(nèi)圖書工作人員的工作量，節(jié)省了圖書管理成本，又提高了工作效率，為實現(xiàn)高校內(nèi)圖書資源共享、文獻信息在線服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

1.3正面與負面影響

現(xiàn)階段，大多數(shù)圖書企業(yè)的經(jīng)營模式以規(guī)?；?jīng)營為主，通過應(yīng)用信息化管理手段減少企業(yè)的經(jīng)營管理成本。同時，一些企業(yè)通過套用國家編目中心的信息數(shù)據(jù)減少了編目步驟，實現(xiàn)了圖書編制目錄的標準化、自動化、智能化管理。在這樣的模式下，圖書企可以以十分低廉的成本完成圖書的編制目錄。同時，圖書企業(yè)通過應(yīng)用掃碼技術(shù)提高了圖書的上架管理效率，對于防止藏書積壓有著積極的作用。高校選擇圖書編目外包，能夠以低廉的成本享受以上服務(wù)，減輕了校園圖書館內(nèi)工作人員的工作壓力[2]。然而，編目業(yè)務(wù)外包也會為高校的圖書館帶來一些負面影響，比如影響校內(nèi)聯(lián)合編目工作效率、影響?zhàn)^內(nèi)圖書數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量、影響?zhàn)^內(nèi)編目工作人員的工作熱情。

2實施高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的注意事項

2.1注意甄別優(yōu)質(zhì)外包商

資質(zhì)良好的外包商能夠為編目工作提供可靠的技術(shù)支持，滿足發(fā)包方各種合理的要求，在服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、售后服務(wù)方面存在著優(yōu)勢。在選擇外包商時，高校有關(guān)工作人員要做好調(diào)查研究工作，在合作前多方面考察合作企業(yè)，并提前制定好周密的合作計劃，在合作前提出具體要求，防止合作后出現(xiàn)扯皮問題。在簽訂合作協(xié)議（或合同）前，需要對合作企業(yè)提供的書面材料進行查證，確保材料內(nèi)容真實才可與其簽訂合作協(xié)議。

2.2注意提升外包人員素質(zhì)

外包工作人員的綜合素質(zhì)決定了編目工作的質(zhì)量。合作期間，高校應(yīng)對外包企業(yè)工作人員進行培訓(xùn)教育，使其了解高校圖書館編目工作的具體要求，使其掌握分類標引、主題標引、著者號選取工作的具體工作流程[3]。

2.3注意制定合格編目標準

館內(nèi)有關(guān)工作人員要根據(jù)圖書館的經(jīng)營需求制定精細化的圖書編制目錄工作標準。編目標準需以相關(guān)條例為主，綜合國家編目中心的明確條例、高校校內(nèi)圖書管理的具體要求設(shè)置編目準則，進一步規(guī)范有關(guān)于版本分類、種次號分類等方面工作的操作流程。同時，設(shè)置精細化的編目標準能夠為外包工作人員提供資料支持，使其能夠在短時間內(nèi)掌握承包業(yè)務(wù)的具體工作流程，為高校圖書館提供更加優(yōu)質(zhì)的圖書編目服務(wù)。

2.4注意監(jiān)督業(yè)務(wù)外包情況

業(yè)務(wù)外包的的主要問題在于高校圖書館無法完全控制外包項目的工作質(zhì)量。針對這一問題，館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)重視對外包企業(yè)工作情況的監(jiān)督管理。以合同內(nèi)容為基礎(chǔ)，在業(yè)務(wù)開始后與外包企業(yè)負責(zé)人員維持長期聯(lián)系的狀態(tài)，每隔三天或一周詢問外包業(yè)務(wù)的進度，并通過視頻等多種方式對現(xiàn)場進行檢查。通過定時檢查、不定時抽查的方式檢查外包企業(yè)工作現(xiàn)場的實際工作情況，確保能夠在第一時間發(fā)現(xiàn)編目問題，并予以指導(dǎo)，提升外包企業(yè)編目工作質(zhì)量。

2.5注意提升館內(nèi)人員能力

外包企業(yè)完成具體工作內(nèi)容后，需由館內(nèi)工作人員對編目后的圖書進行審校操作。如果館內(nèi)工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，會直接影響到外包業(yè)務(wù)質(zhì)量把控工作效率，增加圖書借閱管理、檢索管理、排架管理的難度[4]。對此，館內(nèi)工作人員要重視自我提升管理，積極學(xué)習(xí)有關(guān)于圖書編制目錄方面的理論內(nèi)容，積極了解國家圖書中心新發(fā)布的相關(guān)內(nèi)容，積極學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、智能技術(shù)，通過不斷學(xué)習(xí)提升自身的理論水平與實踐技能，為控制校內(nèi)圖書館圖書編制目錄工作質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

