郭 蓉

(三明學院 檔案室，福建 三明 365004)

1 引言

隨著社會的進步和發(fā)展，高校的辦學要求也隨之發(fā)生了變化，這對高校檔案管理也提出了新的要求。檔案是現(xiàn)代化高校教育管理的核心，是在教學、科研、管理等活動過程中直接形成的，并對高校管理工作有一定的參考利用價值的各種文字、圖表及其他方式的書面形式[1]。與傳統(tǒng)檔案相比，高校檔案具有數(shù)量大、針對性強等特點，主要以學生、教師為服務對象，不僅能真實反映學生學業(yè)、思想修養(yǎng)及政治素質等方面的情況，也能反映高校教學和管理活動存在的成功和不足，為之后的改進提供參考。

高校檔案分類編制方案是結合高校檔案管理實際情況，對高校檔案進行科學分類的依據(jù)性文件，在提高檔案利用率、促進高校長遠發(fā)展等方面具有重要作用。目前，高校檔案主要包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基建類及財會類檔案等。而高校檔案分類方案編制主要有編制說明、分類體系表、檔案排列編號方法、檔號說明、歸檔范圍和保管期限表[2]。

近年來，國家陸續(xù)頒布了《高等學校檔案實體分類法》等文件，結束了高校檔案分類混亂的局面，推動了高校檔案分類的標準化、規(guī)范化。為適應新時代高等教育改革的要求，實現(xiàn)高等院校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規(guī)范化，加強高等院校檔案工作的科學管理，高校必須充分認識到檔案分類方案編制的重要性，明確檔案類目設置，提供檔案管理個性化方案，實現(xiàn)檔案集中管理，提升檔案管理質量。

2 高校檔案分類的現(xiàn)實意義

分類管理是高校檔案管理中的一種新方向、新趨勢。對于當前檔案管理工作重要性日益凸顯，以及檔案管理工作量和工作要求持續(xù)提高的情況下，高校實施檔案分類管理具有非常顯著的現(xiàn)實意義和價值。

2.1 有利于促進高校檔案管理質量的提升

檔案是在高校長期建設、發(fā)展過程中形成的，具有門類多、數(shù)量大的特點。在高校檔案分類過程中，應按照相關標準和要求，準確地對高校檔案的類別進行明確劃分，降低高校檔案在后期查詢與利用所耗費的時間和人力成本，使整個高校檔案管理的系統(tǒng)性更強，更具專業(yè)性，切實保障高校檔案管理的科學性。

同時，高校開展檔案分類管理，可以提高檔案信息搜集、整理、歸檔、查閱等流程的規(guī)范化、標準化和統(tǒng)一化，使相關主體在檔案信息資源的利用方面實現(xiàn)效率和效果的提升。例如，在分類管理模式下，高校教師可以根據(jù)自身的需求，在短時間內(nèi)精準定位到檔案信息存放的位置，并實現(xiàn)信息的及時獲取。

2.2 有利于提高檔案分類方案編制水平

與傳統(tǒng)檔案相比，高校檔案具有相對穩(wěn)定性、長期性，如每個專業(yè)設置的課程都較為穩(wěn)定，或很多科研項目都需要幾年甚至更長時間完成[4]。因此，對高校檔案進行分類，能加強相同類別檔案的集中統(tǒng)一管理，便于后期查找，也能讓不同類別的檔案用不同的方法進行儲存，實現(xiàn)科學分類管理。

檔案分類是檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容，也是高校日常管理的一項基礎性建設工作。從當前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，分類不合理、分類層次過多等是存在的主要問題。因此，對高校檔案進行分類，應明確檔案分類標準，將檔案整理看作為常規(guī)性工作，才能有效保障高校內(nèi)部各院系檔案利用的有效性，增強檔案管理的工作效率，提高檔案分類方案編制的專業(yè)性。同時，通過檔案分類方案編制工作，可以促使高校建立一套適應相關規(guī)范標準和檔案分類管理實際的檔案管理組織體系，使高校內(nèi)部的檔案管理更加穩(wěn)健、可靠和有序。

3 高校檔案分類方案編制工作面臨的挑戰(zhàn)

高校檔案分類方案編制是在原有的高校檔案管理模式和現(xiàn)狀的基礎上進行的探索推進，其在實際的實施過程中難免會遇到各方面的阻礙和挑戰(zhàn)。在開展檔案分類管理實踐中，高校要先投入足夠的時間和精力來掌握檔案分類方案編制過程中可能遇到的問題和挑戰(zhàn)，將其作為分類方案編制過程中重點攻克的難題。具體來說，高校當前推進的檔案分類編制工作開展面臨的挑戰(zhàn)主要有以下四方面。

