秦 麗

（青州市婦幼保健院，山東 青州 262500）

近幾年來，醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理逐漸受到醫(yī)院工作人員和社會的關(guān)注。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中記錄的客觀事實，能反映醫(yī)院的發(fā)展歷程，總結(jié)檔案使用經(jīng)驗，避免重犯，既能節(jié)約資源，又能提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。檔案是醫(yī)療機構(gòu)信息的重要來源，是醫(yī)院管理科學(xué)決策、醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的重要依據(jù)。隨著時代的發(fā)展，醫(yī)院在現(xiàn)代化進(jìn)程中也在不斷地進(jìn)行自我改造。對醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范管理，能極大地促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展，同時充分利用檔案等各種資源，可以提高其與醫(yī)院共同的效益和價值。

1 醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理概述及其意義

1.1 概述

建立醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的重要前提，也是不斷提升醫(yī)院基層管理水平的需要。檔案是一個組織或個人在過去的社會活動中，通過文字、圖形、聲音、視頻等形式直接產(chǎn)生的歷史記錄。醫(yī)療檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分。對于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展至關(guān)重要。把檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院自身管理體系結(jié)合起來，建立組織結(jié)構(gòu)，制定檔案制度，建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，是做好檔案工作、提高檔案的完整性、加強檔案建設(shè)的一個重要契機。

1.2 必要性

（1）有助于以后閱覽方便。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在過去長期的醫(yī)療實踐中保存的一種歷史記錄，它們具有歷史意義，在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院檔案內(nèi)容多樣，涉及面廣，主要包括醫(yī)院的醫(yī)學(xué)知識、科研資料、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)院經(jīng)費、醫(yī)療技術(shù)、人員、黨建、醫(yī)院管理等。通過檔案，可以發(fā)現(xiàn)和了解醫(yī)院以往工作的痕跡。因此，醫(yī)院必須加強檔案管理，保存歷史資料，發(fā)展醫(yī)療服務(wù)。

（2）醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院執(zhí)行各項工作的基礎(chǔ)。醫(yī)療記錄和人力資源記錄是醫(yī)院日常活動的重要組成部分。比如醫(yī)療隊的主要內(nèi)容和綜合人員信息系統(tǒng)。醫(yī)院作為人才密集的單位，檔案管理不力，將會給醫(yī)院帶來很大的困難，后續(xù)的發(fā)展和醫(yī)療創(chuàng)新將舉步維艱。

（3）有助于專業(yè)知識的積累。從總體上看，醫(yī)院專業(yè)化程度較高，規(guī)范的醫(yī)療檔案管理對醫(yī)學(xué)知識的積累與傳播具有重要意義。例如，醫(yī)院檔案管理中的病歷管理，如從入院到出院的整個診斷過程的總結(jié)和記錄，不僅是醫(yī)學(xué)研究中有價值的信息，而且是醫(yī)學(xué)研究和治療成功案例的來源。可供臨床上同類疾病治療及青年醫(yī)師、醫(yī)院實習(xí)醫(yī)師等參考。另外，醫(yī)院可以研究、分析成功治療案例，總結(jié)經(jīng)驗和發(fā)現(xiàn)、促進(jìn)新療法的推廣，促進(jìn)醫(yī)療企業(yè)的快速發(fā)展。

（4）有利于形成獨特的醫(yī)院文化。一所醫(yī)院獨特的醫(yī)院文化，是關(guān)系到全體醫(yī)務(wù)人員價值觀、思想和行為準(zhǔn)則的接受。醫(yī)院文化、精神文化教育也應(yīng)立足于醫(yī)學(xué)實踐。通過一代又一代的努力，以及對醫(yī)院和醫(yī)務(wù)人員檔案的詳細(xì)管理，對醫(yī)院精神文化建設(shè)的發(fā)展具有時代意義。

（5）有利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。醫(yī)院檔案內(nèi)容豐富，記錄了醫(yī)院在漫長的發(fā)展過程中所取得的各項卓越醫(yī)療成就，對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃具有重要參考和領(lǐng)導(dǎo)作用。與此同時，每一個醫(yī)院項目的發(fā)展規(guī)劃、學(xué)術(shù)研究成果和單位成果都可以借助于規(guī)范的醫(yī)院檔案管理，可以直接了解和掌握醫(yī)院總體運行狀況，及時修改管理決策，適應(yīng)發(fā)展戰(zhàn)略，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理存在的問題

