葉盛華

一、電子會計檔案建設(shè)的重要性

（一）電子檔案可以作為紙質(zhì)檔案的有益補充

傳統(tǒng)以來我們各種會計檔案資料都是紙質(zhì)材料，紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢是檔案信息與載體是具有不可分離性，具有穩(wěn)定性，能夠體現(xiàn)信息原始性、真實性，白紙黑字讓人容易接受作為原始單據(jù)和法律憑證，而且紙質(zhì)載體具有良好耐久性，紙質(zhì)材料輔之以合適的保管條件和保管水平可以保存很久。而電子檔案通過把紙質(zhì)的會計憑證、賬簿、報表數(shù)據(jù)化，傳遞和共享信息時不受時間和空間的限制，可以多方同時在網(wǎng)絡(luò)上共享信息，而且便于檢索和任意提取加工出有用的決策信息，對于工作效率和管理水平的提高意義重大；但紙質(zhì)檔案和電子檔案的存在不是非此即彼的關(guān)系，兩者有合理共存的必要和互補的可能，有了電子文檔的存在可以極大幅度地減少紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的數(shù)量，有了紙質(zhì)檔案的存在也可以減少人們網(wǎng)絡(luò)安全造成信息丟失、入侵篡改的風險的擔心并作為最終的備份存在，電子檔案備案也可以防止紙質(zhì)檔案因意外災(zāi)害和意外事故發(fā)生毀損，可以與紙質(zhì)檔案互相作為備份，可以通過建立電子檔案與紙質(zhì)檔案索引與多維度檢索功能將兩者緊密聯(lián)系起來。而且頻繁發(fā)生的會計文檔的借閱和使用通過電子文檔解決了，也可以極大地減少紙質(zhì)文檔的借閱量和降低檔案保管人員的登記保管的工作強度，也有利于紙質(zhì)文檔本身減少物理磨損得到更好的保護。

（二）電子會計檔案的運用可以大大節(jié)約辦公成本

政府部門的財務(wù)報賬規(guī)則是很嚴謹?shù)?，有時一份報賬資料包含了請示、審批、會議紀要、合同、三方比價資料、企業(yè)信用證明等要附上百頁的輔佐材料，而且對于項目類支付有時是按月支付的還需要每月重復(fù)復(fù)印相同的紙質(zhì)材料作為報銷憑證支撐，有時一筆金額不大的電信費用支出由于對方開出幾百張各種小金額的電子發(fā)票，每張發(fā)票都是用一張A4紙去打印，會計會要求打印出所有的電子發(fā)票和每張發(fā)票對應(yīng)的銀行托收回單和相應(yīng)的消費賬單，這種日常消耗對紙張和打印機、復(fù)印機硒鼓、粉盒等耗材的開銷很大，其工作強度也讓財務(wù)人員疲于應(yīng)付，財務(wù)人員的大量時間和精力被日常工作所消耗，也不利于財務(wù)會計人員向管理會計人員的過渡；對于一個政府部門來說，每月產(chǎn)生的紙質(zhì)會計憑證數(shù)量很大，財務(wù)人員忙完又輪到檔案管理人員忙了，搬運大量的紙質(zhì)檔案讓檔案管理工作成了一個體力活，而且由于會計檔案的保管是10- 30年，檔案室存放的檔案量以非?？斓乃俣仍谠鲩L，對增加檔案室的需求很強烈，所以檔案室的建設(shè)永遠在擴容的路上。而對于會計行業(yè)來說是比較早就開始了推行電子檔案，也積累了很多經(jīng)驗，對于通過計算機等電子設(shè)備形成并傳輸?shù)囊恍╊愃齐娮影l(fā)票文檔，根據(jù)《財政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）的規(guī)定，明確了電子專票和紙質(zhì)專票法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等都相同，可以直接以電子發(fā)票報銷入賬歸檔；對于通過計算機技術(shù)將紙質(zhì)檔案文件影像化、自動裝冊歸檔、自動建立的電子檔案來說，只要把原始檔案做踏實了，對于以后的分期付款就不需要再次提供紙質(zhì)支持性復(fù)印資料了，可以大大節(jié)約辦公耗材的消耗以及財務(wù)人員和檔案人員的工作量；而且由于文檔是電子存儲，也大大節(jié)約了物理占用空間，可以大大降低檔案室恒溫恒濕和防水防火等的建造標準需求。

