徐艷

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，社會生活的各個領域也都發(fā)生了巨大變化，各行各業(yè)對大數(shù)據(jù)技術的了解和應用在一定程度上決定了該行業(yè)的發(fā)展，事業(yè)單位干部人事檔案管理也面臨著新的契機，對檔案管理人員提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)背景下，我們應摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，與時俱進地進行改革創(chuàng)新，彌補原來管理模式不合理、應用效率低等缺陷，優(yōu)化干部人事檔案管理工作。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;人事檔案;管理模式

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，信息技術也在不斷進步和完善，為我們的工作和生活帶來了很大的便利。事業(yè)單位的服務職能覆蓋了我們生產、生活和工作的各個方面，對社會公共服務的發(fā)展起到了積極作用。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作對其職能發(fā)揮具有重要意義，能為事業(yè)單位人力資源開發(fā)提供決策依據(jù)。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理手段占用大量保管空間，費時、費力，容易出現(xiàn)檔案信息的錯漏和遺失。大數(shù)據(jù)背景下，在事業(yè)單位干部人事檔案管理中融入信息化技術，是順應社會發(fā)展的必然舉措。在大數(shù)據(jù)時代，怎樣借助信息技術優(yōu)勢，創(chuàng)新干部人事檔案管理理念，優(yōu)化管理體制，健全管理制度，是目前干部人事檔案管理者需要研究的重要課題。

1 干部人事檔案管理中大數(shù)據(jù)技術的利用優(yōu)勢

1.1 有利于干部人事部門工作的順利開展

在實際工作中，應保障干部人事檔案管理工作的科學性、規(guī)范性。作為事業(yè)單位人才招聘、考核、任免、評估的重要依據(jù)，對干部人事檔案實行數(shù)字化管理，實現(xiàn)人事檔案管理模式的優(yōu)化，能夠更好地保障人才價值的充分發(fā)揮，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。另外，在大數(shù)據(jù)技術和干部人事檔案管理相協(xié)調的過程中，借助信息化管理手段能夠避免對這些數(shù)據(jù)進行人為改動，提升檔案管理工作的安全系數(shù)。[1 ]同時，事業(yè)單位干部人事檔案管理可以借助大數(shù)據(jù)信息處理技術，完成對人事檔案信息的采集、重組、劃分和處理，增強事業(yè)單位干部人事檔案部門的科技創(chuàng)新能力，為需求者提供更好的服務體驗。

1.2 有利于干部人事檔案管理科學化進程

大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案管理信息化變革迫在眉睫。敏銳捕捉到干部人事檔案管理改革的動向，高效開啟人事檔案管理的新征程，是順應時代發(fā)展的需要。在大數(shù)據(jù)技術的支撐下推進事業(yè)單位干部人事檔案管理標準化，可以引領事業(yè)單位干部人事檔案管理向著更科學的方向邁進。為干部人事檔案管理現(xiàn)代化提供多元化的轉移路徑，推動辦公自動化和干部人事檔案信息化的融合，可以增強干部人事檔案管理的科學性。

1.3 有利于促進資源共享

信息化背景下，各個部門之間可以設立干部人事檔案溝通機制，以此來增強干部人事檔案資源的功能和效用，推動干部人事檔案管理價值的不斷提升。尤其是在當前共享經(jīng)濟迅速發(fā)展的時代環(huán)境中，借助互聯(lián)網(wǎng)技術對干部人事檔案管理工作進行協(xié)調，將這種共享理念貫穿于干部人事檔案的日常管理之中，可以全面展現(xiàn)數(shù)字檔案管理的現(xiàn)實意義。

2 當前事業(yè)單位干部人事檔案管理模式的不足之處

隨著經(jīng)濟社會和網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展，干部人事檔案管理的傳統(tǒng)模式越來越不適應時代發(fā)展的需要，存在一些明顯的不足，直接影響了干部人事檔案作用的發(fā)揮。

