高松

【摘要】財務機器人是機器人流程自動化技術在財務領域的具體應用。文章以EY公司為例，介紹了財務機器人在EY公司財務共享中心包括資金結(jié)算辦理、單據(jù)稽核、銀行對賬等10個業(yè)務流程的應用與實踐，分析了實踐成效，并提出啟示和建議，期望對財務機器人在其他企業(yè)中的順利運行有所裨益。

【關鍵詞】財務機器人；財務共享中心；業(yè)務流程

【中圖分類號】F275

信息技術在財務領域的應用加速了財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型。隨著越來越多的企業(yè)建立財務共享中心，財務機器人因其開發(fā)時間短、投資成本低以及擅長處理規(guī)則明確、簡單重復流程的特點，擁有了“大展拳腳”的空間。實踐證明，財務機器人的應用能有效提升工作效率，同時讓從事基礎事務的人員得以解放，從而轉(zhuǎn)型去做高附加值的財務工作，實現(xiàn)財務對業(yè)務的有力支撐。

一、背景介紹

（一）財務機器人

財務機器人是機器人流程自動化（Robotic Process Automation，簡稱“RPA”）技術應用在財務工作中的產(chǎn)品，它通過計算機編程或輔助軟件模擬人類的操作，按照人類設計的規(guī)則自動執(zhí)行財務工作流程或任務。財務機器人的本質(zhì)是一種數(shù)字化的支持性智能軟件。

（二）EY公司基本情況介紹

1. EY公司及其財務共享中心發(fā)展現(xiàn)狀

EY公司主營勘察設計和設計施工總承包業(yè)務，是某世界500強企業(yè)的全資子公司，連年入榜“中國工程設計企業(yè)60強”。EY公司下設23家分子公司，2021年實現(xiàn)營業(yè)額41億元，資產(chǎn)規(guī)模達60億元。EY公司于2017年起搭建財務共享中心并在2019年實現(xiàn)了所屬獨立核算單位全覆蓋。

2. EY公司應用財務機器人的必要性和可行性分析

（1）必要性分析

近年來，EY公司實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，但其財務人員數(shù)量始終維持在30人左右，與日益增長的財務管理需求不匹配，存在一人身兼多職的情況；再者，隨著財務共享中心的建立，業(yè)務和核算轉(zhuǎn)向標準化和流程化集中處理，衍生出部分邏輯簡單但重復性高的工作，從事這些工作的員工逐漸出現(xiàn)積極性不高甚至懈怠的情況。在此背景下，亟需借助財務機器人這一智能化工具為財務人員“減負”，讓財務人員能將更多的精力放在更高附加值的工作上。

（2）可行性分析

EY公司自2020年起應用財務機器人，此時財務共享中心上線運營已近一年，無論是系統(tǒng)還是管理層面都日趨穩(wěn)定。EY公司財務共享中心依托的浪潮GS管理軟件（以下簡稱“浪潮系統(tǒng)”）支持定制化開發(fā)，能夠滿足財務機器人應用設計時可能帶來的二次開發(fā)需求。除此之外，EY公司財務團隊對于財務領域新工具、新技術應用的接受程度較高，能夠順利推動財務機器人落地并積極適應其帶來的變化與挑戰(zhàn)。

二、EY公司財務機器人應用方案設計

通過全面梳理EY公司財務共享中心各項業(yè)務流程，結(jié)合RPA技術特點，共篩選出10項業(yè)務流程交由財務機器人處理。

（一）應用場景

1.資金結(jié)算辦理

EY公司財務共享中心報賬單據(jù)辦理流程為：制單人提交單據(jù)—初審人員掃描單據(jù)影像—領導審批—共享中心稽核、復核—共享中心資金結(jié)算辦理、結(jié)算復核—銀行結(jié)算—會計憑證生成。

應用財務機器人后，由財務機器人代替出納人員登錄浪潮系統(tǒng)資金結(jié)算平臺辦理資金結(jié)算業(yè)務，主要包括根據(jù)單據(jù)相關信息判斷并選擇結(jié)算銀行賬戶和發(fā)送方式。