（三）電子會計檔案能為管理決策提供高質(zhì)量的信息

目前的很多領(lǐng)導進行重大決策時依據(jù)的是開一個班子成員的集體會議，進行一般決策時僅依靠個別領(lǐng)導的經(jīng)驗和能力，手上的決策所依據(jù)的資料少且質(zhì)量不高；面對信息時代的到來，領(lǐng)導每天都要面臨真假難辯而且不斷變化的海量信息，僅依靠人工去搜集及時、準確、全面的決策信息資料變得越來越難，但在數(shù)字化和智能環(huán)境下通過對電子會計檔案數(shù)據(jù)的深度加工和分析則變得輕松多了，在管理基礎(chǔ)做得好的時候決策信息的質(zhì)量還會更有保障。

二、行政單位在財務(wù)檔案電子信息化中存在的問題

（一）電子檔案的建設(shè)沒有全面系統(tǒng)的規(guī)劃

很多行政事業(yè)單位缺乏頂層設(shè)計，沒有統(tǒng)一規(guī)劃財務(wù)信息電子檔案的政策，各個單位和部門的電子檔案建設(shè)各自為政，沒有一個統(tǒng)一的設(shè)計和規(guī)劃，各個部門都花費很大但效果不是很好，尤其是財務(wù)部門作為政府的核心部門，其電子檔案的建設(shè)還遠遠落后于其他部門，雖然有其客觀原因，但會計電子檔案建設(shè)工作的滯后已經(jīng)嚴重影響到了單位的管理決策水平，綜合看來各部門單位的電子檔案建設(shè)沒有形成管理協(xié)同效應(yīng)；現(xiàn)在行政事業(yè)單位正在推行的的智慧財政系統(tǒng)引入了很多會計檔案電子化，但明顯偏重支付功能，雖然做出了一些財務(wù)資料數(shù)據(jù)化的嘗試，有了一些支付支撐性材料的數(shù)據(jù)化信息，但總體來說還沒有走出以前收付實現(xiàn)制的圈子，與外在企業(yè)單位財務(wù)信息電子化日益普及形成了鮮明的對比，內(nèi)在則無法滿足提高信息化決策的強烈需求。

（二）行政事業(yè)單位財務(wù)人員的綜合素質(zhì)不足

財務(wù)人員水平?jīng)]能做到與時俱進，行政事業(yè)單位的財務(wù)人員由于長期工作在體制內(nèi)，習慣了朝九晚六的工作，生活比較安逸工作壓力比較小，沒有對進行財務(wù)知識及時更新的動力，沒有去關(guān)心國家最新的財經(jīng)政策，也不去關(guān)心行政事業(yè)單位會計制度改革后會計處理方式的變化，財務(wù)專業(yè)素養(yǎng)有待加強，對于很多新的事項或例外事項的職業(yè)判斷不夠準確，導致會計核算不準確，會計基礎(chǔ)工作在源頭上就沒有做好。

財務(wù)人員對計算機信息化處理能力更是普遍不足，根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，以電子憑證打印入賬，必須保留電子源文件，這在實際工作中是個難點，再比如，電子票據(jù)重復(fù)打印或篡改后報銷的問題，在實際工作中都要與稅務(wù)部門的防偽系統(tǒng)對接，還有很多會計原始資料的影像化和電子數(shù)據(jù)的整理歸檔也需要很熟練的計算機應(yīng)用水平，如果要為單位提供管理決策信息，則需要熟練運用很多財務(wù)公式對數(shù)據(jù)進行各種提取和分析，這都對目前的財務(wù)人員的計算機運用能力提出了很大的挑戰(zhàn)。

（三）行政事業(yè)單位檔案管理水平普遍很低

沒有一個健全的檔案管理制度，很多檔案管理員是身兼多職，檔案管理被看成是一個或有或無的工作崗位，檔案管理員也一般是由單位年紀比較大的員工兼任；也沒有一個嚴格的檔案借閱和接觸制度，很多無關(guān)人等也可以自由進入檔案室，很多重要的檔案也可以不翼而飛或在借閱后造成物理毀損；很多時候領(lǐng)導急需要找一個資料卻怎么也不能及時找到找全，貽誤單位的決策行為甚至在特定場合缺少關(guān)鍵原始資料后還會給單位帶來法律風險；檔案室的建設(shè)也缺乏統(tǒng)一技術(shù)標準，都是各顯神通、各自用各自的辦法，方法好不好不重要，檔案管理好與不好沒人關(guān)心。