2.1 干部人事檔案管理信息化水平低

現(xiàn)階段，很多機關事業(yè)單位的干部人事檔案管理機制還沿用傳統(tǒng)模式，尤其是一些經(jīng)濟比較落后的地區(qū)，由于資金投入不足，計算機硬件普及比較緩慢，對人事檔案管理軟件的研發(fā)和利用也比較滯后，再加上檔案管理者的素質不高，導致其信息化管理進程發(fā)展緩慢。在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位在實際工作中對信息技術高效利用的覆蓋率較低，很多單位只是在網(wǎng)絡上對檔案信息進行簡單的查找和檢索，整體的管理水平并未得到實質性提升，在檔案利用上存在較大的局限性?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位已經(jīng)開始推進管理模式的創(chuàng)新，但是相關工作者由于自身能力的制約，未能將云計算、云存儲、大數(shù)據(jù)技術等落實到對檔案信息的篩選、收集和分析利用上，拉長了工作時限，弱化了工作效率。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度的支撐

現(xiàn)階段，事業(yè)單位一些干部人事檔案管理工作人員缺乏信息化管理理念，對檔案管理工作的實質性內涵理解過于片面，缺乏對數(shù)字檔案管理模式的正向認知，認為干部人事檔案管理只是對檔案信息簡單的收集和保存，導致事業(yè)單位還沒有落實完善的數(shù)字檔案管理體系，難以全面發(fā)揮信息化手段的功效，改革和創(chuàng)新現(xiàn)有的管理制度。同時，由于目前檔案管理體制不完善，無法為干部人事檔案管理工作的實際開展提供科學的引導，提出更詳細的工作要求，導致了在平時的工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息價值被低估的狀況，從而使得檔案信息資源的應用和共享受到了很大的限制。[2 ]此外，一些工作缺陷及制度不完善，使得檔案管理人員對其工作內容和崗位職能并不明確，無法實現(xiàn)有針對性的獎懲和問責，降低了這些人員的工作熱情，使得他們的工作不認真、不嚴謹，引發(fā)了數(shù)據(jù)信息的混亂，難以滿足工作要求。

2.3 干部人事檔案數(shù)字化管理的安全性未能得到保障

保障檔案信息的安全性是檔案管理工作模式改革的主要內容之一。目前，有的檔案資源管理工作沒有落實安全防護機制，出現(xiàn)了許多安全隱患，應當引起重視。事業(yè)單位的干部人事檔案信息有一定的機密性，應做好保密工作，避免信息泄露。但據(jù)了解，很多事業(yè)單位依然保留著傳統(tǒng)低效的管理模式，并且在數(shù)字化存檔代替紙質檔案的過程中，忽略了對紙質檔案的管理，對新產生的電子檔案也沒有進行科學穩(wěn)妥的保密防護，面對突發(fā)的網(wǎng)絡病毒以及黑客攻擊時，非常容易導致機密數(shù)據(jù)的外泄、管理系統(tǒng)的崩潰等狀況。所以，為了保障檔案數(shù)據(jù)資料的安全性和完整性，不管是紙質文件還是電子文檔，都要及時進行備份以及完善相關的保密措施，否則就會給干部人事檔案數(shù)字化管理帶來無法挽回的損失。

2.4 干部人事檔案信息資源未能充分開發(fā)

事業(yè)單位檔案管理人員為了協(xié)調整合干部人事檔案信息而建設了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但一些數(shù)據(jù)資料不夠詳細和充分，管理效率不高，未能實現(xiàn)全面和更深層次的檔案信息資源的挖掘，對后期檔案數(shù)據(jù)的應用產生了很大的負面影響。檔案信息資源的開發(fā)和利用不充分，使得事業(yè)單位在檔案管理中缺乏準確的數(shù)據(jù)支撐，不利于事業(yè)單位的長期穩(wěn)定發(fā)展。同時，許多事業(yè)單位出于對傳統(tǒng)管理模式的依賴，尚未認識到數(shù)字化管理開發(fā)的重要性，限制了檔案管理的工作效率。我們應發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，推動信息化干部人事檔案信息資源的開發(fā)，不斷整合挖掘數(shù)字檔案價值，推動檔案信息資源共享。

