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淺談基層事業(yè)單位檔案管理的信息化改革

2022-01-03 10:52李琴
安家(校外教育) 2022年6期
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

李琴

摘要:伴隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷迅猛發(fā)展,基層事業(yè)單位的相關(guān)管理工作也受到了信息化融合趨勢(shì)的影響,在這樣的時(shí)代背景下,國(guó)家提出的事業(yè)單位信息化改革相關(guān)要求開始引起了社會(huì)各界人士廣泛關(guān)注和熱烈討論。本文針對(duì)基層事業(yè)單位中,對(duì)于檔案管理相關(guān)工作的信息化改革途徑問(wèn)題進(jìn)行了深層次的研究和討論,希望能夠幫助相關(guān)的事業(yè)單位管理人員,在進(jìn)行實(shí)際的技術(shù)創(chuàng)新優(yōu)化過(guò)程中引發(fā)更多的思考,從而為提升整體檔案管理的效率和質(zhì)量打下更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化改革,

中圖分類號(hào):G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

引言:

在基層事業(yè)單位的工作開展過(guò)程中,對(duì)于檔案信息的管理方法和途徑越來(lái)越影響了整體行政管理的響應(yīng)速度。因此為了能夠更好提升基層事業(yè)單位檔案管理技術(shù)水平的進(jìn)一步優(yōu)化,相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升自身的技術(shù)能力素養(yǎng),同時(shí)結(jié)合國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的信息化技術(shù)作為媒介,將基層事業(yè)單位的檔案信息管理實(shí)際情況作為技術(shù)優(yōu)化的主要載體,從而最終實(shí)現(xiàn)整體檔案管理質(zhì)量的信息化網(wǎng)絡(luò)化提升。

一、基層事業(yè)單位檔案管理信息化的途徑探究

(一)建立科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在實(shí)際的基層事業(yè)單位檔案管理工作開展過(guò)程中,由于在一些地方的基層事業(yè)單位檔案仍然沿用著過(guò)去的管理工作制度,這在一定程度上造成了相關(guān)檔案管理工作和實(shí)際工作要求出現(xiàn)不匹配的矛盾問(wèn)題。這樣的情況不僅不能夠進(jìn)一步提升整體基層事業(yè)單位檔案管理工作的效率提升,同時(shí)還會(huì)影響整體檔案的使用頻率,進(jìn)一步增加了整體行政工作和管理過(guò)程當(dāng)中的時(shí)間耗費(fèi)。同時(shí)對(duì)于相應(yīng)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)往往存在著地域性的制度調(diào)整,這也在一定程度上影響了檔案制度進(jìn)行統(tǒng)一化管理的整體效果。[1]為了避免這樣的問(wèn)題進(jìn)一步出現(xiàn),相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合新興的信息化技術(shù),將過(guò)去存在的各項(xiàng)不同制度和規(guī)章進(jìn)行系統(tǒng)性的整合和優(yōu)化。在符合現(xiàn)金基層事業(yè)單位的工作需求前提下,實(shí)現(xiàn)對(duì)于整體事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制定。這樣的信息化管理技術(shù)創(chuàng)新,不僅大大優(yōu)化了相關(guān)人員在實(shí)際檔案梳理工作當(dāng)中的工作質(zhì)量,同時(shí)也能夠?yàn)橹蟮娜嫘畔⒒芾砟J礁采w打下更為深遠(yuǎn)的基礎(chǔ)作用。

(二)結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理模式

在實(shí)際我國(guó)基層事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中,由于往往通過(guò)人力資源對(duì)相關(guān)的查閱檔案進(jìn)行管理和使用,這在一定程度上增加了人為因素對(duì)于整體管理工作的影響,同時(shí)在實(shí)際檔案管理的高峰時(shí)期也容易存在人力資源明顯不足的實(shí)際情況。[2]例如在云南省紅河哈尼族彝族自治州內(nèi),金平苗族瑤族傣族自治縣的縣委辦檔案館中,時(shí)常會(huì)出現(xiàn)通過(guò)人工查找和文件傳輸?shù)姆绞?,?lái)完成對(duì)于相關(guān)檔案材料的借閱和流程審批工作。這樣的問(wèn)題不僅僅會(huì)造成在整體行政流程審批過(guò)程中產(chǎn)生較為大量的時(shí)間和人員浪費(fèi),同時(shí)針對(duì)一些具有保密要求的相關(guān)材料,也存在著一定程度的泄密風(fēng)險(xiǎn)。最為重要的是,大量紙質(zhì)的相關(guān)檔案信息和材料伴隨著信息化的不斷普及,其中大量的信息數(shù)據(jù)并沒(méi)有得到合理有效的利用。為了避免這樣的問(wèn)題進(jìn)一步發(fā)生,相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用力度。在不斷提升整體檔案管理信息系統(tǒng)和軟件的使用頻率中,不斷進(jìn)一步優(yōu)化整體基層事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的新型管理模式。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步引進(jìn)相關(guān)的信息技術(shù)人才,為整體基層事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的自主研發(fā)打下深遠(yuǎn)基礎(chǔ),從而更好的解決內(nèi)部資源快速流通和要求保密的實(shí)際檔案管理需求。這樣的檔案管理模式優(yōu)化道路,也是我國(guó)基層事業(yè)單位信息化推進(jìn)的必經(jīng)之路。嗯。