3實施高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的具體策略

3.1組建外包組啟動外包項目

項目外包之前高校管理層需要召開相關(guān)會議，會議期間由不同組織結(jié)構(gòu)進行對話交流，在交流過程中完成對項目規(guī)劃、項目組織等工作。高校圖書館的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)業(yè)務(wù)外包工作的具體需求設(shè)置專業(yè)的項目小組。從頂層設(shè)計的角度出發(fā)，項目小組成員需要具備設(shè)計規(guī)劃能力、組織協(xié)調(diào)能力、成本控制能力、溝通能力、風(fēng)險預(yù)防能力。通常情況下，項目小組的人員數(shù)量、組織結(jié)構(gòu)由外包項目的工作量多少、對編目技術(shù)的依賴程度決定。對于工作量較小、對技術(shù)要求高的外包項目來說，外包小組的設(shè)置應(yīng)以職能型組織結(jié)構(gòu)為主;對于工作量較大、編目工作中可能會遇到意外的外包項目來說，外包小組的設(shè)置應(yīng)以項目型組織結(jié)構(gòu)為主;對于工作量較大、對技術(shù)水平要求較高的項目來說，外包小組的設(shè)置應(yīng)以矩陣結(jié)構(gòu)為主。在確定外包項目小組的組織結(jié)構(gòu)后，校方應(yīng)合理安排高校圖書館館長、財務(wù)處工作人員、審計處工作人員、圖書管理處工作人員的具體職位，確保各部門工作人員能夠在小組內(nèi)充分發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，為順利啟動外包項目奠定基礎(chǔ)[5]。

3.2通過調(diào)查研究確定外包模式

編目業(yè)務(wù)外包需要考慮到外包行為的具體訴求、外包范圍、模式、校方能夠為業(yè)務(wù)外包支付資金數(shù)額等多項問題。選擇與本校情況不相符的外包形式不僅會影響編目業(yè)務(wù)外包的工作質(zhì)量，還會影響高校與外包企業(yè)二者的口碑，不利于外包業(yè)務(wù)的長期發(fā)展。在正式招標前，高校應(yīng)客觀考慮本校的實際情況，通過走訪調(diào)查、接通熱線等多種方式調(diào)查本校圖書館的運營情況，掌握其編目業(yè)務(wù)外包的具體訴求。同時，校方要與其他高校加強聯(lián)系，學(xué)習(xí)已有編目業(yè)務(wù)外包企業(yè)的工作經(jīng)驗。通過調(diào)查可知，許多建立年限長、業(yè)務(wù)工作量大的圖書館更青睞館內(nèi)部分外包模式;而一些建立年限較短、編目業(yè)務(wù)工作量較小的圖書館則選擇異地完全外包模式。項目外包部門應(yīng)結(jié)合調(diào)查走訪報告、校內(nèi)圖書館辦館真實情況確定項目的外包模式。如果館內(nèi)辦公場所大，且具備配套的編目設(shè)備，則可選擇館內(nèi)編目業(yè)務(wù)外包模式，由外包企業(yè)派工作人員入駐到館內(nèi)進行圖書編制目錄。如果館內(nèi)缺少專業(yè)工作人員、缺少配套設(shè)備、缺少辦公場所，則選擇異地完全外包模式。

3.3開啟項目的公開招標流程

確定外包模式后，高校項目外包小組要著手準備業(yè)務(wù)外包的招投標工作。首先，要根據(jù)項目基本情況編制公開招標（邀請招標）文件。招標文件中要寫明本項目的實際名稱、項目的具體編號、對投標方資質(zhì)的具體要求以及招投標的起止時間、聯(lián)系人具體信息。招標期間，由專業(yè)負責(zé)人組織開標、評標等多項業(yè)務(wù)流程。其次，招標工作負責(zé)人要負責(zé)評標委員會的組建工作。加強與高校圖書館相關(guān)負責(zé)人的溝通與交流，確保各部門工作人員能夠配合招標工作，站在客觀、公正的立場上選擇合作企業(yè)[6]。通常情況下，校方的評標委員會由館內(nèi)負責(zé)人員、校內(nèi)教務(wù)處負責(zé)人員、財務(wù)處負責(zé)人員、圖書編目專家、審計處負責(zé)人員構(gòu)成。最后，要嚴格控制評標流程。開標期間，要認真傾聽投標企業(yè)的陳述內(nèi)容，注意甄別企業(yè)介紹的不實內(nèi)容。答辯期間，以提問的形式考察投標企業(yè)的技術(shù)水平、緊急事件處理能力等多項業(yè)務(wù)能力，加深對企業(yè)的了解。評分期間，招標負責(zé)人負責(zé)協(xié)調(diào)委員會內(nèi)成員的想法，對其評分結(jié)果進行匯總，根據(jù)評分權(quán)重選擇出最適合的中標單位。需要注意的是，項目招標的評價指標不止價格一項，委員會內(nèi)成員需根據(jù)企業(yè)口碑、企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)價格、企業(yè)服務(wù)態(tài)度等多項指標選擇合適的合作企業(yè)。

