撰文／趙振宇 編輯／王興釗

合同管理是工程項目管理的核心，工程建設(shè)活動正是通過合同這一紐帶結(jié)成了項目各方之間的供需關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系和工作關(guān)系。項目質(zhì)量、投資、進度等目標的管控，也都是以合同為依據(jù)確立的，做好合同管理是項目得以順利實施的依托和保障，并對保護各方合法權(quán)益、維護社會經(jīng)濟秩序發(fā)揮重要作用。本文根據(jù)招標采購、合同策劃、合同簽訂、合同履行等多個階段的任務要求，梳理總結(jié)合同管理的實用策略和方法，為承包商、建設(shè)單位等項目相關(guān)各方做好合同管理工作提供參考借鑒。

招標采購和合同策劃階段

開展建設(shè)工程項目采購招標的總體策劃

工程采購招標總體策劃應明確工程項目的目標是什么，回答好實現(xiàn)項目目標需要做什么、何時做、如何做的問題。

建設(shè)單位首先應根據(jù)項目目標，對整個項目的采購工作作出總體策劃，明確項目需要采購的工程、服務和物資，應用目標分解、工作分解結(jié)構(gòu)等方法制訂總體采購計劃和采購清單；進行采購標包的劃分，考慮工程標段劃分、物資采購批次；擬訂采購計劃安排。

在進行工程采購招標策劃時，建設(shè)單位應以工程項目投資計劃中的重要控制日期為關(guān)鍵節(jié)點，采用橫道圖、網(wǎng)絡圖等方法統(tǒng)籌各項采購任務和時間上的相互銜接，確定好采購勘察設(shè)計服務、施工承包、材料設(shè)備的內(nèi)容和數(shù)量，各項采購的順序和分階段步驟，做好標包及合同段的合理劃分并確定采用何種采購和招標方式。

根據(jù)標準文本編制招標文件和合同條件

我國工程建設(shè)領(lǐng)域推行招標合同示范文本制度，在項目采購招標和締約過程中，招標人應考慮選用適合項目需要的標準招標文件及合同示范文本。通過參考選用標準招標文件和合同示范文本，可以實現(xiàn)：幫助當事人了解并遵守法律法規(guī)，確保工程招標和合同文件中的各項內(nèi)容符合法規(guī)的要求；幫助當事人擬訂招標和合同文件條款，保證內(nèi)容的完整性和準確性，防止顯失公平的條款，保證交易安全；降低交易成本，提高交易效率，降低合同條款協(xié)商和談判工作的復雜性；有利于當事人履行合同的規(guī)范、順暢；有利于審計機構(gòu)、行政管理部門對合同的審計監(jiān)督；有助于裁判糾紛，維護當事人的合法權(quán)益。

細化項目參建各方的合同界面管理

工程建設(shè)項目是由多方參與的系統(tǒng)工程，應通過合同管理協(xié)調(diào)安排好參建各方之間的界面關(guān)系。

建設(shè)項目管理機構(gòu)應有專門的合同界面協(xié)調(diào)人參與編制或?qū)彶檎型稑宋募秃贤募_認各相關(guān)方的合同界面關(guān)系，如土建合同和安裝合同之間、安裝合同和設(shè)備供應合同之間的責任界面和接口對接；綜合采用文字說明、清單列舉、圖紙標注等方法，使參建各方責任明確、邊界劃分清楚、銜接嚴整，做到工作既不遺漏又不重復，各方均有合同依據(jù)，避免互相推諉工作內(nèi)容和責任；還應做到不同界面之間信息開放、透明，信息傳遞順暢、高效，參建各方能根據(jù)合同項目實施進展情況相互檢查、及時通報、確認更新，并通過合同界面管理超前協(xié)調(diào)好各方工作。

合同簽訂階段

合同訂立前組織做好合同評審工作

在合同訂立前，參建各方應組織管理、經(jīng)濟、技術(shù)和法律方面的專業(yè)人員進行合同評審，合同評審主要包括下列內(nèi)容。

（1）合法性、合規(guī)性評審。保證合同條款不違反法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)的強制性規(guī)定，不違反國家標準、行業(yè)標準、地方標準的強制性條文。

（2）合理性、可行性評審。保證合同權(quán)利和義務公平、合理，不存在對合同條款的重大誤解，不存在合同履行障礙。

（3）合同嚴密性、完整性評審。保證與合同履行緊密關(guān)聯(lián)的合同條件、標準、資料、外部環(huán)境條件、自身履約能力等滿足要求。

（4）與產(chǎn)品或過程有關(guān)要求的評審。保證合同內(nèi)容沒有缺項漏項、文字歧義、數(shù)據(jù)不全、條款沖突等，組成文件之間沒有矛盾。

