靳玉婷

（定襄縣河邊職業(yè)中學 定襄 035409）

檔案工作責任制是優(yōu)化我國檔案管理工作的發(fā)展方向，從權責劃分、監(jiān)督管理等多個角度，通過對檔案工作責任制的全面分析，可以進一步完善檔案工作責任制，避免檔案工作責任制因為不必要的影響因素而影響到檔案管理工作的正常推進。由此，有必要對檔案工作責任制構建進行研究，通過分析構建檔案工作責任制時的難點來實現(xiàn)對檔案工作的全方位優(yōu)化。

1 檔案工作責任制的內涵和意義

1.1 檔案工作責任制內涵

我國新修訂的《檔案法》于2021年初正式施行，檔案法在第十二條內容中明確提到了檔案工作責任制，即應該形成檔案的的機關團體以及其他企事業(yè)單位，都應該在內部建立適合自身的檔案工作責任制，并依法健全檔案管理體系，這意味著檔案工作責任制是依法而建的檔案管理措施。對于檔案管理工作而言，檔案工作責任制的主要目的，就是劃分每個部門、團體、個人在面對檔案工作時的權責，因此檔案工作責任制的出現(xiàn)代表了檔案管理工作將會進一步細化，并且變得愈發(fā)具有規(guī)范性。檔案工作責任制作為由檔案法所引出的一種制度體系，將會逐漸成為檔案治理不可或缺的一部分，因此檔案工作責任制具有極強的現(xiàn)實意義，只要能夠讓檔案工作責任制成為開展檔案管理工作的重要組成部分，則各個能夠形成檔案的團體、機構便必須結合檔案工作責任制來重新優(yōu)化檔案管理模式，進而讓檔案管理工作質量得到提升。

1.2 檔案工作責任制的意義

檔案工作責任制具有極強的現(xiàn)實意義，借助的檔案工作責任制不僅能夠改變傳統(tǒng)檔案管理模式，還將會對檔案管理工作進行全方位細化，進而讓檔案工作質量得到顯著提高。

第一，檔案工作責任制是健全檔案工作制度的現(xiàn)實需求。檔案工作責任制是對檔案工作權責的一次劃分，檔案工作責任制所涉及的內容非常廣泛，諸如檔案工作主體界定、權責細化、工作監(jiān)管等內容都是檔案工作責任制不可忽視的一環(huán)。就目前而言，隨著檔案工作得到的關注越來越多，檔案管理規(guī)范化已經(jīng)成為了檔案工作必不可少的一部分，因為很多人對檔案工作的認知相對較為淺薄，所以為了最大限度發(fā)揮檔案工作的價值，就應該借助檔案工作責任制來強制提高人們對檔案工作的重視程度，進而提高檔案工作的整體質量。需要注意的是，檔案工作責任制還應該將檔案信息化建設視為優(yōu)化檔案管理的重要補充，只有借助信息技術全面加強機關、團體內部檔案工作的協(xié)調性，才能讓檔案工作的開展變得更加順利，進而提高依法治檔的整體水平。對于檔案工作而言，構建工作責任制就是建立完善檔案制度體系的現(xiàn)實需求。

第二，檔案工作責任制是明晰檔案工作責任的內在訴求。由于極少部分機關、團體、企事業(yè)單位，并沒有意識到檔案工作的真正價值，所以以往在開展各類檔案工作時，往往出現(xiàn)存在責任不明等問題。而新修訂的檔案法則考慮到了這一點，為了進一步提高檔案工作的價值，檔案法針對檔案形成單位有了全新的要求，通過明確不同部門的責任主體，可以借助檔案工作責任制來實現(xiàn)對檔案工作的全面優(yōu)化。就目前而言，很多企業(yè)、單位的檔案工作責任主體往往存在主體模糊的情況，檔案法針對歸檔范圍、監(jiān)督檢查等內容有了較為細致的分解，能夠在一定程度上防止因為檔案責任主體重疊而出現(xiàn)工作混亂的問題。除此之外，因為檔案法還明確了檔案責任的相關程序與內容，所以能夠為解決檔案問題創(chuàng)造良好的條件，只要能夠借助檔案法來實現(xiàn)對檔案工作責任制的優(yōu)化，就可以最大限度降低檔案責任不明所帶來的負面影響，進而讓檔案管理工作的開展變得更加順利。