3.1檔案分類認知不統(tǒng)一

認知是影響行為的重要因素。對于高校檔案管理人員來說，其對檔案分類管理工作的認識度和認同度會直接影響到其對檔案分類管理的態(tài)度、看法和行為表現(xiàn)，進而影響到其在檔案分類方案編制工作中的表現(xiàn)[5]。雖然《高等學校檔案實體分類法》等文件的出臺解決了高校在檔案分類管理方面的標準不統(tǒng)一、行為不規(guī)范問題，但高校實際的檔案分類管理工作開展有賴于每個檔案管理人員的積極參與和推動。然而，受長期以來傳統(tǒng)分散、獨立檔案管理思維和行為習慣的影響，檔案管理人員對分類管理的認知并不明晰，甚至有些人員認為分類管理只是增加了自己的工作量和工作要求，對檔案管理工作的開展并沒有明顯的促進作用。顯然，這種負面、消極的認知使得高校內(nèi)部在對待檔案分類管理工作方面缺乏統(tǒng)一的用力點，難以形成有效的合力。高校內(nèi)部檔案分類認知不統(tǒng)一的問題，使得高校在檔案分類方案編制工作開展過程中難以達成共識，進而限制了方案編制工作的高效率開展。

3.2檔案分類缺乏成熟性的經(jīng)驗

目前，我國在高校檔案分類管理方面的實踐尚處于探索階段，包括國家層面和高校層面均處于行為摸索和經(jīng)驗積累期，缺乏關于科學性、規(guī)范性的檔案分類方案參考，這就使得高校在檔案分類方案編制方面容易遭遇較大的阻礙。一方面，高校雖然在以往的檔案管理實踐中已經(jīng)實施了一定的檔案分類標準，例如將檔案分為學籍檔案、黨員檔案、科研檔案等，但這種分類標準往往比較分散，并沒有形成學校整體層面的標準和規(guī)范，導致檔案分類實踐缺乏科學性，另一方面，高校在實踐中將一些經(jīng)過長期檔案管理實踐驗證的確有效的管理方法以經(jīng)驗或者制度的方式進行了明確，形成了高校內(nèi)部檔案管理標準和方法的統(tǒng)一，但這種統(tǒng)一僅僅局限于關注度比較高的若干類別檔案，并沒有涉及到所有檔案[6]。顯然，這種檔案分類管理實踐活動造成高校在科學化、規(guī)范化、標準化檔案分類實踐方面缺乏成體系的經(jīng)驗參照，進而限制了高校檔案分類方案的編制進度，高校往往需要花費大量的時間去了解和掌握二級院校在檔案管理方面的實際情況，提煉適合所有學員的分類管理標準。

令導彈第一次被測量到的時刻為參考時間 t=0，其余各測量時刻為ti，對應的實時距離為Ri，那么式(5)可表示為

3.3檔案分類管理重點把握不準確

雖然受近年來政策制度和領域發(fā)展的影響，高校對分類管理的檔案管理方法的認同度和實踐度有了明顯的提高，但是，在實際的檔案分類管理認知方面，往往存在較大的偏差，導致分類管理的出發(fā)點和落腳點不明確，進而導致檔案分類方案編制中出現(xiàn)工作重點把握不精準的問題。例如，一些人員將分類管理簡單地理解為對各類檔案進行分門別類地收集、整理，雖然這種理解并沒有太大的錯誤，但會造成其將對分類管理的統(tǒng)一性、規(guī)范性認知方面的模糊，會過多地以自己的主觀想法進行分類，進而影響到分類管理的規(guī)范性。同時，部分檔案管理人員將分類管理的重心放在了管理上，忽視了分類管理追求的是檔案資源利用的高效性和規(guī)范性，這就導致分類管理的思考和實踐給后續(xù)的檔案資源利用造成了困難和挑戰(zhàn)，影響了檔案資源利用的效率和效果。

3.4檔案管理缺乏內(nèi)部協(xié)作性

檔案管理作為高校管理中的一項基礎性內(nèi)容，其設計到各個學院和部門科室，需要內(nèi)部進行跨部門、跨崗位的協(xié)作。雖然高校內(nèi)部的相關人員能夠按照檔案管理的要求和標準進行檔案信息的總結、匯報和上傳，但這種工作缺乏統(tǒng)一性的管理和協(xié)調(diào)，導致各學院、各部門科室在檔案信息收集、整理、上傳等方面的時間和標準存在較大的差異，影響了檔案分類管理實踐的有效推進。例如，部分學院因為檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)素養(yǎng)等原因，忽視檔案信息的規(guī)范化、及時化整理，進而導致檔案信息的匯總出現(xiàn)滯后性，影響了高校內(nèi)部整體的檔案管理效果。同時，高校內(nèi)部缺乏統(tǒng)領性的檔案管理隊伍，導致一些院校和部門科室在遇到檔案管理問題時無法第一時間獲得標準性的答案，影響檔案管理行為的有效推進。