3 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新路徑

為了能夠使大數(shù)據(jù)技術在事業(yè)單位干部人事檔案管理上發(fā)揮更好的作用，需要我們對當下管理中存在的問題進行反思，借助科學的管理理念，構建完善的管理體系，提升電子檔案的安全系數(shù)和信息化水平，優(yōu)化人事檔案管理模式，實現(xiàn)檔案資源的充分開發(fā)和應用，保障大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位干部人事檔案管理的健康發(fā)展。

3.1 創(chuàng)新干部人事檔案信息化管理模式

根據(jù)大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展要求，各事業(yè)單位及從事檔案管理的相關人員應根據(jù)實際情況落實科學的管理方案，完善信息化基礎設施，加大對干部人事檔案數(shù)字化管理的設備投入力度。通過信息技術改革檔案管理模式，實現(xiàn)干部人事檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)的有效銜接，為大數(shù)據(jù)技術在人事檔案管理中的利用奠定牢固的基礎，推動檔案事務的高效運轉。[3 ]應依照事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的需要，單獨或者兼職設置干部人事檔案管理科室，合理劃分工作人員的具體職責，保障各項工作能夠在允許范圍內得到順利實施。在管理機制履行中，應及時對運行模式進行查驗和數(shù)據(jù)評估，以便迅速發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中存在的問題并優(yōu)化改進，保證事業(yè)單位干部人事檔案管理工作健康進行。應根據(jù)本單位發(fā)展需要進行干部人事檔案關鍵板塊的構建和數(shù)據(jù)更新，使干部人事檔案管理系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)與其發(fā)展的基本要求相契合。在實施新的管理模式時，不能脫離事業(yè)單位的實際情況，應根據(jù)實際管理工作的需要科學合理地擬定實施方案，設置短期和長遠的發(fā)展目標，有序進行檔案資料數(shù)據(jù)的管理工作。同時，檔案管理人員在管理干部人事檔案信息資源的時候，應當利用數(shù)字化的技術方法來提升管理效率，應用數(shù)據(jù)和文字以及圖像及視頻相結合的措施，來代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，保障這些檔案資料在進行轉移傳輸時的安全性和完整性，確保這些重要檔案資料不會遭到損壞。

3.2 完善干部人事檔案信息化管理制度

為了跟緊大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的步伐，事業(yè)單位必須改進完善檔案管理制度，以滿足時代發(fā)展的需求。應強化干部人事檔案管理者的創(chuàng)新意識，提升他們對工作價值的認知，促使其重視干部人事檔案管理工作。當前，應進一步完善事業(yè)單位干部人事檔案管理的法律法規(guī)及規(guī)章制度，更好地促進事業(yè)單位干部人事檔案管理體系和管理模式的轉變，更好地側重檔案管理和大數(shù)據(jù)技術的有機融合。對于經(jīng)驗不豐富和技術不成熟所引發(fā)的問題，應始終堅持與時俱進，根據(jù)實際情況并依照相關的規(guī)章制度來進行調整和完善，落實監(jiān)管機制，避免走大的彎路。同時應完善管理流程，推進操作程序標準化，對管理人員的工作職能進行明確的規(guī)定和科學的劃分，引導他們積極嚴謹?shù)貙Υぷ?。同時，在制度健全的過程中，也要重視對檔案使用權限的規(guī)范，不光要統(tǒng)一檔案的處置手續(xù)，還要規(guī)范關聯(lián)人員的應用權限，保障檔案機密的安全。此外，為了提升干部人事檔案管理人員的整體素質，應定期組織專業(yè)培訓，使得管理人員工作能力符合大數(shù)據(jù)技術的推廣要求，使得檔案管理工作能夠高效、有序地開展。