（5）合同風險評估。保證合同履行過程中可能出現(xiàn)的經(jīng)營風險、法律風險處于可接受的水平。

合同評審中發(fā)現(xiàn)的問題，合同當事方可以書面形式提出并對問題予以澄清或調(diào)整，還可根據(jù)需要通過協(xié)商，補充修改或另行約定合同條款和內(nèi)容。

制訂完善合同管理制度和實施計劃

參建各方應加強合同管理體系和制度建設(shè)，做好合同管理機構(gòu)設(shè)置和合同歸口管理工作，配備合同管理人員，制定并有效執(zhí)行管理制度，如合同目標管理制度、合同評審會簽制度、合同交底制度、合同報告制度、合同文件資料歸檔保管制度、合同管理評估和績效考核制度。

合同實施計劃是保證合同履行的重要手段，參建各方應根據(jù)合同編制合同實施計劃。合同實施計劃應包括合同實施總體安排、合同分解與管理策劃、合同實施保證體系的建立。其中，合同實施保證體系應與其他管理體系協(xié)調(diào)一致。另外，還應建立合同文件溝通方式、編碼系統(tǒng)和文檔系統(tǒng)等。

合同履行階段

合同履行前落實細化合同交底工作

在合同履行前，需了解掌握合同條款內(nèi)容，仔細研讀合同，進行總體和專題性分析。相關(guān)部門和合同談判人員應對項目管理機構(gòu)進行合同交底，包括合同的主要內(nèi)容、合同訂立過程中的特殊問題或不明確的問題、合同實施計劃及責任分配、合同的主要風險等。

通過合同交底，應對合同的主要內(nèi)容及存在的風險作出解釋和說明，使相關(guān)人員熟悉合同內(nèi)容、各種規(guī)定及要求、管理程序，了解自己的責任、工作范圍，確保在執(zhí)行合同時不出或少出偏差。合同交底可用書面、電子數(shù)據(jù)、視聽資料和口頭的形式實施。

及時進行合同跟蹤、診斷和糾偏

參建各方應采用PDCA（Plan——計劃、Do——執(zhí)行、Check——檢查、Act——處理）循環(huán)方法定期進行合同跟蹤、診斷和糾偏，開展如下工作：對合同實施信息進行收集、分類處理，將合同實施情況與實施計劃進行對比分析，查找偏差；定期對合同實施中的偏差進行分析，包括原因分析、責任分析及實施趨勢預測，通報合同實施情況及存在的問題；根據(jù)合同實施偏差結(jié)果制訂合同糾偏措施或方案，并與其他相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)配合；采用閉環(huán)管理的方法對偏差、問題及其糾偏、改進實施情況進行持續(xù)跟蹤。

參建各方應嚴格執(zhí)行合同管理工作程序和報告、文檔制度，在收到合同相對方的信函、文書、會議紀要等文件后，應及時回復并存檔；對合同履行中出現(xiàn)的問題應及時、詳細地加以記錄，并根據(jù)實際情況制定切實可行且有效的處理措施和應對策略。對合同履行過程中出現(xiàn)的問題和需要商定的事項，參建各方應及時組織商談，對商談結(jié)果給予有效記錄，并落實跟蹤商定的事項。

靈活規(guī)范處理合同變更問題

隨著項目的逐步實施，難免會有預料不到的新情況和新問題，可能發(fā)生合同變更，參建各方需提前預判、靈活處理。合同變更管理包括變更依據(jù)、變更范圍、變更程序、變更措施的制定和實施，以及對變更的檢查和信息反饋工作。參建各方應按規(guī)定實施合同變更的管理工作，將變更文件和要求傳遞至相關(guān)人員。

實施合同變更應做到：變更的內(nèi)容應符合合同約定或者法律法規(guī)規(guī)定，變更超過原設(shè)計標準或者批準規(guī)模時，應由當事方按照規(guī)定程序辦理變更審批手續(xù)；變更或變更異議的提出，應符合合同約定或者法律法規(guī)規(guī)定的程序和期限；變更應經(jīng)當事方或其授權(quán)人員簽字或蓋章后實施；變更對合同價格及工期有影響時，相應調(diào)整合同價格和工期。

開發(fā)和應用信息化合同管理系統(tǒng)

參建各方應建立線上合同管理系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化的合同數(shù)據(jù)和文件管理，方便管理人員對合同進行歸類、統(tǒng)計、跟蹤等工作；可采用移動終端、計算機終端、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或其他技術(shù)對合同實施過程中的數(shù)據(jù)進行及時、準確地采集，形成相關(guān)電子報表和圖表，獲得合同實施動態(tài)信息，并預測趨勢輔助決策；可通過權(quán)限設(shè)置和任務分配，實現(xiàn)參與人員串行審批或并行審批，實現(xiàn)無紙化辦公、多人協(xié)調(diào)辦公；可提供合同數(shù)據(jù)庫，如合同范本、法律法規(guī)、物價、財務、稅務、保險等內(nèi)容，以方便查閱；可根據(jù)合同約定做好數(shù)字化成果交付。