4 對高校檔案分類方案編制的建議

高校檔案分類方案編制是新時代高校為適應檔案精細化管理和檔案資源價值高效利用的需要而進行的創(chuàng)新性嘗試。隨著國家在檔案分類管理方面的政策制度的不斷完善，高校要結合相關制度，以及本校檔案管理的實際情況，以及分類方案編制過程中面臨的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，進行創(chuàng)造性的突破和有效性的創(chuàng)新，真正推動高校檔案分類方案編制工作的良好開展。

4.1 注重系統(tǒng)性，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理

新形勢下，做好高校檔案分類方案編制工作應注重系統(tǒng)性，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。為規(guī)范檔案管理，必須注重實踐，以科學的檔案分類工作為指導思想，樹立正確的檔案分類管理意識，確保檔案資料收集的集中、統(tǒng)一，推動高校檔案文件資料分類的準確性和統(tǒng)一性，增強高校檔案管理的實效性。

當然，對于高校當前的檔案分類方案編制工作開展而言，最為迫切的是解決內(nèi)部關于檔案分類管理認知不統(tǒng)一的問題，通過多種方式來統(tǒng)一檔案管理人員對檔案分類管理的分散、孤立認知，實現(xiàn)分類管理認知方面的真正統(tǒng)一，為方案編制提供強大的內(nèi)部力量。例如，高校可以組織內(nèi)部各類涉及到檔案管理工作的人員進行檔案分類管理工作研討活動，通過集中性的研究討論來明確阻礙分類管理工作開展的問題，并提出相應的解決策略，消除阻力，實現(xiàn)分類方案編制思想方面的統(tǒng)一。

在高校檔案分類方案編制過程中，要先做好高校檔案的歸檔和整理工作，嚴格規(guī)定各個院系、部門的歸檔日期，并形成系統(tǒng)化的管理模式，防止出現(xiàn)歸檔管理混亂或重要檔案遺失等問題，確保在歸檔日期結束后所有檔案都能應檔盡檔。同時，在檔案歸檔管理模式確定下來之后，應以方案等形式固定下來，形成長效管理機制，有效解決檔案管理分散等問題，更好地為高校管理工作服務。再者，在檔案分類標準方面，高校要堅持以國家層面的標準為框架，以學校層面的實際為依據(jù)的原則進行標準的制定和完善。一方面，對于有明確國家標準依據(jù)的檔案分類方法和內(nèi)容，高校則要嚴格按照相關規(guī)定進行落實；另一方面，對于目前尚沒有國家明確標準規(guī)定的內(nèi)容，高校則可以根據(jù)本校的實際情況，或者檔案分類管理實踐比較好的高校的檔案管理情況，提出面向內(nèi)部的檔案管理制度和標準，以規(guī)范化的制度來統(tǒng)一檔案分類管理行為。當然，在實際的檔案分類管理中，高校還需要根據(jù)實踐的具體情況，進行相應的調(diào)整和完善。

4.2 注重科學性，推動檔案資源規(guī)范化建設

新形勢下，做好高校檔案分類方案編制工作，應注重科學性，推動檔案資源規(guī)范化建設。高校檔案分類應按照其內(nèi)容性質、存儲載體等來進行科學的分類。在分類方案編制過程中，高校應注重分類方案類目體系的全面性，保證現(xiàn)存的高校檔案都能得到明確的反映。注重分類方案類目體系的前瞻性，充分考慮到高校檔案分類的發(fā)展變化，為今后的高校檔案發(fā)展留有足夠的發(fā)展空間。

在高校檔案分類方案編制過程中，應結合本校檔案工作的實際情況及檔案學的專業(yè)理論知識，充分保證檔案分類方案的科學性和穩(wěn)定性。注重檔案類目設置的相對穩(wěn)定性，確保檔案分類方案類目體系不會受到偶然因素的影響，且不隨意改變。比如，三明學院頒布的《三明學院檔案分類方案及說明》，結合學校檔案管理的實際情況，對檔案實體分類、編號、排架及檢索進行了明確規(guī)定，其中將學校檔案劃分為黨群、行政、教學等13個一級類目，一級類目的標識采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母組合而成，如“XZ”即“XingZheng”(行政)的簡稱, 在一級類目編制好后，再進行二級類目的編制和標識的確定，促進了檔案管理工作的規(guī)范化。