(三)進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)能力

在實(shí)際進(jìn)行基層事業(yè)單位的檔案管理工作開展過(guò)程中,由于我國(guó)黨管理崗位長(zhǎng)期以來(lái)的工作形式固化,這在一定程度上影響了檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)能力得到進(jìn)一步提升,而一位業(yè)務(wù)能力出眾的檔案管理工作者,能夠有效提升整體基層事業(yè)單位的檔案管理水平。為了能夠更好的提升整體基層事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量,相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行自身工作能力的進(jìn)一步延伸和拓展,從而更好的結(jié)合相應(yīng)的信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)整體檔案管理職業(yè)素養(yǎng)能力的進(jìn)一步提升。[3]第一,檔案管理人員首先應(yīng)當(dāng)扭轉(zhuǎn)自身的工作理念,從而更好的結(jié)合相應(yīng)的信息化技術(shù)能力學(xué)習(xí),將自身的角色從檔案的看護(hù)人員轉(zhuǎn)化為對(duì)于檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)人員。這樣的角色轉(zhuǎn)變不僅能夠大大提升檔案管理人員自身的信息化水平,同時(shí)也能夠進(jìn)一步優(yōu)化我國(guó)基層事業(yè)單位的檔案管理效率,為之后的事業(yè)單位信息化推進(jìn)起到了深遠(yuǎn)的積極影響作用。第二,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從相應(yīng)的實(shí)踐型工作人員轉(zhuǎn)化為科研型技術(shù)人員,這在一定程度上扭轉(zhuǎn)了基層檔案管理人員的整體工作性質(zhì),從而更好的拓寬了相關(guān)檔案管理人員的晉升通道,最終為實(shí)際的個(gè)人能力和事業(yè)發(fā)展提供了更加廣闊的空間。第三,相關(guān)檔案人員應(yīng)當(dāng)從被動(dòng)的單位服務(wù)人員轉(zhuǎn)化為對(duì)于實(shí)際系統(tǒng)性信息的引導(dǎo)人員。這樣的轉(zhuǎn)變不僅大大調(diào)動(dòng)了檔案管理人員的工作積極性,同時(shí)也為進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位的相關(guān)工作服務(wù)態(tài)度起到了明顯的作用。[4]例如在云南省紅河哈尼族彝族自治州內(nèi)金平苗族瑤族傣族自治縣的縣委辦檔案館中,通過(guò)引入大量的信息技術(shù)進(jìn)行檔案工作的融合,從而更好的為周圍的相關(guān)居民提供更加便利的信息檢索服務(wù),最終為整體基層事業(yè)單位的長(zhǎng)效健康發(fā)展起到了深遠(yuǎn)的積極影響作用。

二、結(jié)束語(yǔ)

總而言之,本文針對(duì)基層事業(yè)單位的檔案管理優(yōu)化問(wèn)題進(jìn)行了拓展性延伸,同時(shí)希望相關(guān)的事業(yè)單位管理人員能夠進(jìn)一步提升自身的工作思路創(chuàng)新能力,從而更好的結(jié)合信息化新型技術(shù)的發(fā)展優(yōu)越性,從而更好的優(yōu)化整體事業(yè)單位檔案信息處理的整體工作效率。最終不僅實(shí)現(xiàn)了整體事業(yè)單位工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升,同時(shí)也為進(jìn)一步提升對(duì)于人民實(shí)際服務(wù)水平,從而為更好的優(yōu)化社會(huì)運(yùn)行起到了關(guān)鍵性的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳冰源, 史俊利. 淺析基層事業(yè)單位檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)探索[J]. 西部資源, 2019(5):2.

[2] 王娟. 淺談事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 神州印象, 2018, 000(003):P.397-397.

[3] 陳建明. 淺析基層事業(yè)單位檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)探索[J]. 商品與質(zhì)量, 2019, 000(036):56.

[4] 張宏偉. 淺談新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理工作的改革創(chuàng)新[J]. 才智, 2020, 000(011):231.

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