第三，檔案工作責任制是新環(huán)境下依法治檔的時代要求。新《檔案法》將檔案的行政執(zhí)法納入到了檔案工作責任制中，這也為解決檔案工作權責問題帶來了更多參考依據(jù)。通過完善檔案工作責任制，可以有效促進基層檔案工作的全面發(fā)展，避免企事業(yè)單位因為檔案工作不利而影響到檔案行業(yè)未來的長期發(fā)展。隨著檔案法規(guī)、行政規(guī)章制度等內容的陸續(xù)頒布實施，檔案法規(guī)體系如今已經(jīng)逐漸趨于完善，各種檔案管理部門均已明確依法治檔是推進檔案工作實現(xiàn)長期發(fā)展的關鍵。與此同時，由于檔案工作責任制能夠加強對檔案工作的溯源管理，所以對于檔案工作而言，借助檔案工作責任制完全能夠實現(xiàn)檔案利益管理，避免在檔案工作受阻時無法及時維護檔案工作的自身權益。

2 檔案工作責任制構建的難點

檔案工作責任制是開展檔案工作的關鍵，通過分析完善檔案工作責任制所面對的各種難點，可以在解決難點問題的過程中提高檔案工作的總體質量，進而讓檔案管理工作的開展變得更加順利。

第一，檔案意識相對薄弱。檔案工作責任制是要求將檔案工作細化管理的一種方式，如果職工本身并不具備足夠的檔案工作認知，就將會導致檔案工作責任制受限于職工意識，進而影響到檔案工作質量。對于機關、企事業(yè)單位等組織而言，檔案是資料整合后的產(chǎn)物，如果能夠結合實際情況對檔案內容、資料進行全面梳理，就能夠為管理層的各項決策提供更多參考。但若企業(yè)人員的檔案意識不足，就不會在檔案工作中投入大量精力，檔案工作責任制的推行也將因此而受阻。對于機關、企事業(yè)單位而言，只有堅持貫徹檔案意識，并推動基層職工意識到檔案的價值，才能讓檔案工作的開展變得更加順利。需要注意的是，很多企事業(yè)單位往往會將檔案工作視為資料、文件資源的堆積，這種錯誤的思想往往會讓企業(yè)檔案管理工作的開展受到更多阻礙。

第二，檔案管理制度完善不夠。從宏觀視角出發(fā)，我國的檔案法規(guī)針對檔案管理提出了一系列的規(guī)定，但是因為種種原因，檔案管理制度的推進速度卻很難滿足市場經(jīng)濟體系的要求，這將在一定程度上影響檔案管理制度完善的速度。對于檔案管理工作而言，檔案工作責任制就是完善檔案管理制度的一種方式，只有積極面對檔案管理期間可能遇到的潛在問題，才能讓檔案管理工作變得更加平衡。在現(xiàn)代經(jīng)營體系下，如果企事業(yè)單位只關注有關資金的部分內容，就將會導致檔案管理工作受到嚴重影響，進而影響到檔案管理工作的規(guī)范化教程。

第三，檔案工作規(guī)范性相對不足。對于檔案工作責任制而言，其本質就是將當大腦管理工作細化，并在細化的過程中讓檔案工作變得更加具有規(guī)范性。因此在建設檔案工作責任制的過程中，就應該從基礎工作入手，通過讓檔案立卷、歸檔等環(huán)節(jié)變得更加規(guī)范，以此來確保檔案工作責任制的落實質量。在此期間，除了相對較為傳統(tǒng)的會計檔案外，很多會計文件都是企事業(yè)單位需要進行歸檔、收集的資料，如果忽略了檔案工作的規(guī)范性，就容易因為檔案資料丟失而影響到各種檔案工作的正常推行。檔案工作責任制強調的是讓每個檔案都有屬于自己的負責人，因此借助檔案工作責任制可以讓檔案管理工作變得更加規(guī)范，進而讓檔案管理成為企業(yè)工作的關鍵。