2.退單消息通知

報賬人提交單據(jù)后，在共享中心各處理環(huán)節(jié)均可能被退單。由于EY公司浪潮系統(tǒng)只有電腦客戶端，報賬人無法在第一時間接到退單通知，從而導致部分退單單據(jù)長時間未處理甚至出現(xiàn)跨年的情況。

為提高報銷效率，提高員工報銷滿意度，在報賬人提交的單據(jù)被共享中心各處理環(huán)節(jié)退單后，財務機器人將定期登陸浪潮系統(tǒng)報賬單據(jù)查詢界面，篩選已退回單據(jù)，并將退回單據(jù)信息及退回原因發(fā)送至初審人及制單人，以示提醒盡快處理。

3.單據(jù)稽核（限單位調(diào)撥單和資產(chǎn)業(yè)務單）

單位調(diào)撥單用于辦理內(nèi)部單位資金調(diào)撥；資產(chǎn)業(yè)務單用于處理新增資產(chǎn)、計提折舊和資產(chǎn)處置等。這兩類單據(jù)相較其他單據(jù)來說邏輯相對簡單、明確。

應用財務機器人后，由財務機器人登錄浪潮系統(tǒng)對這兩類單據(jù)進行內(nèi)容審核，若通過則會進入復核環(huán)節(jié)，若不通過則自動填寫退單原因并退回至初審環(huán)節(jié)。

4.憑證生成

搭建財務共享中心的目的之一就是根據(jù)預先配置好的憑證模板生成會計憑證以實現(xiàn)會計核算的標準化。

應用財務機器人后，財務機器人根據(jù)用戶設置的日期登錄浪潮系統(tǒng)，選擇總賬模塊的憑證生成功能，在憑證生成界面完成所有模塊待辦任務的憑證生成，運行結(jié)束后，將每個模塊未成功生成憑證的單據(jù)編號發(fā)送給相關負責人。

5.銀行流水對賬

銀行流水對賬工作過程繁雜枯燥，特別是結(jié)算業(yè)務較多的基本戶或工資代發(fā)戶，往往1個賬戶就需要專人耗費一至兩天的時間。

應用財務機器人后，相關崗位人員將擬對賬賬戶的網(wǎng)銀流水放入制定文件夾，手動啟動財務機器人，財務機器人登錄浪潮系統(tǒng)，自動下載相關賬戶當月銀行日記賬后開始對賬工作，輸出核對結(jié)果，并把核對不一致記錄填寫至余額調(diào)節(jié)表中。

6.內(nèi)部單位資金往來對賬

為實行資金集中管理，提高資金使用效率，EY公司設立了內(nèi)部結(jié)算中心（虛擬）用于辦理分（子）公司委托支付以及資金上劃下?lián)艿葮I(yè)務。期末，總部及分子公司之間需要將內(nèi)部結(jié)算中心科目余額對符后方可編制財務報表。

應用財務機器人后，財務機器人定期登錄浪潮系統(tǒng)，下載總部和分（子）公司內(nèi)部結(jié)算中心科目三欄式明細賬進行核對，編制余額調(diào)節(jié)表并發(fā)送相關負責人。

7.內(nèi)部單位債權(quán)債務往來對賬

報表期，總部及子公司之間除需要進行資金往來對賬外，還需要進行債權(quán)債務往來對賬，包括因內(nèi)部分包形成的分包款收付和分包收入成本的確認。

應用財務機器人后，財務機器人定期登錄浪潮系統(tǒng)下載總部和子公司債權(quán)債務往來核對所需的賬務數(shù)據(jù)，根據(jù)工程項目編號核對發(fā)生額，生成結(jié)果文檔并發(fā)送相關負責人。

8.報表生成（限單個獨立核算單位）

根據(jù)集團要求，EY公司每月、每季/半年度和年度均需要出具財務報表，其中月度和季度財務報表編制難度相對較小。但考慮到除主表外的明細表格式時常發(fā)生變化以及合并層報表涉及合并抵消，僅針對單個獨立核算單位的月報和季報應用財務機器人。主要流程為：