沒有合格的檔案管理人員，目前很多行政事業(yè)單位的檔案管理是隨意找一個人去管理，沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員，尤其是既懂檔案管理知識又懂財務(wù)知識的高素質(zhì)檔案管理人員，不利于檔案的日常管理和后續(xù)的為管理決策提供信息服務(wù)。

沒有投資建設(shè)的高標準的檔案保管環(huán)境，很多檔案室沒有做到科學化地設(shè)定溫度和濕度，沒有一個好的防火防盜設(shè)計和實施，沒有一個流程規(guī)范的檔案借閱制度，如果建立電子檔案則對檔案管理環(huán)境增加了新的要求，對檔案管理方法也提出了更高的要求。

三、行政單位財務(wù)檔案電子信息化問題的解決思路

（一）行政事業(yè)單位要重視電子會計檔案的建設(shè)

首先，行政事業(yè)單位要重視包括財務(wù)制度在內(nèi)的單位內(nèi)部控制制度的建設(shè)，定人定崗、權(quán)責一致，嚴格執(zhí)行不相容崗位相分離制度，檔案室保管人員要由具有相應(yīng)資質(zhì)的人專門負責不能身兼多職，便于電子檔案的專業(yè)化保管和運用，也便于在發(fā)生問題時的責任追究；要嚴格執(zhí)行分級授權(quán)審批制度和檔案變更和銷毀制度，規(guī)范使用電子印章和水印等防篡改技術(shù)，保障檔案信息的安全性；建立備份，防止意外災(zāi)害和網(wǎng)絡(luò)安全事故對檔案造成損壞，對于有重要保存價值的電子文檔要采取更加嚴格的管控措施。

其次，政府部門在時機成熟時可以在做好可行性研究與認證的基礎(chǔ)上進行頂層設(shè)計，科學做好各單位各部門信息檔案化的總體規(guī)劃，要保證資金的投入對檔案室統(tǒng)一要求高標準建設(shè)，除了在物理環(huán)境上要滿足防盜、防火、防水等原有紙質(zhì)檔案保管要求之外，還要符合電子文檔特有的保管條件，既要滿足磁盤等存儲介質(zhì)的物理保管要求也要滿足不被網(wǎng)絡(luò)入侵等數(shù)據(jù)丟失和泄密風險。

最后，購買相關(guān)電子設(shè)備對現(xiàn)有的會計文檔電子化，在初期工作量大且業(yè)務(wù)難度大時可以外包給能勝任各項要求的第三方，自己單位的工作人員可以協(xié)助工作，可以在學習中成長，同時對于以前存放在檔案室的檔案也要規(guī)劃好時間和資金進行檔案電子化，對于用熱敏紙打印的各種字跡非常模糊的原始憑證和風化破損嚴重的重要資料可以先進行重點搶救性檔案電子化。

（二）行政事業(yè)單位要加強財務(wù)人員的綜合素質(zhì)

首先，要加強財務(wù)人員的財務(wù)專業(yè)水平，電子檔案信息化只是對原始檔案換了一種存儲介質(zhì)，并不能提升原始會計檔案本身的質(zhì)量，要想從源頭上最大化提升電子會計檔案的質(zhì)量，必須先做好會計的基礎(chǔ)工作，通過對財務(wù)人員進行國家財經(jīng)政策方針、會計制度、檔案保管制度、計算機運用能力等常態(tài)化的培訓，持續(xù)地提升財務(wù)人員的理論水平和工作經(jīng)驗，會形成更準確地職業(yè)判斷，能更有效地領(lǐng)會各種財經(jīng)政策和法規(guī)，高素質(zhì)的財務(wù)人員更有利于夯實會計基礎(chǔ)工作的水平，提升會計信息的質(zhì)量。

其次，在對財務(wù)人員的提升方面要做好規(guī)劃，要優(yōu)先錄用財務(wù)專業(yè)水平高和計算機運用能力強的財務(wù)人員，以最直觀的方式在最短的時間內(nèi)提升單位財務(wù)人員的素質(zhì)；同時要在單位內(nèi)部挖掘潛力，從各部門調(diào)用或者借用財務(wù)專才和計算機人才來補強財務(wù)部門的實力；做好本單位財務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓和計算機運用水平的培訓，定期和不定期相結(jié)合進行計算機應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、通信技術(shù)、電子檔案收集、歸檔、保管等方面知識的培訓，大力提高財務(wù)人員的計算機運用水平，建立財務(wù)人員終身學習的習慣；讓招聘新人和培養(yǎng)現(xiàn)有的財務(wù)人員之間做到一個平衡，既要配備既懂會計知識的人才，又要配備懂檔案管理知識的專業(yè)人才，與要配備精通計算機應(yīng)用的人才，建立一支能適應(yīng)新時代要求的財務(wù)人員隊伍。