醫(yī)院檔案包含醫(yī)院工作活動中形成的公文、圖表、信函、日記、錄像等。當(dāng)前，國家檔案局、國家中醫(yī)藥管理局、省檔案局、衛(wèi)生局等部門對醫(yī)院檔案管理提出了許多具體要求，并對檔案工作給予了具體指導(dǎo)。為此，全國各醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)和機構(gòu)開展了有針對性的檔案管理，建立綜合性檔案室，集中管理各類檔案。同時，在提高檔案標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，醫(yī)院檔案工作做了大量的基礎(chǔ)性工作，如行政檔案上交科室，工作檔案逐步存入醫(yī)院檔案館，使檔案管理有了根本性的進(jìn)展。但是，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案信息也在增加。但是，隨著當(dāng)前科技信息在醫(yī)學(xué)、教學(xué)、科研等方面的快速發(fā)展，在檔案管理方面還存在很多問題需要改進(jìn)。

首先，檔案管理意識薄弱，管理制度不健全。由于對檔案管理的一些具體要求不了解，管理者在把檔案轉(zhuǎn)移到醫(yī)院檔案館時，導(dǎo)致檔案丟失或損壞。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因是缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，對檔案管理的范圍和內(nèi)容沒有明確的要求，導(dǎo)致一些需要檔案沒有及時存檔。其次，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)落后。盡管計算機技術(shù)進(jìn)步很快，但檔案管理軟件的發(fā)展卻相對滯后。隨著檔案制作速度的加快，原有的單機管理形式已不能滿足現(xiàn)代化管理的要求。第三，資本投資減少。檔案管理投入較低，許多檔案管理部門仍采用傳統(tǒng)的手工整理和查詢檔案的方式，大大降低了檔案利用率。第四，團(tuán)隊的專業(yè)素質(zhì)有待加強。目前，醫(yī)院檔案管理的信息化水平不斷提高，不僅為檔案管理提供了先進(jìn)的科技手段，同時也對檔案管理者提出了新的要求。建設(shè)檔案信息系統(tǒng)，不僅要求員工具備傳統(tǒng)的檔案管理技能，而且要求員工要精通信息數(shù)據(jù)庫處理技術(shù)。但是，在實際工作中，很多檔案管理員的信息技術(shù)知識與醫(yī)院檔案管理電子化的標(biāo)準(zhǔn)、要求相去甚遠(yuǎn)。最后，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系并不完善。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理是信息有效利用的重要保障。但我國大部分醫(yī)院在病案檔案管理方面沒有完整統(tǒng)一的管理模式，缺乏網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗，組織架構(gòu)不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響檔案的有效利用。醫(yī)院檔案管理是一種跨部門的管理模式。例如，各種檢查圖像由檢查部門管理，而綜合醫(yī)院各部門工作管理方式不一致，各部門管理任務(wù)不明確，各部門考核標(biāo)準(zhǔn)不一致。

3 加強醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的有效措施

針對醫(yī)院檔案管理中存在的諸多實際問題，管理者必須給予足夠的重視，及時采取有效措施，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理體系，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（1）重視醫(yī)院檔案管理。首先要提高檔案管理意識。醫(yī)院管理層應(yīng)認(rèn)識到檔案的有效作用及其在醫(yī)院發(fā)展中的積極作用。醫(yī)院檔案客觀地反映了醫(yī)院的發(fā)展過程和醫(yī)患雙方的具體情況。它不僅為醫(yī)院管理提供了有效的基礎(chǔ)，也為醫(yī)生和患者的利益提供了有效的基礎(chǔ)。只有醫(yī)院管理層重視檔案管理，才能更好地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

（2）加強檔案信息管理。伴隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案信息化管理普遍應(yīng)用在醫(yī)院中。檔案在形式和內(nèi)容上都是真實的，它真實地反映了醫(yī)院工作現(xiàn)狀，成為記錄醫(yī)院發(fā)展的寶貴載體，具有不可替代的法律依據(jù)。檔案的價值和作用決定了醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理的必要性。檔案信息系統(tǒng)的建立必須使軟件和硬件適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案系統(tǒng)，支持實時瀏覽和內(nèi)網(wǎng)檢索功能。因此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息有效利用、實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享使用的關(guān)鍵。

