田紅磊

（唐山工業(yè)職業(yè)技術學院，河北 唐山 063299）

數(shù)字檔案室可以把不同載體的檔案資源以數(shù)字化的方式存儲，通過網(wǎng)絡相互連接，它改變了檔案室的工作模式，促進了檔案信息資源的整合與共享，提高了檔案信息資源的開放度，提升了檔案室的服務效率。

1 高職院校數(shù)字檔案室的發(fā)展機遇

檔案是一種重要信息資源，在“十四五”時期，它的價值更加凸顯，檔案在高職院校日益發(fā)揮基礎性、支撐性的作用。高職院校數(shù)字檔案室迎來了發(fā)展機遇。

1.1 數(shù)字化是高職院校檔案室發(fā)展的必然趨勢

2021年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》在發(fā)展目標中提出：“信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉型。”[1]該規(guī)劃在主要任務中提出：“逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導的檔案資源體系?！盵1]傳統(tǒng)的檔案室不斷地向數(shù)字化改變，要切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。數(shù)字化是高職院校檔案室發(fā)展的必然趨勢。

1.2 師生對學校檔案提高開放與服務水平的要求越來越高

隨著高職院校辦學水平不斷提高，師生對檔案信息的需求日益增長，期待學校加快檔案開放，提高檔案利用效率，獲得檔案室優(yōu)質(zhì)高效的服務。高職院校建設數(shù)字檔案室正是滿足這一要求的重要舉措。

1.3 信息技術在高職院校廣泛應用

信息技術已經(jīng)廣泛應用于高職院校教學、科研等各個方面，檔案工作的對象、內(nèi)容及環(huán)境也已經(jīng)發(fā)生很大變化。高職院校檔案室必須改變檔案工作的理念、方法與模式，著力構建數(shù)字檔案室，全面推進檔案室數(shù)字轉型和智能升級[2]。

2 高職院校數(shù)字檔案室面臨的挑戰(zhàn)

高職院校數(shù)字檔案室建設尚處于起步階段，在觀念、制度、技術、人才等方面依然存在一系列制約因素，造成檔案利用服務不充分,影響其高質(zhì)量發(fā)展。

2.1 觀念障礙

許多高職院校及其師生對檔案管理的意識不夠強，對數(shù)字檔案室建設的重視程度更是不足。一是建設數(shù)字檔案室的意愿不夠強烈。檔案材料的收集、整理以及數(shù)字化需要學校各個部門的大力支持，但相關部門參與建設的積極性普遍不高，支持力度不大，這導致很多有價值的檔案沒能及時歸檔、按要求歸檔。二是重設施建設輕內(nèi)容建設。基于數(shù)字化校園建設的需要，高職院校加大了對信息化軟硬件的投入與建設，但檔案信息化仍然發(fā)展緩慢，因為對檔案內(nèi)容的開發(fā)程度不夠。三是檔案信息安全防范意識不到位。一些高職院校檔案室未根據(jù)涉密情況對檔案信息分類管理，導致一些帶密級的檔案信息未經(jīng)嚴格審查就上網(wǎng)公開，降密使用，存在泄密風險。

2.2 制度缺陷

很多高職院校沒有制定數(shù)字化檔案的系列制度，缺乏引領高質(zhì)量發(fā)展的檔案標準。檔案室現(xiàn)有檔案移交和存儲、開放利用、產(chǎn)權保護等方面的制度已經(jīng)不適應數(shù)字檔案室的要求；形成了大量電子文件，但質(zhì)量參差不齊，嚴重影響了檔案的整合與共享；數(shù)字化檔案安全管理制度和工作機制不完善，未建立起人防、物防、技防三位一體的安全防范體系，導致檔案安全風險評估管控不嚴，應急處理能力不足。

2.3 技術瓶頸

數(shù)字檔案室建設是一個系統(tǒng)工程，需要收集、存儲、利用等多項關鍵技術支撐。很多高職院校未實現(xiàn)數(shù)字檔案室建設的優(yōu)化升級，檔案工作與大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術融合度不高[3]，沒有充分發(fā)揮其在檔案信息深層加工和利用中的作用，檔案治理能力和水平有待提高。

2.4 人才短板

數(shù)字檔案室對工作人員的綜合素質(zhì)要求更高，既要求熟悉檔案管理相關知識，還要求熟練掌握信息技術。然而，目前高職院校對檔案人才隊伍建設重視程度不夠，人才培養(yǎng)力度不高，檔案人才培養(yǎng)激勵和教育培訓機制不健全，普遍缺乏既精通專業(yè)知識，又掌握先進技術的優(yōu)秀檔案人才，工作人員職業(yè)認同感、自豪感也相對不高。

3 高職院校數(shù)字檔案室構建策略

面對機遇和挑戰(zhàn)，高職院校要在數(shù)字化校園建設的層面，有重點、分步驟地積極構建數(shù)字檔案室，切實推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

3.1 觀念提升

高職院校立足新發(fā)展階段，貫徹新發(fā)展理念，要將數(shù)字檔案室建設納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，以構建數(shù)字化校園為契機，整體規(guī)劃，循序漸進，持續(xù)進行，推進檔案信息化工作。

3.1.1 加大對數(shù)字檔案室重視程度

數(shù)字檔案室是高職院校提升檔案治理能力，推動檔案管理現(xiàn)代化的關鍵，也是提高學校管理能力的重要抓手。高職院校應將數(shù)字檔案室建設列入信息化整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署，同步實施，各級聯(lián)動，為數(shù)字檔案室的建設和運行從人力、物力、財力上予以足夠的支持，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導的檔案資源體系，實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。