財務機器人每月初定時啟動，登錄浪潮系統(tǒng)總賬模塊下載現(xiàn)金流量表和科目余額表生成初始表格后，報表編制人員進行檢查、修改并填寫重分類表格。報表編制人員手動啟動財務機器人自動生成月度和季度資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表三張主表。

9.財務運營情況概覽

為方便各成員單位及時掌握財務運營情況，提高管理精細化水平，應用財務機器人按月生成財務運營情況概覽供各成員單位領導參考，主要流程為：

財務機器人定期登錄浪潮系統(tǒng)下載相關數(shù)據(jù)，進行篩選和提煉后，把關鍵數(shù)據(jù)更新到指定excel中間表，通過數(shù)據(jù)鏈接的方式自動生成財務運營情況概覽PPT并通過郵箱發(fā)給各單位財務人員，內(nèi)容包括主要指標完成情況、應收/應付款項余額前十大列示、共享中心單據(jù)處理時長和退單情況等。

10.記賬憑證審核

財務共享前，審核會計憑證是保障會計信息質(zhì)量的關鍵環(huán)節(jié)。財務共享后，由于對單據(jù)的合規(guī)性、真實性審核，會計憑證生成的完整性、正確性審核已經(jīng)前置，記賬憑證審核環(huán)節(jié)不再重要，更多是形式上的意義。

應用財務機器人后，財務機器人將定期登錄浪潮系統(tǒng)，選擇總賬模塊的憑證審核功能，在憑證審核界面循環(huán)選擇當前會計年度1月份至當前月份待審核憑證，全選后點擊審核。完成每個賬套記賬憑證審核后發(fā)送通知給相關負責人。

（二）財務機器人應用優(yōu)勢分析

1.效率提升

財務機器人在不受人為因素的特定環(huán)境下，基本能實現(xiàn)全天候工作，可容忍度好，工作強度大，流程處理標準化高，一定程度上做到了待辦業(yè)務的“日清日結(jié)”。

2.成本節(jié)約

應用財務機器人之前，資金結(jié)算、銀行對賬、單據(jù)稽核等大量簡單重復的工作大約需要投入5名財務專員去處理。應用財務機器人后，考慮初次購入和后期維護費用后，大約能節(jié)約50%左右的人力成本。

3.高效部署

機器人流程自動化軟件發(fā)展至今已較成熟，國內(nèi)開發(fā)的團隊也較多，在充分調(diào)研了解企業(yè)的業(yè)務流程和客戶需求后即可快速開發(fā)和部署。EY公司10個流程應用從調(diào)研到上線僅用不到3個月的時間。

4.安全可控

財務機器人是根據(jù)預先編寫的腳本以外掛的形式進行部署，不會破壞企業(yè)現(xiàn)存的IT環(huán)境，更無法取代現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)，同時其所有的工作路徑及信息流可以調(diào)閱，財務機器人的運行始終處于安全可控的狀態(tài)。

三、EY公司財務機器人應用實踐

（一）運行情況

2020—2021年，EY公司財務機器人已累積自動辦理資金結(jié)算65 298筆，自動發(fā)送退單通知328條，自動稽核資產(chǎn)業(yè)務類單據(jù)和單位調(diào)撥單2 227筆，自動審核記賬憑證89 253張，自動生成憑證91 781張，自動完成24個獨立核算單位內(nèi)部資金往來、內(nèi)部債權(quán)債務往來初步對賬，自動完成總部6個主要賬戶銀行流水對賬，自動生成各成員單位月度財務運營情況概覽。

（二）實踐成效

1.有效提升財務共享中心運營效率

財務機器人“上崗”后，其“定時啟動”和“不限時工作”的特性，在“優(yōu)勢”業(yè)務場景中發(fā)揮穩(wěn)定，“業(yè)績”突出。假設前述10個業(yè)務流程仍然由真人處理，財務機器人在EY公司的應用替代了原有5人左右的工作量，節(jié)約人力的同時有效提升了財務共享中心整體運營效率。