正確處理合同履行中的索賠和爭議

參建各方對合同履行過程中出現(xiàn)合同相對方的違約情況或違反合同的干擾事件，應及時查明原因，通過取證，按照合同的規(guī)定及時、合理、準確地向合同相對方提出索賠報告；當接到合同相對方索賠后，應嚴格審核合同相對方提出的索賠要求，分析索賠成立條件和理賠依據(jù)并及時處理。

索賠證據(jù)包括當事人陳述、書證、物證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄等形式。在合同約定或者法律規(guī)定的期限內(nèi)提出索賠文件、完成審查或者簽認索賠文件，是索賠得以確認的重要保證。業(yè)內(nèi)有口訣：“索賠證據(jù)有很多，招標合同及附件，施組（施工組織設(shè)計）圖紙和規(guī)范，變更簽證往來函，會議紀要雙方簽，水電氣候看日期，同期記錄準備好，日志照片和發(fā)票，造價文件要記牢。”

合同沖突管理應以預防為主，提倡工作協(xié)調(diào)“多走一步、多做一些、主動一些、抓緊一些”，減少矛盾和爭議的發(fā)生。在編制合同時，參建各方應最大限度地完善合同條款，避免因合同約定不明而導致糾紛；遇到有可能引起糾紛的問題，應及時做好書面記錄，保存好相關(guān)資料，使爭議事項有據(jù)可查。對于合同履行過程中出現(xiàn)的糾紛，參建各方可采取組織召開協(xié)調(diào)討論會、加強各方溝通等措施，原則性和靈活性相結(jié)合，友好協(xié)商及時解決爭端，避免糾紛擴大積重難返。

貫徹綠色低碳的原則和理念

在合同中應全面體現(xiàn)綠色低碳的原則和理念，明確綠色建造目標、綠色設(shè)計指標和技術(shù)要求，優(yōu)化綠色設(shè)計方案；明確綠色施工要求，實施綠色施工技術(shù)路徑與措施；明確綠色建材的選用和使用率要求，廣泛使用綠色低碳建材；明確資源節(jié)約要求，促進資源回收與循環(huán)利用；明確節(jié)能降耗要求，優(yōu)化用能結(jié)構(gòu)、實施能耗限額管理。在合同實施過程中，參建各方還要做好綠色低碳的效果評估和改進工作。

倡導構(gòu)建參建各方合作共贏機制

參建各方應在尊重并關(guān)照彼此需求、期望和利益的基礎(chǔ)上整合確立項目共同目標，踐行“干好項目，共同受益”的理念；通過參建各方積極合作與協(xié)調(diào)，發(fā)揮各方的資源優(yōu)勢，減少各種內(nèi)耗與浪費，提高項目效率；借助各方核心能力的發(fā)揮，創(chuàng)造新機會，擴大收益，提升項目效益。鼓勵倡導“透明的文化”，即參建伙伴間保持透明，歡迎相互檢查、相互提醒，絕不允許隱瞞任何質(zhì)量問題；一旦發(fā)現(xiàn)問題，應準確定性、快速處理、及時反饋，形成“讓我們一起努力、一起分享”的項目文化。建立參建各方責任上分、目標上合的目標激勵機制；合同上分、利益上合的利益驅(qū)動機制；崗位上分、思想上合的協(xié)調(diào)機制。

開展合同管理評價與經(jīng)驗教訓總結(jié)

合同終止前，項目管理機構(gòu)應進行項目合同管理評價，總結(jié)合同訂立和執(zhí)行過程中的經(jīng)驗和教訓，提出總結(jié)報告。應根據(jù)合同總結(jié)報告確定項目合同管理改進需求，制定改進措施，進一步完善合同管理制度，并按照規(guī)定保存合同總結(jié)報告。合同總結(jié)報告的重點內(nèi)容是相關(guān)經(jīng)驗和教訓總結(jié)，應通過總結(jié)使成功的經(jīng)驗能夠在后續(xù)項目中得以分享借鑒，同時杜絕失敗的教訓再次發(fā)生，避免重復交學費。

結(jié)語

合同是規(guī)范建設(shè)工程活動相關(guān)當事人交易行為的重要依托，是檢驗、評價合同各方全面履行權(quán)利與義務、承擔相應責任的依據(jù)，保障了工程建設(shè)項目的有序推進。工程質(zhì)量、進度、費用、安全、環(huán)境等諸多目標的管控均落在合同管理之中，在工程建設(shè)過程中做好合同管理工作，有利于工程目標的順利實現(xiàn)。本文從多個方面梳理總結(jié)工程合同管理的策略與方法，無論采取什么樣的策略，都要以信取勝，實現(xiàn)“接一項工程、交一方朋友、拓一方市場、增一分信譽”。