（3）建立檔案歸檔制度。檔案歸檔制度是檔案工作順利開展的保障和前提。只有在完善的檔案制度下進(jìn)行歸檔，才能獲得高質(zhì)量的檔案信息。所有的檔案歸檔制度都依賴于法律、法規(guī)和規(guī)章，從而提高檔案工作的效率。現(xiàn)行檔案歸檔系統(tǒng)有些細(xì)節(jié)不夠詳細(xì)，有的內(nèi)容缺少工作記錄。從而造成檔案人員在開展工作時，往往思維不清，甚至僅憑自己的理解工作，造成工作偏差。為了得到一個系統(tǒng)的工作計劃，需要一個科學(xué)合理的檔案系統(tǒng)。除了限制歸檔的內(nèi)容和流程外，還必須規(guī)定歸檔的形式、方法和步驟，以便歸檔人員的工作和想法可以追溯到源頭。

（4）以多種方式開發(fā)檔案資源。一是強化檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用與價值。作為檔案管理者，不僅要對檔案進(jìn)行分類，更要從多方面積極研究檔案的信息價值。檔案工作者首先要科學(xué)合理地對檔案進(jìn)行分類，建立快速檢索系統(tǒng)。二是為醫(yī)學(xué)研究提供服務(wù)信息，為科學(xué)研究提供物質(zhì)支持。加大檔案信息使用反饋力度，逐步收集有效檔案信息，并進(jìn)一步匯總，大大提高檔案管理工作的效率。最后，加強與不同醫(yī)院的溝通，分享管理經(jīng)驗，實現(xiàn)資源交流，為中國醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（5）提高醫(yī)院員工的檔案管理意識。加強醫(yī)院檔案專業(yè)人員的培訓(xùn)。通過短期培訓(xùn)、相互觀察和溝通，以及不定期的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督，使醫(yī)院員工盡快熟悉和精通檔案管理工作。需要改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，建立“快速服務(wù)、跟蹤服務(wù)、全程服務(wù)”的檔案信息資源服務(wù)新模式。在醫(yī)院系統(tǒng)大膽創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了立體快速的檢索工具，實現(xiàn)了醫(yī)院設(shè)備檔案資源的共享。檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理改變了檔案工作的現(xiàn)狀，提高了員工工作積極性和責(zé)任感，改變了工作現(xiàn)狀。

（6）加強檔案管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃。在醫(yī)院發(fā)展過程中，往往需要規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展方向，如醫(yī)院規(guī)模、診療科目、醫(yī)療設(shè)備和人員等。沒有可持續(xù)發(fā)展的長期檔案管理，已不能適應(yīng)衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的需要。近幾年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理，極大地提高了醫(yī)院科室的工作效率。但是，計算機系統(tǒng)在檔案管理方面的使用率還比較低，多停留在人工記錄歸檔的方式上。因此，醫(yī)院應(yīng)將檔案管理納入醫(yī)院的長遠(yuǎn)規(guī)劃。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的范圍和需求，增加對檔案管理過程所需的各種設(shè)備的投資，使檔案管理適應(yīng)醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展。

（7）加強硬件建設(shè)。加強硬件設(shè)備是檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。硬件設(shè)備是否合理，直接決定了檔案管理的效果。同時，也在一定程度上體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平。以往由科室設(shè)立的科室檔案管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的要求。為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，必須按照防盜、防火、防潮、耐高溫、防塵的要求進(jìn)行建設(shè)。檔案管理館要做到防光、防蟲、防有害氣體等，為醫(yī)院檔案館硬件建設(shè)打好基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

檔案管理是醫(yī)院業(yè)務(wù)展開的重要組成部分，同時也是醫(yī)院管理的重點核心內(nèi)容。規(guī)范的醫(yī)院檔案管理能夠準(zhǔn)確、客觀地反映醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和管理水平。為此，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步加強檔案管理體系，強化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，建立健全檔案管理體系，提高管理質(zhì)量，不斷創(chuàng)新管理模式，保證醫(yī)院檔案管理工作的有效、順利進(jìn)行。醫(yī)院檔案建設(shè)必須與醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合。為進(jìn)一步推動檔案業(yè)務(wù)與醫(yī)院業(yè)務(wù)的同步發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，更好地為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展服務(wù)，必須做好醫(yī)院檔案管理工作，提高檔案管理水平，更好地促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療改革和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，具有十分重要的意義。