2.助力財務人員向業(yè)務財務、戰(zhàn)略財務轉(zhuǎn)型

財務機器人的應用，將部分財務人員從結(jié)算辦理、銀行對賬等低附加值、重復的事務性工作中解放出來，向財務分析、稅務管理、全面預算等更亟需人手的崗位補足，能有更多的時間思考、創(chuàng)新管理方法，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。

3.進一步提升財務標準化水平

在設計財務機器人應用方案時，為實現(xiàn)預期效果，需要將擬應用業(yè)務場景中的“非標”流程標準化，比如EY公司明確了各類報賬單據(jù)入賬期間規(guī)則，要求內(nèi)部單位掛賬使用標準名稱、涉及結(jié)算類的單據(jù)統(tǒng)一摘要格式（摘要前必須添加資金結(jié)算編號），這些改動都進一步提升了財務標準化水平。

四、啟示與建議

（一）財務機器人是提升財務工作效率的有效工具，但仍有局限性

財務機器人作為一款智能化工具在提升財務工作效率方面基本達到了預期效果。但值得注意的是，財務機器人仍存在局限性：一是財務機器人的技術特點決定其僅適用于具有大量明確規(guī)則和標準化流程的業(yè)務場景，如財務共享中心；二是財務機器人無法處理異常事件，當業(yè)務流程出現(xiàn)變化或機器人需要操作的軟件因升級換代導致下載的數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)變化時，財務機器人則無法處理而只能等待人工干預，甚至需要進行重新配置；三是財務機器人在替代人力的同時也增加了維護成本，財務團隊中需要增加專人來負責管理和運維來確保各流程運行的穩(wěn)定性。

（二）財務人員應積極適應財務機器人對財務行業(yè)的沖擊和帶來的變化

財務機器人是現(xiàn)代信息技術在財務領域應用的一個典型代表，它證明了財務人員是可以被替代的。處于會計行業(yè)變革浪潮中的財務人員，要用積極的態(tài)度和發(fā)展的眼光看待財務機器人，不能閉目為盲，要正視財務機器人給財務工作來的影響，通過優(yōu)化功能、深挖潛力，享受其給財務工作帶來的種種好處。事實證明，先進技術和創(chuàng)新模式在財務中的運用多是利大于弊，財務人員要“乘勢借力”，實現(xiàn)從核算財務向業(yè)務財務和戰(zhàn)略財務轉(zhuǎn)型。

（三）財務共享為RPA應用提供基礎，RPA為財務共享發(fā)展賦能

企業(yè)財務共享服務能力與財務機器人的應用是相互促進，協(xié)同發(fā)展的。財務機器人利用信息化手段與技術在財務共享服務輸出的標準流程和規(guī)則下，更好更快地應用規(guī)則，來實現(xiàn)“復雜的事情簡單化，簡單的事情標準化，標準的事情智能化”。

（四）應用財務機器人的企業(yè)需要建立跟蹤優(yōu)化機制

流程固定、規(guī)則明確是財務機器人應用的基礎之一。但眾所周知，企業(yè)的流程不是一成不變的。為了保障財務機器人在較長一段時間內(nèi)正常穩(wěn)定地運行，快速、高質(zhì)量地響應業(yè)務需求變化，企業(yè)需要針對財務機器人建立完整、詳細的跟蹤優(yōu)化機制。一是在開發(fā)初期，財務人員不能當“甩手掌柜”，要充分參與到財務機器人的開發(fā)中來；二是在上線階段，安排專人，最好是財務信息化崗位人員，接受開發(fā)方的知識轉(zhuǎn)移，盡可能減少后期維護成本；三是在上線后，建立問題響應和應急處理機制，落實責任到人，以便在財務機器人運行出現(xiàn)故障時，第一時間發(fā)現(xiàn)并解決問題，避免對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務辦理產(chǎn)生影響。

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