最后，要經(jīng)常引入會計師事務(wù)所等第三方中介服務(wù)機構(gòu)來對單位的電子會計檔案進行審計和監(jiān)督，包括對財務(wù)會計信息確認、計量、報告的水平的審計，對電子檔案管理相關(guān)內(nèi)部控制設(shè)計、運行有效性出具意見，也包括請計算機方面專業(yè)的公司來檢測提高電子檔案系統(tǒng)的安全性，防止信息泄密和數(shù)據(jù)丟失，請檔案管理方面的專業(yè)公司進行電子檔案管理方面的各種培訓，大力提升檔案管理水平，市場上的各類服務(wù)機構(gòu)業(yè)務(wù)水平參差不齊，價格高低不一，選擇時要做好三方比價，選擇性價比高的企業(yè)作為合作伙伴，簽合約時要注意植入培訓本單位員工學習提高的條款。

（三）行政事業(yè)單位要加強檔案管理水平

首先，要招聘具有專業(yè)財務(wù)知識和現(xiàn)代檔案管理知識的綜合型人才，強化檔案的日常管理，目前很多單位都對檔案管理很不重視，一般是隨意安排一個年紀比較大的人在本職工作之余順帶管理一下檔案，管理紙質(zhì)檔案室尚且勉強，管理電子檔案就更加無法勝任；單位要與時俱進的對檔案管理人員進行計算機應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、電子檔案收集、歸檔、保管等方面的培訓，要緊跟國家的政策方針和財務(wù)制度和檔案保管制度的最新要求，高度重視電子會計檔案的保管，既要保證檔案對單位業(yè)務(wù)原始資料記載的真實性、準確性、完整性，也要充分發(fā)揮電子檔案本身的優(yōu)勢，通過對數(shù)據(jù)的深度整理分析為單位的管理提供適時的、可靠的、全面的高質(zhì)量決策信息。

其次，要嚴格電子會計檔案的物理隔離制度，檔案室里存儲很多重要文件，無關(guān)人等不能進入檔案室，而且檔案室要做好防盜防火防潮的物理措施；檔案室的電腦要用檔案管理人員的密鑰才可以開啟，登錄密碼要經(jīng)常變更，且密碼不能設(shè)置太簡單，要大小寫英文字母和數(shù)字、特殊符號組合在一起才可以；借閱檔案必須經(jīng)過嚴格審批并履行嚴格的程序才可以在授權(quán)范圍內(nèi)接觸和瀏覽檔案，借閱人員不能擁有篡改電子文檔信息的權(quán)限，嚴禁私自在檔案室電腦上插入U盤下載信息；嚴禁電腦技術(shù)人員任意升級系統(tǒng)和修改檔案，電腦技術(shù)人員日常要用殺毒軟件和防火墻等技術(shù)手段對電子信息進行防護，防止信息泄密和遺失。

最后，我們的檔案保管人員和財務(wù)人員要從心底重視電子檔案的管理，雖然檔案管理工作本身枯燥無味，但對經(jīng)濟發(fā)展有重要的提供基礎(chǔ)服務(wù)的作用，是一件功在當代，利在千秋的事業(yè)；要發(fā)揮電子檔案財務(wù)信息無紙化、信息化、智能化的優(yōu)勢，緊跟互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理的最新運用，熟練運用檔案管理系統(tǒng)和財務(wù)分析工具，以目標為導向，通過大數(shù)據(jù)分析和人工智能技術(shù)的運用為管理提供決策信息服務(wù)。

四、結(jié)語

我們的行政事業(yè)單位應(yīng)該重視會計檔案的信息化建設(shè)，可以最大化的降低我們的日常辦公成本，實現(xiàn)財務(wù)人員向財務(wù)管理崗位轉(zhuǎn)移，更為重要的是可以在這個瞬息萬變的時代根據(jù)大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)對于電子檔案的分析得出適時的、科學的、準確的決策信息，為單位制定更科學的決策提供更堅實的基礎(chǔ)，最終能更好地履行好行政事業(yè)單位的服務(wù)職能。