4.3 注重實用性，提供檔案管理個性化方案

新形勢下，做好高校檔案分類方案編制工作，應注重實用性，提供檔案管理個性化方案。對高校檔案分類本身并不是目的，提高檔案利用率、實現(xiàn)科學管理才是檔案分類方案編制工作的最終目標。因此，在高校檔案分類方案編制過程中，應從管理的需求出發(fā)，注重檔案管理的實用性，方便排架和利用。

在檔案分類方案編制強調(diào)統(tǒng)一性的同時，高校也應注重個性化，切忌分類層次不要過多過繁，力求簡明扼要。檔案分類層次和類目設置并不是越多越好[7]。從實踐角度來講，層次越多，類目越雜，有時反而會加大了檔案管理的難度及復雜性。由于高校檔案相對來說比較有限，故檔案分類不必過細過多。

檔號在檔案分類方案編制工作中發(fā)揮著重要作用。目前，根據(jù)相關部門頒布的《高等學校檔案實體分類法》等文件內(nèi)容，明確規(guī)定了各單位門類檔案的檔號。但由于各單位檔案管理情況的不同，并不能直接拿來使用。因此，應結合學校檔案的形成規(guī)律、內(nèi)容和特點來確定檔號，確保檔號能更符合檔案管理情況，從而推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。比如，《三明學院檔案編號方法(試行)》中，檔號由年度號、分類號及案卷號三部分，并采用漢語拼音和阿拉伯數(shù)字相結合的混合號碼制來進行檔號標識，提高了高校檔案管理效率，促進了學校檔案管理工作的有序開展。

考慮到檔案資源利用的需要，高校在檔案分類方案的編制方面要留有靈活的余地，即對于相關標準和規(guī)范的說明、要求要符合檔案實用性的要求，并根據(jù)實際檔案資源使用的情況，對分類方案中的一些滯后性或者不科學性的問題進行及時的收集、分析和處理，使分類方案真正符合檔案資源管理尤其是檔案資源利用的實際情況和需求。

4.4 注重時效性，調(diào)整優(yōu)化相關制度規(guī)范

新形勢下，做好高校檔案分類方案編制工作，應注重時效性，調(diào)整優(yōu)化相關制度規(guī)范。當前部分高校檔案管理仍停留在傳統(tǒng)模式上，嚴重影響了檔案管理質量的提升。因此，對于高校檔案分類方案編制來說，應不斷學習和應用新的檔案管理標準和要求，采用多元靈活的方式，構建出一套符合學校檔案管理實際情況的分類方案，統(tǒng)一檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準和規(guī)范，更好地服務于高校管理。

在《高等學校檔案實體分類法》等文件的指導下，高校應進一步強化檔案分類、檔號以及歸檔范圍的規(guī)范統(tǒng)一，提升高校檔案分類方案編制的時效性。同時，相關部門也應與時俱進，不斷學習最新的理論知識，逐步形成對檔案分類基礎理論的基本認識，掌握相關的工作能力，增強檔案管理工作的實效性。

在高校檔案分類方案編制過程中，應調(diào)整優(yōu)化相關制度規(guī)范，加強檔案管理人才隊伍建設。檔案分類本身具有專業(yè)性較強的特點，對相關工作人員也提出了全新的要求。既要具備檔案相關的理論知識，也要掌握相應的專業(yè)技能。因此，高校應與時俱進，不斷加強對工作人員的培訓力度，重視計算機應用能力的培育，提高其信息化水平，為高校檔案分類管理提供良好保障。

4 結語

綜上所述，高校檔案是記錄高等院校教育、科研及教學改革全過程的文件材料，具有復雜性、專業(yè)性及重復性等特點。對高校檔案進行分類，不僅能使高校檔案管理更加規(guī)范化和科學化，提高高校檔案管理質量，還能便于后期檔案的查詢、利用，滿足教育體制改革和現(xiàn)代化檔案管理的需求。因此，在高校檔案分類方案編制過程中，應明確歸檔日期，加強檔案的集中統(tǒng)一管理，提高檔案管理系統(tǒng)性；注重穩(wěn)定性，規(guī)范檔案分類方案的類目設置，推動檔案管理的科學化發(fā)展；結合高校實際管理情況，提供個性化檔案分類方案編制；根據(jù)相關制度規(guī)范，積極探索出一套既符合檔案自身規(guī)律又適合高校實際情況的檔案分類方案，從而推動高校檔案管理質量的提升。