第四，檔案數(shù)字化管理相對落后。在檔案工作責任制構建期間，檔案數(shù)字化管理模式是必須優(yōu)化的重點環(huán)節(jié)，極個別企事業(yè)單位如今依然沿用著紙質檔案的傳統(tǒng)習慣，這種落后的保存模式不僅體現(xiàn)了相關人員對檔案工作的重視不足，還影響到了檔案管理工作正常推進。因此在構建檔案工作責任制時，必須要求檔案工作由傳統(tǒng)人工管理完全轉變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理，避免在使用檔案時，因為原始憑證等資料為紙質資料而影響到檔案工作的效率與質量。

第五，檔案管理人員專業(yè)性亟需提高。人員問題是檔案工作責任制建設的重中之重，只有檔案人才的數(shù)量、質量能夠滿足檔案工作的實際需求，才能讓檔案工作責任制的落實變得更加簡單。檔案工作的主要難點在于各種工作細節(jié)，只有檔案人員的業(yè)務素養(yǎng)達到一定程度，才能讓檔案工作質量得到進一步提高。而且除了專業(yè)素質以外，還必須確保檔案人員具有足夠的道德素養(yǎng)，因為對于企事業(yè)單位而言，檔案屬于機密文件，雖然平時使用的頻次并不高，但卻具有非常強的重要性，因此應該從檔案人員的業(yè)務水平與道德素養(yǎng)兩方面入手，以此來提高檔案人員的整體能力，進而讓檔案工作責任制成為推動檔案工作發(fā)展的核心。

3 檔案工作責任制構建的對策

檔案工作責任制是提高檔案工作質量的關鍵，在檔案法的支持下，只有克服構建檔案工作責任制的難點工作，才能進一步推動檔案管理的全方位發(fā)展。

3.1 加強檔案工作責任制的宣傳力度

企事業(yè)單位的檔案工作能否順利進行，與單位管理者以及基層職工的檔案意識息息相關。檔案工作責任制構建可以讓檔案工作在法制化的過程中不斷發(fā)展。為了讓檔案工作責任制得以順利完成，就應該全面提高檔案意識，只要企事業(yè)單位能夠從領導到基層職工全部意識到檔案工作的價值，就將會讓檔案工作質量得到進一步提高，而且統(tǒng)一內部思想還可以讓檔案工作的開展變得更加順利。企業(yè)檔案能夠從某種角度上反應出企事業(yè)單位的發(fā)展?jié)摿?，通過明確檔案價值，并在企事業(yè)單位的內部加強檔案宣傳，可以最大限度提高職工群體對檔案的認可程度，進而讓檔案工作責任制獲得更多職工的支持。需要注意的是，為了提高企事業(yè)單位內部人員的檔案意識，還可以進一步加強檔案管理，通過借助檔案工作責任制將檔案意識帶到每一名工作人員的身邊，能夠讓檔案管理工作質量得到顯著提高。

3.2 不斷完善檔案管理制度建設

在檔案工作責任制建設期間，完善的檔案管理制度是關鍵。對于檔案工作而言，檔案管理制度是否規(guī)范是基礎，而制度執(zhí)行是否到位則是體現(xiàn)檔案價值的關鍵。企事業(yè)單位應該適當對照檔案管理辦法與社會實際情況來打造出獨具特色的制度模式，以此來完善檔案管理中的漏洞問題。需要注意的是，在檔案工作責任制的構建過程中，檔案管理制度的完善并不能在一朝一夕間完成，所以經(jīng)過革新與完善的全新檔案管理制度必然要在落實期間持續(xù)進行微調。而且由于檔案信息化是開展檔案管理不可忽視的重要一環(huán)，所以在完善檔案管理制度時，還應該協(xié)調檔案制度與信息化檔案管理模式之間的關系，以此來讓檔案管理工作變得更具規(guī)范性。在檔案工作責任制的助力下，企事業(yè)單位得到檔案工作需要強調日常檔案管理質量，通過細化不同部門與管理人員的檔案管理目標，可以在責任劃分的同時實現(xiàn)對檔案工作的全面整合，避免因為檔案責任落實不到位而影響到檔案管理制度在企事業(yè)單位內部的全方位推行。