3.4敲定與外包方的合作細節(jié)

確定中標企業(yè)后，招標工作負責(zé)人應(yīng)在個工作日以內(nèi)通知中標單位，邀請其根據(jù)招標公告的具體內(nèi)容簽訂合同。在正式簽訂合同之前，校方負責(zé)人與外包企業(yè)負責(zé)人應(yīng)結(jié)合具體合作內(nèi)容展開對話。對話期間，確定該外包項目的實際價格，發(fā)包方與承包方雙方的權(quán)責(zé)義務(wù)，并提前做好不可抗力因素下業(yè)務(wù)終止的預(yù)防措施。校方提前提出對合作企業(yè)的具體要求，比如合作企業(yè)提供服務(wù)的具體標準、業(yè)務(wù)涉及到的編目技術(shù)、業(yè)務(wù)合適期限、業(yè)務(wù)外包期間企業(yè)承擔(dān)的具體風(fēng)險等等。合作企業(yè)需在簽訂合同簽明確雙方終止合同的權(quán)利是否能夠得到保障，明確高校關(guān)于編目工作質(zhì)量的具體考察標準，防止深入合作后雙方因權(quán)責(zé)不明、標準不一導(dǎo)致扯皮問題發(fā)生。

3.5監(jiān)控外包項目的工作過程

外包企業(yè)編目工作標準與高校圖書館的編目標準存在差異。高校館內(nèi)工作人員需加強對外包企業(yè)人員的指導(dǎo)與監(jiān)督，通過加強對話、展開專業(yè)培訓(xùn)等多種方式縮短工作磨合期，提高外包企業(yè)工作人員的工作效率與工作質(zhì)量。同時，高校館內(nèi)工作人員應(yīng)重視對編目業(yè)務(wù)外包工作情況的監(jiān)督與管理，并加強對已完成編目圖書的審校管理。提升審校人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠良好應(yīng)用各項先進的審校技術(shù)，并能夠借助相關(guān)設(shè)備加快編目數(shù)據(jù)的審校速度。在編目業(yè)務(wù)外包初期階段，審校人員應(yīng)對所有編目數(shù)據(jù)進行校對，在發(fā)現(xiàn)校對問題及時將相關(guān)問題反饋給外包企業(yè)負責(zé)人，及時解決相關(guān)問題。如果是校內(nèi)外包模式，館內(nèi)工作人員應(yīng)做好外包人員的現(xiàn)場管理工作，確保其蓋館藏章、加磁條、粘貼書標等多項業(yè)務(wù)流程操作正確，防止現(xiàn)場人員偷工減料。如果是異地外包模式，館內(nèi)工作人員應(yīng)采取不定期視頻抽查的管理方式，對外包企業(yè)工作人員進行異地管理。通過阿記起那個監(jiān)督管理控制項目的出錯率，將問題控制在部門內(nèi)部。同時，在管理期間，校審人員將整理外包期間外包人員的工作錯誤，以表格的形式將其反饋給外包企業(yè)，按照實際情況扣除其保證金。

3.6檢查項目外包的實施效果

根據(jù)招投標的具體要求，外包企業(yè)的圖書編目工作需滿足以下要求：第一，符合高校圖書館圖書編制目錄、國家圖書中心圖書編制目錄的具體標準。第二，以上的編目圖書可以在CALIS內(nèi)查到數(shù)據(jù)。高校圖書館的相關(guān)負責(zé)人要根據(jù)以上內(nèi)容對圖書編目業(yè)務(wù)外包情況進行審查管理，通過對編目數(shù)據(jù)進行原始編目、將編目結(jié)果上傳到聯(lián)合編目中心等多項操作完成對圖書館編目業(yè)務(wù)外包情況的審查管理，保證外包效果符合高校預(yù)期。

4結(jié)束語

綜上所述，編目業(yè)務(wù)外包時要注意的內(nèi)容很多，高校圖書館要結(jié)合本館的實際發(fā)展情況選擇合適的外包模式，并做好招標管理與外包監(jiān)工，確保項目外包的實施效果符合預(yù)期。

參考文獻

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作者簡介

楊高嶺，男，漢族，1986-10，館員，研究方向：主要從事圖書分編、館藏建設(shè)。