3.3 保障干部人事檔案數(shù)字化管理安全

信息化的廣泛應用給各行各業(yè)帶來新的技術革新的同時，也帶了一定程度的網(wǎng)絡安全威脅。大數(shù)據(jù)技術以網(wǎng)絡為基礎，如不注意，在事業(yè)單位干部人事檔案管理中會潛伏一定的安全隱患。這就要求我們制定完善的安全操作使用制度，加強對信息系統(tǒng)軟件和硬件相關設備的管理，對系統(tǒng)中可能存在的安全隱患進行實時核查，及時修復系統(tǒng)運行中的漏洞，并加強對檔案管理者技術能力的提升，增強相關工作人員的安全防護理念。一是事業(yè)單位檔案管理人員應認真落實檔案信息資源數(shù)據(jù)存儲和應用的法律規(guī)范，重視提升他們對檔案數(shù)據(jù)的保密意識，以防出現(xiàn)由于工作疏忽而導致檔案信息的損壞和丟失。二是應通過對檔案管理工作人員進行專業(yè)知識和職業(yè)能力的培訓，來鞏固和提升他們的信息技術運用操作水平，使他們在干部人事檔案管理工作中駕輕就熟，提高管理效率。三是對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進行不定時的更新和優(yōu)化，加強日常維護，提升風險防控，增強信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全系數(shù)，借助軟件和硬件的疊加防御，實現(xiàn)電子檔案管理體系的安全保護最優(yōu)化。由于信息技術的不斷進步，網(wǎng)絡病毒和黑客也是屢見不鮮，檔案管理者部門及人員應通過將檔案數(shù)據(jù)進行加密處理以及加強構建管理系統(tǒng)防火墻，實現(xiàn)對電子檔案病毒和黑客的嚴防死守，阻止數(shù)據(jù)信息的外泄。另外，也可以利用人臉識別、指紋識別、電子簽名以及數(shù)字標識等安全技術手段來遏制機密暴露風險。

3.4 促進對檔案資源的深入開發(fā)和應用

事業(yè)單位干部人事檔案管理部門及人員應積極將信息技術轉化應用到具體工作中，這不僅能給檔案管理工作打開方便之門，也有助于引導管理人員對檔案資源更加廣泛深入的發(fā)掘，拓寬檔案資源的覆蓋面，最大限度地提升檔案資源的利用效率。[4 ]因此，在實際工作中，應根據(jù)檔案信息資源的動態(tài)變化，不斷優(yōu)化檔案資源管理體制，將雜亂無序的檔案資源進行系統(tǒng)化的梳理，憑借強大的數(shù)據(jù)技術來應對持續(xù)增加的檔案資源開發(fā)和利用任務。此外，檔案管理人員在對檔案資源信息篩選整合的時候，應采用先進的技術手段對檔案信息進行分析和處理，提升檔案信息資源的利用層次和效率，更好地實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的整體效用和長期價值。

事業(yè)單位的發(fā)展，人才是關鍵。因此，構建科學的事業(yè)單位干部人事檔案管理體系，探索高效的干部人事檔案管理模式至關重要。為應對大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，我們應增強事業(yè)單位干部人事檔案管理者的創(chuàng)新意識，摒棄傳統(tǒng)的管理模式，將大數(shù)據(jù)技術與干部人事檔案管理工作相融合，完善管理制度，重視檔案信息的開發(fā)和利用，提升信息化技術能力，優(yōu)化人事檔案信息化管理機制，提升檔案管理的工作效率，維護檔案數(shù)據(jù)的安全，推動我國事業(yè)單位干部人事檔案管理工作長期穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

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[4]李薇薇.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑研究[J].中國新通信，2021，23（10）：109—110.

（作者單位：江蘇省揚州市中心血站）