3.3 持續(xù)規(guī)范檔案工作責任制的管理

在檔案工作中，檔案人員必須結合相關規(guī)定對會計憑證、賬簿等內容進行立卷、歸檔與到期銷毀。通過將檔案工作轉移至網(wǎng)絡，可以借助信息技術來進一步提高檔案工作的整體效率，但是因為檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理模式之間的差異性，所以必須結合檔案工作的實際情況來進一步實現(xiàn)檔案工作責任制的規(guī)范化管理。在此期間，由于企事業(yè)單位需要全面構建檔案工作責任制，因此在檔案歸檔等環(huán)節(jié)往往容易出現(xiàn)檔案雜亂的情況，因此在明確檔案工作的具體細節(jié)時，應該按照檔案類別等因素來對檔案內容進行分級、分類管理，以此來讓檔案管理工作質量得到提高。除此之外，信息化檔案的保存難度降低遠遠低于傳統(tǒng)紙質檔案，所以應該進一步加強對檔案期限的嚴格控制，并完善檔案銷毀流程，避免因為檔案誤銷毀而影響到檔案工作責任制的正常落實。特別是檔案的原始票據(jù)，作為檔案使用期間的核心依據(jù)，原件管理是確保檔案質量的關鍵，如果意外失去了原始憑證，則檔案將無法發(fā)揮出應有的法律效力。

3.4 不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化治理

檔案工作責任制是開展檔案管理的必然趨勢，檔案數(shù)字化管理需要結合計算機、數(shù)字成像等技術來將檔案資源轉化為數(shù)字檔案信息。在數(shù)字化管理期間，企事業(yè)單位可以將不同種類的檔案全部歸納在有序的檔案資料庫中，檔案利用率在數(shù)字化管理中將會有所上升。而且檔案工作責任制要求將檔案工作中的各種細節(jié)任務全部分發(fā)至下屬部門與員工，借助檔案數(shù)字化管理則能夠進一步提高檔案資料的整體管理質量，而且數(shù)字化管理還可以顯著提高檔案原件安全性，避免檔案在反復使用中出現(xiàn)質量問題。在完善檔案工作責任制時，應該適當結合檔案管理的特點，針對檔案重要性來劃分檔案管理權限以及檔案人員的權責范圍，通過在數(shù)字化管理中細分檔案管理內容，并結合檔案工作效果對檔案人員進行獎懲激勵，能夠在一定程度上激發(fā)檔案人員的檔案工作斗志，進而讓檔案工作責任制得到進一步落實。

3.5 不斷培育檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

構建檔案工作責任制的先決條件就是檔案人員的能力素質，因為檔案工作責任制要求將檔案工作的各種細節(jié)全部落實在檔案人員的身上。通過加強檔案人員的能力培養(yǎng)，可以進一步增強檔案人員的綜合素質，進而讓檔案管理工作的開展變得更加順利。為了強化檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，需要在加強檔案人員對檔案知識理論的學習，并針對具有較強專業(yè)性的檔案工作制定實際訓練方案，以此來讓檔案人員實現(xiàn)從理論知識到實操能力的過渡。而為了提高檔案人員的道德素質，則要重點培養(yǎng)檔案人員的責任感，通過定期開展檔案會議，分享優(yōu)秀檔案人員的個人經(jīng)歷，可以激發(fā)基層檔案人員的自信心。需要注意的是，檔案人員能力培養(yǎng)結束后還應該強化部門之間的溝通，通過加強部門協(xié)調能力來增強檔案工作責任制的落實效果。

總之，檔案工作責任制的落實是對對傳統(tǒng)檔案管理工作的細化與革新，既可以推進檔案工作責任制，也會使得檔案治理能力得到顯著提高。相信隨著更多人意識到檔案工作責任制的潛在價值，檔案工作將會變得更大發(fā)展。