3.1.2 注重對檔案資源的深度開發(fā)

數(shù)字化檔案室不是各種檔案資源的簡單堆砌，其功能也不能僅停留在查詢層面，應充分技術手段深度開發(fā)檔案資源，堅持“資源為王”。高職院校應強化歸檔規(guī)范和要求，提高數(shù)字檔案資源質(zhì)量，確保歸檔的電子資源收集齊全、格式規(guī)范、命名科學、整理有序，提高數(shù)字檔案室開放與服務水平。一是存量電子化。這是數(shù)字檔案室建設的首要任務。對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化要與原件對應，確保內(nèi)容完整、畫面清晰；有選擇、有重點地開展數(shù)字化，可優(yōu)先對重要程度高、特殊載體、共享性強的檔案進行數(shù)字化。二是增量電子化。數(shù)字檔案室及時接收學校各部門工作中形成的原生電子文件，文件接收要嚴把質(zhì)量關，確保電子文件符合歸檔標準。

3.1.3 提高檔案信息安全防范意識

數(shù)字檔案室要提高信息安全防范意識。一是嚴格執(zhí)行國家保密制度，制定本校定密工作方案，經(jīng)常性開展檔案安全保密教育，提升檔案實體安全與信息安全保障能力。二是強化檔案安全風險評估和排查工作，加強應急管理，壓實安全責任，對檔案資源的涉密情況進行嚴格審查，按照密級對檔案資源進行分類管理，對涉密檔案、內(nèi)部檔案和可公開的檔案分別處理，排除泄密風險，杜絕降密使用檔案資源的行為。

3.2 制度完善

高職院校要結合國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設指南》等相關制度文件，完善與新修與數(shù)字化檔案室相適應的制度體系與標準體系，規(guī)范數(shù)字化檔案資源的收集、存儲與利用，保障數(shù)字檔案室正常運行，引領檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。數(shù)字檔案室全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度[4]，加強檔案資源質(zhì)量管控，規(guī)范建檔工作；完善檔案安全管理制度，構建人防、物防、技防三位一體的安全防范體系，嚴把檔案安全風險評估管控關，提升檔案應急管理能力；實施檔案數(shù)字化工作責任制，建立相應檢查考核機制，為制度執(zhí)行建立保障機制。

3.3 技術升級

3.3.1 加強數(shù)字檔案室基礎設施建設

數(shù)字檔案室基礎設施主要由網(wǎng)絡環(huán)境、硬件環(huán)境和系統(tǒng)軟件三部分組成。高職院校要加強檔案信息化基礎設施建設，借助系統(tǒng)完備、高效實用的基礎設施，確保電子檔案真實、完整、可用、安全，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的安全存儲與使用。高職院校數(shù)字檔案室要建設中心機房，構建專用局域網(wǎng)絡，確保網(wǎng)絡暢通；硬件設施主要包括服務器、數(shù)字化加工、存儲等設備；系統(tǒng)軟件主要包括操作及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及工具軟件。高職院校數(shù)字檔案室基礎設施應盡量采用國產(chǎn)產(chǎn)品，尤其是具有自主知識產(chǎn)權的國有品牌產(chǎn)品[5]，要加強對檔案信息化軟硬件產(chǎn)品適用性驗證，優(yōu)化安全保障技術方法，構建檔案網(wǎng)絡、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源安全保密防護體系。

3.3.2 推動檔案工作與新一代信息技術深度融合

高職院校要推動檔案事業(yè)各項工作與大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術深度融合，推動數(shù)字檔案室優(yōu)化升級。首先是利用最新信息技術高質(zhì)量完成電子文件歸檔與管理工作，重要檔案數(shù)字化資源可進行文字識別和語音識別，促進檔案管理數(shù)字化、智能化。其次是創(chuàng)新檔案信息服務方式，為師生及時、高效地利用檔案搭建平臺。檔案信息共建共享，在互聯(lián)網(wǎng)和移動端都開通查詢、利用服務，提供個性化的在線服務，師生可隨時隨地利用檔案資源[6]，加大了檔案資源開放、共享的力度。

3.4 人才優(yōu)化

高職院校要堅持“引培并據(jù)”的原則，為數(shù)字檔案室建設構建結構合理、素質(zhì)優(yōu)良的信息化人才隊伍，提升其檔案服務能力，為數(shù)字檔案室建設提供人才支撐。首先，高職院校要加大檔案人才培養(yǎng)力度。高職院校首先要重視對現(xiàn)有檔案管理人員的教育與培訓，健全檔案人才培養(yǎng)激勵和教育培訓機制，持續(xù)加大人才培養(yǎng)力度，注重培訓成效。一是實施檔案專業(yè)化能力提升計劃，培養(yǎng)檔案管理創(chuàng)新型人才。二是實施“人才強檔”工程，多層次開展檔案管理人才培養(yǎng)工作，加大對分管檔案工作負責人及具體工作人員的培訓力度；三是積極引進熟悉檔案管理業(yè)務、精通計算機技術的專業(yè)人才。其次，高職院校要完善檔案人才評價機制，科學構建人才評價體系，在制度上為專職檔案管理人員的發(fā)展和進步予以保障，促進人才評價與人才培養(yǎng)有效銜接，充分發(fā)揮人才評價“指揮棒”的作用，提升檔案從業(yè)人員的職業(yè)認同感、自豪感。